Gedragscode integriteit

Gedragscode Integriteit

(Vastgesteld bij besluit van het Dagelijks Bestuur d.d. 29 april 2016

Datum bekendmaking:17-05-2016, Datum inwerkingtreding: 01-05-2016)

1.1.Waarom een Gedragscode?

De Omgevingsdienst Groningen heeft veel medewerkers in dienst die al jarenlang ambtenaar zijn. Het begrip integriteit is dan ook voor hen geen nieuw begrip. De Omgevingsdienst Groningen wil zich niet verschuilen achter de Ambtenarenwet voor het opstellen van een Gedragscode. Het opstellen van een Gedragscode is voor de Omgevingsdienst Groningen niet het invullen van een verplichting maar juist ter ondersteuning van haar uitstraling als professionele kwaliteitsorganisatie.

Integriteit van ambtenaren blijft een onderwerp. Alleen al in de media verschijnen over niet integer handelen regelmatig berichten. Inmiddels zijn er ook meer dan 400 uitspraken gepubliceerd die door de Centrale Raad van Beroep zijn gedaan over integriteitskwesties. En dan heb je het nog niet over de gevallen die niet voor de rechter zijn geweest. Zouden zij niet hebben geweten dat wat zij deden niet toegestaan was? Jawel, dat wisten zij wel degelijk of hadden het kunnen weten.

Uit de handreiking kwetsbare functies die is ontwikkeld door de BIOS (Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector) blijkt dat tot de kwetsbare gebieden van werkzaamheden binnen een gemeente de volgende gebieden worden gerekend:

Kwetsbare gebieden/activiteiten

Bovenstaande geeft het nut van een Gedragscode aan. Een eigen Gedragscode geeft een duidelijke normstelling en dat biedt houvast.

1.2 Wat maakt nu een gedragen Gedragscode?

Alleen een papieren document werk niet. De Gedragscode gaat pas leven als het door de medewerkers en organisatie wordt uitgedragen. Dit vraagt om zichtbaar te maken hoe er met integriteit moet worden omgegaan en het bespreekbaar maken en houden van onderwerpen.

De verantwoordelijkheid daarvan ligt bij ons allemaal: bestuur, management en medewerkers.

2 Wat verwacht de Omgevingsdienst Groningen?

2.1 Wat wordt er van de medewerker verwacht?

Van jou wordt goed gedrag verwacht. Het publiek moet vertrouwen in ons hebben als ambtenaar. De kwaliteit van de dienstverlening wordt bij elk contact beoordeeld. Het gaat om het respectvol omgaan met klanten. Dit kan zijn in persoonlijke contacten, telefonische of per mail. Zowel onderweg als op kantoor.

De Omgevingsdienst Groningen is een betrouwbare organisatie en dat stralen wij graag uit.

2.2 Waar ligt nou de grens wat wel en niet mag?

Vaak voel je dat natuurlijk op je klompen aan. Laten we eerlijk zijn. Maar het zijn nu juist de schemerzones die de aandacht verdienen en waar zich vooral de dilemma's voordoen. De Omgevingsdienst Groningen hecht veel waarde aan het bespreekbaar maken van dilemma's. Spreek er met elkaar over in alle openheid.

Wij gaan geen opsomming geven van wat wel en niet mag. Hou in je achterhoofd: "Durf ik het aan dat ik met naam en toenaam wordt genoemd in de krant zodat je eventuele partner en vrienden zullen lezen wat je hebt gedaan?" Als je die vraag positief kunt beantwoorden dan zit je vaak goed. Uiteraard gaan wij dan wel uit van een normaal moraal. Zit je nergens mee, dan ben je voor jezelf geen goede graadmeter.

2.3 Wie is er verantwoordelijk voor een integere organisatie?

Iedereen heeft hierin zijn eigen verantwoordelijkheid en het is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leiding, de collega's en jijzelf!

Integriteit begint bij de spiegeltest: waar kan ik mijzelf op aanspreken als ik eerlijk ben? Deze test geldt voor iedereen. En als ik een collega (medewerker, leidinggevende) iets zie doen, wat volgens mij niet de bedoeling is, dan is het mijn verantwoordelijkheid om dit gedrag bespreekbaar te maken.

De leidinggevende heeft daarnaast nog specifieke verantwoordelijkheden zoals het vervullen van de voorbeeldfunctie. Zij zorgen voor een cultuur waarin integriteit serieus genomen wordt. Integriteit wordt bespreekbaar gemaakt en medewerkers worden er op aangesproken.

2.4 Voor wie geldt de Gedragscode?

De Gedragscode geldt voor zowel ambtenaren in dienst van de Omgevingsdienst Groningen als medewerkers die op basis van een andere overeenkomst werkzaamheden voor de Omgevingsdienst verrichten dan wel er werkervaring opdoen. Dus ook van de payrollers, ingehuurde zzp-ers, ingehuurd personeel van een extern bedrijf, uitzendkrachten, stagiaires etc. wordt integer gedrag verwacht.

3 Gevoelige onderwerpen

In dit hoofdstuk volgen een aantal gevoelige onderwerpen. Dit zijn onderwerpen waarover we binnen onze organisatie met elkaar verder in gesprek zullen blijven. Het in moeilijk om alle situaties vast te leggen. Vandaar dat er in dit hoofdstuk een aantal onderwerpen volgt, gecombineerd met hele concrete en duidelijke grenzen. Dit zijn harde afspraken die geldend zijn binnen onze organisatie. Daarnaast wordt per onderwerp een aantal afwegingen genoemd om te helpen overwegen of iets wel of niet gewenst is. Daarnaast blijft er een grijs gebied over dat moeilijk te begrenzen is en daarom zeker onderwerp van gesprek moeten zijn.

• 3.

  1 Giften, relatiegeschenken en uitnodigingen.

• 3.

  2 Kleding

• 3.

  3 Nevenwerkzaamheden en persoonlijke belangen

• 3.

  4 Persoonlijke omgangsvormen en flexplekken

• 3.

  5 Privégebruik arbeidstijd en organisatiemiddelen

• 3.

  6 Politiek ambtelijk spanningsveld

• 3.

  7 Relatie op de werkvloer

• 3.

  8 Reageren op niet integere zaken

• 3.

  9 Social Media

• 3.

  10 Vertrouwelijke informatie en privacygevoelige informatie

• 3.

  11 Roken, alcohol, drugs- en medicijngebruik

De lijst met onderwerpen vormt de kern van waar wij met elkaar over in gesprek zullen blijven. Dit betekent niet dat andere zaken niet belangrijk zijn. Integendeel de gedragscode is geen dichtgetimmerd document. Zijn er (nieuwe) onderwerpen of situaties die je met je collega's of leidinggevende wilt bespreken maak dit dan kenbaar.

3.1 Giften, relatiegeschenken en uitnodigingen

In artikel 15:1c van de Collectieve arbeidsvoorwaarden regeling (CAR) zijn de bepalingen hierover vastgelegd. Door de rol van de medewerkers van de Omgevingsdienst Groningen en de contacten met derden zou het wel eens kunnen gebeuren dat je bijvoorbeeld een gift of uitnodiging krijgt aangeboden. Het is voor de Omgevingsdienst Groningen van belang dat je daar op een juiste, een integere manier mee omgaat. Het is aantrekkelijk om op kosten van een zakelijke relatie een ballonvaart boven je woonplaats te maken of deel te nemen aan een vijfgangen diner. Iedereen zal het er mee eens zijn dat deze voorbeelden niet kunnen.

Alle geschenken, in welke vorm dan ook, moet je zoveel mogelijk beleefd afslaan en hiervoor vriendelijk bedanken. Als je er echt niet onder uit kan, dan mag je het geschenk aannemen als de waarde minder dan € 50,- is.

Ga wel na waarom jou iets wordt gegeven. Als dat het karakter heeft om jouw onafhankelijkheid te beïnvloeden, dan mag je het niet aannemen. Een aangenomen relatiegeschenk mag niet voor jezelf houden. Dat deel je met je collega's.

Ga alleen op een uitnodiging in die inhoudelijk daadwerkelijk relevant is voor je werk en die geen schijn van belangenverstrengeling oproept.

Houd altijd rekening met de beeldvorming naar buiten toe!

3.2 Kleding

In artikel 15:1:16 van de CAR zijn de bepalingen over dienstkleding vastgelegd. Tijdens je functievervulling ga je bewust om met het feit dat je je representatief gekleed en uiterlijk goed verzorgd behoort te zijn. Het kan zijn dat je functie verplicht bent om dienstkleding te dragen.

3.3 Nevenwerkzaamheden en persoonlijke belangen

In artikel 15:1e van de CAR en het Reglement Nevenwerkzaamheden zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

Naast je hoofdfunctie bij de Omgevingsdienst Groningen kun je ook een nevenfunctie vervullen. In bepaalde gevallen heb je een meldingsplicht voor nevenfunctie. Je mag geen nevenfunctie vervullen waardoor vermenging met oneigenlijke belangen ontstaat dan wel de schijn daarvan. De Omgevingsdienst Groningen kent een Reglement Nevenwerkzaamheden. Dit reglement en het bijbehorende formulier zijn te vinden op intranet.

3.4 Persoonlijke omgangsvormen en flexplekken

De Omgevingsdienst Groningen kent een Klachtenregeling Ongewenst Gedrag. In de regeling en de toelichting is opgenomen wat de Omgevingsdienst Groningen onder ongewenst gedrag verstaat.

Elke dag spreek je wel een collega. Je gaat collegiaal en respectvol met elkaar om. Integriteit vereist dat je op een fatsoenlijke manier met elkaar omgaat en elkaar eerlijk aanspreekt. Je bent er voor verantwoordelijk dat je een open cultuur creëert waarin je daadwerkelijk met elkaar bespreekt wat het beste is om te doen. Daarbij is het geaccepteerd dat je een andere mening of visie hebt. Belangrijk is dat je die visies wel met elkaar deelt.

Het werken in een flexibele omgeving vraagt om gedrag dat bij de flexibele omgeving past. Let op de gesprekken die je voert, het volume waarop je dit doet en de plek waar je dit doet. Houdt rekening met je omgeving en spreek elkaar er ook op aan als je ergens last van hebt. Zoek voor je privé gesprek een geschikte plek om deze te voeren.

3.5 Privégebruik arbeidstijd en organisatiemiddelen

Het nieuwe werken bij de Omgevingsdienst Groningen houdt in dat je flexibel kunt werken. Afstemming hierover vindt plaats tussen jou en je leidinggevende. In de Werktijdenregeling is verder uitgewerkt hoe je hier mee om gaat. Belangrijk is dat je collega's ook weten wanneer je op kantoor bent.

Met organisatiemiddelen dien je integer om te gaan. Waar de grens precies ligt tussen zakelijk en privé gebruik is soms moeilijk aan te geven. Belangrijk is dat je in ieder geval in alle openheid laat zien wat je doet. En vraag je je af of je een grens passeert, bespreek het dan met je leidinggevende.

3.6 Politiek ambtelijk spanningsveld

Je werkt bij een overheidsorganisatie met als klanten voornamelijk andere overheidsorganisaties. De politiek staat voor een medewerker van de Omgevingsdienst Groningen wel wat verder weg dan voor een medewerker van een Gemeente maar is zeker aanwezig. Ook het DB van de Omgevingsdienst bestaat uit bestuurders. Vraag bij een dilemma met een bestuurder altijd advies aan je leidinggevende.

3.7 Relatie op de werkvloer

In het geval dat er een relatie ontstaat tussen twee medewerkers is het van belang dat dat zo snel mogelijke besproken wordt met een leidinggevende (of indien een van de betrokkene leidinggevende is van de ander, diens leidinggevende) om ervoor te zorgen dat de essentiële normen van professionaliteit en onpartijdigheid blijven gehandhaafd. De leidinggevende(n) besluiten of een gesprek met een P&O-adviseur en elk van de betrokkenen noodzakelijk is. Zeker in het geval van een gezagsverhouding zal het aanleiding zijn om tot een maatwerkoplossing te komen die past bij onze professionele organisatie.

3.8 Reageren op niet integere zaken

Je bent niet alleen aanspreekbaar door je leidinggevende op je handelen, op je uitlatingen, maar ook door je collega's. Zoals jij dat kan naar jouw collega's, kan dat omgekeerd natuurlijk ook. Dit doe je uiteraard met tact en op een zorgvuldig moment.

Je bespreekt je twijfels over integriteit in eerste instantie met je collega zelf. Is dat niet mogelijk of leidt dat niet tot het gewenste resultaat, dan licht je je leidinggevende of vertrouwenspersoon in. Is het een strafbaar feit of een schending van regelgeving of beleidsregels, dan ga je direct naar je leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

Als het een strafbaar feit is, dan zal de directeur hiervan aangifte doen.

Bij vermoedens van fraude, maar ook bij twijfelachtige zaken, kun je gebruik maken van de Regeling melding vermoeden misstand.

Wij verwachten van jou dat jij reageert wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. Dit geldt natuurlijk voor vermoedens van ernstige schendingen, zoals fraude en corruptie, intimidatie, ongewenste intimiteiten en schending van wettelijke bepalingen. Maar het geldt zeker ook voor twijfelgevallen, voor de grijze gebieden. Het is belangrijk dat je hierover praat met elkaar, collega's aanspreekt op gedrag en leidinggevenden tijdig op de hoogte stelt. Op deze manier wordt een gedragscode geen statisch gegeven. Er over praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot evaluatie en zo nodig bijstellen van afspraken.

3.9 Social Media

Door de digitale media (Facebook, Twitter, Instagram, Yammer, LinkedIn etc.) is de beheersbaarheid van de communicatie sterk veranderd.

Blijf je bewust dat je als medewerker ook een ambassadeur bent van de Omgevingsdienst Groningen. Bedenk dat het publiekelijk stelling nemen tegen een onderwerp in tegenstelling kan zijn met de belangen van de Omgevingsdienst Groningen of haar klanten. Je bent in de ogen van een ander altijd een medewerker van de Omgevingsdienst Groningen. Dit kan een conflict veroorzaken met alle gevolgen van dien.

Social media zijn voor iedereen openbaar dus bedenk dat je geen controle hebt over de verspreiding van informatie die jij op deze websites/applicaties publiceert. Gezien de taken en rol van de Omgevingsdienst Groningen is het vaak niet aan haar en haar medewerkers om over bepaalde onderwerpen te communiceren. Dit gebeurt door de klanten van de Omgevingsdienst Groningen zelf.

3.10 Vertrouwelijke en privacygevoelige informatie

Iedere ambtenaar legt een ambtseed of gelofte af. Ook voor externen kent de Omgevingsdienst Groningen een integriteits en geheimhoudingsverklaring. De Omgevingsdienst Groningen kent hiervoor een Regeling ambtseed, ambtsbelofte en integriteitverklaring.

Binnen de Omgevingsdienst Groningen is er informatie over burgers en bedrijven waar zorgvuldig mee om gegaan moet worden. Ook buiten het werk moet daar zorgvuldig mee om worden gegaan. Dat betekent dan ook dat er geen vertrouwelijke informatie door een medewerker van de Omgevingsdienst Groningen naar buiten mag worden gelekt. Ben er ook alert op dat anderen niet meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken, die niet voor hen bestemd zijn. De rechtspositie verbiedt oneigenlijk gebruik van kennis die ambtenaren in hun functie hebben opgedaan (artikelen 15:1 en 15:1a CAR UWO)

3.11 Roken, alcohol, drugs- en medicijngebruik

Het lijkt bijna overbodig om het te noemen maar (elektronisch) roken is niet toegestaan binnen het gebouw van de Omgevingsdienst Groningen en in de dienstauto's.

En natuurlijk mag je niet onder invloed van alcohol of drugs verkeren tijdens werktijd of piketdiensten. Uiteraard hebben we het dan niet over feestelijke bijeenkomsten waar wel licht alcoholische dranken worden geschonken en die nog binnen werktijd vallen. Ben je wel altijd bewust dat je op die bijeenkomsten ook de Omgevingsdienst vertegenwoordigd.

Gebruik je medicijnen? geef dit dan door aan je leidinggevende. Mocht het noodzakelijk zijn dan is het ook goed om de BHV te informeren. Er zijn situaties denkbaar waarbij de hulpverlening in geval van een calamiteit op de hoogte moet zijn van medicijngebruik. In die gevallen ben je verplicht om het te melden.

4.1 Omgaan bij overtreding van de gedragscode

Je hebt de verantwoordelijkheid en de plicht om je collega's te ondersteunen in de morele kwaliteit van onze organisatie. Dit betekent dat deze Gedragscode niet vrijblijvend is: wij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving ervan. Aangetoonde schendingen van de integriteit worden niet getolereerd.

Dit betekent dat:

• -

  Je bij twijfel aan je collega of leidinggevende vraagt hoe te handelen.

• -

  Je elkaar aanspreekt op niet-integer en ongewenst gedrag.

• -

  Je advies kunt inwinnen bij twijfels over toepassing van de Gedragscode bij je leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon.

• -

  Je de verantwoordelijkheid hebt om (grove) misstanden te melden bij je leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon

• -

  Het management garant staat voor de bescherming van personen die misstanden melden.

Advies en melding

Wanneer je advies wilt over hoe te handelen kun je dit bespreken met je leidinggevende of met de vertrouwenspersoon. Als je op de hoogte bent van een integriteitsschending, dan kun je dit ook in overleg met de vertrouwenspersoon melden.

4.2 Sancties bij het niet naleven van de gedragscode

In artikel 15:1 en artikel 16:1 van de CAR zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

Als een ambtenaar de regels uit deze Gedragscode overtreedt of anderszins niet integer werkt wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in privétijd kunnen plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waarvoor het aanzien van de Omgevingsdienst Groningen wordt geschaad of waardoor diens integriteit, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, in het geding is. Dit kan een disciplinaire straf tot gevolg hebben. Als er sprake is van een vermoeden van een ambtsmisdrijf, bijvoorbeeld het aannemen van steekpenningen zal ook aangifte worden gedaan bij het Openbaar Ministerie. In dat geval kan naast het opleggen van een disciplinaire straf ook en strafrechtelijke veroordeling volgen. De zwaarte van een disciplinaire straf kan, afhankelijk van o.a. de ernst van het plichtsverzuim, variëren van een schriftelijke berisping tot en met strafontslag. Er is geen lijst te geven van welke straf bij welke misdraging wordt opgelegd. Disciplinaire bestraffing is geen automatisme. Veel hangt af van de specifieke omstandigheden van het geval. Ook andere rechtspositiemaatregelen zijn mogelijk, zoals een ontslag wegens ongeschiktheid of onbekwaamheid of een overplaatsing in het belang van de dienst.

5. Omgaan met ongewenst gedrag door derden

5.1 Misdragingen door derden

Integriteit gaat niet alleen om de integriteit van de Omgevingsdienst Groningen maar ook om de integriteit van derden. Jij kunt ook de dupe worden als je integriteit wordt aangetast door derden. Voorbeelden daarvan zijn verbaal of fysiek geweld, intimidatie, discriminatie etc. De Omgevingsdienst Groningen kent een Protocol Agressie en Geweld. De verkorte versie daarvan is te vinden in het Beleidskader Agressie en Geweld. In het beleidskader worden de stappen kort uiteengezet. Voor jou is vooral van belang dat als je iets overkomt dat je dit zo snel mogelijk meldt aan je leidinggevende. Indien die niet beschikbaar is kun je naar een andere leidinggevende, je collega's of naar de medewerkers van P&O.

De Omgevingsdienst Groningen tolereert geen ongewenst gedrag en zal dit ook serieus en adequaat oppakken. Het doel van ons agressiebeleid is ervoor te zorgen dat medewerkers hun werk veilig en weerbaar kunnen doen.

5.2 Het doen van aangifte

Om agressie en geweld doeltreffend aan te pakken moeten we bekend zijn met voorvallen van agressie en geweld. Ons uitgangspunt is dat we altijd aangifte doen bij de politie bij dreiging, fysiek geweld, lichamelijk letsel of vernieling of schade aan eigendommen van personeel of de Omgevingsdienst Groningen. Bij de aangifte melden we dat het gaat om een agressie-incident tegen de uitvoering van de publieke taak. Het doen van aangifte kunnen we niet dwingend opleggen aan de medewerker. Wij stimuleren wel dat er aangifte wordt gedaan. De leidinggevende begeleidt de betrokken medewerker bij het doen van de aangifte.