Verordening op de auditcommissie gemeente Oldambt 2012

1 Er is een auditcommissie.

2 In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de commissie: de auditcommissie;

b. de raad: de gemeenteraad;

c. het college: het college van burgemeester en wethouders;

d. de accountant: de in de Controleverordening gemeente Oldambt bedoelde accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e. de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

f. het lid: één van de in totaal vier door de raad benoemde raadsleden in de auditcommissie, genoemd in artikel 4, 1e lid van deze verordening;

g. de adviseur: een van de door de raad benoemde functionarissen, genoemd in artikel 4, 2e lid van deze verordening;

h. de ambtelijk secretaris: de griffier of één door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie, genoemd in artikel 4, 3e lid van deze verordening;

i. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

1 De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant als bedoeld in artikel 4, derde lid, van de Controleverordening gemeente Oldambt en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3.

2 De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

1 De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid en de getrouwheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2 Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a. de voorbereiding van het jaarlijks door de raad vast te stellen controleprotocol;

b. het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c. een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4, derde lid, Controleverordening gemeente Oldambt;

d. een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e. het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f. het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

g. een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

h. het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

3 De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

1 De commissie bestaat uit vier door de gemeenteraad te benoemen raadsleden; twee vanuit de coalitie en twee vanuit de oppositie, maximaal één raadslid per fractie.

2 De commissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de wethouder van financiën, de gemeentesecretaris, het hoofd van de afdeling advies en de concerncontroller.

3 De griffier of één door de griffier aan te wijzen persoon van de griffie fungeert als ambtelijk secretaris van de commissie. Deze kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

4 De ambtelijk secretaris kan voor de inhoudelijke ondersteuning en bijstand met tussenkomst van de gemeentesecretaris dan wel het hoofd van de afdeling advies een beroep doen op de ambtelijke organisatie.

5 De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

1 De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2 De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3 Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

1 De leden van de commissie kiezen uit haar midden een voorzitter.

2 De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

1 De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2 De commissie komt voorts in ieder geval per begrotingsjaar bijeen op een drietal vaste momenten, namelijk:

a. ter voorbereiding van de bespreking van de jaarrekening in de gemeenteraad, waarbij onder meer het verslag van bevindingen van de accountant met betrekking tot de rekening wordt besproken voor het zomerreces in het bijzijn van de accountant;

b. voordat de accountant de controlewerkzaamheden uitvoert, waarbij het controleprotocol/de controle aanpak wordt besproken na het zomerreces in het bijzijn van de accountant;

c. ergens in het begin van het nieuwe kalenderjaar, waarbij actuele zaken en onderwerpen aan bod kunnen komen al dan niet in het bijzijn van de accountant.

3 De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs.

4 De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5 De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6 Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris in overleg met de voorzitter. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie tijdens de eerstvolgende bijeenkomst.

7 Het concept, nog niet door de commissie vastgestelde, verslag van niet openbare vergaderingen wordt vooruitlopend op de vaststelling ter kennis gebracht aan de leden van de gemeenteraad, evenals het college door middel van het plaatsen op Raadwijzer.

8 Ook de agenda, evenals de onderliggende stukken worden geplaatst op Raadwijzer.

1 De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2 Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.