Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk 2021

Geldend van 27-01-2021 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk 2021

Burgemeester en wethouders van Oisterwijk

Gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluiten:

het volgende Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk 2021 vast te stellen.

Artikel 1 Aantal en plaats der vergadering

1. Het college van burgemeester en wethouders vergadert in de regel éénmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en voorts zo dikwijls de burgemeester of tenminste twee wethouders dit nodig achten;

2. De vergaderingen worden in de regel gehouden in het gemeentehuis.

Artikel 2 Oproep

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 56, tweede lid van de Gemeentewet worden de gewone vergaderingen zonder schriftelijke oproepingen gehouden.

2. Indien de burgemeester een buitengewone vergadering nodig acht roept hij deze bijeen.

3. Indien minimaal twee wethouders een buitengewone vergadering nodig achten, verzoeken zij de voorzitter deze bijeen te roepen. Indien de voorzitter de vergadering niet binnen 48 uur belegt, zijn de verzoekers gerechtigd zelf een vergadering bijeen te roepen.

Artikel 3 Verhindering

1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

2. Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77 van de Gemeentewet vervangt.

3. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan de loco-secretaris.

Artikel 4 Portefeuilleverdeling

1. Het college bepaalt ten aanzien van ieder van de leden welke zaken het lid in het bijzonder ter voorbereiding en uitvoering zullen worden toevertrouwd;

2. bij verhindering of ontstentenis van een van de wethouders worden diens werkzaamheden, zo nodig, door een of meer der overige wethouders verricht op de wijze zoals het college bepaalt.

3. Zo nodig met afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens dit artikel kan het college de voorbereiding van bepaalde zaken opdragen aan een of meer door hen aan te wijzen leden.

Artikel 5 Agenda

1. Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die tijdig aan de leden wordt uitgereikt.

2. De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda toevoegen.

3. De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

Artikel 6 Behandeling van de stukken

1. Aan de leden van het college wordt, gevallen als bedoeld in artikel 4 lid 2 uitgezonderd, gelegenheid gegeven van de stukken, inclusief de ambtelijke adviezen, kennis te nemen vóór de aanvang van de vergadering, waarin zij aan de orde zullen worden gesteld.

2. De opsteller van een ambtelijke advies informeert de portefeuillehouder(s) alvorens het geagendeerd worden voor de collegevergadering. In het advies wordt aangegeven of de portefeuillehouder(s) in kunnen stemmen met dit advies en hoe de mening van de portefeuillehouder(s) in het advies is verwerkt.

3. De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.

4. De wijze en het tijdstip van indiening van de stukken, alsmede de verdere behandeling daarvan ter voorbereiding van de vergadering, kan bij afzonderlijk besluit van het college worden geregeld.

Artikel 7 Orde van de vergadering

1. De burgemeester regelt de volgorde van de werkzaamheden en is belast met de handhaving van de orde in de vergadering;

2. na opening van de vergadering stelt de voorzitter de behandeling aan de orde van de onderwerpen die op de agenda zijn vermeld.

3. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn of haar mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Verslaglegging

1. De secretaris draagt er zorg voor dat in een daartoe geëigend elektronisch systeem:

a. de genomen besluiten worden vermeld;

b. aantekening wordt gehouden van alle overige in bespreking gebrachte onderwerpen en te dien aanzien genomen besluiten;

c. lijsten worden aangelegd waarin alle genomen besluiten zijn vermeld. Er worden in ieder geval aparte lijsten bijgehouden voor vertrouwelijke besluiten en besluiten aangaande het personeel;

d. indien bij het nemen van besluiten is afgeweken van de voorgelegde adviezen, zonodig een aantekening van de reden, die tot deze afwijking heeft geleid, wordt vermeld;

e. op de onder c vermelde lijst de namen van de aanwezige en afwezige leden worden vermeld;

2. de lijsten benoemd in het eerste lid, onder c, worden door de burgemeester en secretaris goedgekeurd en in een volgende vergadering door het college vastgesteld.

Artikel 9 Stemmingen over zaken

1. Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan;

2. wanneer geen van de leden stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen;

3. ieder lid dat zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt op de lijst van besluiten, bedoeld in artikel 8, lid 1, sub c;

4. de stemming over zaken geschiedt mondeling. De leden stemmen met de woorden ''voor'' of '"tegen", zonder enige bijvoeging.

Artikel 10 Stemmingen over personen

1. Bij het doen van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt bij gesloten en ondertekende briefjes gestemd, indien een van de leden een schriftelijke stemming verlangt;

2. indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn;

3. de voorzitter leest de inhoud van elk stembriefje voor, waarna hij het stembriefje aan een der wethouders ter inzage geeft;

4. de secretaris houdt aantekening van de uitslag van de stemming;

5. niet of niet behoorlijk ingevulde briefjes worden bij de bepaling van de volstrekte meerderheid buiten beschouwing gelaten. In geval van twijfel over de inhoud van een briefje beslist de vergadering.

Artikel 11 Herstemming en loting

1. Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid wordt verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

2. Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

3. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

4. Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

5. Deze briefjes worden, nadat zij door de leden van het college zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

6. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.

Artikel 12 Geheimhouding en vertrouwelijkheid

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 55 van de Gemeentewet en artikel 25 kan het college besluiten dat omtrent hetgeen in de vergadering is besproken en besloten, inclusief alle onderliggende stukken, aan de voorzitter en de leden geheimhouding wordt opgelegd. Het bepaalt daarbij tevens de duur van de geheimhoudingsplicht.

2. Daarnaast kan het college besluiten dat hetgeen besproken en besloten is als vertrouwelijk geldt. Collegeleden en ambtenaren die hiervan kennis hebben worden geacht vertrouwelijk met deze gegevens om te gaan.

3. Geheime of vertrouwelijke stukken bij openbare besluiten en besluiten die geheel vertrouwelijk zijn, worden in het elektronisch systeem als bedoeld in artikel 8 technisch afgeschermd opgeslagen, voor zover deze stukken of besluiten vertrouwelijk dan wel geheim zijn.

Artikel 13 Openbaarheid vergaderingen

1. De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden en zijn niet openbaar;

2. in afwijking van het eerste lid kan het college besluiten tot het houden van een openbare vergadering; De burgemeester maakt dag en plaats van de te houden openbare vergadering bekend en het tijdstip van opening.

3. Op een openbare vergadering zijn de bepalingen van dit reglement voor zover mogelijk van toepassing.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking de dag die volgt na de vaststelling. Alle voorgaande reglementen van orde voor het college van burgemeester en wethouders vervallen hierbij.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk, d.d. 26 januari 2021

de secretaris, de burgemeester,

M. Knaapen H. Janssen

Toelichting

Toelichting behorende bij het reglement van orde voor het college van burgemeester en wethouders van Oisterwijk zoals vastgesteld in de vergadering van het college van Oisterwijk

Algemeen

In de artikelen 34 tot en met 60 van de Gemeentewet zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van het college. In de artikelen 61 tot en met 81 van de Gemeentewet zijn bepalingen opgenomen m.b.t. de burgemeester. En in de artikelen 102 tot en met 106 zijn deze opgenomen m.b.t. de secretaris. Voor zover het de besluitvorming betreft is in deze van belang dat artikel 52 van de Gemeentewet aan het college de opdracht geeft om een reglement van orde vast te stellen. Het vastgestelde reglement van orde dient ter uitwerking van en ter aanvulling van de bovengenoemde bepalingen in de Gemeentewet.

Artikel 1. Aantal en plaats der vergadering.

In dit artikel wordt aangesloten bij hetgeen de Gemeentewet in artikel 53 bepaalt. Deze bepaling geeft enerzijds richtlijnen, maar biedt ook de flexibiliteit om daarvan af te wijken.

Artikel 2 Oproep

Uitgangspunt is dat de vergadering zonder schriftelijke oproeping wordt gehouden. Artikel 56, lid 1 van de Gemeentewet geeft aan dat in de vergadering slechts kan worden beraadslaagd en vergadert indien tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden is vertegenwoordigd. Artikel 56 tweede lid geeft aan dat indien de helft van het aantal zitting hebbende leden niet aanwezig is, de burgemeester, de leden van het college oproept voor een nieuwe vergadering. In deze vergadering is het in artikel 56, eerste lid voorgeschreven vergader/besluitquorum niet van toepassing op het onderwerp op de agenda waarover de stemming in een vorige vergadering heeft gestaakt (artikel 56 lid 3 Gemeentewet) .Artikel 2 lid 2 geeft aan op welke wijzen buitengewone vergaderingen bijeen kunnen worden geroepen.

Artikel 2, lid 3 geeft twee wethouders de mogelijkheid, om met in acht name van een termijn van 48 uur, buiten de burgemeester om een buitengewone vergadering bijeen te roepen.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel geeft aan de procedureafspraken rondom verhindering van een van de leden. Hierbij is voorzover het de verhindering van de burgemeester betreft aangesloten bij artikel 77 van de Gemeentewet. In geval van verhindering wordt hij vervangen door de loco-burgemeester. Bij verhindering van de secretaris wordt deze conform artikel 106 van de Gemeentewet en de uitwerking hiervan in de organisatieverordening vervangen door de loco-secretaris.

Artikel 4 Portefeuilleverdeling

Uitgangspunt van de werkwijze van het college is collegiaal bestuur. Dit beginsel komt o.m. tot uiting in de verantwoordingsplicht door het college. De leden van het college zijn zowel individueel als gezamenlijk verantwoording schuldig aan de raad over de door hen genomen besluiten. In de gemeentelijke praktijk is er echter binnen het college een taakverdeling tussen de leden van het college ontstaan. Artikel 4 van dit reglement van orde formaliseert deze portefeuilleverdeling.

Artikel 5 Agenda

Dit artikel geeft aan dat de secretaris de agenda samenstelt. Op basis van de organisatieverordening staat de secretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en draagt hij er zorg voor dat stukken gericht aan het college worden voorzien van een integraal ambtelijk advies. Sinds de invoering van de Wet dualisering Gemeentebesturen is aan de burgemeester een aantal extra bevoegdheden toegekend. Zo is de burgemeester bewaker van de eenheid van het collegebeleid, kan hij onderwerpen aan de agenda van het college toevoegen en kan hij ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel voorleggen aan het college (artikel 53 a Gemeentewet.) In het tweede lid van artikel 5 van dit reglement is de agenderingsbevoegdheid van de burgemeester vorm gegeven.

Artikel 6 Behandeling der stukken

Dit artikel stelt zeker dat de leden van het college van de stukken inclusief de ambtelijke adviezen kennis kunnen nemen voor aanvang van de vergadering. In het tweede lid van dit artikel is de speciale verantwoordelijkheid van de portefeuillehouder(s) vastgelegd, met de plicht voor de ambtelijke organisatie om de mening van de portefeuillehouder te verwerken in het advies. Dat wil niet zeggen dat de mening van de portefeuillehouder(s) in het advies overgenomen moet worden. Dit kan ook inhouden dat de mening van de portefeuillehouders weergegeven wordt met een ambtelijk voorstel dat daar gemotiveerd van afwijkt. In het derde lid wordt de bevoegdheid van de burgemeester om ten aanzien van geagendeerde onderwerpen met een eigen voorstel te komen, verder uitgewerkt (artikel 53 a van de Gemeentewet). Het vierde lid geeft het college de bevoegdheid om ten aanzien van tijdstip, indiening van de stukken en verdere behandeling daarvan nadere procedureregels te stellen. Momenteel is geen gebruik gemaakt van die bevoegdheid en sanctioneert het college het aanleveren via het zaaksysteem door het te gebruiken. Dit lid houdt ook geen verplichting in om een expliciete regeling hiertoe vast te stellen, maar geeft het college wel de mogelijkheid om dit te doen en daarmee een andere wijze van aanlevering te bewerkstelligen als het college dit nodig acht.

Artikel 7 Orde van vergadering

Dit artikel geeft verder invulling aan het voorzitterschap van het college door de burgemeester.

Artikel 8 Verslaglegging.

Dit artikel geeft regels voor de verslaglegging van de vergadering door of onder zorg van de secretaris. In de redactie is aangesloten op de praktijk waarbij gebruik gemaakt wordt van een elektronisch systeem om de collegevergadering voor te bereiden door de stukken aan te leveren en om daarin de verslaglegging te doen. In artikel 12 van dit reglement is ten aanzien van stukken waarvoor geheimhouding en vertrouwelijkheid is opgelegd een aparte regeling opgenomen. De verplichting uit artikel 75 en artikel 105 van de Gemeentewet om de besluitenlijst door de burgmeester en de secretaris te laten ondertekenen is vervallen. Vastlegging van de goedkeuring van besluitenlijsten is uiteraard nog wel gewenst en vindt plaats door verslaglegging in het daartoe geëigende elektronische systeem.

Artikel 9 Stemming over zaken

In dit artikel is aansluiting gezocht bij de bepalingen in het Reglement van orde van de gemeenteraad. Over zaken wordt, indien stemming wordt gewenst, bij hoofdelijk oproeping gestemd. Artikel 8 lid 3 geeft leden van het college de mogelijkheid om een stemverklaring af te leggen. Verwerking van deze stemverklaring vindt plaats door de secretaris op de besluitenlijst als bedoeld in artikel 8 lid 1 onder c. Voor het geval de stemmen staken is in artikel 59 van de Gemeentewet een uitputtende regeling opgenomen. Indien de stemmen staken over onderwerpen zaken betreffende, dan wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 10 Stemming over personen.

In dit artikel is een regeling opgenomen over de stemming over personen. Voorzover een dergelijke stemming moet plaatsvinden moet deze schriftelijk geschieden. De regeling is specifiek toegesneden op de werkwijze in het college.

Artikel 11 Herstemming en loting

Zie toelichting bij artikel 9 en 10.

Artikel 12 Geheimhouding en vertrouwelijkheid

Dit artikel regelt de geheimhoudingsplicht. Op de eerste plaats is in dit artikel aansluiting gezocht bij artikel 55 van de Gemeentewet. Het betreft hier het opleggen van geheimhouding aan de leden van het college aangaande stukken welke in het college zijn behandeld. Een tweede lid is toegevoegd, waarin de praktijk van als vertrouwelijk benoemde stukken wordt geregeld. Intern geldt daarbij de instructie dat er vertrouwelijk mee omgegaan moet worden. Naar buiten toe heeft dit niet dezelfde gevolgen als een plicht tot geheimhouding. Het schenden van de geheimhoudingsplicht is strafbaar volgens het Wetboek van strafrecht, dat geldt voor het openbaren van vertrouwelijke stukken niet. Intern kan iemand er wel op aangesproken worden als hij zich daar niet aan houdt en kunnen daar arbeidsrechtelijke gevolgen aan verbonden worden.

Het derde lid geeft een instructie aan de secretaris hoe beraadslagen en besluitvorming in dat geval moet worden verwerkt.

Artikel 13 Openbaarheid vergaderingen

Uitgangspunt van de Gemeentewet is dat vergaderingen van het college niet openbaar zijn en met gesloten deuren worden gehouden. In het 2 en het 3 lid is de mogelijkheid geboden aan het college om in bijzondere gevallen in openbaarheid te vergaderen.