Verordening op de vertrouwenscommissie Olst-Wijhe

Artikel 1 Taak

• 1. De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

• 2. De commissie vormt zich daartoe een oordeel over het functioneren van de burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit een vertegenwoordiger van alle in de raad vertegenwoordigde fracties, te weten de leden K. Stap, B.J. Habers, J. Gerkes en G.J. Brinks.

• 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2. De gemeentesecretaris kan als plaatsvervagend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.

• 3. Door of vanwege de griffier wordt ambtelijke ondersteuning aan de commissie gegeven.

• 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Adviseur

• 1. De eerste locoburgemeester, als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders, wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd.

• 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3. De adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 Geheimhouding

• 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2. De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 8, derde, vijfde, zesde en zevende lid van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 4. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7 en 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 5. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe deze verordening verplicht, niet opheffen.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 7. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseur en de (plaatsvervangend) secretaris.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten.

• 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden en de adviseur van de commissie en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 3. De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7 Contactpersoon bij de herbenoemingsprocedure

• 1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

• 2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ gericht aan de voorzitter en gezonden aan de secretaris.

• 3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 8 Werkwijze van de commissie

• 1. De commissie hanteert de door de gemeenteraad vastgestelde profielschets als toetsingskader en formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin.

• 2. De commissie kan bij aanvang van haar werkzaamheden een gesprek hebben met de burgemeester.

• 3. Alvorens het verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin aan te bieden, bespreekt de commissie het conceptverslag met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 4. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld.

• 5. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koningin door middel van een verslag van bevindingen. Het verslag wordt gelijktijdig aan de burgemeester gezonden.

• 6. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste:

  • a.

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • b.

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

  • c.

    een aanduiding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

• 7. Het verslag heeft in ieder geval het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling als bijlage.

Artikel 11 Archivering

• 1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 10 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.