Regeling vervallen per 26-04-2016

Mandaat, machtiging en volmachtbesluit 2013

Geldend van 01-02-2013 t/m 25-04-2016

Intitulé

Mandaat, machtiging en volmachtbesluit 2013

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldenzaal, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,

gelet op de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht,

b e s l u i t :

het volgende Mandaat, machtiging en volmachtbesluit 2013 bestaand uit het mandaatreglement 2013 en mandaatregister 2013 vast te stellen.

Mandaatreglement 2013

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • b.

    volmacht: de bevoegdheid om namens de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon rechtshandelingen te verrichten;

  • c.

    machtiging: de bevoegdheid, om namens een bestuursorgaan of de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon, handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • d.

    mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan een bij functie in het mandaatregister genoemde functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • e.

    gemandateerde: de functionaris, die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;

  • f.

    plaatsvervanger: de daartoe aangewezen functionaris;

  • g.

    mandaatregister: een overzicht waarin per wet/verordening is aangegeven welke functionaris bevoegd is en onder welke voorwaarden;

  • h.

    wethouder wiens portefeuille het betreft: de wethouder die de betreffende taak in zijn portefeuille heeft, als het gaat om bevoegdheden van het college wordt met het gebruik van het begrip wethouder tevens de burgemeester bedoeld;

  • i.

    mandaatbesluit: het mandaatregister en mandaatreglement gezamenlijk, daar waar in het mandaatbesluit gesproken wordt over mandaat wordt tevens machtiging of volmacht bedoeld tenzij hiermee wettelijke bepalingen geschonden worden;

  • j.

    mandaatreglement: bevat spelregels over hoe om te gaan met verkregen mandaten, hoe vervanging geregeld is, wie mandaten mag intrekken en hoe het bijbehorend register actueel wordt gehouden.

Artikel 2 Reikwijdte van de regeling

  • 1. Dit reglement wordt van toepassing verklaard op alle (rechts)handelingen waarbij de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens een bestuurorgaan van de gemeente dan wel namens een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon van, door of namens de gemeente.

  • 2. Besluiten in mandaat worden genomen door de in het mandaatregister genoemde persoon voor zover het de taken van diens team of diens afdeling betreffen. Indien deze persoon niet aanwezig is geldt het in artikel 4 bepaalde.

  • 3. Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat of ondermandaat worden altijd de bij dit mandaat genoemde specifieke bepalingen in acht genomen.

  • 4. Besluiten mogen niet in mandaat worden genomen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet of als bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.

  • 5. Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat geldt dat het bepaalde in dit reglement voorgaat op het algemene en wetspecifieke deel van het mandaatregister. Het algemene deel van het mandaatregister gaat voor op het wetspecifieke deel van het mandaatregister

  • 6. Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

  • 7. Indien bij het te nemen besluit meerdere afdelingen zijn betrokken en er geen sprake is van een eenduidig standpunt, wordt het besluit genomen door de directeur.

Artikel 3 Besluiten waarvoor geen mandaat wordt verleend

  • 1. Geen mandaat wordt verleend voor:

    • a.

      het nemen van een beslissing op bezwaar, de bevoegdheid is voorbehouden aan betreffende bestuursorgaan tenzij anders is bepaald in het mandaatregister.

    • b.

      het opleggen van een last onder dwangsom of een last onder bestuursdwang, de bevoegdheid is voorbehouden aan betreffende bestuursorgaan tenzij anders is bepaald in het mandaatregister.

    • c.

      Het vaststellen van nadere regels of beleidsregels

    • d.

      Besluiten waarvoor bij wettelijk voorschrift is bepaald dat deze niet gemandateerd mogen worden.

Artikel 4 Vervangingsregeling

  • 1. In geval van afwezigheid van functionarissen of bestuurders, aan wie bij of krachtens het mandaatbesluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door:

    • a.

      een andere teamleider van de betreffende afdeling bij afwezigheid van de bevoegde teamleider;

    • b.

      het plaatsvervangend afdelingshoofd van de afdeling bij afwezigheid van het bevoegde afdelingshoofd;

    • c.

      de plaatsvervangend directeur/secretaris bij afwezigheid van de directeur/secretaris;

    • d.

      de locoburgemeester bij afwezigheid van de burgemeester;

    • e.

      de plaatsvervangend wethouder bij afwezigheid van de bevoegde wethouder.

  • 2. Het bepaalde in lid 1 is niet van toepassing indien hierover in het mandaatregister een voorbehoud is gemaakt.

  • 3. De vervanging als bedoeld in lid 1 sub b dient altijd overeenkomstig de regeling vervanging afdelingshoofden te geschieden.

  • 4. De vervanging als bedoeld in lid 1 sub c, d en e dient altijd te geschieden overeenkomstig de regeling vervanging directeur, leden college en burgemeester.

Artikel 5 Wijze van ondertekening

  • 1. In geval van uitoefening van een bevoegdheid van het college worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

    namens het college van burgemeester en wethouders,

    gevolgd door de handtekening van de gemandateerde, de functie en naam.

  • 2. In geval van uitoefening van een bevoegdheid van de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

    namens de burgemeester van Oldenzaal,

    gevolgd door de handtekening van de gemandateerde, de functie en naam.

Artikel 6 Mandaat

  • 1. In alle gevallen opgenomen in het mandaatregister wordt het mandaat verleend aan de directeur. De directeur is bevoegd het ondermandaat aan afdelingshoofden, teamleiders en specifiek genoemde functies uit te breiden, in te trekken, te beperken of voorwaarden te verbinden aan het ondermandaat.

  • 2. Ondermandaat wordt verleend aan de afdelingshoofden, teamleiders en specifiek genoemde functies zoals opgenomen in het mandaatregister. Het is afdelingshoofden, teamleiders en specifiek genoemde functies niet toegestaan ondermandaten uit te breiden of in te trekken.

  • 3. Indien een wet vervangen wordt door een wet van gelijke aard of strekking wordt een al verleend mandaat geacht betrekking te hebben op deze nieuwe wet. Binnen een jaar dient deze wijziging verwerkt te worden in het mandaatregister.

  • 4. Indien een organisatieonderdeel wordt afgestoten of verzelfstandigd komen alle verleende mandaten te vervallen.

Artikel 7 Vertegenwoordiging in en buiten rechte

Indien een functionaris de bevoegdheid heeft verkregen om het college, de burgemeester, de gemeenteraad of de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon te vertegenwoordigen in rechtsgedingen, bezwaar, administratief beroep, beroep of hoger beroep is deze persoon bevoegd om alle handelingen te verrichten en correspondentie te ondertekenen in het belang van de procedure.

Tevens is het de gemachtigde toegestaan om het geschil te beëindigen en de daartoe benodigde besluiten te nemen. Een functionaris kan gemachtigd worden overeenkomstig de format opgenomen in bijlage 2.

Artikel 8 Verhouding met andere regelingen, functiescheiding en samenloop

  • 1. Bij het uitoefenen van bevoegdheden op grond van dit mandaatbesluit mag geen strijd ontstaan met de regels uit de nota budgetbeheer, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut. Bij strijdigheid gaan de regels uit de nota budgetbeheer, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut voor op het mandaatbesluit;

  • 2. Indien meerdere wetten van toepassing zijn op de besluitvorming en de bevoegdheid tot het nemen van het besluit in mandaat bij verschillende functies ligt, wordt het besluit genomen door de persoon met die functie die op grond van alle van toepassing zijnde wetten bevoegd is het besluit te nemen.

Artikel 9 Actueel houden mandaatregister

  • 1. Elke afdeling is verantwoordelijk voor het actueel houden van de mandaten die betrekking hebben op de taken van de afdeling en zorgt ervoor dat de hiervoor noodzakelijke besluiten worden genomen door het bevoegd bestuursorgaan.

  • 2. Jaarlijks wordt in het juridisch platform een verantwoordelijke aangewezen voor het bijwerken van het mandaatregister op basis van de in lid 1 genoemde besluiten.

  • 3. Een mandaatbesluit kan genomen worden overeenkomstig de format opgenomen in bijlage 1.

Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2013.

  • 2. Het mandaatreglement wordt aangehaald als Mandaatreglement 2013.

  • 3. Het Mandaat, machtiging en volmachtbesluit 2013 wordt aangehaald als Mandaatbesluit 2013

  • 4. Het mandaatreglement burgemeester en college 2007 en alle voor de datum van vaststelling van dit besluit genomen mandaatbesluiten van het college en de burgemeester komen te vervallen op het tijdstip van inwerking treden van dit mandaatreglement en mandaatbesluit.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 22 januari 2013,
het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van Oldenzaal,
de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 1 Format mandaatbesluit / ondermandaatbesluit

Het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal en de burgemeester van Oldenzaal ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

b e s l u i t :

mandaat te verlenen aan de directeur en ondermandaat te verlenen aan het afdelingshoofd en de teamleider voor zover het de taken van de afdeling of het team betreffen voor besluitvorming voortvloeiend uit de volgende wet- en regelgeving:

Vastgesteld in de vergadering van  22 januari 2013,

het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van Oldenzaal,

de secretaris, de burgemeester,

OF

De directeur

gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

b e s l u i t :

ondermandaat te verlenen, uit te breiden, te beperken of in te trekken voor besluitvorming voortvloeiend uit de volgende wet- en regelgeving:

Vastgesteld op  22 januari 2013,

De directeur

Bijlage 2 format machtiging functionaris

Het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal en de burgemeester van Oldenzaal ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

b e s l u i t :

aan:

…………………….

een algemene machtiging te verlenen om in alle gevallen namens het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, de gemeenteraad dan wel de gemeente op te treden bij:

  • 2.

    Bezwaarschriftencommissies

  • 3.

    Rechtbanken

  • 4.

    Gerechtshoven

  • 5.

    De Raad van State

  • 6.

    Het College van Beroep voor het bedrijfsleven

  • 7.

    De Centrale Raad van Beroep

  • 8.

    De Hoge Raad

Vastgesteld op  22 januari 2013,

het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van Oldenzaal,

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 3 format toezichthouder

Het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal en de burgemeester van Oldenzaal ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;

gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

b e s l u i t :

………………………………………………….

aan te wijzen als toezichthouder zoals bedoeld in artikel 5:11 van de Algemene wet bestuursrecht. De toezichthouder is belast met het toezicht op de naleving van de volgende wet- en regelgeving en alle daaruit voorvloeiende verordeningen, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen:

  • 1.

    Algemene Plaatselijke Verordening

  • 2.

    Algemene wet bestuursrecht

  • 3.

    Gemeentewet

  • 4.

    Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

  • 5.

    Wet op de ruimtelijke ordening

  • 6.

    Waterwet

  • 7.

    Woningwet

  • 8.

    Bouwverordening

  • 9.

    Monumentenwet

  • 10.

    Erfgoedverordening

  • 11.

    Afvalstoffenverordening

  • 12.

    Wet milieubeheer

  • 13.

    Wet bodembescherming

  • 14.

    Wet geluidhinder

  • 15.

    Brandbeveiligingsverordening

  • 16.

    Drank en horecawet (na in werking treden van de nieuwe drank en horecawet)

  • 17.

    Wet gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens

  • 18.

    Wet basisregistraties adressen en gebouwen

  • 19.

    Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen

  • 20.

    Wet basisregistratie grootschalige topografie

  • 21.

    Wet op de kansspelen

  • 22.

    Winkeltijdenwet

  • 23.

    Leerplichtwet

De aanwijzing geldt voor de bovenstaande wet- en regelgeving voor zover het de taken van het team of de afdeling betreft waar de hiervoor genoemde persoon deel van uitmaakt.

Vastgesteld op 22 januari 2013,

het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van Oldenzaal,

de secretaris, de burgemeester,

Bijlage 4 Mandaatregister

Mandaatregister

Algemene toelichting Mandaatreglement 2013

Het mandaatreglement bevat de spelregels over hoe om te gaan met verkregen mandaten, hoe vervanging geregeld is, wie mandaten in mag trekken en hoe het mandaatregister actueel wordt gehouden. Het mandaatregister hoort bij het mandaatreglement en moet altijd samen gelezen worden met de bepalingen uit het mandaatreglement.

Het mandaatbesluit bestaat uit een overzicht van alle verleende mandaten, dit noemen we het mandaatregister en het mandaatreglement, hierin staan de spelregels over hoe om te gaan met verleende mandaten. Het mandaatregister bevat een algemeen en wetspecifiek deel.

In het wetspecifieke gedeelte worden opgenomen:

  • 1.

    Wetten, algemene maatregelen van bestuur en ministeriele regelingen;

  • 2.

    Gemeentelijke, provinciale en waterschapsverordeningen.

In het algemene deel worden opgenomen;

  • 1.

    Taken en bevoegdheden die niet te herleiden zijn naar specifieke wet of regelgeving.

  • 2.

    Taken en bevoegdheden die tot een specifieke functie worden gemandateerd.

  • 3.

    Taken en bevoegdheden die meerdere wetten bestrijken en daarom makkelijker in een algemene formulering te vatten zijn.

Voor het gebruik van het mandaatreglement en bijbehorend mandaatregister geldt:

  • •

    De regels uit het reglement gaan voor op het mandaatregister

  • •

    Het algemene deel uit het mandaatregister gaat voor op het wetspecifieke deel.

  • •

    Het wetspecifieke deel is dus het vangnet voor als er niet specifiek iets over die wet of bevoegdheid is geregeld in het mandaatreglement of het algemene deel van het mandaatregister.

In zowel het algemene als het wetspecifieke deel van het mandaatregister is ervoor gekozen om de lijn directeur – afdelingshoofd – teamleider bij het verlenen van mandaat en ondermandaat vast te houden. Dit is de hoofdregel. De hoofdregel maakt het (onder) mandaat voorspelbaar en verkleint daarmee de kans op onbevoegd getekende besluiten.

Bovendien wordt met deze lijn van mandateren de positie van teamleider verstevigd. Voor een teamleider is hierdoor zichtbaar welke besluiten / correspondentie door het team geproduceerd wordt. Het staat een teamleider vrij om de ondertekening van correspondentie/besluiten hoger in de lijn neer te leggen. De teamleider zal prima in staat zijn te beoordelen of er sprake is van een politiek gevoelig stuk of dat er andere redenen zijn om van de hoofdregel af te wijken. Als ervoor gekozen wordt het besluit voor te leggen aan het bevoegde orgaan, dient in het (college)voorstel gemotiveerd te worden waarom geen gebruik wordt gemaakt van het verleende mandaat.

Indien er sprake is van grote hoeveelheden stukken die ondertekend moeten worden kan de teamleider ervoor kiezen een handtekeningstempel te laten maken. De teamleider kan personen aanwijzen die gebruik mogen maken van een handtekening stempel. Stukken die doormiddel van een stempel ondertekend zijn dienen te gelden als ondertekend door de teamleider (of als het een stempel van afdelingshoofd of andere functie is betekent een stempel dat namens de op de stempel genoemde persoon is ondertekend).

Artikelsgewijze toelichting mandaatreglement 2013

Artikel 1

In dit artikel zijn de begrippen gedefinieerd zoals die gebruikt worden in het mandaatreglement en mandaatregister

Artikel 2

Dit artikel vormt de afbakening voor de reikwijdte van het mandaatreglement en mandaatregister. In dit artikel is bepaald dat overal waar in het reglement en register gesproken wordt over mandaat

tevens volmacht moet worden gelezen. Mandaat wordt verleend tenzij de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. Hiermee is aansluiting gezocht bij artikel 156 van de Gemeentewet.

Er bestaan bevoegdheden die in het geheel moet worden uitgesloten van mandaat gezien het karakter van deze bevoegdheden. Het zal meestal gaan om bevoegdheden die door de wetgever aan hoge politieke organen zijn toegekend, bijvoorbeeld het geven van bepaalde noodbevelen door de burgemeester of besluiten die ingrijpende gevolgen hebben voor geadresseerde, bijvoorbeeld het opleggen van een disciplinaire straf.

Tevens is in dit artikel bepaald dat mandaat wordt verleend voor zover het de taken van de afdeling of het team betreffen. Dit betekent dus dat een afdelingshoofd niet bevoegd is om te tekenen als het niet de taken van zijn/haar afdeling betreffen. Het afdelingsplan kan als handvat gebruikt worden om te bepalen welk afdelingshoofd bevoegd is. Het voordeel van dit systeem is dat als taken binnen de organisatie verschuiven, hiervoor het mandaatbesluit niet aangepast hoeft te worden.

Als een besluit moet worden genomen dat afdelingsoverstijgend is, en de afdelingshoofden kunnen onderling geen consensus bereiken, dan wordt het besluit genomen door de directeur. Tevens wordt het besluit door de directeur genomen als het besluit afdelingsoverstijgend is en er geen zwaartepunt bij een van de afdelingen ligt (en dus niet te bepalen is welke afdeling het primaat heeft).

Artikel 3

In dit artikel is bepaald voor welke bevoegdheden geen mandaat wordt verleend. Het gaat om het nemen van beslissingen op bezwaar en handhavingsbesluiten.

Voor beslissingen op bezwaar voor zover het de bevoegdheid van het college betreft geldt:

  • 1.

    Als het primaire besluit in mandaat is genomen door de directeur, het afdelingshoofd, de teamleider of specifiek genoemde functies mag de beslissing op bezwaar worden genomen door de wethouder wiens portefeuille het betreft indien niet wordt afgeweken van het advies van de bezwaarschriftencommissie;

  • 2.

    Als het primaire besluit is genomen door de wethouder wiens portefeuille het betreft wordt de beslissing op bezwaar genomen door het college.

  • 3.

    Als wordt afgeweken van het advies van de bezwaarschriftencommissie wordt de beslissing op bezwaar genomen door het college.

Voor beslissingen op bezwaar voor zover het de bevoegdheden van de burgemeester betreft geldt;

  • 1.

    Als het primaire besluit is genomen door de burgemeester of in mandaat door de directeur, het afdelingshoofd, de teamleider of specifiek genoemde functies mag de beslissing op bezwaar worden genomen door de burgemeester;

Het nemen van een handhavingsbesluit is een verregaand middel om ongewenst gedrag ongedaan te maken. Een handhavingsbesluit kan gaan over allerlei soorten besluiten. Zo kan een handhavingsbesluit worden genomen als gebouwd wordt zonder vergunning, of als teveel betaalde uitkeringsgelden moeten worden teruggevorderd. Bij het nemen van een handhavingsbesluit moet hierover vastgesteld beleid gevolgd worden.

Artikel 4

In dit artikel is vastgelegd wie welke stukken mag ondertekenen bij afwezigheid van de daartoe bevoegde persoon. De hoofdregel is dat de teamleider voor zover het de taken van het team betreffen de veel voorkomende correspondentie ondertekent. Bij afwezigheid van deze teamleider wordt deze vervangen door een andere teamleider van de afdeling of het afdelingshoofd van de betreffende afdeling. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt de correspondentie ondertekend door het plaatsvervangend afdelingshoofd.

Indien de directeur, het college of de burgemeester bevoegd is om te tekenen geldt de vervangingsregeling. In deze regeling is bepaald wie als locosecretaris, locoburgemeester en vervangend portefeuillehouder zijn aangewezen. Het is de bedoeling dat de daartoe bevoegde persoon met de eigen naam en functie documenten ondertekent zodat ook duidelijk is wie er getekend heeft. Het is dus niet de bedoeling dat met de toevoeging b.a. (bij afwezigheid) door de plaatsvervanger getekend wordt.

Artikel 5

In dit artikel is vastgelegd hoe besluiten ondertekend moeten worden.

Artikel 6

In dit artikel is geregeld dat de directeur bevoegd is verleende ondermandaten uit te breiden en te beperken. Voorwaarde is hiervoor uiteraard dat de directeur de bevoegdheid in mandaat heeft verkregen.  Is de bevoegdheid niet opgenomen in het algemene of wetspecifieke deel van het mandaatregister dan is dit artikel niet van toepassing en moet eerst een mandaatbesluit genomen worden.

Artikel 7

Een aantal medewerkers is belast met de taak om juridische procedures te begeleiden en de gemeente bij de rechtbank te vertegenwoordigen. De betreffende medewerkers moeten hiertoe bij besluit van het college, de burgemeester en de raad zijn gemachtigd. Als bijlage 2 bij het reglement is een format opgenomen van een machtigingsbesluit. De machtiging wordt niet op functie, maar op naam afgegeven.

Artikel 8

In het mandaatreglement met bijbehorend register is bepaald hoe om te gaan met bevoegdheden. Naast het nemen van besluiten worden door de gemeente ook projecten uitgevoerd waarop het inkoop en aanbestedingsbeleid van toepassing is, en is er sprake van een facturenstroom waarop de nota budgetbeheer en/of het treasurystatuut van toepassing is.

Artikel 9

Elke afdeling is verantwoordelijk voor het actueel houden van de eigen mandaten. In bijlage 1 is hiervoor een format opgenomen. De wijzigingen dienen jaarlijks verwerkt te worden in het mandaatregister. Hiervoor wijst het juridisch platform jaarlijks een verantwoordelijke aan.

Artikel 10

Er is geen sprake van overgangsrecht dus vanaf het moment dat het mandaatbesluit, mandaatreglement en bijbehorend register in werking treden moet conform het hierin bepaalde gehandeld worden.