Regeling vervallen per 20-07-2017

Overig besluit van algemene strekking van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldenzaal houdende mandaatregels Mandaatreglement Oldenzaal 2016

Geldend van 26-04-2016 t/m 19-07-2017

Intitulé

Mandaatreglement Oldenzaal 2016 met bijbehorende toelichting

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldenzaal,

ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft,

gelet op artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht,

b e s l u i t :

vast te stellen het Mandaatreglement Oldenzaal 2016 met bijbehorende toelichting.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • b.

    volmacht: de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • c.

    machtiging: de bevoegdheid, om namens een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • d.

    mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan een bij functie in het mandaatoverzicht genoemde functionaris de bevoegdheid geeft om in naam van het bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • e.

    gemandateerde: de functionaris, die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen;

  • f.

    plaatsvervanger: de daartoe aangewezen functionaris;

  • g.

    mandaatoverzicht: een overzicht waarin is opgenomen welke functionaris bevoegd is namens een bestuursorgaan een bevoegdheid uit te voeren;

  • h.

    portefeuillehouder: het collegelid waaraan zaken als bedoeld in artikel 2, eerste lid van het Reglement vergaderingen en werkzaamheden college 2010, zijn toevertrouwd;

  • i.

    mandaatbesluit: het mandaatbesluit, ondermandaatbesluit van de directeur en het mandaatoverzicht gezamenlijk, daar waar in het mandaatbesluit of ondermandaatbesluit gesproken wordt over mandaat wordt tevens machtiging of volmacht bedoeld tenzij hiermee wettelijke bepalingen geschonden worden;

  • j.

    mandaatreglement: het mandaatreglement 2016. Het mandaatreglement bevat algemene regels over het gebruik van de mandaten, volmachten en machtigingen.

Artikel 2 Reikwijdte van de regeling

  • 1. Dit reglement is van toepassing op alle (rechts)handelingen waarbij de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens een bestuursorgaan van de gemeente dan wel namens een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersoon van, door of namens de gemeente.

  • 2. Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

  • 3. Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat of ondermandaat worden de bij dit mandaat genoemde specifieke bepalingen in acht genomen.

  • 4. Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat geldt dat het bepaalde in het mandaatreglement voorgaat op het mandaatbesluit, tenzij expliciet anders is bepaald.

  • 5. Besluiten in mandaat worden genomen door de in het mandaatoverzicht genoemde functionaris voor zover het de taken van diens team of diens afdeling betreffen.

  • 6. De (onder)gemandateerde beslissingsbevoegdheid houdt zowel in het buiten behandeling laten van een aanvraag of verzoek, voor zover wettelijk toegestaan het verdagen van de beslissing als het positief dan wel negatief beslissen hierop, tenzij expliciet anders is bepaald.

  • 7. De (onder)gemandateerde beslissingsbevoegdheid houdt tevens in de bevoegdheid tot het voeren van algemene correspondentie, niet gericht op rechtsgevolgen, en het voeren van correspondentie ter voorbereiding of uitvoering van besluiten, tenzij expliciet anders is bepaald.

  • 8. Indien bij het te nemen besluit meerdere afdelingen zijn betrokken en er geen eenduidig standpunt is, neemt de directeur het besluit.

  • 9. Indien een wet vervangen wordt door een wet van gelijke aard of strekking wordt een al verleend mandaat geacht betrekking te hebben op deze nieuwe wet. Binnen een jaar dient deze wijziging verwerkt te worden in het mandaatbesluit.

  • 10. Indien een organisatieonderdeel wordt afgestoten of verzelfstandigd komen alle verleende mandaten te vervallen.

Artikel 3 Mandaat en ondermandaat

  • 1. Binnen de gemeente Oldenzaal wordt mandaat verleend aan de directeur, tenzij expliciet anders is bepaald.

  • 2. De directeur mag ondermandaat verlenen voor de aan hem gemandateerde bevoegdheden, tenzij expliciet anders is bepaald.

  • 3. De directeur is bevoegd de verleende ondermandaten uit te breiden, in te trekken, te beperken of voorwaarden te verbinden aan het ondermandaat.

  • 4. De functionaris die een bevoegdheid in ondermandaat heeft verkregen, kan deze niet verder ondermandateren.

Artikel 4 Vervangingsregeling

  • 1. In geval van afwezigheid van de betrokken functionaris of persoon, aan wie bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door de als zodanig aangewezen plaatsvervanger of waarnemer.

  • 2. Het bepaalde in lid 1 is niet van toepassing indien hierover in het mandaatoverzicht een voorbehoud is gemaakt.

Artikel 5 Wijze van ondertekening

  • 1. In geval van uitoefening van een bevoegdheid namens het college worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

    namens het college van burgemeester en wethouders,

    gevolgd door de handtekening van de gemandateerde, de naam en functie.

  • 2. In geval van uitoefening van een bevoegdheid namens de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

    namens de burgemeester van Oldenzaal,

    gevolgd door de handtekening van de gemandateerde, de naam en functie.

Artikel 6 Vertegenwoordiging in en buiten rechte

  • 1. De functionaris die de bevoegdheid heeft verkregen om het college, de burgemeester, de gemeenteraad of de gemeente als publiekrechtelijke rechtspersoon te vertegenwoordigen in rechtsgedingen, bezwaar, administratief beroep, beroep of hoger beroep is bevoegd om alle handelingen te verrichten en correspondentie te ondertekenen in het belang van de procedure.

  • 2. Van elke oproeping stelt de functionaris de portefeuillehouder in kennis en de functionaris geeft gehoor aan die oproeping, tenzij het bestuursorgaan oordeelt dat aan die oproeping geen gehoor hoeft te worden gegeven. In dat geval wordt het oproepende orgaan hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

  • 3. Beslissingsbevoegdheid om een geschil te beëindigen blijft bij het bestuursorgaan.

Artikel 7 Verhouding met andere regelingen, functiescheiding en samenloop

  • 1. Bij het uitoefenen van bevoegdheden op grond van dit mandaatbesluit mag geen strijd ontstaan met de regels uit de nota budgetbeheer, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut. Bij strijdigheid gaan de regels uit de nota budgetbeheer, het inkoop en aanbestedingsbeleid en het treasurystatuut voor op het mandaatbesluit;

  • 2. Indien meerdere wetten van toepassing zijn op de besluitvorming en de bevoegdheid tot het nemen van het besluit in ondermandaat bij verschillende functies ligt, wordt het besluit genomen door de persoon met de functie die op grond van alle van toepassing zijnde wetten bevoegd is het besluit te nemen.

Artikel 8 Actueel houden mandaatbesluit

  • 1. De afdeling Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor het actueel houden van het mandaatbesluit.

  • 2. De afdeling die een wijziging in of aanvulling op het mandaatbesluit wil, stelt de afdeling Bedrijfsvoering hiervan tijdig in kennis.

Artikel 9 Intrekken voorgaande regeling

Het Mandaatreglement 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 20 april 2016.

Artikel 11 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Mandaatreglement Oldenzaal 2016.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van 12 april 2016
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris, de burgemeester,
Vastgesteld op 12 april 2016,
de burgemeester

TOELICHTING behorende bij het Mandaatreglement 2016   

(Vastgesteld bij besluit van de burgemeester van 12 april 2016 en het college van 12 april 2016, reg. nr. INTB.16.02518)

In het mandaatreglement staan de algemene bepalingen voor de verleende mandaten. Hierin staan de spelregels over hoe om te gaan met verkregen mandaten, hoe vervanging geregeld is, wie mandaten in mag trekken en hoe het mandaatoverzicht actueel wordt gehouden. Het mandaatreglement is op elk mandaatbesluit van toepassing, tenzij in het mandaatbesluit anders is bepaald.

De bevoegdheid tot het vaststellen van het mandaatreglement komt voort uit artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht. In artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Oldenzaal 2015 is bepaald dat het college zorg draagt voor en regels vaststelt over de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten. Voor zover het mandaatreglement betrekking heeft op die in de mandaatbesluiten op te nemen mandaten en volmachten is dit mandaatreglement ook een uitvloeisel van artikel 27 van de Financiële verordening gemeente Oldenzaal 2015.

Het mandaatbesluit moet in samenhang met het mandaatreglement gelezen worden. Het mandaatbesluit bestaat uit het besluit tot verlening van de mandaten die opgenomen zijn in een overzicht. In dit overzicht zijn tevens de ondermandaten die behoren bij het ondermandaatbesluit van de directeur opgenomen.

De hoofdregel voor het verlenen van mandaat en ondermandaat is dat het bestuursorgaan mandaat verleent aan de directeur. De directeur heeft de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen. Hoofdregel voor het ondermandaat is dat ondermandaat verleend wordt aan de afdelingshoofden en teamleiders.

Het bestuursorgaan dat mandaat verleent blijft zelf altijd beslissingsbevoegd. Dit betekent dat het bestuursorgaan ook altijd kan aangeven in een bepaald geval zelf te willen beslissen. Verder dient een gemandateerde zich er bewust van te zijn dat deze bevoegd is, maar zich altijd moet afvragen of in het specifieke geval gebruik gemaakt kan worden van het (onder)mandaat. Zo kan politieke of bestuurlijke gevoeligheid een reden zijn om een besluit door het bestuursorgaan te laten nemen.

Artikelsgewijze toelichting Mandaatreglement 2016

Artikel 1

In dit artikel zijn begrippen gedefinieerd die gebruikt worden in het mandaatreglement, het (onder)mandaatbesluit en het mandaatoverzicht.

Artikel 2

Dit artikel vormt de afbakening voor de reikwijdte van het mandaatreglement, mandaatbesluit en mandaatoverzicht. In dit artikel is bepaald dat overal waar gesproken wordt over mandaat tevens volmacht moet worden gelezen.

Tevens is in dit artikel bepaald dat mandaat wordt verleend voor zover het de taken van de afdeling of het team betreffen. Dit betekent dus dat een afdelingshoofd niet bevoegd is om te tekenen als het niet de taken van zijn/haar afdeling betreffen. Het afdelingsplan kan als handvat gebruikt worden om te bepalen welke taken bij welke afdeling horen.

Om het voor de ambtenaar werkbaar te maken, moet naast het beslissen op een aanvraag of verzoek, ook de beslissingsbevoegdheid over het al dan niet in behandeling nemen, verdagen en zowel positief als negatief beslissen gemandateerd worden. Omdat dit in zijn algemeenheid geldt voor de verleende (onder)mandaten is dit uitdrukkelijk in dit reglement opgenomen. Dat geldt eveneens voor het voeren van algemene correspondentie.

Als een besluit moet worden genomen dat afdeling overstijgend is, en de afdelingshoofden kunnen onderling geen consensus bereiken, dan wordt het besluit genomen door de directeur.

In geval de wet (kleine) wijzigingen ondergaat en er niet direct tijd is om de mandaatbesluiten hierop aan te passen, kunnen de werkzaamheden gewoon doorgaan. Wel is het de bedoeling dat het mandaatbesluit alsnog wordt aangepast, zodat het wel actueel en kloppend blijft. Dit zal in ieder geval moeten gebeuren tijdens de voorgeschreven jaarlijkse beoordeling van het mandaatbesluit.

Artikel 3

De mandaten binnen de gemeente Oldenzaal worden aan de directeur verleend. De directeur is bevoegd om ondermandaat te verlenen. Gebruikelijk is dat het ondermandaat wordt verleend aan afdelingshoofden en teamleiders.

Naast deze gebruikelijke wijze van mandateren zijn er enkele bevoegdheden gemandateerd aan andere functionarissen. Denk hierbij aan het mandaat aan de portefeuillehouder voor het, onder bepaalde omstandigheden, nemen van een beslissing op een bezwaarschrift.

In enkele gevallen zijn er mandaten verleend aan externen. Deze dienen in te stemmen met het verkregen mandaat.

Artikel 4

Voor de werkbaarheid is het gewenst dat er naast een functionaris een plaatsvervanger of waarnemer wordt benoemd die zaken over kan nemen, indien de functionaris afwezig is.

Het is de bedoeling dat de daartoe bevoegde persoon met de eigen naam en functie documenten ondertekent, zodat duidelijk is wie er getekend heeft en gecontroleerd kan worden of deze bevoegd is.

Artikel 5

In dit artikel is vastgelegd hoe besluiten ondertekend moeten worden.

Artikel 6

Een aantal medewerkers is belast met de taak om juridische procedures te begeleiden en de gemeente bij de rechtbank te vertegenwoordigen. De betreffende medewerkers moeten hiertoe bij besluit van het college, de burgemeester en de raad zijn gemachtigd.

Artikel 7

Bij het gebruik maken van een (onder)mandaat kunnen meerdere regelingen van belang zijn. Het kan voorkomen dat een regeling strengere eisen stelt dan het verleende (onder) mandaat. In dit artikel is bepaald hoe er gehandeld moet worden in geval van strijdigheid.

Artikel 8

In dit artikel is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het actueel houden van het mandaat.

Artikel 9, 10 en 11

Spreken voor zich.