Beleidsnotitie Contractbeheer en Contractmanagement

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Beleidsnotitie Contractbeheer en Contractmanagement ODR 2016

Inleiding

Bij een organisatie bestaan er altijd tal van overeenkomsten, zo ook bij de ODR.

Je kunt te maken hebben met de huur van een pand, arbeidscontracten met eigen personeel maar ook de inhuur van personeel.

Daarnaast zijn er natuurlijk ook leveranciers van goederen waarmee afspraken zijn gemaakt, gastheercontracten, ICT-contracten alsmede licenties en verschillende verzekeringen.

Uitbesteding op talrijke gebieden neemt daarnaast een grote vlucht. Steeds vaker wordt gekozen om met leveranciers zakelijke afspraken te maken over de te leveren producten en diensten. Dit alles leidt in veel gevallen tot een forse toename van het aantal, verscheidenheid en complexiteit van leveranciersrelaties en contracten.

Als de inkt van het contract is opgedroogd, gaat iedereen weer over tot de orde van de dag.

Het niet zorgvuldig overdragen van informatie en de daarin opgenomen voorwaarden en Service Level Agreements (SLA’s), en het niet inzichtelijk beheren van de informatie, kan leiden tot discontinuïteit, voorwaardelijke en commerciële risico’s binnen de organisatie.

De mogelijkheden tot verbetering zijn te vinden in de volgende aspecten:

• -

  Het creëren van centraal inzicht in lopende contracten;

• -

  Zorgdragen voor een centrale plaats voor opslag;

• -

  Archiveren van oude/verouderde contracten in de organisatie;

• -

  Informatie uit vigerende contracten benutten;

• -

  Contracten tijdig verlengen/beëindigen;

• -

  Inzicht in strategische en risicovolle contracten;

• -

  Duidelijkheid over welke contracten belangrijk zijn in het primaire proces of welke contracten een significante invloed hebben op klanten/burgers.

Het is dan ook belangrijk om afspraken goed te borgen en de naleving te bewaken gedurende de looptijd van een contract. Het borgen van contractmanagement en contractbeheer is daarom onmisbaar!

Het slagen van contractbeheer en contractmanagement zit voorts in het feit dat er draagvlak in de gehele organisatie bestaat. Het enkel aanwijzen van contractbeheerders heeft geen zin, omdat het een proces is wat de gehele organisatie raakt.

De noodzaak voor deze notitie is tot slot mede bepaald door het Concernplan ODR 2016-2018 waarin is opgenomen dat Contractbeheer en contractmanagement verder wordt ontwikkeld en onderhouden.

1. Begrippen

Allereerst kunnen de belangrijkste begrippen als volgt gedefinieerd worden:

• a.

  Budgethouder: De functionaris die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het budget op programma- en kostenplaatsniveau, zoals is opgenomen in de Budgethoudersregeling ODR 2014 of iedere opvolger daarvan;

• b.

  Contract / overeenkomst: Juridisch ondertekend document tussen twee of meer partijen waaraan rechten en verplichtingen verbonden zijn;

• c.

  Contractbeheer: Contractbeheer is het administratieve proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces;

• d.

  Contractbeheerder: verantwoordelijk voor het registreren en beheren van (data uit) contracten en het bewaken en signaleren van expiratiedata van contracten;

• e.

  Contractdossier: Hierin wordt de totstandkoming van een contract vastgelegd, zoals een aanbestedingsstrategie, offerteaanvraag, ontvangen offertes, offerte beoordelingen, afwijs- en gunningsbrieven en het gesloten contract, maar ook een intentieovereenkomst, en addendum of bijlagen op een overeenkomst etc.;

• f.

  Contracteigenaar: Degene die eindverantwoordelijk is voor het contract, die verantwoordelijk is voor het resultaat van de uitvoering van het contract, omdat hij verantwoordelijk is voor het bedrijfsproces waar het contract aan gekoppeld is;

• g.

  Contractmanagement: Het proces waarbij getekende contracten - en wijzigingen hierop - worden bewaakt, teneinde volledige benutting van contracten en naleving van afspraken goed te borgen en managementrapportages te genereren;

• h.

  Contractmanagementsysteem: een systeem waarin een contract gemanaged kan worden door het systematisch opslaan van de belangrijkste informatie om te beoordelen op welke wijze de contractdoelstelling(en) zijn bereikt;

• i.

  Contractmanager: monitort de werking van contracten, legt dit vast in rapportages (contractbeoordelingen) en stelt waar nodig contracten bij.

2. Doelstellingen en resultaten

2.1 Doel

De volgende doelen voor contractbeheer en contractmanagement zijn te benoemen:

- Informatie over contracten;

• -

  Het geven van inzicht in eventuele lopende (raam)contracten waar men gebruik van kan, soms moet maken;

• -

  Signalering van looptijden, garantietermijnen en prijsherzieningen;

• -

  Inzicht in aantal en soorten gecontracteerde leveranciers bij de diverse afdelingen;

• -

  Managen en bijsturen van contracten/prestaties;

• -

  Verbeteren contact en samenwerking klant-/leverancier;

• -

  Duurzaam waarborgen van kwaliteit, stabiliteit, en continuïteit van de dienstverlening;

• -

  Betere interne en externe communicatie;

• -

  Voorkomen van commerciële of juridische risico’s;

• -

  Kostenbesparingen (efficiënter werken, minder nazorg/herstelwerk, tijdig zicht op meerwerk, contractbesparingen);

2.2 Resultaten

De volgende resultaten moet het beleid contractbeheer en contractmanagement opleveren:

• 1.

  Systeem waarin alle contracten worden geregistreerd en beheerd;

• 2.

  Procesbeschrijving; 3. Geïmplementeerd contractbeheer en contractmanagement;

• 4.

  Verantwoordelijkheden en rollen binnen de organisatie vastgelegd.

3. (Wettelijke) Kaders en raakvlakken

De kaders voor de beleidsnotitie Contractbeheer en contractmanagement zijn:

• -

  De Wet gemeenschappelijke regeling;

• -

  Het Burgerlijk Wetboek;

• -

  De gemeenschappelijke regeling ODR;

• -

  Inkoop- en aanbestedingsbeleid ODR;

• -

  Algemene inkoopvoorwaarden ODR;

• -

  Budgethoudersregeling;

• -

  Mandaatregeling directeur;

• -

  Mandaatregeling afdelingshoofden;

• -

  Gastheercontracten DIV, ICT.

4. Fasen / proces

In het contractbeheer en contractmanagement is een aantal fasen te onderscheiden waarin verschillende partijen, of beter gezegd rollen, taken en verantwoordelijkheden bezitten.

Deze fasen zijn:

• A.

  het initiëren, specificeren en selecteren van een verplichting (intentiefase);

• B.

  het aangaan van een verplichting (contracteren en ondertekenen);

• C.

  het registreren en archiveren van de verplichting;

• D.

  het afnemen/bestellen en beoordelen van de prestatie (rapportages en informatievoorziening);

• E.

  het bewaken van het contract en het betalen van de factuur;

• F.

  de nazorg (claims afhandelen, meer-/minderwerk, acties & planning, wijzigingen, heronderhandelingen/opzegging, Beleid & Strategie/optimalisering)

In de onderstaande figuur wordt de fasen / het proces weergegeven van contractbeheer en contractmanagement:

Figuur 1 a . Fasen contractbeheer en contractmanagement

4. Rollen en functies

4.1 Rollen

Het is voorts van belang dat binnen de ODR duidelijk is wie welke rol heeft binnen contractbeheer en contractmanagement. Deze rol moet bij ieder nieuw aan te gaan contract vooraf duidelijk zijn.

De bijbehorende taken die een rol met zich draagt, moet ook voor een ieder bekend zijn en zo worden uitgevoerd.

Omdat deze rollen nog niet eerder zijn geformaliseerd, is de bedoeling om dat middels onderhavige beleidsnotitie vast te leggen.

De volgende rollen – hierboven al gedefinieerd - met hun bijbehorende taken en verantwoordelijkheden kunnen worden onderscheiden:

Contracteigenaar:

• ·

  Beslissen en accorderen/afsluiten of een wijziging, opzegging, verlenging of een nieuw contract nodig is;

• ·

  Implementeren van een contract.

• ·

  Sturen op afspraken, KPI’s, verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen,

doelstellingen en audits met betrekking tot een contract. Dit alles met ondersteuning van de contractmanager.

·Bewaking van het gecontracteerde (bijv. assortiment en kwaliteit).

Contractmanager:

• ·

  Het verzamelen van alle contracten waar hij de verantwoordelijkheid over draagt, om deze te registeren in het contractbeheersysteem;

• ·

  Het beoordelen van 'make-or-buy' beslissingen. Voor een contract wordt afgesloten moet worden bepaald of het beter is een bepaalde taak zelf uit te voeren of uit te besteden;

• ·

  Het doen van marktonderzoek / benchmarking;

• ·

  Contracteigenaren ondersteunen bij de beoordeling of een wijziging, opzegging, verlenging of een nieuw contract nodig is;

• ·

  Het begeleiden van offertetrajecten (specificeren en selecteren);

• ·

  Het onderhandelen over contracten;

• ·

  Het beoordelen van contracten. Het contract moet bekeken worden op onredelijke bedingen en valkuilen en het elimineren of reduceren van gebreken, hiaten, onduidelijkheden en verschil van interpretatie in de afspraken, verplichtingen, verwachtingen en voorwaarden;

• ·

  Beoordelen of alle voorwaarden aanwezig zijn om het contract te kunnen ondertekenen;

• ·

  Na ondertekening worden de gegevens in het contractbeheersysteem vastgelegd.

• ·

  Het produceren van managementrapportages.

• ·

  Strategisch leveranciersmanagement (het besturen van het contract en beheren van de relatie);

• ·

  Verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van contracten, o.a. dat tijdig

leveranciersbeoordelingen worden gehouden.

Contractbeheerder:

·Beheer van contractgegevens. Alle gegevens worden centraal geregistreerd en

gedocumenteerd. Wijzigingen en aanvullingen van deze gegevens dienen bekend gemaakt te worden aan alle betrokkenen.

• ·

  Bewaken van acties en planning, tevens een signaleringsfunctie. De contractbeheerder weet wanneer contracten aflopen.

• ·

  Zorgdragen voor het genereren van contractinformatie. Hierbij kan gedacht worden aan:

  • -

    Aantal contracten;

  • -

    Gemiddelde looptijd;

  • -

    Aflopende contracten in een bepaalde periode.

Om de rollen vervolgens in bovenstaande figuur 1 te verwerken, kom je tot een procesverloop welke rol in welke processtap verantwoordelijk is. Dit is opgenomen in figuur 2.

Afkortingen:

• -

  CM = contractmanager

• -

  CE = contracteigenaar

• -

  CB = contractbeheerder

  CE (geeft sturing en beslist)

  CM CE CB CM CE CM (bereidt voor en ondersteund)

Figuur 1b.

4.2. De rollen gekoppeld aan functies

Binnen de ODR zijn er verschillende functies die een rol hebben binnen contractbeheer en contractmanagement. NB. Een rol is dus iets anders dan een functie. Een functie is namelijk de overkoepelende term voor het werk dat je doet. Binnen die functie kun je verschillende rollen hebben.

Hieronder wordt per rol binnen contractbeheer en contractmanagement, aangegeven welke functie binnen de ODR deze rol heeft of kan hebben.

1.Contracteigenaar

Dit betreft intern degene die eindverantwoordelijk is voor het contract. In het geval van de ODR is dit de directeur. De directeur is de persoon die volgens de Mandaatregeling directeur bevoegd is om namens het Dagelijks Bestuur (DB) contracten aan te gaan. De voorzitter heeft de directeur gevolmachtigd om namens hem contracten te ondertekenen. Daarom rapporteert de directeur altijd aan het DB en de voorzitter.

Relatie met budgethouders

In sommige organisaties en beleidstukken omtrent contractbeheer wordt de rol van contracteigenaar ook wel eens toegedicht aan bijvoorbeeld budgethouders. In de budgethoudersregeling van de ODR (artikel 7) staat weliswaar opgenomen dat budgethouders bevoegd zijn tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven met bepaalde restricties.

Het verschil tussen een mandaatregeling en een budgethoudersregeling is echter dat de mandaatregeling externe werking heeft (naar buiten toe werkt) en de budgethoudersregeling interne werking (werkt uitsluitend binnen de eigen organisatie).

Dit onderscheid wekt vaak tot verwarring. Het komt er concreet gezien op neer dat budgethouders een zogenaamd “financieel mandaat” hebben om bepaalde uitgaven te doen. Zij zijn echter niet gevolmachtigd (wat naar buiten toe werkt) om contracten aan te gaan.

Derhalve wordt er in dit beleid uitgegaan van enkel de directeur als contracteigenaar, omdat hij de enige binnen de ambtelijke organisatie is om contracten aan te gaan. Overigens ook daarbij geldt wel weer de beperking dat hij dit enkel mag tot een maximum van € 100.000,-. Alles daarboven zal weer op bestuurlijk niveau moeten worden voorgelegd. Bij dit soort contracten is het echter ook raadzaam om de directeur als contracteigenaar en eerste aanspreekpunt aan te houden.

2.Contractbeheerder

Een contractbeheerder is voor het slagen van goed contractbeheer heel belangrijk. De contractbeheerder zorgt voor de juiste registratie van contracten. Verder is hij verantwoordelijk voor het registreren en archiveren van (data uit) contracten, het bewaken en signaleren van expiratiedata van contracten en het rapporteren over (de werking van) contracten.

Tevens wordt een check gedaan of de definitieve, geaccordeerde contracten mét handtekening digitaal in de contractenbank zijn opgenomen.

Het systeem meldt dan automatisch wanneer de contracteigenaar of contractmanager actie moet ondernemen (verlengen, beëindigen, controleren, evalueren etc.).

De contractbeheerder krijgt deze signalen ook en kan de contracteigenaar adviseren om actie te ondernemen.

Het is van belang dat een selecte groep contractbeheerders worden aangewezen, omdat dit altijd dezelfde personen zijn.

Het aanwijzen van een beheerder heeft te maken met het zorgdragen voor eenduidigheid bij het invoeren van de data. Ervaring binnen overheidsland heeft geleerd dat het op het gebied van invoeren van data, alsmede het bewaken van termijnen, vaak tekort schiet. Mede daarom is het aan te raden slechts enkele medewerkers aan te wijzen als contractbeheerder.

Binnen de ODR wordt de volgende functie aangewezen als contractbeheerder:

-Medewerker administratie, afdeling Specialisten & Advies;

Een contractbeheer rapporteert normaliter aan de contractmanager.

3.Contractmanager

In dit beleid wordt ervan uit gegaan dat contractmanagers de managers van de verschillende afdelingen binnen de ODR zijn. Daarnaast kan ook de programmamanager van Ketentoezicht als contractmanager optreden. Op deze wijze wordt de aansluiting gezocht met de budgethouders die binnen de Budgethoudersregeling ODR als zodanig zijn aangewezen.

NB. In deze situatie kan ook weer de directeur – naast zijn rol als contracteigenaar - optreden als contractmanager en heeft als het ware een dubbelrol. De directeur van de ODR heeft naast zijn functie als directeur namelijk ook de rol van leidinggevende over het Stafbureau.

Een contractmanager is in elk geval zelden een inkoper, controller of jurist.

Deze hebben namelijk meer een ondersteunende dan wel een adviserende rol bij contractmanagement.

Een contractmanager moet net als een inkoper, controller of jurist ook vooraan in het proces worden ingeschakeld. Dit volgt ook uit figuur 1b (hierboven).

Op deze wijze kan hij invloed hebben op het bepalen van de inhoud van het contract, zeker ook gelet op zijn rol, taken en verantwoordelijkheden.

Om de rol van de contractmanager te ondersteunen is de “Checklist Contractmanagement” (zie bijlage 1) opgesteld. Deze checklist geeft een aantal basiselementen/taken van contractmanagement weer. Als deze checklist regelmatig per contract doorgenomen wordt is de basis voor contractmanagement gelegd.

De contractmanager rapporteert aan de contracteigenaar.

4.Jurist

Een jurist (ook wel juridisch adviseur of juridisch controller) heeft als taak om contracteigenaren, contractbeheerders dan wel contractmanagers te ondersteunen op juridisch gebied. Met name bij het aangaan van contracten, het adviseren of juridische aspecten in een contract, welke data van belang zijn om vast te leggen etc. zijn voorbeelden van waar een jurist voor aan de lat staat.

5.Financieel controller en AO/IC-medewerker

De controller ziet toe op een juiste weergave van het huishoudboekje van de ODR. De module in TOPdesk kan informatie genereren over de verplichtingen die de ODR is aangegaan.

Deze informatie is van belang voor de accountant voor een verklaring van goedkeuring van de jaarrekening.

Een controller kan daarnaast ook een belangrijke rol vervullen in contractbeheer. Deze kan op grond van zijn rol bij het aangaan van verplichtingen en het bewaken van budgetten gebruik maken van rapportages uit het systeem. Een controller kan ook signaleren bij het niet of niet juist invullen van het invoeren van de gegevens.

Onderdelen van de functie van de controller zijn bij de ODR belegd bij de functie van AO/IC-medewerker. De taak van deze medewerker is het adviseren bij het ontwerpen van het proces en het uiteindelijk beschrijven van het proces (de administratieve organisatie genaamd). Na implementatie van het proces, toetst deze periodiek of er conform onderhavig opgestelde beleid gewerkt wordt (de interne controle genaamd).

6.Applicatiebeheerder / servicedesk

Applicatiebeheer dan wel onze gastheer (gemeente Buren) draagt zorg voor het softwarematig functioneren van de module contractbeheer en SLM in TOPdesk.

De Servicedesk speelt in contractmanagement geen specifieke rol anders dan het melden en

van storingen aan leveranciers en het registreren daarvan.

Een rapportage van de storingsmeldingen aan de contractbeheerder is relevant voor de

evaluatie van de prestaties van de leverancier.

De volgende figuur moet het bovenstaande illustreren.

Figuur 2 .

4.3 Onderlinge relatie tussen de rollen

Het is van groot belang dat de communicatie tussen bovenstaande partijen goed gestroomlijnd verloopt, dat iedereen weet wat zijn verantwoordelijkheid is, en dat duidelijk is in welke fase het contract zich bevindt.

Bovendien moeten alle partijen van elkaar weten wat er van hen verlangd wordt.

Als de zaken op papier staan en iedere afdeling hiervan op de hoogte is kan een goede samenwerking tussen contractmanagement en de rest van de organisatie een slagvaardig contractbeheer mogelijk maken.

5. Vereisten voor de archivering

In een digitaal werkende organisatie, zoals de ODR, is het noodzakelijk om de contracten op een juiste wijze te archiveren.

Het is van belang om zich te realiseren dat originele analoge contracten moeten worden gearchiveerd. Zoals het thans is geregeld, moeten de contracten dus bij het archief van de gastheer (gemeente Tiel) worden opgeslagen. Dit kan in de toekomst anders zijn indien de ODR een systeem aanschaft voor digitaal registreren (en mogelijk ook archiveren) van bedrijfsvoeringzaken, dat voldoet aan de archiveringsregelgeving.

Als contractmanager zijnde dien je te waarborgen dat er van een contract altijd een origineel voor de eigen organisatie achter blijft. Zorg ervoor dat er twee exemplaren worden getekend en houd één exemplaar achter voor de eigen administratie.

Vervolgens dient de contractbeheerder een exemplaar te ontvangen die het vervolgens in TOPdesk invoert. Ook een digitale versie van het contract wordt aan het systeem gehangen. De contractbeheerder zorgt daarna voor archivering van de originele contracten bij DIV van de gemeente Tiel.

Het Vaststellingsbesluit selectielijst archiefbescheiden stelt in elk geval dat originele contracten, na opzegging of na afloop, nog 7 jaar bewaard moeten blijven. In aanvulling op deze regel schrijft deze Selectielijst (pagina 8 onder categorie 15) de volgende hoofdregels voor:

• 1.

  Niet-Europees, niet gegund: 1 jaar na gunning

• 2.

  Niet-Europees, gegund: 7 jaar na vervallen administratieve verplichting

• 3.

  Europees, niet gegund: 4 jaar na gunning

• 4.

  Europees, gegund: 7 jaar na vervallen administratieve verplichting

Maar het is wel zo dat die lijst niet altijd eenduidig is. Een en ander is gebaseerd op de versie die in 2012 is geactualiseerd en die te vinden is op bijvoorbeeld https://vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/archieven-en-musea/publicaties/selectielijst-voor-archiefbescheiden-van-gemeentelijke-en-intergemeentelijke-organen

Gelet op het voorgaande is het dus zaak dat er goede afspraken zijn met de afdeling DIV van de gemeente Tiel – onze gastheer - over de opslag van de originele contracten.

6.Belangrijkste aandachtspunten (checklist) voor een goed contract

I. Aangaan overeenkomst

• 1.

  Is er structuur/coördinatie m.b.t. opzet, voortgang en afronding;

• 2.

  Is het doel van de overeenkomst voldoende helder, zijn de benodigde middelen voorhanden?;

• 3.

  Wie heeft de bevoegdheid om overeenkomst aan te gaan? Let dus op de juiste ondertekening van een contract. Alleen de directeur is bevoegd een contract te tekenen tot € 100.000,-. Alles boven dit bedrag moet door het DB worden vastgesteld. Facturen tekenen/betaalbaar stellen mogen budgethouders;

• 4.

  Zorg altijd dat onze algemene leveringsvoorwaarden dan wel het VNG-model algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard. Het wordt anders voor de ODR ondoenlijk om aan alle verschillende voorwaarden van partijen te voldoen. Het is ook vele malen overzichtelijker;

• 5.

  Welke regelgeving is van invloed;

• 6.

  Als contractmanager zijnde dien je te waarborgen dat er van een contract altijd een origineel voor de eigen organisatie achter blijft. Zorg ervoor dat er twee exemplaren worden getekend en houd één exemplaar achter voor de eigen administratie;

• 7.

  Zorg dat je altijd de organisatiejurist inschakelt bij ieder nieuw contract. Deze kan zelf contracten opstellen, toetsen, adviseren, is op de hoogte van de nieuwste regelgeving omtrent contractering etc;

• 8.

  Zorg dat de financieel controller eventuele financiële bepalingen beoordeelt;

• 9.

  Ook getekende offertes, intentieovereenkomsten, SLA’s, gentlements agreements, getekende opdrachten en herenakkoorden, zijn contracten!

• 10.

  Maak altijd gebruik van de bestaande formats voor (raam)contracten). Deze zijn in de module Contractbeheer en SLM van Topdesk in te zien of bij de organisatiejurist op te vragen;

II. De overeenkomst inhoudelijk

• 11.

  Partijen zijn daadwerkelijk bevoegd en juist weergegeven;

• 12.

  Considerans (is de aanleiding/geschiedenis van de overeenkomst juist verwoord. Wat is de oorzaak/ het doel van de overeenkomst);

• 13.

  Wat voor soort overeenkomst is het en betreft het een inspannings- of resultaatsverbintenis? Klopt dat met intentie;

• 14.

  Prestaties (nauwkeurig omschreven, het hoe en wanneer moet voldoende zijn bepaald, prijs in- of exclusief BTW, garanties, controle);

• 15.

  Begin/einde/duurbepalingen (opzeggen, ontbinden, beëindigen);

• 16.

  Nakomings- en aansprakelijkheidsbepalingen (inclusief sanctie in geval van wanprestatie, zoals boetes, claims);

• 17.

  Zekerheidsbepalingen (zekerheidsrechten zoals een pandrecht);

• 18.

  Redactioneel/formeel: definitiebepalingen van belangrijke bepalingen, ondertekening en datering, werkbaar en leesbaar, taalfouten.

III. Uitvoering overeenkomst

• 19.

  Origineel altijd registreren en archiveren;

• 20.

  Op laten nemen in het TOPdesk door de contractbeheerder;

• 21.

  Controle op uitvoering/incasso/facturatie;

• 22.

  Leer van in het verleden gemaakte fouten.

7. Evaluatie

Deze beleidsnotitie zal medio 2017 worden geëvalueerd.

8.Tekenbevoegdheden

Zie de Gemeenschappelijke regeling ODR, Budgethouderregeling ODR en Mandaatregeling directeur en de Mandaatregeling afdelingshoofden.

9. Citeertitel

Deze beleidsnotitie wordt aangehaald als “Beleid contractbeheer en contractmanagement ODR 2016”.

10. Inwerkingtreding

Deze beleidsnotitie treedt in werking een dag na de bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van de Omgevingsdienst Rivierenland op 13 juni 2016,

De voorzitter, de secretaris,

C.A.H. Zondag, A. Schipper

Bijlage 1: Checklist Contractmanagement (tijdens de contractperiode)

Deze checklist geeft een aantal basiselementen/taken van contractmanagement weer. Als deze checklist regelmatig per contract doorgenomen wordt is de basis voor contractmanagement gelegd.

Toelichting Checklist Contractmanagement (tijdens de contractperiode)

1. Machtsverhouding/type relatie Voor het uitvoeren van contractmanagement is het belangrijk om de machtsverhouding tussen de ODR en de opdrachtnemer te bepalen. Dit kan met “the dutch windmill”, te vinden op intranet. Als de machtsverhouding bekend is kan de contractmanagement-strategie bepaald worden. Met strategie bedoelen we hier bijvoorbeeld, een partnerschap relatie aangaan of juist heel strak de kwaliteit controleren. 2. Implementatie Implementeer het contract naar behoren: • Maken de juiste personen gebruik van het contract? • Weet iedereen van het bestaan van het contract af? • Wordt op de juiste methode afgeroepen? • Gaan er nog opdrachten/afroepen langs het contract naar andere opdrachtnemers? Als een contract niet goed geïmplementeerd wordt, is contractmanagement moeilijk uitvoerbaar.

3. Contractduur Houd de contractduur (of contractperiode) van het contract in de gaten. • Wanneer loopt het contract af? • Wanneer moet gestart worden met een nieuwe aanbesteding? Als het contract afloopt, bepaal dan welke acties uitgevoerd moeten worden. Bijvoorbeeld het inspelen op nieuwe ontwikkelingen, het uitvoeren van een evaluatie, een nieuwe aanbesteding starten of juist een verlenging.

4.Verlengingsopties • Is er een optie tot verlenging? • Wanneer moet bij de opdrachtnemer op zijn laatst aangegeven worden of de ODR gebruik gaat maken van de verlengingsoptie? • Wanneer moet intern hierover besloten worden? Wie neemt dit besluit? Vragen die o.a. betrekking hebben op het besluit zijn: hoe tevreden ben je over de opdrachtnemer? Is de opdrachtnemer nog wel marktconform?

5.Facturering en betaling (Zie ook AIV artikel 18 )• Zijn de facturen conform de contractuele prijsafspraken (uurlonen, vaste-prijs, stuksprijs etc.)? • Check eerst de zaken op juistheid voordat je de Prestatie Akkoord Verklaring (PAV) afgeeft. • Worden eventuele kortingen gegeven? • Zijn de facturen goed gespecificeerd en duidelijk? Weet ik waarvoor ik betaal? • Kunnen er wellicht verzamelfacturen opgesteld worden? • Betaalt de ODR binnen de gestelde termijn?

6.Indexering • Is er in het contract sprake van een prijsindexering? • Over welk bedrag of prijs wordt de indexering berekend? Bijvoorbeeld over de kostprijs exclusief de marge of inclusief de marge! Worden de prijzen conform de contractuele indexeringsafspraken gewijzigd? • Controleer of de juiste formule is gebruikt. • Controleer of het indexcijfer over de juiste periode wordt berekend.

7. Kwaliteit (zie ook AIV artikel 6 )Toets de kwaliteit van de op te leveren diensten en/of producten. Levert de opdrachtnemer de kwaliteit conform de contractafspraken? Zo niet, hoe vaak is dit niet het geval? Bespreek dit met de opdrachtnemer en zorg dat de kwaliteit geleverd wordt. Ook is het een optie om, na aantoonbaar herhaaldelijk niet leveren van de juiste kwaliteit, een ingebrekestelling te versturen. Onder kwaliteit verstaan we ook in dit geval compleetheid. Wordt alles uit het contract uitgevoerd/opgeleverd? Denk bij inhuur van personeel bijvoorbeeld ook aan geheimhoudingsverklaringen, concurrentiebeding, relatiebeding etc. als dit contractueel is vastgesteld.

8.Levertijd (Zie ook AIV artikel 19 )Levert de opdrachtnemer tijdig conform de contractuele afspraken? Zijn er deadlines afgesproken? Houdt de opdrachtnemer zich hier aan? Zo niet, waarom niet? Maak eventueel een nieuwe afspraak en zorg dat de opdrachtnemer die nakomt. Zie ook de AIV voor de juiste juridische acties. 9.Meer-/minder werk (Zie ook AIV artikel 17 )Een belangrijk aspect van contractmanagement is het in de gaten houden van de scope van het contract en het ontstane meer- of minderwerk. Is dit meerwerk terecht? Iedere contractmanager of projectleider beland vroeg of laat in deze discussie. Analyseer het meerwerk, wat is de oorzaak en welke kosten worden hiervoor gerekend en zouden hiervoor berekend moeten worden. Het is niet erg om meerwerk te betalen, maar weet wel waarvoor je betaalt. Volg daarom de volgende drie stappen: 1. Check of het opgegeven meerwerk niet gewoon in de scope van het contract thuis hoort. 2. Check of het meerwerk ontstaat door toedoen van de opdrachtnemer, slechte planning, slechte uitvoering of doordat er iets over het hoofd is gezien. Of dat het meerwerk ontstaat door invloeden waar de opdrachtnemer niks aan kan doen. Bijvoorbeeld, extra vraag van de ODR, wetswijziging of een onvoorziene situatie die meerwerk creëert. 3. Check of de kosten reëel zijn (wil je dat de opdrachtnemer winst haalt uit meerwerk, of lijkt je de kostprijs voldoende?). Laat meerwerk altijd vooraf indienen, zodat je een keuze kan maken of je het laat uitvoeren. Aanbestedingstechnisch gezien mag er met meerwerk niet meer dan 50% van de aanneemsom afgeweken worden. Ook moet het meerwerk onvoorzien zijn en gerelateerd aan het al aanbestede werk.

10.Bonus/Boete Als er bonus en/of boete afspraken zijn gemaakt, zorg er dan voor dat die verrekening uitgevoerd wordt. Geef een heldere transparante onderbouwing hiervan. Uiteraard kun je er ook voor kiezen de systematiek tijdens de contractperiode soepel te gebruiken. Maak deze keuze dan bewust. Om een opdrachtnemer te motiveren om een extra stapje te zetten, kan ook tijdens de contractperiode een bonussystematiek ingericht worden. Onderzoek dan wel of dit aanbestedingstechnisch en juridisch past.

11.Service Level Agreement Indien er een Service Level Agreement (SLA) is, is het belangrijk dat de afspraken uit deze SLA tijdens het contract nagekomen worden. Toets daarom de prestaties aan de afspraken en bespreek zo nu en dan de rapportage met de opdrachtnemer. In sommige gevallen meet de opdrachtnemer zelf de eigen prestaties en rapporteert deze. Voer in dat geval regelmatig een steekproef uit.

12. Risicomanagement Als er in de inkoop-/aanbestedingsfase een risicodossier is opgesteld, houd dit dossier dan bij. Welke maatregelen heeft de opdrachtnemer in zijn offerte of plan van aanpak beschreven. Worden deze maatregelen uitgevoerd? Worden de risico’s beperkt? En wat doen we zelf om de risico’s te beperken? Voert de ODR de voorgenomen maatregelen zelf ook uit? Het bewaken hiervan is een taak van de contractmanager.

13. Voortgang van de opdracht bijhoudenDit onderwerp staat in relatie tot de prestatie en deadlines/milestones. Check tussentijds de status van de uitvoering van de opdracht of de levering. Bespreek vervolgens op een constructieve manier de voortgang. Stel dat de opdrachtnemer aan iets werkt dat niet conform jouw verwachting is, dan is het belangrijk om dat tijdig te constateren en bij te sturen. Anders bestaat het risico is dat je in een (meerwerk)discussie verzeild raakt. Houd zelf de touwtjes in handen.

14.Dossieropbouw Het is van belang dat je een dossier opbouwt over afspraken, afwijkingen op het contract, evaluaties en presta-ties. Ten eerste komt het professioneel over als je je zaken goed op order hebt en documenten mailtjes etc. kunt laten zien. Ten tweede sta je sterk in een conflict met de opdrachtnemer, omdat je de meeste recente afspraken inclusief de geschiedenis kunt aantonen. Een voorstel voor een indeling is: • Contract + Wijzigingen + SLA + Contractmanagementplan • Evaluaties + Gespreksverslagen-overleggen • Opdrachten + Facturatie + Meer-minderwerk • Prestatiemeting + KPI's • Rapportages Denk er dus aan dat je altijd zelf een ondertekend origineel contract behoudt!

15.Scope in de gaten houden Een belangrijke taak van contractmanagement is dat de scope van het contract in de gaten gehouden wordt. Wat hebben we gecontracteerd en wat krijgen we nu eigenlijk. Juridisch gezien wordt het normaal als je al een “tijdje” op een bepaalde manier iets doet. Daar kan je dan niet zo eenvoudig meer van afwijken. Dus grijp tijdig in bij ongewenste situaties. Sta open voor aanpassingen wijzigingen van de scope van het contract, in overleg met de opdrachtnemer. Let wel op de aanbestedingwetgeving. Je mag niet meer dan 50% van de aanneemsom afwijken met onvoorzien meerwerk. Tevens mag je de scope van de aanbesteding niet meer substantieel wijzigen.

16.Problemen oplossen in lijn met het contract In de praktijk blijven we vaak “aanmodderen” met problemen. Ook hier geldt: maak verstandig gebruik van het contract, de algemene voorwaarden en het momentum. Het contract en de algemene voorwaarden schrijven voor hoe je omgaat met het niet nakomen van een contract en te late levering etc. Maar als het contract niet in alles voorziet, zorg je dat je tijdig, in lijn met de gedachte van het contract en de sfeer van je relatie de problemen aanpakt en oplost.

17.Addendum opstellen in geval van een contractwijziging Stel een addendum op, als er sprake is van contractwijzigingen en of aanvullingen. Laat het addendum ondertekenen door de juiste persoon. Het addendum wordt een onderdeel (bijlage) van het contract en de “nieuwe” afspraken zijn goed geborgd. Als iedereen hetzelfde addendum-sjabloon hanteert, weten we intern waar we naar moeten zoeken. Ook maakt dit het contractdossier professioneler. Bij de organisatiejurist is een addendumsjabloon op te vragen / advies te vragen omtrent het opstellen van een addendum.

18. Regelmatig de kwaliteit van de levering of dienst toetsen Toets de kwaliteit van de levering of dienst die je opgeleverd krijgt. Voldoet deze aan de gedefinieerde normen? Voldoet de oplevering aan het gewenste product/dienst zoals omschreven in de inkoop- en aanbestedingsstukken? Als dit niet zo is volg je de procedure. Stel de opdrachtnemer hier tijdig van op de hoogte met een brief of e-mail. En geef de opdrachtnemer de kans op herstel binnen een bepaalde periode. Daarna kun je de opdrachtnemer in gebreke stellen. En als de kwaliteit dan nog niet conform is kun je de op-drachtnemer in verzuim stellen. Tenzij in het contract anders omschreven. (De ingebrekestelling is de schriftelijke mededeling van de schuldeiser waarbij de schuldenaar wordt aangemaand om de overeengekomen prestatie te verrichten, waarbij tevens een redelijke termijn wordt gegeven om alsnog die prestatie te verrichten. Als de schuldenaar dan niet binnen die termijn heeft gepresteerd dan is hij in verzuim)

19. PrestatiemetingMeet en evalueer de bereikte resultaten. Is de prestatie (product of dienst) volgens de afgesproken voorwaarden geleverd. Een goed uitgevoerde prestatiemeting levert uiteindelijk tot een betere samenwerking en professionalisering van zowel de ODR alsmede de opdrachtnemer.

20.Deadlines/Milestones toetsen Zorg er als contractmanager voor dat je de deadlines en milestones uit het contract (en de opdracht) scherp in beeld hebt. Check vervolgens op die momenten of de opdrachtnemer zijn afspraken ook nakomt. Als dit niet zo is, volg dan de procedure uit het vorige checkpunt.

21.Evaluatie Evaluaties bestaan er in vele vormen en maten. Het maakt niet uit welke vorm je kiest, als het maar gebeurt. Past-performance is een veelgebruikte term. Hoe heeft de opdrachtnemer gepresteerd? Een evaluatie wordt vaak aan het einde van een opdracht uitgevoerd. Maar een tussentijdse evaluatie kan heel nuttig zijn om te laten merken dat je tevreden bent en om de relatie te versterken, of juist om te laten weten dat je niet tevreden bent en de opdrachtnemer voor het einde van de opdracht de kans te geven beter te presteren. Een evaluatie kan gaan over de contractprestaties of over softere elementen ten aanzien van de relatie. Hoewel veel mensen evaluaties liever vermijden, is het een zeer gewaardeerde en nuttige activiteit.

22. Meetings met opdrachtnemers organiseren Het is belangrijk om met de opdracht-nemer een (zakelijke) relatie op te bouwen en hierin open en transparant te communiceren. Dankzij een goede relatie kunnen problemen makkelijker opgelost worden en zaken sneller geregeld worden. Voor de opbouw van deze relatie is het verstandig regelmatig meetings/ overleggen met de opdrachtnemers te organiseren. Dit kan bij de ODR plaatsvinden, maar het is ook zeker aan te bevelen om zo nu en dan de opdrachtnemer te bezoeken. Daarmee straal je uit dat het niet allemaal van één kant hoeft te komen. Bijkomend voordeel is dat je kunt bekijken hoe je opdrachtnemer georganiseerd is.

23.Contractontwikkelingen bijhouden Contractontwikkelingen zijn scope-wijzigingen of aanpassingen op o.a. indexeringen, bijlagen, contactpersonen etc. Er kunnen zich allerlei ontwikkelingen voordoen en het is de taak van de contractmanager om de veranderingen bij te houden en door te voeren. Uiteraard worden de financiële en juridische risico’s geminimaliseerd.

24.Rapportage Van allerlei informatie kan een rapportage gemaakt worden. Het is de taak van de contractmanager om te bepalen welke informatie nodig is om het contract te kunnen managen. Het is zijn/haar taak om ervoor te zorgen dat de (management)rapportages gemaakt worden. Denk aan financiële rapportages, rapportages t.a.v. de prestatie, compliance rapportage etc. In veel gevallen hoort de opdracht-nemer ook rapportages aan te leveren. De contractmanager zorgt ervoor dat deze rapportage ontvangen en geanalyseerd worden. Alle rapportages en de conclusies worden besproken tijdens het overleg met de opdrachtnemer. De rapportages worden ook gebruikt om de interne klanten en het management te informeren over het contract.

25.Exit strategie Als het contract ontbonden wordt of afloopt is het belangrijk dat beide partijen de juiste acties uitvoeren. In het contract is besproken welke verplichtingen de partijen hebben. Het is de taak van de contract-manager dat die verplichtingen ook nagekomen worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een opdracht-nemer nog enkele maanden de dienst moet uitvoeren totdat de nieuwe opdrachtnemer het kan overnemen. Ook is het aan te raden om een eindevaluatie te houden met de opdrachtnemer. De leerpunten kunnen als input voor het nieuwe contract gebruikt worden.