Verordening inzake de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming geschiedt in beginselvoor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad, te weten vier jaar.

2. Contracten worden daarentegen afgesloten voor een periode van maximaal twee jaar. Tussentijds vindt evaluatie plaats met het oogmerk te bezien of verlenging daarvan met nog eens twee jaar gerechtvaardigd is.

3. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

4. De raad stelt vóór de aanbesteding het programma van eisen vast. Daarin worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a.

  de toe te passen goedkeuringstoleranties en de eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• b.

  de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases alsmede de goedkeuringstoleranties en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties;

• c.

  de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

• d.

  de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;

• e.

  de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

• f.

  de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• g.

  de gemeentelijke producten en/of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

5. In afwijking van het gestelde in lid 4, onder f en g, kan de raad in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen waaraan hij bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

6. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad vóór de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

1. Het college is verantwoordelijk voor het samenstellen van de jaarrekening met inachtneming van de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende informatie, verordeningen, nota’s, college- en raadsbesluiten, deelverantwoordingen, administraties en de daartoe behorende bescheiden, plannen, overeenkomsten, berekeningen enz. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Het college biedt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk één maand vóór de geplande behandeling en vaststelling daarvan door de raad aan aan de raad.

4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en vóór behandeling van de jaarrekening door de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. Hij kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiging uit) de raad, (een vertegenwoordiging van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de controllers van de diensten als bedoeld in artikel 1.1, lid 2 juncto artikel 5.2.1, lid 1 t/m 3 van de “organisatieverordening 2000 gemeente Oldenzaal”.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden alsmede tot het inzien van alle boeken, notulen, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage in het kader van de accountantscontrole noodzakelijk oordeelt.

2. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

3. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te vragen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

4. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken opdat hij zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van lasten, baten en balansmutaties alsmede over het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant in het kader van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie daarmede niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle op de rechtmatige besteding van die uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is.

3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden, waaronder het ABP, de Belastingdienst, het CBS en de uitkeringsinstanties sociale verzekeringswetten en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien (een deel van) deze vereisten moet(en) worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant indien dit in het belang van de gemeente is.

1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die, zonder dat deze worden hersteld, zullen leiden tot het onthouden van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd alsmede aan de directeur en de controller van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is.

3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

4. De accountant bespreekt op verzoek van de raad voorafgaand aan de behandeling en de vaststelling van de jaarrekening door de raad het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging uit) de raad.