Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2013

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID 2013

 

Het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid,

 

Gelet op:

de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

 

Besluit

Vast te stellen:

het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2013

 

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;

b. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

c. directeur: de directeur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 23 van de regeling, tevens secretaris van het bestuur van de Omgevingsdienst;

d. lid of leden: lid of leden van het dagelijks bestuur;

e. Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

f. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

g. voorzitter: de voorzitter als bedoeld in artikel 15 van de regeling;

h. Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Artikel 2. De voorzitter

1. De voorzitter is belast met:

a. het leiden van de vergadering;

b. het handhaven van de orde;

c. het doen naleven van het reglement van orde;

d. hetgeen de Wet, de regeling of dit reglement hem verder opdraagt.

2. Hij verleent het woord, formuleert de conclusies waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede.

Artikel 3. De secretaris

1. De secretaris of zijn plaatsvervanger is bij elke vergadering van het dagelijks bestuur aanwezig.

2. De secretaris treedt op als adviseur van het dagelijks bestuur.

Artikel 4. Verdeling van werkzaamheden

1. Het dagelijks bestuur regelt de verdeling van de werkzaamheden.

2. Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één van de leden.

3. De leden van het dagelijks bestuur en de secretaris kunnen zich in de vergaderingen doen vergezellen van een ambtelijk adviseur.

Artikel 5. Vergaderingen

1. Het dagelijks bestuur vergadert in de regel ten minste vijf maal per jaar op een onderling vast te stellen dag en tijdstip, en voorts zo dikwijls de voorzitter of een lid het noodzakelijk vinden.

2. De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar, voor zover het dagelijks bestuur niet anders heeft bepaald.

3. De vergaderingen worden als regel te Dordrecht gehouden. De voorzitter is bevoegd om, bij wijze van uitzondering, een andere vergaderlocatie te bepalen.

4. De secretaris stelt voor de aanvang van elk kalenderjaar een schema op voor de in dat jaar te houden vergaderingen. Dit schema wordt tijdig ter kennis gebracht aan de leden.

Artikel 6. Agenda en stukken

1. Voor elke vergadering wordt, minimaal 7 werkdagen voor de dag van vergadering, door of namens de voorzitter aan de leden van het dagelijks bestuur, onder bijvoeging van de ter zake dienende vergaderstukken, een agenda toegezonden.

2. Het eerste lid geldt niet voor vergaderingen, die spoedshalve worden belegd.

3. Bij aanvang van de vergadering stelt het dagelijks bestuur de agenda vast. Op voorstel van een lid van het dagelijks bestuur of de voorzitter kan het dagelijks bestuur bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

4. Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan het dagelijks bestuur de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

Artikel 7. Verslaglegging

1. De secretaris draagt zorg voor een verslag van de vergadering. Het verslag is tevens de besluitenlijst.

2. Het concept-verslag van de voorgaande vergadering wordt binnen een week na de vergadering toegezonden aan de leden.

3. Het concept-verslag bevat tenminste:

a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben of aanwezig waren;

b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

c. een zakelijke samenvatting van hetgeen besproken is;

d. een formulering van het door het dagelijks bestuur genomen besluit;

e. een vermelding van de aan of voor leden van het algemeen bestuur toe te zenden of ter inzage te leggen (vergader)stukken;

4. De stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het dagelijks bestuur daar om vraagt.

5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna dit door de voorzitter en de secretaris wordt ondertekend.

Artikel 8. Quorum

1. In de vergaderingen van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd en besloten indien ten minste drie leden aanwezig zijn waaronder de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter.

2. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering.

Artikel 9. Besluitvorming en stemming

1. Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

2. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming is een volstrekte meerderheid vereist.

3. Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit om stemming vraagt wordt mondeling of schriftelijk gestemd. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

4. Een lid van het dagelijks bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

5. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

6. Het vijfde lid is niet van toepassing:

a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

b. in een vergadering als bedoeld in artikel 8, tweede lid, voor zover het betreft onderwerpen die in de daaraan voorafgaande, ingevolge artikel 8, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

Artikel 10. Besluitvorming langs elektronische weg

1. In spoedeisende gevallen, en voorts in gevallen ter beoordeling aan de voorzitter, kan een voorstel voor besluitvorming op schriftelijke of elektronische wijze (mailbericht) aan de leden van het dagelijks bestuur worden voorgelegd. Indien alle leden instemmen met het voorstel is het besluit genomen.

2. Indien niet alle leden van het dagelijks bestuur met het voorstel instemmen of aangeven het voorstel te willen bespreken, dan wordt het voorstel geagendeerd in de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur.

3. Na ontvangst van de laatst benodigde instemming dateert de secretaris het besluit. Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

4. Het besluit dat met inachtneming van deze procedure is genomen wordt, voor zover de aard en de inhoud van het besluit zich daartegen niet verzetten, bekendgemaakt in het publicatieblad van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 10a. Schriftelijke vragen raads- en statenleden

Artikel 29 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2013 is van overeenkomstige toepassing op schriftelijke vragen aan het dagelijks bestuur.

Artikel 11. Uitleg van het reglement

ln de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het dagelijks bestuur op voorstel van de voorzitter.

Artikel 12: Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 2013.

Artikel 13. Inwerkingtreding

1. Dit reglement wordt bekendgemaakt in het provinciaal blad van de provincie Zuid-Holland.

2. Dit besluit treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 25 april 2013.

R.A. Janssen,

voorzitter

R. Visser,

directeur