Reglement van orde rekenkamercommissie gemeente Olst-Wijhe

Artikel 2 De voorzitter

• 1. De voorzitter is belast met:

  • a.

    het leiden van de vergadering;

  • b.

    het doen naleven van dit reglement;

  • c.

    het woordvoerderschap van de rekenkamercommissie;

• 2. Het langst zittende externe lid is plaatsvervangend voorzitter of, wanneer beide even lang zitting hebben, het oudste externe lid. Bij ontstentenis van de voorzitter neemt de plaatsvervangende voorzitter zijn taken over.

Artikel 3 De secretaris

• 1. De secretaris draagt, onder leiding van de voorzitter, zorg voor de voortgang van de activiteiten van de rekenkamercommissie.

• 2. De taken van de secretaris zijn voorts:

  • a.

    de werkzaamheden, zoals beschreven in de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie (agendaplanning, verslaglegging, dossiervorming);

  • b.

    de werkzaamheden zoals genoemd in het onderzoeksprotocol (primair aanspreekpunt voor dagelijkse voortgang onderzoek, voortgangsoverleg tijdens onderzoek);

  • c.

    organiseren van vergaderfaciliteiten;

  • d.

    ontvangst van aan de commissie gerichte correspondentie;

  • e.

    voorbereiding van uitgaande correspondentie van de commissie;

  • f.

    ondersteuning m.b.t. het voorbereiden, uitvoeren en rapporteren van onderzoeken.

Artikel 4 Oproep en agenda

• 1. De vergaderingen van de rekenkamercommissie vinden regelmatig plaats en worden gehouden in het gemeentehuis.

• 2. Ten minste zeven dagen voor een vergadering ontvangen de leden een schriftelijke oproep dan wel een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

• 3. De uitnodiging bevat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken.

• 4. Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten om uiterlijk achtenveertig uur voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te zenden.

Artikel 5 Aanwezigheid en afwezigheid leden

• 1. De vergaderingen zijn besloten.

• 2. Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de secretaris weten.

• 3. Bij verhindering van de voorzitter zit de plaatsvervangende voorzitter de vergadering voor. In geval van verhindering van beiden, zal de vergadering worden opgeschort.

• 4. Bij verhindering van twee of meer leden kan de voorzitter besluiten de vergadering op te schorten.

• 5. Indien een raadslid op enigerlei wijze als woordvoerder betrokken is (geweest) bij het onderwerp dat door de rekenkamercommissie wordt behandeld, dan dient deze dat tijdig te melden bij de voorzitter.

• 6. Indien het raadslid woordvoerder namens zijn fractie blijft aangaande een onderwerp van lopend rekenkameronderzoek, dient hij tijdelijk terug te treden uit de rekenkamercommissie gedurende het rekenkamercommissieonderzoek.

Artikel 6 Verslaglegging

• De secretaris stelt het (beknopte) verslag op van de vergadering.

Artikel 7 Stemmingen

• 1. De leden van de rekenkamercommissie streven er naar om over formuleringen, conclusies en aanbevelingen consensus te bereiken.

• 2. Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen opgemaakt. Bij staken van stemmen is de stem van de voorzitter en bij diens afwezigheid de plaatsvervangende voorzitter bepalend.

• 3. Een stemming is alleen geldig indien meer dan de helft van de leden aan de vergadering heeft deelgenomen.

• 4. Bij afwezigheid kan een lid de voorzitter schriftelijk machtigen namens hem te stemmen.

Artikel 9 Communicatie

• 1. De onderzoeksrapporten zullen worden aangeboden aan de gemeenteraad, inclusief de raadsgriffier, het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de geïnterviewden.

• 2. Het onderzoeksprotocol en overige relevante stukken zullen ter kennisneming worden aangeboden aan de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris.

• 3. Om de burgers van de gemeente Olst-Wijhe te bereiken zal jaarlijks mededeling worden gedaan over de activiteiten van de rekenkamercommissie in de daarvoor geschikte media. Dit geschiedt op basis van het jaarverslag.

• 4. Alle relevante openbare informatie van de rekenkamercommissie zal toegankelijk worden gemaakt via de daarvoor aangewezen kanalen.

Artikel 10 Jaarverslag

• 1. De secretaris stelt een jaarverslag op over de werkzaamheden van het voorgaande jaar.

• 2. Dit verslag wordt uiterlijk 31 maart door de rekenkamercommissie vastgesteld.

Artikel 11

• 1. Leden van de rekenkamercommissie onthouden zich buiten rekenkamercommissieverband altijd, dus ook in hun hoedanigheid van raads- of commissielid, van welke mededeling dan ook over het onderwerp van lopend rekenkamercommissieonderzoek.

Artikel 12 Budget en budgethouder

• 1. De rekenkamercommissie is bevoegd binnen een haar bij de begroting door de raad beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen. Voor de besteding van deze uitgaven is de rekenkamercommissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de raad.

• 2. De raadsgriffier treedt op als budgethouder van het budget voor de rekenkamercommissie.