Informatiebeleid ODRA 2016

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1

Inleiding 1

Maatschappelijke ontwikkelingen 2

Randvoorwaarden 2

Organisatiedoelen ODRA 3

Doelen in relatie tot informatiebeleid 3

Wettelijk kader 4-5

Ontwikkelingen 6

Aandachtspunten 6

Inleiding

Omgevingsdienst Regio Arnhem (hierna: ODRA) verricht als uitvoeringsdienst voor 11 gemeenten en de provincie diverse werkzaamheden. Hierbij is het noodzakelijk dat alle informatie die nodig is om deze werkzaamheden uit te voeren beschikbaar is en blijft. Daarnaast is het van belang dat de gemeenten en de provincie toegang houden tot de informatie die beschikbaar is bij ODRA. Informatiebeleid bestaat uit twee onderdelen. De informatie uit het primaire proces en de informatie aangaande de bedrijfsvoering van ODRA.

Voor de uitwerking van de doelstellingen die binnen ODRA worden uitgedragen en de wijze waarop informatiebeleid hieraan kan bijdragen, is het van belang dat de betekenis van informatie in relatie tot ODRA-doelstellingen helder wordt. Vervolgens wordt ingegaan op de maatschappelijke ontwikkelingen en het juridisch kader. Ook wordt het systeem en de beveiliging beschreven. Tot slot wordt stilgestaan bij de ontwikkelingen en aandachtspunten.

Doel informatiebeleid:

Een adequate betrouwbare informatievoorziening die zorgt voor een goede ondersteuning in onze communicatie naar partners, bedrijven, inwoners en andere belanghebbenden. Het informatiebeleid beoogt te beschrijven hoe werkprocessen bijdragen aan een goede informatievoorziening. Voor de omvang en noodzaak van het beleid wordt eerst stil gestaan bij de maatschappelijke ontwikkelingen die relevant zijn voor het informatiebeleid.

Digitale overheid 2017

De digitale dienstverlening door de overheid moet beter. Dit is afgesproken in het regeerakkoord 2012. Inwoners en bedrijven moeten uiterlijk in 2017 zaken, die ze met de overheid moeten regelen, digitaal kunnen afhandelen. Hiermee wordt beoogd dat er namens onze partners niet naar de bekende weg wordt gevraagd, wij klantgericht zijn, ons niet voor de gek laten houden, weten waarover we het hebben, onze zaken op orde hebben en niet meer kosten maken dan nodig.

Generieke digitale infrastructuur

De Generieke Digitale Infrastructuur van de overheid (GDI) is een gezamenlijk product van het Nationaal Beraad en de Digicommissaris. Het is een programma dat wordt uitgevoerd door alle overheden (medeoverheden, uitvoeringsorganisaties en Rijk) en gericht is op het leggen van een overheidsbrede infrastructurele basis voor een digitale overheid voor nu en in de toekomst.

Samenwerking met omgevingsdiensten en andere overheden

ODRA kent haar basis in diverse vormen van samenwerking met gemeenten en provincie. De kaders voor samenwerking staan beschreven in de Dienstverleningsovereenkomst.

Doelen in relatie tot informatiebeleid

Door te zorgen voor een goede betrouwbare informatievoorziening wordt er op een efficiënt en kwalitatief goede wijze uitvoering gegeven aan de aan ODRA toevertrouwde taken.

Met een goede borging van informatie wordt een omgeving gecreëerd waarbinnen informatie veilig opgeslagen wordt. Hiermee komt er voor opdrachtgevers zicht op de kwaliteit en daarmee vertrouwen in de dienstverlening van ODRA.

Klanten hebben ook behoefte aan een betrouwbare overheid. ODRA kan transparant haar taken uitvoeren en aan eenieder inzichtelijk maken welke taken ODRA verricht en op welke wijze zij hieraan invulling geeft.

Wettelijk kader Gemeenschappelijke Regeling

Volgens de Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Arnhem is de zorg voor de archiefbescheiden van het Openbaar Lichaam belegd bij het Dagelijks Bestuur.

Archiefwet

Verder is er overeenkomstig de daartoe gestelde eisen in de Archiefwet een archiefbewaarplaats en een archivaris aangewezen. De wijze waarop hieraan invulling wordt gegeven is verwoord in de zogenaamde Archiefverordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2014. Daarnaast zijn de interne voorschriften ten aanzien van het beheer van het Archief geregeld in het Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Regio Arnhem 2014.

Algemene wet bestuursrecht

Grondslag voor de uitvoering van de aan ODRA toevertrouwde taken is de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Bij de uitvoering van onze taken is dan ook van belang dat wij bezien welke documenten wij samenstellen. Het document van het grootste belang is hierbij het opstellen van een besluit. Volgens artikel 1:3 van de Awb wordt onder besluit verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.

Bij het uitoefenen van de taken door ODRA dient zij zich te houden aan de verplichtingen die voor bestuursorganen gelden. In hoofdstuk 2 van de Awb wordt hier nader op ingegaan. Daarin komen verplichtingen aan de orde zoals doorzendverplichtingen aan andere bestuursorganen en de mogelijkheid om een schriftelijke machtiging van een vertegenwoordiger te verlangen. Ook wordt in hoofdstuk twee nader ingegaan op de mogelijkheden om berichten elektronisch te verzenden

Ook in de communicatie met belanghebbenden zijn regels gesteld over de wijze waarop ontwerpbeschikkingen en publicatie plaats dient te vinden. Daarbij wordt de mogelijkheid geboden om schriftelijk zienswijzen in te dienen. In dit gehele proces is het vastleggen en behouden van de documenten zoals besluiten en zienswijzen van groot belang.

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht

De taken van ODRA richten zich bijzonder op vergunningverlening en handhaving binnen het omgevingsrecht. Voor toepassing van deze taken is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna; Wabo) van doorslaggevend belang. Bij deze wet is onder andere geregeld dat niet mag worden gehandeld zonder een omgevingsvergunning. Impliciet zit hierin de noodzaak verborgen om verleende omgevingsvergunningen volledig en op juiste wijze te bewaren zodat de informatie toegankelijk blijft voor latere toetsing en beoordeling. Volgens artikel 2.8 van de Wabo is het digitaal indienen aanvraag en stukken verplichten via AmvB. Uit artikel 2.1 van de Ministeriële regeling omgevingsrecht volgt dat, indien een aanvraag digitaal wordt ingediend, dit op de daarvoor voorgeschreven wijze moet plaatsvinden.

Archiefverordening Omgevingsdienst Regio Arnhem 2014

De Archiefverordening is gebaseerd op de Model-archiefverordening en sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. De verordening bestaat uit twee gedeelten. De regeling voor de zorg die het Dagelijks Bestuur draagt voor de archieven en toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, maar ook op de moderne digitale informatiedragers.

Besluit Informatiebeheer Omgevingsdienst Regio Arnhem 2014

Het Besluit Informatiebeheer ODRA 2014 is gebaseerd op het Model Besluit Informatiebeheer, en volgt uit artikel 8 van de Archiefverordening ODRA 2014. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip bescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip 'document' is daarvan een voorbeeld.

Relatie bedrijfsprocessen en opgenomen informatie

ODRA heeft de werkprocessen op basis van de Gelderse Zaak Type Catalogus (GZTC) ingericht. Dit heeft geleid tot uniforme werkprocessen. De uniforme werkprocessen zijn de basis geweest voor het ontwikkelen en inrichten van het ODRA-informatiesysteem. Met het systeem Suite voor omgevingsdiensten (S4O) wordt door ODRA dan ook invulling gegeven aan het Gelders zaaksysteem. De opbouw van het systeem heeft zijn oorsprong in zogenaamde use cases. In het Use Caseboek zijn alle processen beschreven die zijn uitgewerkt in S4O. Hierin is ook verwoord welke documenten in het systeem zijn opgenomen en daarmee zonder meer onderdeel uitmaken van de stukken die deel uitmaken van het archief. Iedere wijziging aan de systematiek van S4O wordt dan ook vooraf gegaan door een wijziging van dit processenboek om te waarborgen dat er niet zonder meer veranderingen aan het systeem worden doorgevoerd zonder dat de consequenties breed in beeld zijn gebracht. Met S4O beoogt ODRA het dynamisch archief te beheren conform eisen archiefwet. ODRA neemt verantwoordelijkheid voor de beheerfase dynamisch archief. Daarna worden de zaakdossiers overgedragen aan de partners (automatisch) voor de semi-statische en statische fase. ODRA onderzoekt de mogelijkheid om partners de optie te bieden om de overdracht korte tijd uit te stellen in afwachting van de pilot e-depot.

Zaakgericht Documentair Informatiemodel ODRA

Informatie moet worden vertaald naar praktische toepassing hiervan binnen de processen zoals deze zijn vervat in het systeem S4O. Om hieraan op zorgvuldige wijze vorm te geven is het zaakgericht documentair informatiemodel opgesteld. Hierin zijn relaties beschreven met de Gelderse zaaktype catalogus en het Referentie Informatiemodel Handhaving. Ook wordt het verband schematisch inzichtelijk gemaakt. Daarnaast worden in het zaakgericht documentair informatiemodel zaaktypen en documenttypen benoemd, de metadata waarde beschreven en een globale ordening aangebracht. Dit alles bij elkaar draagt bij aan het ontstaan van samenhang tussen processen en informatie.

Bewaarstrategie

Uitgangspunt voor de bewaarstrategie van ODRA is het Besluit Informatiebeheer. Om op een voor ODRA passende wijze uitvoering te geven aan een meer concrete bewaarstrategie wordt er door middel van een zogenaamde pilot onderzocht of het e-depot van het Gelders Archief in kan worden gezet om duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden conform de archief wettelijke voorschriften te waarborgen. Deze pilot heeft vooralsnog enkel betrekking op de informatie zoals deze voortkomt uit het handelen voor de bevoegde gezagen. Het secundaire proces wordt hierin niet meegenomen.

Beveiligingsbeleid

De ict-beveiliging en ict beheer voor ODRA wordt door de gemeente Arnhem uitgevoerd. Zij hanteert de beveiliging voor eigen dienst alsmede voor de ODRA op basis van het beleid voor Informatiebeveiliging Gemeente Arnhem 2015-2018.

Dit leidt tot een concrete uitwerking welke als volgt is opgebouwd. Om de informatiebeveiliging te waarborgen wordt een risico analyse uitgevoerd door gemeente Arnhem volgens BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten).BIG is hiermee de richtlijn voor de informatiebeveiliging.

Om het behoud van de informatie te waarborgen vinden er dagelijks incrementele back-ups plaats. Elk weekend een full back-up. Op 31 december vindt er een een full back-up plaats (jaarbackup). Na afloop van de back-up worden de log-files gecontroleerd op foutmeldingen. Afhankelijk van eventueel geconstateerde fouten kan besloten worden om de back-up opnieuw uit te voeren. Back-up van de systemen die in het Stadskantoor en daarmee ook het systeem van ODRA draaien, worden bewaard in een brandvertragende kluis in het Stadhuis. Gemeente Arnhem werkt volgens ITIL. De beschrijving van het proces is meeromvattend dan thans voor dit beleid van belang is. Om die reden wordt volstaan met het benoemen van een aantal belangrijke aspecten.

Ontwikkelingen

In deze paragraaf beschrijven we de huidige situatie. Waar staan we als ODRA als het gaat om de ontwikkelingen waar we mee te maken hebben? Hoe staat het met de randvoorwaarden voor het tot stand komen van de informatievoorziening zoals wij hebben ingezet met S4O?

Op dit moment hebben wij S4O ingericht en wordt er met dit systeem digitaal gewerkt. Wij werken volgens het Gelderse Zaak Type Catalogus en volgens het principe van zaakgericht werken. Voor de informatie aangaande de bedrijfsvoering van ODRA hebben wij een archiefverordening en het besluit informatiebeheer vastgesteld. De ict-beveiliging en ict beheer wordt voor ODRA door de gemeente Arnhem uitgevoerd.

Een andere belangrijke ontwikkeling is de Omgevingswet. Wij moeten ons ook in het kader van informatievoorziening voorbereiden op de komst van deze wet.

Aandachtspunten

In dit informatiebeleid is beschreven welke randvoorwaarden uitgangspunt dienen voor informatie. Hierna is beschreven welke doelen ODRA heeft en op welke wijze informatie een bepalende rol heeft voor het slagen van de doelen. Daarna is de wettelijke grondslag beschreven en de wijze waarop informatie in het door ODRA gehanteerde systeem is opgenomen en wordt beveiligd. Tot slot wordt een doorkijk gegeven naar toekomstige ontwikkelingen die van belang zijn voor de doorontwikkeling van informatie. Als afsluiting van dit beleid wordt nog stilgestaan bij de aandachtspunten. Deze aandachtspunten houden in dat bij de ontwikkeling van beleid van belang is dat ODRA een jonge organisatie is. De organisatie is constant in beweging en in ontwikkeling. Jaarlijks dient herijking plaats te vinden van het informatiebeleid om te toetsen of het beleid nog aansluit bij de ontwikkelingen die ODRA doormaakt.