Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester gemeente Olst-Wijhe

1. Er wordt een raadscommissie ingesteld, genaamd "Vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Olst-Wijhe 2018".

2. De commissie heeft tot taak de aanbeveling inzake de herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

1. De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de zes in de raad vertegenwoordigde fracties, te weten de leden F.T.M. Schumacher, H.T.J. Kamphuis, drs. H. Olthof, M. Jumelet, F. Hummelink en R.A.J. Brandsma;

2. De eerste plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad (de heer F.T.M. Schumacher) is voorzitter van de commissie.

3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

4. Bij afwezigheid van de voorzitter van de commissie vervult de tweede plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad (de heer H.T.J. Kamphuis) het voorzitterschap van de commissie.

1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

2. Door of vanwege de griffier wordt ambtelijke ondersteuning aan de commissie gegeven.

3. De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de commissie.

1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim.

2. Dit wordt op de stukken vermeld.

3. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

4. De commissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

5. De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 8 en 9 van deze verordening, geen inzage in of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

6. De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7 en 11 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van de bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid verplicht, niet opheffen.

8. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

9. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris.

1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

3. De commissie vergadert niet indien niet tenminste vier van de zes leden aanwezig zijn.

4. De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt, indien de minderheid dit wenst, in het verslag tot uitdrukking gebracht.

1. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2. Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "persoonlijk en vertrouwelijk" op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

3. Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "persoonlijk en vertrouwelijk" op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

4. Het gebruik van e-mail is niet toegestaan, tenzij het procedurele aangelegenheden betreft en/of bedoeld is ter voorbereiding van openbare documenten.

1. De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.

2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

3. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

1. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip, bedoeld in artikel 10, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, eerste lid, sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3. De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.