Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant houdende regels omtrent informatiebeheer (Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant 2018)

1. In dit besluit en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de omgevingsdienst;

• b.

  archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995;

• c.

  archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 36 van de 2e Gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling van de omgevingsdienst geldend op de dag van vaststelling van deze Archiefverordening;

• d.

  archiefregeling: de Archiefregeling;

• e.

  archiefruimte: een ruimte, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de wet, bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• f.

  archiefverordening: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid, van de wet vastgestelde archiefverordening, namelijk de Archiefverordening van de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;

• g.

  archivaris: de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 40 van de wet benoemde functionaris van de benoemde archiefbewaarplaats, namelijk de archivaris van de provincie Noord-Brabant;

• h.

  beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• i.

  beheerder: directeur van de omgevingsdienst;

• j.

  beheereenheid: organisatieonderdeel dat door het dagelijks bestuur aangewezen en belast is met de documentaire informatievoorziening;

• k.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de omgevingsdienst;

• l.

  documenten: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet;

• m.

  informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de bij de omgevingsdienst vastgelegde gegevens, kennis en informatie;

• n.

  omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant;

• o.

  selectielijst: hieronder in ieder geval begrepen de Selectielijst archiefbescheiden provinciale organen 2005 en de Selectielijst archiefbescheiden provinciale organen 2014;

• p.

  wet: de Archiefwet 1995;

2. Dit besluit is mede van toepassing op archiefbescheiden die op grond van de voor de omgevingsdienst geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij dit in dit besluit anders is bepaald.

3. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de omgevingsdienst geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

1. De archiefbewaarplaats van de omgevingsdienst is de provinciale archiefbewaarplaats van de provincie Noord-Brabant, die zich bevindt in het Brabants Historisch Informatie Centrum.

2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidsregime, zoals aangegeven in de door de archivaris bijgehouden depotstaat, bevinden.

1. De archivaris is belast met het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte documenten en documentaire verzamelingen van de omgevingsdienst.

2. Tenzij wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van de omgevingsdienst. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

3. Tenzij wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats zich daartegen verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen van de omgevingsdienst. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.

4. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door het algemeen bestuur bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

5. De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de documenten en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

6. De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan het dagelijks bestuur over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

1. Beheerder, als bedoeld in artikel 4 van de Archiefverordening, is de directeur van de omgevingsdienst.

2. Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt de afdeling Bedrijfsvoering aangewezen. De beheereenheid is belast met de uitvoering van de feitelijke uitvoering van het beheer onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de beheereenheid.

1. Voor zover documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats is de beheerder belast met de verantwoordelijkheid voor de documenten. De beheerder is verantwoordelijk voor het proces van:

• a.

  Het ontvangen, beoordelen, digitaliseren en registreren van archiefbescheiden;

• b.

  Het vervaardigen en opslaan van archiefbescheiden;

• c.

  Het beveiligen van archiefbescheiden;

• d.

  Het omgaan met vertrouwelijke archiefbescheiden;

• e.

  Het raadplegen en uitlenen van archiefbescheiden;

• f.

  Het beheren van archiefbescheiden in bedrijfssystemen;

• g.

  Het vervangen van archiefbescheiden;

• h.

  Het archiveren van archiefbescheiden;

• i.

  Het waarderen, selecteren en vernietigen van archiefbescheiden;

• j.

  Het overbrengen van archiefbescheiden;

• k.

  Het toetsen van de kwaliteit van archiefbescheiden.

2. Daarnaast is de beheerder verantwoordelijk voor:

• a.

  Het opstellen van een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden;

• b.

  Het kunnen vaststellen van de context en authenticiteit van alle archiefbescheiden;

• c.

  Het opstellen van een overzicht van de bij de bestuursorganen berustende archiefbescheiden en het vaststellen van een ordeningsstructuur;

• d.

  Het vastleggen van een metagegevensschema en de koppeling van metagegevens aan de archiefbescheiden.