Klachtenregeling gemeente Oldambt

1 Het college benoemd een klachtencoördinator, die belast is met de in lid 2 genoemde taken. 

2 De klachtencoördinator heeft de volgende taken:1. toetst de klacht op ontvankelijkheid;2. draagt zorg voor het sturen van een ontvangstbevestiging;3. het doorgeleiden van schriftelijke klachten naar de in artikel 5 genoemde persoon;4. het bewaken van de tijdige en correcte behandeling en afdoening van schriftelijke klachten;5. aanwezig zijn tijdens de hoorzittingen en belast met de verslaglegging als bedoeld in art 4, lid 3 alsmede met de advisering als bedoeld in art 4, lid 5;6. het signaleren van tendensen op basis van afgehandelde klachten en het adviseren van het bevoegde bestuursorgaan over in verband daarmee te treffen maatregelen;7. het bijhouden van het volledige dossier van iedere in behandeling genomenschriftelijke klacht;8. het optreden als contactpersoon voor de Nationale Ombudsman namens de gemeente;9. het coördineren van de schriftelijke klachten die bij de Nationale Ombudsman tegen de gemeente zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daarover;10. het adviseren van het bevoegde bestuursorgaan naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale Ombudsman;11. het opstellen van een jaarverslag;12. het geven van voorlichting aan burgers. 

1 De ontvanger van een mondelinge klacht tracht deze via bemiddeling af te doen. Voldoende duidelijk dient te worden of een voor de klager bevredigende oplossing is gevonden. 

2 De informele behandeling van een mondeling ingediende klacht vindt plaats door de betrokken ambtenaar dan wel diens direct leidinggevende. Indien de klager hierom verzoekt, is de betrokken ambtenaar verplicht de behandeling van de klacht over te dragen aan zijn direct leidinggevende. 

3 Mondelinge klachten gericht tegen de burgemeester of (een lid van ) het collegeen de gemeentesecretaris en direkt leidinggevenden komen bij dat orgaan of die persoon binnen. Indien de klager hierom verzoekt is de betrokken persoon verplicht de behandeling van de klacht over te dragen aan de klachtencoördinator. 

4 De termijn waarbinnen een mondelinge klacht via bemiddeling dient te worden afgehandeld bedraagt vier weken. 

5 Indien bemiddeling niet lukt, wordt de klager door de klachtenbehandelaar gewezen op het feit dat een schriftelijke klacht kan worden ingediend of verwijst hij/zij deze door naar de klachtencoördinator. 

1 Een schriftelijke klacht wordt direct ter kennis gebracht van de klachtencoördinator.

2 Het in het kader van deze regeling bevoegde bestuursorgaan, alsmede degene op wie de klacht betrekking heeft, wordt door de klachtencoördinator op de hoogte gesteld van het feit dat er een klacht is ingediend. Vervolgens wordt de klacht direkt in handen gesteld van degene, die op grond van artikel 5 van deze regeling belast is met de behandeling. 

3 Degene die op grond van artikel 5 belast is met de behandeling van een klacht, stelt de klager, alsmede degene op wie de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Getracht wordt in aanwezigheid van de klachtencoördinator via bemiddeling tot een oplossing te komen. Van het horen wordt door de klachtencoördinator een verslag gemaakt.  

4 De termijn voor bemiddeling bedraagt vier weken. Indien de klacht naar tevredenheid van de klager kan worden opgelost, vervalt de verplichting de klacht nog verder te behandelen. Het in het kader van deze regeling bevoegde bestuursorgaan wordt door de klachtencoördinator schriftelijk van het resultaat van de bemiddeling op de hoogte gesteld.  

5 Lukt het binnen genoemde termijn niet tot een bevredigende oplossing te komen, dan wordt door de klachtencoördinator in samenspraak met degene die op grond van artikel 5 belast is met behandeling van de klacht, advies uitgebracht aan het in het kader van deze regeling bevoegde bestuursorgaan. Vervolgens neemt het bevoegde bestuursorgaan binnen de wettelijke termijn een besluit op de klacht. De klager wordt schriftelijk in kennis gesteld van het onderzoek en de bevindingen naar aanleiding van de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Tevens wordt hij daarbij gewezen op de mogelijkheid om een verzoekschrift in te dienen bij de Nationale Ombudsman.  

1 Een klacht over een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan wordt behandeld door het desbetreffende afdelingshoofd in de organisatie;  

2 Een klacht over een afdelingshoofd c.q. projectmanager wordt behandeld door de gemeentesecretaris; 

3 Een klacht over de gemeentesecretaris wordt behandeld door de burgemeester;

4 Een klacht over het college of over één of meerdere individuele wethouders wordtbehandeld door de burgemeester; 

5 Een klacht over de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester.

6 De klachtencoördinator vervult in alle gevallen een actieve ondersteunende rol.

1 Deze regeling treedt, zulks na behoorlijk te zijn bekendgemaakt, in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2011.  

2 Op het moment van inwerkingtreding worden, de geldende klachtenregelingen van de voormalige gemeenten Reiderland, Scheemda en Winschoten alsmede van die van de I.G.S.D- Oldambt en I.B.O. ingetrokken.