Regeling vervallen per 01-12-2016

Treasurystatuut Omgevingsdienst ZHZ 2010

Geldend van 14-12-2010 t/m 30-11-2016

Intitulé

Treasurystatuut Omgevingsdienst ZHZ 2010

TREASURYSTATUUT OMGEVINGSDIENST ZHZ 2010

 

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende bepalingen omtrent het treasurystatuut

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

Gelet op

artikel 216 van de Provinciewet

artikel 14 van de Financiële verordening Omgevingsdienst ZHZ 2011

de Wet financiering decentrale overheden

 

Besluit:

vast te stellen:

het Treasurystatuut van Omgevingsdienst ZHZ

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit statuut wordt verstaan onder:

a. afdelingshoofd: een afdelingshoofd, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Organisatieverordening Omgevingsdienst ZHZ;

b. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

c. controller: de controller van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 4, eerste lid, onder d, van de Organisatieverordening Omgevingsdienst ZHZ;

d. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

e. directeur: de directeur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, bedoeld in artikel 30 van de regeling;

f. extern accountant: een accountant als bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Controleverordening Omgevingsdienst ZHZ;

h. financiële onderneming: een kredietinstelling, een beleggingsinstelling, een effecteninstelling, een verzekering of een pensioenfonds;

i. Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, zoals ingesteld bij de regeling;

j. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

k. wet: de Wet financiering decentrale overheden, en

l. staf: de staf, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a, van de Organisatieverordening Omgevingsdienst ZHZ.

2. In dit besluit en bij de toepassing ervan wordt verstaan onder:

a. derivaten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

b. financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen

c. geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten in het betalingsverkeer te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden.

d. intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

e. kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeenschappelijke regeling bij aanvang van het jaar;

f. koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

g. kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet of niet tijdig na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

h. liquiditeitenbeheer: het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

i. liquiditeitenplanning een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

j. primaire renterisico: het gevaar van rentestijgingen als sprake is van financiering tegen een variabele rente;

k. rating: de inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en  aflossingsbetalingen op schuldpapier;

l. renterisico: de renterisico’s zijn onder te verdelen in primaire en secundaire risico’s;

m. secundaire renterisico: wordt verstaan het niet kunnen profiteren van een gunstige renteontwikkeling omdat de rente voor een langere periode vaststaat;

n. renterisiconorm: een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de vaste schuld van de gemeenschappelijke regeling dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

o. rentetypische looptijd: het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

p. saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

q. rentevisie: toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;

r. solvabiliteitsratio van 0%: status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

s. treasurybeheer: de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de kaders van het treasurystatuut;

t. treasurybeleid: het vastlegging van de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie;

u. treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s, de treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeenschappelijke regelingfinanciering, kasbeheer en debiteurenbeheer en crediteurenbeheer;

v. treasuryparagraaf: het begrotingsonderdeel dan wel rekeningsonderdeel waarin het beleid voor het komende jaar wordt vastgelegd resp. waarin verantwoording wordt afgelegd van de realisatie van het voorgenomen beleid;

w. uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de Omgevingsdienst dient tot:

a. Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

b. Het beschermen van de Omgevingsdienst tegen ongewenst vermogens- en (rente-)resultaten en financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

c. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

d. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de wet respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.

Hoofdstuk 2: Risicobeheer

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

a. De Omgevingsdienst mag leningen of garanties uitsluitend verstrekken uit hoofde van de “publieke taak”;

b. De Omgevingsdienst kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit statuut;

c. Het gebruik van derivaten is toegestaan, maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten wint de gemeenschappelijke regeling het advies in van een externe onafhankelijke adviseur.

Artikel 4 Renterisicobeheer

1. De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de wet;

2. Bij het afsluiten van leningen en of renteafspraken wordt gezorgd dat de renterisiconorm in de toekomst niet wordt overschreden;

3. Nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

4. De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

5. De rentevisie van de gemeenschappelijke regeling wordt jaarlijks vastgesteld en vastgelegd. Periodiek wordt deze visie getoetst door de controller, eventueel met behulp van deskundigheid van financiële instellingen;

6. Binnen de kaders gesteld onder het derde en vierde lid streeft de Omgevingsdienst tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.

Artikel 5 Koersriscobeheer

1. De Omgevingsdienst beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom gegarandeerd is aan het einde van de looptijd.

2. Tevens beperkt de Omgevingsdienst de koersrisico’s door overeenkomstig artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 6 Kredietrisicobeheer

1. Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury geldt als uitgangspunt dat uitzettingen uitsluitend plaatsvinden bij

a. Nederlandse overheden en andere publiekrechtelijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0%;

b. Financiële ondernemingen met ten minste een AA minus-rating voor looptijden langer dan drie maanden; een A rating voor een periode van ten hoogste drie maanden afgegeven door ten minste twee van de volgende erkende ratingbureau’s: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA;

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. De instellingen zullen via geratificeerde jaarrekeningen aan moeten tonen dat er voldoende middelen zijn om de lening terug te kunnen betalen c.q. een zeer beperkt risico te lopen bij het geven van garanties.

Artikel 7 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De Omgevingsdienst beperkt zijn interne liquiditeitsrisico’s door zijn treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning, met een looptijd tot één jaar, alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning die aansluit op het meerjareninvesteringsprogramma.

Artikel 8 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de Omgevingsdienst uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro.

Hoofdstuk 3: Financiering Omgevingsdienst

Artikel 9 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

a. financiering wordt uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de taken van de Omgevingdienst als bedoeld in artikel 4 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

b. financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren;

c. toegestane instrumenten bij het aantrekken van financiering zijn: geld- en kapitaalmarktleningen;

d. financiering van een financiële instelling kan slechts worden aangetrokken indien ten minste drie offertes bij instellingen zijn opgevraagd;

e. de offertes, bedoeld onder d, worden door de Omgevingsdienst schriftelijk vastgelegd.

Artikel 10 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

a. uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 5, 6 en 7 genoemde voorwaarden;

b. de Omgevingsdienst vraagt offertes op bij minimaal drie instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

c. de offertes, bedoeld onder b, worden door de Omgevingsdienst schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11 Relatiebeheer

De Omgevingsdienst beoogt het realiseren van gunstige en marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

a. bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de vier jaar beoordeeld;

b. bankrelaties dienen, wat betreft hun kredietwaardigheid, minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

c. financiële ondernemingen dienen onder Nederlands of anderszins toezicht binnen de Europese Economische Ruimte te vallen, zoals De Nederlandsche Bank of de Verzekeringskamer;

d. tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Hoofdstuk 4: Kasbeheer

Artikel 12 Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

a. het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op het niveau van de Omgevingsdienst op elkaar af te stemmen door saldoregulatie van verschillende rekeningen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen;

b. het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

a. de Omgevingsdienst streeft naar concentratie van liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

b. indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeenschappelijke regeling kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt de kasgeldlimiet niet overschreden, overeenkomstig artikel 4, eerste lid;

c. toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en rekening courantkredieten;

d. toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar moeten voldoen aan de eisen van artikel 5;

e. bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan.

Hoofdstuk 5: Administratieve organisatie en interne controle

 

Artikel 14 Uitgangspunten

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

a. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

b. de administratieve organisatie en interne controle t.a.v. de treasuryfunctie waarborgen dat:

1°. de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

2°. de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

3°. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

c. bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

1° iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd;

2° de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

3° de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

d. tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie van de gemeenschappelijke regeling zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

e. de transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

f. de totale cyclus van de treasuryfunctie loopt synchroon met de cycli van begroting en rekening.

Artikel 15 Verantwoordelijkheden

1. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor:

a. het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten middels de financiële verordening van de Omgevingsdienst;

b. het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening van de Omgevingsdienst;

c. het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering van dat beleid, en

d. het evalueren en als gevolg daarvan bijstellen, indien nodig, van het treasurybeleid.

2. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het door het algemeen bestuur vastgestelde treasurybeleid. Het rapporteert hieromtrent jaarlijks, op 30 juni, aan het algemeen bestuur.

3. De directeur legt verantwoording af aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer en over de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie.

4. De controller is belast met:

a. het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van de treasury;

b. het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

c. het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie, en

d. het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties.

5. De controller rapport jaarlijks, op 30 maart, aan de directeur over het bepaalde in het vierde lid onder d.

6. De afdelingshoofden dragen zorg voor onderscheidenlijk zijn bevoegd tot:

a. het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan het zakenbureau;

b. het accorderen van betalingen en ontvangsten die ten laste of ten gunste van het afdelingsbudget komen, en

c. een goede kwaliteit aan informatie die de afdeling levert aan het zakenbureau met betrekking tot de toekomstige uitgaven en ontvangsten.

7. De contoller is belast met:

a. het uitvoeren van activiteiten met betrekking tot de deelfuncties risicobeheer, financiering en kasbeheer, binnen de kaders van dit statuut;

b. het opstellen van de rentevisie;

c. het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

d. het beheren van de geldstromen;

e. het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en andere financiële instellingen;

f. het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit de deelfuncties, bedoeld onder a;

g. het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties;

h. het voorbereiden van beleidsvoorstellen op het terrein van de treasury, en

i. het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de directeur.

8. Het zakenbureau is belast met het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen, inkomsten en uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen en de financiele administratie.

9. De externe account controleert de feitelijke naleving van dit statuut en adviseert het algemeen bestuur hieromtrent.

Artikel 16 Bevoegdheden

Het algemeen bestuur legt in een bijlage bij dit statuut een tabel vast met daarin opgenomen de bevoegdheden met betrekking tot de treasuryactiviteiten en de daarbij behorende autorisaties.

Artikel 17: Informatievoorziening

Het algemeen bestuur legt in een bijlage bij dit statuut een tabel vast met daarin opgenomen de informatie die tenminste moet worden verstrekt door de betreffende functionarissen.

Artikel 18 Slotbepaling

1. Dit statuut treedt in werking een dag na bekendmaking overeenkomstig artikel 3:42 van de Algemene wet bestuursrecht.

2. Dit statuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut Omgevingsdienst ZHZ 2010.

3. Dit statuut wordt eens per vier jaar geëvalueerd.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 2 september 2010.

De voorzitter,

F.D. van Heijningen

De kwartiermaker, te dezen door het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid gemachtigd als waarnemend directeur,

L.A.B. de Jong

 

 

 

 

 

Bijlage 1, behorend bij artikel 16

  • Taken

    Deeltaken

    Autorisatie

    Risico beheersing

    Aangaan rente-instrumenten

    Directeur

     

    Langdurig uitzetten van gelden

    Directeur

    Geldstromen

    Betalingen op aangewezen rekeningen

    Directeur, en indien bevoegd afdelingshoofd

     

    Openen van bankrekeningen

    Voorzitter dagelijks bestuur

     

    Transacties in de geldmarkt (tot 1 jaar)

    Directeur

     

    Transacties in de kapitaalmarkt (langer dan 1 jaar)

    Directeur

    Opvragen informatie

    Opvragen van financiële en overige informatie t.a.v. controle op en het maken van analyses van de uitoefening van de treasuryfunctie

    Controller

 

 

 

 

Bijlage 2, behorend bij artikel 17

  • Informatie

    Frequentie

    Bron

    Informatie verstrekkers

    Informatie ontvangers

    Liquiditeitenplanning korte termijn

    Maandelijks

    Financiële administratie, verplichtingsadministratie,

    Verantwoordelijke functionaris

    Controller

    Liquiditeitenplanning lange termijn

    Jaarlijks

    Meerjaren investeringsplan

    Verantwoordelijke functionaris

    Controller

    Rentevisie

    Halfjaarlijks

    Bankrelaties en overige marktbronnen

    Verantwoordelijke functionaris

    Dagelijks bestuur

    Analyse leningen en beleggingsportefeuille

    Jaarlijks

    Bankrelaties

    Verantwoordelijke functionaris

    Dagelijks bestuur

    Opstellen van de treasuryparagraaf voor de begroting

    Jaarlijks

     

    Verantwoordelijke functionaris

    Algemeen bestuur

    Evaluatie onderdelen treasuryparagraaf via bestuursrapportage

    Jaarlijks

     

    Verantwoordelijke functionaris

    Algemeen bestuur

    Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in artikel 8 van de Wet financiering decentrale overheden

    Kwartaal

     

    Verantwoordelijke functionaris

    Derden