Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur ODRN 2013

HOODSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.Begripsomschrijvingen

Tenzij in een artikel anders blijkt, wordt in dit reglement onder leden mede verstaan de voorzitter.

Artikel 2. De voorzitter

• 1.

  Naast hetgeen bij de gemeenschappelijke regeling aan hem is opgedragen, is de voorzitter van het Dagelijks Bestuur belast met:

  • a.

    het handhaven van de orde in de vergadering;

  • b.

    het doen naleven van dit reglement.

• 2.

  Hij verleent het woord, formuleert de conclusies waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mee.

Artikel 3. De secretaris

De secretaris van het Dagelijks Bestuur is bij alle vergaderingen aanwezig en kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.

HOOFDSTUK II VERGADERINGEN

Paragraaf 1 Tijdstip, plaats en voorbereiding vergaderingen

Artikel 4.Vergaderfrequentie

• 1

  Het Dagelijks Bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of een lid van het Dagelijks Bestuur hierom verzoekt.

• 2

  De secretaris draagt er zorg voor dat voor iedere vergadering een agenda wordt opgesteld

• 3

  De secretaris draagt er zorg voor dat vanuit de Omgevingsdienst afgeronde adviezen en voorstellen worden voorbereid ten behoeve van het bestuur.

• 4

  De in een vergadering te behandelen zaken worden schriftelijk bij het Dagelijks Bestuur ingediend conform de daarvoor van tevoren opgestelde schriftelijke werkwijze.

Artikel 5.Tijdstip en plaats van vergaderen

• 1.

  De vergaderingen vinden plaats overeenkomstig een jaarlijks door het Dagelijks Bestuur op te stellen schema.

• 2.

  De voorzitter kan in bijzondere gevallen dag, tijdstip of plaats van de vergadering wijzigen.

Artikel 6.Oproep en agenda

• 1.

  De voorzitter roept de leden schriftelijk en tenminste zes dagen tevoren tot de vergadering op, onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering, behoudens spoedeisende gevallen ter beoordeling aan de voorzitter.

• 2.

  De oproeping vermeldt de onderwerpen en voorstellen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur kan ter vergadering besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen.

• 4.

  In spoedeisende gevallen kan het Dagelijks Bestuur op voorstel van de voorzitter of een lid van dit bestuur besluiten om onderwerpen of voorstellen die niet in de oproepingsbrief staan vermeld terstond in behandeling te nemen.

• 5.

  De voorzitter kan na het verzenden van de oproeping zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden toegezonden.

Artikel 7. Toezending voorstellen

Tegelijkertijd met de oproeping, genoemd in artikel 6, eerste lid, zendt de voorzitter de te behandelen voorstellen aan de leden van het Dagelijks Bestuur.

Paragraaf 2 Orde der vergadering

Artikel 8.Vergaderquorum

• 1.

  In de vergadering kan alleen worden beraadslaagd en besloten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 2.

  Indien het ingevolge het eerste lid vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel opnieuw een vergadering.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het Dagelijks Bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen en besluiten indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 9.Besluitenlijst en verslag vergadering

• 1.

  De besluitenlijst en het verslag van een vergadering wordt in de volgende vergadering ter vaststelling aangeboden. Daartoe wordt de besluitenlijst gelijktijdig met de overige voorstellen aan de leden toegezonden.

• 2.

  De besluitenlijst en het verslag worden aan het begin van de vergadering vastgesteld.

• 3.

  Een lid van het Dagelijks Bestuur kan het Dagelijks Bestuur voorstellen de besluitenlijst en/of het verslag te wijzigen, indien deze onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft wat gezegd of besloten is. Eventuele wijzigingen en aanvullingen worden opgenomen in de besluitenlijst en/of verslag van de vergadering waarin de te wijzigen besluitenlijst en/of verslag wordt behandeld.

• 4.

  Het verslag moet in ieder geval inhouden:

  • a.

    de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige en afwezige leden;

  • b.

    de dag en de plaats van de vergadering;

  • c.

    een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d.

    een overzicht van het verloop van elke stemming en de uitslag van de stemming, met vermelding van de namen van de leden die bij een hoofdelijke stemming voor of tegen stemden, onder aantekening van de leden die zich ingevolge artikel 14, eerste lid, van stemming hebben onthouden.

• 5.

  De secretaris draagt zorg voor het maken van de besluitenlijst en het verslag.

Artikel 10.Ingekomen stukken en mededelingen

De bij het Dagelijks Bestuur ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt gelijktijdig met de overige voorstellen aan de leden toegezonden. Het Dagelijks Bestuur bepaalt de verdere procedure van de ingekomen stukken.

Artikel 11. Beraadslaging

De voorzitter kan voorstellen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen.

Artikel 12.Stemverklaring

Na het sluiten van de beraadslaging en voordat het Dagelijks Bestuur tot stemming overgaat, hebben de leden het recht de uit te brengen stem kort te motiveren.

Artikel 13. Beslissing

Na de beraadslaging wordt over het voorstel in zijn geheel een besluit genomen.

Paragraaf 3 Procedures bij stemming

Artikel 14.Stemverboden

Een lid van het Dagelijks Bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken.

Artikel 15. Stemmingsquorum

• 1.

  Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 2.

  Het eerste lid is niet van toepassing:

  • a.

    In geval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

  • b.

    in een vergadering als bedoeld in artikel 8, tweede lid, voor zover het betreft onderwerpen of voorstellen die in de daaraan voorafgaande, ingevolge artikel 8, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

Artikel 16.Besluitquorum

Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.

Artikel 17.Mondelinge stemming

• 1.

  De stemmingen - anders dan over personen - geschieden mondeling.

• 2.

  Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen. De ter vergadering aanwezige leden kunnen verzoeken in het verslag op te nemen dat zij geacht worden te hebben tegengestemd.

• 3.

  Bij hoofdelijke oproeping is ieder ter vergadering aanwezig lid van het Dagelijks Bestuur dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, verplicht zijn stem voor of tegen uit te brengen.

Artikel 18.Staken van stemmen bij mondelinge stemming

Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter beslissend.

Artikel 19. Parafenbesluit en besluitenlijst

• 1.

  Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een conceptbesluit, waarop door geen der leden van het Dagelijks Bestuur, binnen een circulatietermijn van één week, is aangegeven dat bespreking gewenst is en waarop door alle leden voor akkoord is geparafreerd, waarna het als definitief parafenbesluit wordt beschouwd.

• 2.

  Indien wegns spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijke Dagelijks Bestuurslid (Portefeuillehouder), geen uitstel duldt en door tenminste twee Dagelijks Bestuuursleden buiten de vergadering voor akkoord is geparafreerd, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd. De secretaris doet een kopie van het besluit toekomen aan de leden van het Dagelijks Bestuur die geen paraaf hebben gezet.

• 3.

  In de door het Dagelijks Bestuur vastgestelde vakantieperiode komen besluiten buiten de vergadering tot stand indien door tenminste twee leden van het Dageijks Bestuur buiten de vergadering voor akkoord is geparafreerd, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd. In de eerstvolgende Dagelijks Bestuursvergadering worden de besluiten ter kennis van het Dagelijks Bestuur gebracht.

• 4.

  Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

• 5.

  De secretaris draagt zorg voor het opnemen van de parafenbesluiten in de besluitenlijst, waarbij naast het feit dat dit besluit is genomen op basis van parafen de datum van het besluit wordt vermeld met een omschrijving van het genomen besluit op de wijze voor de besluitenlijst als bedoeld in artikel 9 van dit reglement.

HOOFDSTUK III RECHTEN VAN LEDEN

Artikel 20. Voorstellen van orde

• 1.

  D e voorzitter en ieder lid van het Dagelijks Bestuur kan tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

• 2.

  Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

• 3.

  Over een voorstel van orde neemt het Dagelijks Bestuur terstond een besluit.

Artikel 21. Orde van de vergadering

• 1.

  Een lid van het Dagelijks Bestuur mag niet in de rede worden gestoord, tenzij de voorzitter het nodig oordeelt het lid aan het naleven van dit reglement te herinneren. Interrupties zijn toegestaan, tenzij de voorzitter anders besluit.

• 2.

  De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen. Indien na de schorsing de orde opnieuw wordt verstoord, kan de voorzitter de vergadering sluiten.

HOOFDSTUK IV SLOTBEPALINGEN

Artikel 22.Uitleg reglement

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur besluit in gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement.

• 2.

  Ter vergadering kan het Dagelijks Bestuur besluiten van bepalingen in het reglement af te wijken.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt onmiddellijk na de vaststelling in werking.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen van het Dagelijks Bestuur van de omgevingsdienst Regio Nijmegen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Regio Nijmegen van 6 februari 2014

De voorzitter de secretaris