Notitie 'Het ODR-werken'

Het ODR-werken

-Kaders voor Het Nieuwe Werken binnen de ODR-

Inleiding

Het Nieuwe Werken (HNW) is één van de projecten in het concernplan die een bijdrage levert aan de doorontwikkeling van de organisatie.

De ODR heeft namelijk als doel effectief en efficiënt te werken. Hiervoor wordt Het Nieuwe Werken (HNW) als middel ingezet. Het bedrijfs- en organisatie- en formatieplan zeggen daar (samengevat) het volgende over:

Voor HNW wordt binnen de ODR de volgende definitie gebruikt:

‘ De medewerker wordt, binnen bepaalde grenzen, de ruimte en de vrijheid gegeven te bepalen: hoe, waar, wanneer, waarmee en met wie hij of zij werkt’.

HNW stelt eisen aan de omgeving waarbinnen gewerkt wordt. Randvoorwaarden voor HNW zijn dan ook:

• -

  Tijd- en plaatsongebonden kunnen werken;

• -

  Goede bereikbaarheid voor klanten en collega’s;

• -

  Beschikbaarheid van informatie voor medewerkers en klanten;

• -

  Beschikbaarheid van medewerkers;

• -

  Digitaal competente medewerkers en leidinggevenden;

N.B. Leidinggevenden zijn binnen de ODR de afdelingshoofden.

-Plan- en projectmatig kunnen werken.

N.a.v. het bovenstaande is ook belangrijk te melden dat:

• -

  de medewerker verantwoordelijk is voor het realiseren van het afgesproken resultaat;

• -

  Leidinggevenden en medewerkers resultaatafspraken maken die worden besproken, vastgelegd en gevolgd in een cyclus van gesprekken.

N.B. Binnen de ODR bestaat de HR-gesprekscyclus uit 2 jaarlijkse gesprekken: voortgangs- en eindejaarsgesprek.

• -

  De medewerker resultaatgericht werkt vanuit vertrouwen van de leidinggevende;

• -

  De leidinggevende de medewerker coacht en faciliteert bij het behalen van de afgesproken resultaten.

Het nieuwe werken vraagt een cultuurverandering van alle betrokkenen. Hier hoort permanente scholing en coaching bij.

Huidige situatie

Onder de noemer HNW is tot op heden het volgende opgeleverd:

• -

  Strategische (algemene) notitie over HNW (bijlage 1);

• -

  Aangepast gebouw;

• -

  Systemen en applicaties om locatie onafhankelijk te werken.

• -

  Gouden huisregels.

In de strategische notitie wordt voor de ontwikkeling en implementatie van HNW de volgende onderverdeling gebruikt:

• -

  Huisvesting: inrichting kantoor;

• -

  Techniek of technologische ondersteuning;

• -

  Gedrag: verantwoordelijkheid bij de medewerker, verandering in aansturing, balans werk – privé en sturen op resultaat.

Binnen de ODR is een goede eerste stap in de richting van HNW gezet. Er is gericht geïnvesteerd op de onderdelen huisvesting en techniek, met daarbij de hierboven genoemde resultaten. Ook het onderdeel gedrag heeft (als onderdeel van cultuurvorming) aandacht gehad, maar verdient een verdiepingsslag. De focus ligt dan ook op het soort gedrag dat van medewerkers en leidinggevenden binnen de organisatie wordt verwacht in lijn met HNW en de afspraken die we op basis daarvan met elkaar maken (en waar we elkaar op aanspreken).

Wat betreft cultuurvorming is belangrijk het volgende te benoemen: De ODR heeft gekozen om geen apart traject op te starten om de ontwikkeling van de organisatiecultuur te bevorderen. Dit gebeurt namelijk a.d.h.v. relevante (HR-) onderwerpen die zich lenen voor cultuurontwikkeling. Daarbij ligt de focus op de ontwikkeling van houding en gedrag:

• -

  i.r.t. het betreffende thema of onderwerp;

• -

  in lijn met de kerncompetenties:

  • o

    resultaatgerichtheid;

  • o

    klantgericht werken;

  • o

    flexibiliteit.

Uitgangspunten

De vraag die beantwoord moet worden is ‘Wat is HNW voor de ODR?’ Een eerste inventarisatie (op hoofdlijnen) levert het volgende op:

• A.

  Flexibele werktijden; regeling werktijden (standaard en bijzonder);

• B.

  Middelen om locatie onafhankelijk te werken; laptop, telefoon en token;

• C.

  Een gebouw met verschillende soorten kantoorruimtes op basis waarvan activiteitgericht gewerkt kan worden;

• D.

  Resultaatgericht werken:

  • -

    Risicomodule; voorbereiding en implementatie werkprogramma’s voor klanten en in het verlengde daarvan werkvoorraad voor een specifieke afdeling c.q. team;

  • -

    Eén gemeenschappelijk systeem: S4O;

  • -

    Urenverantwoording; Timetell;

  • -

    Resultaatafspraken, meten van de output en het gesprek daarover.

• E.

  Meer regie en verantwoordelijkheid bij de individuele medewerker:

  • -

    Er is een start gemaakt met HR-gesprekscyclus (light). Iedere medewerker heeft een voortgangsgesprek gehad, waarbij expliciet gevraagd is om een goede voorbereiding en verslaglegging door de medewerker zelf;

  • -

    Er is een start gemaakt met het gebruik van de e-portfolio’s waarin de medewerker zelf informatie verzamelt die bijdraagt aan de eigen ontwikkeling, een ontwikkelplan maakt en daarover in gesprek gaat met de leidinggevende.

• F.

  Investeren in opleiding en ontwikkeling van medewerkers;

• G.

  Projectmatig werken; voorbereiding en implementatie van kaders, middelen en training.

N.B. Onderwerpen die gerelateerd zijn aan HNW voor de ODR zijn breder dan de geijkte onderwerpen flexibele werktijden, locatie onafhankelijk werken en een HNW-proof gebouw. Het gaat om onderwerpen die typerend zijn in of voor de manier van werken van de ODR.

Als we bovenstaande onderwerpen puntsgewijs aflopen en daar uitgangspunten en gewenst gedrag aan koppelen, ziet dat er in onze ogen als volgt uit:

A.Flexibele werktijden

Binnen de ODR zijn er 2 werktijdenregelingen: standaard en bijzonder. Deze regelingen bepalen de kaders waarbinnen het mogelijk is om flexibel te werken. In de basis is het grootste verschil dat bij de standaardregeling sprake is van een dagvenster en bij de bijzondere regeling medewerkers een vast werkrooster hebben.

Van medewerkers wordt verwacht dat ze handelen in lijn met de afspraken in de voor hen geldende werktijdenregeling. Een belangrijk onderwerp is in dat kader bijvoorbeeld de (telefonische) bereikbaarheid. Hierover is afgesproken dat je op (eigen) werkdagen (telefonisch) in de regel bereikbaar bent tijdens de kantoortijden van het ODR-gebouw. Dit is van 9.00 tot 17.00 uur.

HNW en het feit dat daarbij sprake is van flexibele werktijden vraagt meer investering van iedereen om tot collegiaal contact te komen. Daarbij moet je denken aan:

• -

  (inhoudelijke) afstemming;

• -

  Binding en teamgevoel;

• -

  ‘koffie praatje’.

Je hebt daar zelf invloed op. D.w.z. of je daadwerkelijk collegiaal contact opzoekt en de manier waarop je dat doet. De essentie is dat hiervoor een groot beroep gedaan wordt op je eigen initiatief. Het is een kwestie van doen en soms zelf de eerste stap zetten. Het levert je namelijk iets op (zie bovengenoemde voorbeelden) en het draagt daarmee bij aan verbinding met collega’s, kwalitatief goede producten en/ of dienstverlening en daarnaast een prettige werkomgeving.

N.a.v. het bovenstaande is ook het volgende van belang:

• -

  om collega’s aan te spreken of te bevragen als je merkt dat zij zelf geen of moeilijk collegiaal contact opzoeken;

• -

  om minder contact te leggen via mail en meer telefonisch en/ of face-to-face;

• -

  om, indien toch sprake is van mail, dan duidelijk te zijn in wat je van de ander verwacht en binnen welke termijn.

• B.

  Middelen om locatie onafhankelijk te werken

Om locatie onafhankelijk te kunnen werken wordt door de werkgever een aantal middelen aangeboden: laptop, token en mobiele telefoon als basisuitrusting voor iedere medewerker. Van medewerkers wordt verwacht dat zij hier op een correcte manier gebruik van maken c.q. mee omgaan. Het zijn immers geleende spullen!

Daarnaast is o.a. het volgende geregeld ter ondersteuning van de medewerker:

• -

  Beschikbare gebruiksaanwijzingen;

• -

  ICT-helpdesk;

• -

  Telefoonhelpdesk.

Locatie onafhankelijk werken uit zich bij de meeste medewerkers in thuiswerken. In dat kader is belangrijk je te realiseren dat thuiswerken geen recht is, maar een geboden mogelijkheid. Daarom is het volgende van belang:

• -

  Een thuiswerkdag wordt afgestemd binnen het team. Op deze manier is het mogelijk om te zorgen voor een adequate bezetting. Dit betekent dat medewerkers flexibel moeten zijn met hun thuiswerkdag. Er moet op thuiswerkdagen bereidheid zijn om voor overleg naar het ODR-kantoor te komen.

• -

  Voor medewerkers geldt als richtlijn dat ze in principe minimaal 2 dagen per week (een substantieel deel van de dag) werkzaam zijn op het ODR-kantoor.

Op het bovenstaande is een aantal uitzonderingen:

• -

  Van medewerkers Toezicht/ Handhaving wordt verwacht dat zij minimaal 1 dag (of een substantieel deel daarvan) per week op het ODR-kantoor aanwezig zijn;

• -

  Er is ook een aantal functiegroepen waarvan een minimale aanwezigheid van meer dan 2 dagen gewenst c.q. noodzakelijk is. Dit betreft de volgende medewerkers:

  • o

    Leidinggevenden;

  • o

    Coördinatoren;

  • o

    Medewerkers met front-officetaken

  • o

    Medewerkers met balie-, telefoon- en receptietaken;

N.B.

Front-office taken worden over het algemeen uitgevoerd bij één van onze partners. Dit betekent dat aanwezigheid daar is vereist. Daarnaast wordt van deze collega’s gevraagd minimaal 1 dag (of een substantieel deel daarvan) op het ODR-kantoor aanwezig te zijn.

• -

  Thuis of op een andere locatie ben je net zo productief als op het ODR-kantoor;

• -

  Thuis of op locatie werken vraagt om een werkomgeving waar geconcentreerd en onder arbotechnisch verantwoorde omstandigheden werkzaamheden verricht kunnen worden. N.a.v. het laatste wordt medewerkers het volgende aangeboden:

  • o

    Een onderzoek naar de thuiswerkplek met als resultaat een adviesrapport waarin staat wat nodig is om thuis onder arbotechnische omstandigheden te werken;

  • o

    Eén keer per jaar centrale inkoop van werkplekvoorzieningen.

N.B. Het is aan de medewerker zelf of hij of zij gebruik wil maken van bovengenoemd onderzoek. Indien dit het geval is, dan wordt verwacht dat de medewerker zich committeert aan het adviesrapport. Dit betekent dat de adviezen ook daadwerkelijk door hem of haar opgevolgd worden.

• -

  Het is niet toegestaan om structurele zorgtaken te combineren met thuiswerken. Het is echter wel mogelijk om met de eigen leidinggevende tijdelijk werkafspraken te maken als werk en de zorg voor privé in disbalans zijn;

• -

  Je bent (in principe) aanwezig bij een team- of afdelingsoverleg. Het advies is om dit soort overleggen te plannen op een vaste weekdag waarop sprake is van de grootste bezetting. Dit is over het algemeen een maandag, dinsdag of donderdag.

Daarnaast is er begrip dat deeltijders niet altijd aanwezig kunnen zijn bij overleggen die op hun vrije dag gepland staan;

• -

  Bij het plannen van bovengenoemde overleggen wordt (in principe) geen rekening gehouden met thuiswerkdagen van medewerkers;

• -

  Iedereen doet aan agendabeheer. Dit betekent dat je je eigen agenda up to date houdt, zodat inzichtelijk is, of je aan het werk bent en zoja, wanneer je waar bent. Daarnaast stel je je agenda open voor alle ODR-collega’s, zodat gemakkelijk terug te vinden is wanneer je beschikbaar bent voor bijvoorbeeld overleg of anderszins;

• -

  Door HNW, flexibele werktijden en locatie onafhankelijk werken is de kans aanwezig dat de balans tussen werk en privé vervaagt. Daarom is het essentieel om op tijd in gesprek te gaan met de eigen leidinggevende als privé het werk (onevenredig veel) beïnvloedt of vice versa.

N.B.

1.Een overweging bij het kiezen van de werklocatie is de volgende:

Net als je de soort werkplek binnen het ODR-kantoor en de aard van je werkzaamheden op elkaar afstemt (zie verder onder C. ODR-kantoor), moet je dat ook doen bij thuiswerken. Lenen de werkzaamheden die je gepland hebt zich voor thuis of op afstand te werken. Of, is het toch slimmer om op het ODR-kantoor te zijn, omdat het specifieke werk om afstemming of andersoortig overleg vragen, waarbij persoonlijk contact belangrijk is.

• 2.

  Doordat je regelmatig buiten de deur zit of thuiswerkt ben je niet aanwezig in het ODR-kantoor. In dat kader is het goed je af te vragen of je voldoende bereikbaar, beschikbaar en zichtbaar bent voor anderen, waardoor je (mede) in staat bent om te komen tot verbinding met collega’s, kwalitatief goede producten en dienstverlening.

• C.

  ODR-kantoor

Het ODR-kantoor is de centrale ruimte die de werkgever aanbiedt om te kunnen werken. Het pand heeft een zakelijke en functionele uitstraling en huisvest 75 flexibele werkplekken (lees: regulier en concentratie) en 40 zogenaamde aanlandplekken. De werkplekken voldoen aan de ARBO-wetgeving. Binnen het ODR-kantoor is het mogelijk om activiteit georiënteerd te werken en daarmee voor de aard van het werk een passende werkplek te kiezen.

Om op een juiste manier gebruik te maken van de werkplek(ken) is het volgende belangrijk:

• -

  Er is sprake van flexplekken. Dit betekent dat geen vaste werkplek gedurende de dag of week geclaimd kan worden. Kortweg gezegd, je gaat dus zitten waar plek is en zorgt daarnaast voor een ‘clean desk’ aan het eind van de werkdag. Dit betekent geen (persoonlijke) spullen op het bureau laten staan;

• -

  Kies de werkplek die past bij de werkzaamheden die je gaat verrichten;

• -

  Gebruik de werkruimtes waarvoor ze bedoeld zijn. Concentratieplekken zijn bedoeld om in rust te kunnen werken. Voor overleg en vergaderingen kun je gebruik maken van de aanlandplekken en vergaderruimtes. Voor andere werkzaamheden kun je de andere werkruimtes gebruiken;

• -

  Je moet je werkplek bij de start op maat maken. Dit betekent het bureau en het beeldscherm op de juiste hoogte zetten en de stoel op de goede manier instellen. Hiervoor is een handleiding beschikbaar.

Kortom: Ook voor de verschillende soorten werkplekken in het ODR-kantoor wordt van medewerkers verwacht dat zij hier op een correcte manier gebruik van maken c.q. mee omgaan.

D.Resultaatgericht werken

Met medewerkers gemaakte resultaatafspraken, de geleverde resultaten en het gesprek daarover en de beoordeling daarop staan centraal binnen de ODR. Dit gaat over:

• -

  je eigen ‘productiecijfers’. Dit heeft in verschillende functies een andere uitingsvorm;

• -

  de manier waarop de ‘productiecijfers’ tot stand zijn gekomen en het gedrag dat een medewerker daarvoor laat zien in de praktijk.

De ODR heeft een aantal instrumenten die resultaatgericht werken ondersteunen en die leidinggevenden gebruiken om in de praktijk daadwerkelijk te kunnen sturen op resultaat. Dit betreft:

-Risicomodule

De risicomodule geeft per deelnemer een inschatting van alle producten en de hoeveelheid tijd die daarmee gemoeid is. Op basis daarvan vindt overleg plaats met de deelnemer over het aantal vergunningen, controles en adviesaanvragen die per jaar gedaan (kunnen) worden.

N.a.v. het bovenstaande is het essentieel dat:

• -

  Medewerkers weten wat de risicomodule inhoudt: in z’n algemeenheid, maar m.n. voor het gedeelte waarvoor/ -in zij zelf werkzaam zijn. Dit betekent dat dit onderwerp periodiek op de afdelings- of teamagenda staat en dat de afdelingsmanager of coördinator een belangrijke rol vervult in het medewerkers deelgenoot maken van bijbehorende materie;

• -

  Medewerkers individuele werkplannen hebben die gebaseerd zijn op de werkprogramma’s en inzicht geven in de concrete resultaten (en bijbehorende werkafspraken) die door de betreffende medewerker geboekt moeten worden in een bepaalde periode.

• -

  Eén gemeenschappelijk systeem

In S4O staat voor iedere individuele medewerker zijn of haar werkvoorraad; nieuwe aanvragen, de status van lopende activiteiten en wat daarvoor moet gebeuren. Daarnaast is het mogelijk om resultaat- of productie informatie voor rapportages en HR-gesprekken uit S4O te halen.

Het bovenstaande vraagt om het volgende:

• -

  Iedere medewerker in het primaire proces werkt via S4O en niet buiten het systeem om;

• -

  Ter ondersteuning van het gebruik van S4O is de medewerker aangewezen op:

• -

  bestaande handleiding(en) (voor achtergrondinformatie);

• -

  superusers (als klankbord en hulp bij eerste problemen);

• -

  helpdesk (voor specialistische hulp, bespreken en doorvoeren van verbetervoorstellen).

• -

  Timetell

In Timetell geeft iedere individuele medewerker aan hoeveel tijd hij of zij in werkelijkheid kwijt is geweest met de (van te voren) geplande werkzaamheden. De gegevens uit Timetell worden vergeleken. Hieruit kan bepaald worden of de planning goed is geweest. Hierover moet namelijk verantwoording afgelegd worden richting de deelnemers, oftewel de opdrachtgevers. Daarnaast wordt deze informatie gebruikt voor HR-gesprekken.

Om uit Timetell waardevolle informatie te halen is het volgende van belang:

• -

  Iedereen gebruikt Timetell voor de eigen urenregistratie en houdt dit wekelijks bij;

• -

  Ter ondersteuning van het gebruik van Timetell is voor de medewerker het volgende beschikbaar:

• -

  bestaande handleiding c.q. gebruikersinstructie (voor achtergrondinformatie);

• -

  het P&O cluster (voor hulp bij problemen met het systeem of invullen (of correctie) van uren of aanvragen van verlof).

• E.

  Meer regie en verantwoordelijkheid bij individuele medewerker

Een belangrijk uitgangspunt in het HR-beleid voor de Gelders Omgevingsdiensten is ‘projectleider van je eigen loopbaan’ zijn. Dit betekent dat je zelf verantwoordelijk bent voor je professionele inzetbaarheid door;

• -

  vakkennis op peil te houden;

• -

  organisatie- en functiegerelateerde competenties te ontwikkelen;

• -

  nadenken over, bespreken van en realiseren van een volgende stap in je loopbaan;

Het bovenstaande vraagt om medewerkers die zelf nadenken over hun professionele inzetbaarheid en hiervoor voorstellen doen en het gesprek aangaan met hun leidinggevende om concrete stappen daarin te zetten d.m.v. opleiding, coaching of andere ontwikkelactiviteiten.

F.Investeren in opleiding en ontwikkeling van medewerkers

De ODR vindt het belangrijk om te investeren in ontwikkeling van mensen. Dit draagt bij aan kwalitatief goede producten en dienstverlening. Daarom wordt ieder jaar 2% van de loonsom gereserveerd en zorgvuldig verdeeld voor dit doeleinde. Hiervoor wordt jaarlijks een opleidingsplan gemaakt, waarin belangrijke centrale opleidingsthema’s staan benoemd en daarnaast wordt decentraal budget gereserveerd voor individuele (vaak meer inhoudelijke) scholing.

Ook hier geldt dat van medewerkers een proactieve houding wordt verwacht in de vorm van zelf nadenken over relevante scholing, dit bespreekbaar maken en aanvragen bij de leidinggevende.

G.PMW

Onderdeel van het werk van de ODR is het oppakken van projecten en integraal werken. Het is in dat kader belangrijk om op een structurele manier projecten te organiseren en organisatorisch te borgen. In dat kader is Projectmatig werken (PMW) ontwikkeld en geïmplementeerd binnen de ODR.

Om projectmatig te kunnen werken is van belang dat de informatie in het beleidskader PMW en de sjablonen met bijbehorend handboek leidend zijn bij de uitvoering van (light) projecten binnen de ODR. In de praktijk betekent dit (op hoofdlijnen) dat:

• -

  de projectleider gebruik maakt van de PMW-formulieren van de ODR en deze op een juiste manier invult;

• -

  de projectleider zorgt voor een adequate terugkoppeling en afstemming met de opdrachtgever;

• -

  de projectleider actief gebruik maakt van de (interne) projectcoaches voor klankbord en begeleiding;

• -

  de projectleider zorgt voor de voortgang en begeleiding van het project;

• -

  projectmedewerkers actief deelnemen aan projectgroepbijeenkomsten en (toebedeelde) uitzoek- of uitwerkacties oppakken;

• -

  het MT zorgt voor centrale sturing of regie op het totaal aan projecten dat binnen of vanuit de ODR loopt.

Overig

Leidinggevenden en coördinatoren hebben ieder op hun eigen manier een belangrijke rol in de sturing van medewerkers. In dat kader is het in z’n algemeenheid van belang dat zij gedrag bespreekbaar maken. In deze specifieke situatie gaat het om gedrag dat niet in lijn ligt met de richtinggevende kaders of uitspraken uit deze notitie en de nieuwe gouden huisregels.

Daarnaast is het wenselijk dat ook collega’s elkaar hier onderling op aanspreken.

Vervolgstap

De onderwerpen A.t/m G. dragen allen op hun eigen manier bij aan het ODR-werken, oftewel de manier waarop HNW vormgegeven is binnen de ODR.

Naar aanleiding daarvan is het volgende verder opgepakt:

• -

  aanpassen c.q. uitbreiden van de gouden huisregels (o.b.v. de notitie ‘Het ODR-werken’), zodat sprake is van praktische werkafspraken voor alle collega’s van de ODR die een relatie hebben met HNW. De nieuwe gouden huisregels zijn terug te vinden in bijlage 2 behorend bij deze notitie;

• -

  ontwikkelen van een plan van aanpak met (praktische) ondersteunende activiteiten op het terrein van HNW. Deze zijn voor medewerkers bedoeld als reminder en/ of ondersteuning bij het laten zien van gedrag dat in lijn ligt met de uitgangspunten in deze notitie en de nieuwe gouden huisregels. Zie hiervoor bijlage 3.

Werkgroep HNW

Martine ter Voert (trekker)

Lisette Baggermans

Stephan van Gennep

Ünsal Ince

Elise Timmerman (OR)

Bijlage 1: Strategische notitie HNW

(vastgesteld maart 2013)

Strategische notitie Het Nieuwe Werken binnen de ODR

1. Inleiding

In het bedrijfsplan en het organisatie- en formatieplan is beschreven dat het de bedoeling is om in de komende jaren te groeien naar een volledige toepassing van de principes van Het Nieuwe Werken (HNW) binnen de ODR. Wat houden die principes nu precies in? In deze notitie wordt ingegaan op de definitie en doelstelling van HNW, de randvoorwaarden, de principes en de voor- en nadelen. Tot slot wordt stil gestaan bij het vervolg en de communicatie.

2. Definitie en doelstelling

Het Nieuwe Werken is een pakket aan principes en richtlijnen voor een veranderstrategie met als doel om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken voor zowel de organisatie als de medewerker. Het gaat daarbij vooral om een verandering van cultuur en mentaliteit, waarbij de nieuwste technologie helpt om de verbinding tussen mensen te leveren. De medewerker wordt, binnen bepaalde grenzen, de ruimte en vrijheid gegeven te bepalen: hoe, waar, wanneer, waarmee en met wie hij of zij werkt.

Daarbij wordt vaak de volgende indeling gehanteerd:

• Bricks

• -

  inrichting kantoor / processen

• -

  mobiliteit, werken onafhankelijk van tijd en plaats

• Bytes

-technologische ondersteuning

• Behaviour

• -

  verantwoordelijkheid bij de medewerker

• -

  verandering in aansturing

• -

  balans werk – privé

• -

  sturen op resultaat

3. Randvoorwaarden

HNW stelt ook eisen aan de omgeving waarbinnen gewerkt wordt. Randvoorwaarden voor HNW zijn dan ook:

• -

  Tijd- en plaatsongebonden kunnen werken.

• -

  Goede bereikbaarheid voor klanten en collega’s.

• -

  Beschikbaarheid van informatie voor medewerkers en klanten.

• -

  Beschikbaarheid van medewerkers.

• -

  Digitaal competente medewerkers en leidinggevenden.

• -

  Plan- en projectmatig kunnen werken.

4. Principes

De beweging van HNW is dus veel breder dan flexplekken alleen. Er zijn ook allerlei principes en gedragsregelsaan verbonden. Daarbij gaat het om de volgende:

• 1.

  Zelf bepalen hoe, waar, wanneer, met wie men werkt aan concrete resultaten

• 2.

  Niet de functie maar talent bepaalt iemands waarde

• 3.

  Iedereen is zelf verantwoordelijk voor de eigen ontwikkeling

• 4.

  Variëteit en maatwerk zijn de nieuwe standaard

• 5.

  Thema’s en taken zijn leidend, niet de grenzen van organisaties

• 6.

  Transparantie tenzij (stimuleren openheid)

• 7.

  Inspireren en sturen met behulp van collectieve ambities (output)

• 8.

  Digitale kennis & vaardigheden maken onderdeel uit van het vak van ambtenaar

• 9.

  Werkplekken zijn activiteitsgerelateerd en ICT-ondersteuning staat altijd in dienst van de medewerker

5. Voor- en nadelen

HNW is niet alleen meer een theoretisch concept. In veel organisaties wordt er al mee gewerkt en

geëxperimenteerd. Grofweg kunnen de volgende voor- en nadelen worden genoemd:

Voordelen

• -

  Werkplezier en bevlogenheid: werknemers ervaren meer verantwoordelijkheid, vrijheid en vertrouwen. Zij voelen zich betrokken, en hun werkplezier en bevlogenheid nemen toe.

• -

  Meer flexibiliteit: zorgtaken kunnen gemakkelijker met werktaken gecombineerde worden. Medewerkers hebben de mogelijkheid om de werk-privébalans wat meer in evenwicht te brengen.

• -

  Toename productiviteit: mensen werken op de plaats en tijd waar zij zich het beste voelen. Zo werken ze efficiënter en zijn ze productiever.

• -

  Kostenbesparing: onder meer op kantoorruimte: op lange termijn vermindert verloop, verzuim, reiskosten en facilitaire kosten.

• -

  Goed werkgeverschap: werknemers krijgen vertrouwen en regelruimte, waardoor ze zich meer verbonden voelen met de organisatie. Tegelijkertijd is de organisatie aantrekkelijk voor nieuwe mensen op de arbeidsmarkt.

Nadelen:

• -

  Door vermenging van privé en werktijden, komen gezin en sociale activiteiten vaker in de knel (met gevaar op burnout).

• -

  Virtuele teams functioneren minder. Slechts 7% van de communicatie tussen mensen wordt bepaald door gesproken tekst, de rest door lichaamstaal en/of gezichtsuitdrukking.

• -

  Creatieve processen moet je bewuster organiseren omdat ze niet spontaan meer bij de koffieautomaat ontstaan.

• -

  Teveel vrijheid in de taakuitvoering en minder resultaatfeedback maakt dat medewerker minder snel leert.

• -

  Organisatiedoelen zijn niet altijd helder en soms ook tegenstrijdig. Dit bemoeilijkt het sturen op output.

• -

  Hoe borg je dat je een veilige en gezonde werkomgeving voor je personeel kan creëren?

• -

  Hoe gezellig is het om veel alleen te werken, steeds een flexplek te hebben en dat contact met collega’s beperkt is? Het missen van collega’s is voor 63% reden om niet thuis te werken.

6. Vervolg en communicatie

Wat betreft het communicatiemiddel zijn er meerdere mogelijkheden. Naast communicatie via nieuwsbrieven en intranet is het van belang dat er een ‘warme’ landing ontstaat bij de medewerkers, anders blijft HNW heel lang een afstandelijk begrip. Om die reden wordt voorgesteld om door middel van meedenksessies met medewerkers dit onderwerp aan de orde te stellen. Vervolgens is het goed om te komen tot een concreet actieplan voor de implementatie van HNW binnen de ODR. Op teamniveau is het goed om de discussie te voeren over de impact ervan op het onderlinge samenspel.

Bijlage 2: Gouden huisregels voor ‘Het ODR-werken’

-Ben je voldoende bereikbaar, beschikbaar en zichtbaar? -

In de notitie ‘Het ODR-werken’ staan een aantal onderwerpen centraal, namelijk:

• -

  Flexibele werktijden;

• -

  Middelen om locatieonafhankelijk te werken;

• -

  ODR-kantoor;

• -

  Resultaatgericht werken;

• -

  Meer regie en verantwoordelijkheid bij de individuele medewerker;

• -

  Investeren in opleiding en ontwikkeling van medewerkers;

• -

  Projectmatig werken.

Per onderwerp is onderstaand een set huisregels terug te vinden.

• A.

  Flexibele werktijden

• -

  De kantoortijden van het ODR-gebouw zijn van 9.00 tot 17.00 uur. Je bent in deze tijdsperiode in de regel (telefonisch) bereikbaar op eigen werkdagen;

• -

  Je agenda is ingevuld en is openbaar, zodat jouw beschikbaarheid inzichtelijk is voor iedereen;

• -

  Maak tijd en investeer in persoonlijk contact met collega’s voor:

  • o

    (Inhoudelijke) afstemming;

  • o

    Binding en teamgevoel;

  • o

    Koffie- of lunchpraatje.

• -

  Spreek elkaar aan of bevraag elkaar.

• B.

  Middelen om locatieonafhankelijk te werken

• -

  Stem de locatie waar je werkt af op de werkzaamheden die gepland staan: thuis, een andere locatie op afstand of het ODR-gebouw;

• -

  Ga zorgvuldig om met de middelen om locatieonafhankelijk te kunnen werken; laptop, token en mobiele telefoon;

• -

  Thuis of op locatie werken is een geboden mogelijkheid en geen recht. Je kunt er gebruik van maken;

• -

  Als je thuis of op locatie werkt, zorg er dan zelf voor dat je geconcentreerd en onder arbotechnisch verantwoorde omstandigheden je werk kunt verrichten;

• -

  Je beslist zelf of je gebruik maakt van de arbofaciliteiten: thuiswerkplekonderzoek en centrale inkoop werkplekvoorzieningen;

• -

  Het is niet toegestaan om structurele zorgtaken te combineren met thuiswerken. Oftewel, je bent niet tegelijkertijd thuis aan het werk en verantwoordelijk voor de zorg van anderen;

• -

  Stem je thuiswerkdag af binnen je team en maak in het verlengde daarvan een (principe)afspraak met je coördinator en/ of afdelingshoofd;

• -

  Je bent bereid om op thuiswerkdagen naar kantoor te komen voor overleg;

• -

  Je komt tegemoet aan de richtlijn om 2 dagen (of een substantieel deel daarvan) per week werkzaam te zijn op het ODR-kantoor. M.u.v. in de notitie ‘Het ODR-werken’ genoemde functiegroepen;

• -

  Je bent (in principe) aanwezig bij team- en afdelingsoverleggen;

• C.

  ODR-kantoor

• -

  Kies de werkplek op basis van de werkzaamheden die je gaat verrichten en gebruik deze waarvoor ze bedoeld is;

• -

  We hebben flexplekken. Dit betekent dat niemand een vaste werkplek heeft;

• -

  Maak de flexplek leeg wanneer je verwacht dat je langer dan 1 uur in overleg bent;

• -

  Gebruik de concentratiewerkplek waar deze voor bedoeld is;

• -

  Eten en drinken op de werkplek mag, maar laat deze schoon achter;

• -

  Ruim je bureau op aan het eind van de werkdag. Dus, altijd clean desk;

• -

  Hou rekening met elkaar op de werkplek.

• D.

  Resultaatgericht werken

• -

  Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van de inhoud van de werkprogramma’s die voor jou of jouw team van belang zijn;

• -

  Je werkt via S4O en niet buiten het systeem om;

• -

  Voor ondersteuning van S4O, maak je gebruik van:

  • o

    bestaande handleiding(en) (voor achtergrondinformatie);

  • o

    superusers (als klankbord en hulp bij eerste problemen);

  • o

    helpdesk (voor specialistische hulp, bespreken en doorvoeren van verbetervoorstellen).

• -

  Je houdt je eigen urenregistratie(minimaal) wekelijks bij;

• -

  Je bereidt je goed voor op gesprekken waarin jouw productie en resultaten besproken worden.

• E.

  Meer regie en verantwoordelijkheid bij individuele medewerker

• F.

  Investeren in opleiding en ontwikkeling van medewerkers

Voor zowel E. en F. geldt de volgende huisregel:

• -

  Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen professionele inzetbaarheid en denkt zelf na over scholing voor de uitoefening van je functie of ontwikkeling van je loopbaan;

• -

  Ga in gesprek met je leidinggevende en doe voorstellen om jezelf te ontwikkelen.

• G.

  Projectmatig werken

• -

  Als projectleider of –medewerker gebruik je de informatie in het beleidskader PMW en de sjablonen met het bijbehorende handboek als leidraad;

• -

  Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen rol binnen het project.

Overig

• -

  Je maakt (eerst) zelf gedrag dat niet in lijn ligt met het ODR-werken (lees: de kaders in de notitie en gouden huisregels) bespreekbaar met collega’s;

• -

  Indien noodzakelijk maakt het afdelingshoofd of de coördinator gedrag dat niet in lijn ligt met het ODR-werken bespreekbaar in gesprekken; bila’s of formele HR-gesprekken.

Bijlage 3: Plan van aanpak ‘Ondersteunende acties ODR-werken’

In een gezamenlijke sessie met de project- en klankbordgroep HNW heeft het gesprek plaatsgevonden over:

• -

  Notitie ‘Het ODR-werken’;

• -

  Nieuwe Gouden huisregels.

Dit heeft gezorgd voor draagvlak en inhoudelijke aanscherping van bovengenoemde beleidsdocumenten.

Daarnaast heeft de klankbordgroep actief meegedacht in het ‘plan van aanpak ondersteunende acties ODR-werken’. Deze acties zijn bedoeld als reminder/ ondersteuning voor collega’s bij het laten zien van gedrag dat strookt met het ODR-werken (lees: de kaders in de notitie ‘Het ODR-werken’ en de nieuwe Gouden huisregels). Het ODR-werken moet namelijk in de lijn gebeuren; door medewerkers met ondersteuning van leidinggevenden en staf.

Hiervoor is een brainstorm gehouden en dit heeft een groot aantal ideeën opgeleverd. Deze zijn in onderstaand overzicht verder uitgewerkt. Na de bespreking (lees:besluitvorming) ervan in het MT kan overgegaan worden tot daadwerkelijke uitvoering.

Wat?Wat voor nodig? Wie aan zet? Wanneer? Prioritering*?

*De prioritering loopt van 1 t/m 3, waarvan 1 de hoogste prioriteit is en 3 het laagst.