Regeling aanstelling in algemene dienst Drechtsteden / Zuid-Holland Zuid

Regeling aanstelling in algemene dienst Drechtsteden / Zuid-Holland Zuid

Inleiding

Deze regeling is een uitwerking van:

- artikel 2:1A van de CAR-UWO, waarin is vastgelegd dat ambtenaren in algemene dienst van de gemeente worden aangesteld, en

- het Sociaal Beleidskader Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid 2013-2017, waarin afspraken over het bevorderen van duurzame inzetbaarheid en mobiliteit binnen ons netwerk zijn vastgelegd.

Met deze regeling wordt beoogd dat medewerkers en leidinggevenden met elkaar is gesprek blijven over de inzetbaarheid en ontwikkeling van de medewerker. Om de mobiliteit te stimuleren zijn spelregels opgenomen over onder andere de verblijfsduur in een functie. Het regelmatig wisselen van functie is geen doel op zich, maar biedt medewerkers wel kansen om te werken aan het vergroten van hun inzetbaarheid en arbeidsmarktwaarde.

 

Artikel 1 Doelstelling en uitgangspunten

1. Regelmatige verandering van functie en/of werkomgeving dient enerzijds de ontplooiing en duurzame inzetbaarheid van de medewerker te stimuleren en anderzijds een voor de organisatie beoogd resultaat te bewerkstelligen.

2. Alle medewerkers hebben met ingang van 1 januari 2013 een aanstelling in algemene dienst.

3. Alle nieuw aan te stellen medewerkers worden eveneens aangesteld in algemene dienst.

 

Artikel 2 Begripsomschrijving

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. werkgever: voor de medewerkers van de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht: het college van burgemeester en wethouders van de desbetreffende gemeente; voor het griffiepersoneel werkzaam bij één van de bovengenoemde gemeenten: de gemeenteraad;

voor de medewerkers van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden, de gemeenschappelijke regeling Dienst Gezondheid & Jeugd Zuid-Holland Zuid en de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid: het dagelijks bestuur van de desbetreffende gemeenschappelijke regeling.

b. medewerker: degene die op basis van een ambtelijke aanstelling of arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht in dienst is van de werkgever.

c. leidinggevende de direct leidinggevende die de personele verantwoordelijkheid voor de medewerker draagt en personeels- en beoordelingsgesprekken met hem voert.

e. passende functie: een functie die de medewerker redelijkerwijs in verband met zijn persoonlijke omstandigheden, kennis vaardigheden en vooruitzichten kan vervullen; onder persoonlijke omstandigheden en vooruitzichten kunnen worden verstaan: interesse, gezondheid, opleiding scholing en salarispositie.

Artikel 3 Spelregels en werkwijze

1. Medewerkers in algemene dienst zijn in principe inzetbaar binnen de gehele organisatie van de werkgever op passende structurele en -tijdelijke functies en op projecten met passende werkzaamheden.

2. Gelet op het streven van de werkgevers om binnen hun netwerk een gezamenlijke arbeidsmarkt te creëren is het voor het management en de medewerkers van deze organisaties mogelijk de invulling van het gestelde onder 1 buiten de grenzen van hun eigen afzonderlijke organisaties te bezien.

3. Door de werkgevers wordt op het niveau van het netwerk van werkgevers Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid een indeling gemaakt waarbij de functiefamilies/functies in verschillende categorieën worden ingedeeld uiteenlopend van functies waar geen of weinig mobiliteit gewenst is tot functies waarvan vast staat dat zij voor maximaal drie jaar ingevuld worden. Deze indeling dient als richtlijn te worden gebruikt bij het bepalen van de urgentie voor mobiliteit en de rechtvaardiging van de verblijfsduur in een functie.

4. Bij werving en selectie van nieuwe medewerkers wordt derhalve in de vacature aangegeven dat de betreffende organisatie onderdeel uit maakt van het netwerk van de aangesloten werkgevers waardoor de loopbaan mogelijkheden worden vergroot.

5. Verandering van functie, taken en/of werkomgeving gebeurt op basis van vrijwilligheid en na tijdig en onderling overleg tussen leidinggevende en medewerker. De afspraken hierover worden schriftelijk vastgelegd.

6. Een verandering in tewerkstelling van de medewerker, die leidt tot een overplaatsing gaat vergezeld van een besluit.

7. Het initiatief om tot functie, taak en/of werkplekverandering te komen kan genomen worden door zowel medewerker als leidinggevende.

8. In een ontwikkelings- c.q. loopbaangesprek wordt tussen de leidinggevende en medewerker besproken welke mogelijkheden en wensen worden gezien voor een toekomstige verandering van werkplek of werkzaamheden en tegen welke condities deze kunnen worden gerealiseerd.

9. De leidinggevende zorgt ervoor zicht te hebben op de mogelijkheden en wensen van de medewerker.

 

Artikel 4 Termijnen

1. Nieuw in dienst tredende medewerkers worden voor een periode van 3 jaar in de functie geplaatst. Voor de zittende medewerkers die reeds een aanstelling in algemene dienst hebben gaat de termijn van 3 jaar in per ingangsdatum van deze regeling.

2. Aan het eind van de drie jaar dient duidelijk te zijn of de aanwijzing in een bepaalde functie gecontinueerd zal worden of dat de medewerker naar een andere functie gaat. Dit wordt uiterlijk twaalf maanden voor de afloop van de periode in overleg met de medewerker bepaald.

3. Het bewaken van het bovengenoemde termijn is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel de leidinggevende als van de medewerker.

4. De termijn bedoeld in het eerste lid kan na afloop worden verlengd met max 3 jaar.

5. De termijn wordt telkens automatisch met één jaar verlengd in de gevallen:

a. indien de medewerker voor of na het aflopen van de termijn niet in een andere functie is geplaatst;

b. in geval er geen nieuwe afspraken zijn gemaakt over de termijn van voortzetting/verlenging van de plaatsing in de huidige functie.

 

Artikel 5 Onderling overleg en planning

1. De gesprekken over de inzetbaarheid van de medewerker binnen de organisatie worden gevoerd binnen het kader van de strategische personeelsplanning door middel van personeelsgesprekken.

2. Leidinggevende en medewerker maken jaarlijks concrete afspraken over ontwikkeling en opleiding gericht op inzetbaarheid in de huidige functie (effectiviteit) of over doorstroom naar een andere passende functie (loopbaanplan). De leidinggevende houdt bij het maken van de afspraken over ontwikkeling, opleiding of doorstroming, rekening met de persoonlijke situatie van de medewerker (leeftijd, gezondheid, gezinssituatie enz.).

3. De leidinggevende faciliteert de medewerker in het realiseren van de afspraken over opleiding en ontwikkeling met inachtneming van het gestelde in Hoofdstuk 17 CAR/UWO.

4. De medewerker kan in het kader van mobiliteit en duurzame inzetbaarheid niet worden verplicht een hem/ haar aangeboden passende functie te accepteren. De medewerker behoort een weigering echter wel te beargumenteren.

 

Artikel 6 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin (de toepassing van) deze regeling voor de medewerker tot een onbillijke of onredelijke situatie leidt, kan het bevoegd gezag van deze regeling afwijken.

 

Artikel 7 Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2014.

2. Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling aanstelling in algemene dienst Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid.

Toelichting Regeling algemene dienst Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid

Het doel van deze regeling is om de inzetbaarheid en mobiliteit van de medewerkers te stimuleren. Het wisselen van functie, takenpakket of werkomgeving is geen doel op zich, maar biedt medewerkers wel kansen om te werken aan het vergroten van hun inzetbaarheid en arbeidsmarktwaarde. Door de aanstelling in algemene dienst en door de “verplichting” om elkaar periodiek de vraag te stellen of de huidige functie/het takenpakket aansluit bij de persoonlijke behoeften en kwaliteiten van de medewerker en de behoeften van de werkgever worden beide partijen geprikkeld om alert en kritisch te blijven op deze vraag.

Ook in het Sociaal beleidskader Drechtsteden/Zuid-Holland Zuid 2013 – 2017, dat samen met de vakbonden is opgesteld, is duurzame inzetbaarheid een van de basis uitgangspunten voor het voorkomen van boventalligheid en uitval. Het draait uiteindelijk om het realiseren van het principe ‘de juiste medewerker, op de juiste plaats en op het juiste moment”! Dit is de meest optimale omstandigheid zowel voor de medewerker als voor de werkgever.

Spelregels en werkwijze

Op grond van de aanstelling in algemene dienst is de medewerker in principe inzetbaar binnen de gehele organisatie van de werkgever op passende werkzaamheden. Alhoewel binnen dit “speelveld” interessante kansen kunnen ontstaan zijn de mogelijkheden binnen de afzonderlijke organisaties, afhankelijk van de grootte meer of minder beperkt.

De werkgevers in het netwerk willen juist de schaalgrootte en de mogelijkheden van het netwerk gebruiken om medewerkers meer kans te geven om zich te ontwikkelen, door contact met vakgenoten, door samenwerking aan bovenlokale/regionale klussen en door flexibele inzet binnen de eigen maar vooral andere organisaties. Ook wordt op deze wijze de doorstroming tussen organisaties bevorderd. Dat is nodig gezien de taakstellingen en de noodzaak om frictiekosten te beperken. Een goede kans op behoud van werk kan alleen worden gegeven als medewerkers bewegen in de breedte van het netwerk. Dit is ook nodig vanwege de grote aantallen medewerkers die komende jaren met pensioen zullen gaan. Het verlies aan kennis door die uitstroom is een bron van zorg, waarvoor samenwerking in het netwerk een deel van de oplossing kan bieden. De werkgevers in het netwerk gebruiken verschillende “hulpmiddelen” om de benodigde personele inzet te kunnen plannen. Een van deze hulpmiddelen is de strategische personeelsplanning waarbij aan de ene kant wordt gekeken naar de kwantiteit en de kwaliteit van de aanwezige medewerkers en aan de andere kant naar de toekomstige ontwikkelingen van de organisatie en het netwerk. Dit helpt de werkgever om in het gesprek met de medewerker het juiste perspectief te kunnen geven: blijft deze functie in ongewijzigde vorm bestaan, welke (andere) taken dienen zich aan die aansluiten bij de kwaliteiten van de medewerker, wordt er krimp verwacht e.d.

Een ander hulpmiddel is het rangschikken van functies naar de noodzaak van een kortere of langere verblijfsduur qua bezetting. Is het een functie waar heel specifieke kennis bij nodig is en dus moeilijk te vervangen is? Of is het een functie die makkelijker te vervangen is omdat het inwerken van een nieuwe medewerker minder tijd vraagt? De medewerkers kunnen evenwel gebruik maken van “hulpmiddelen” om hun dilemma’s rond hun loopbaanvragen te beantwoorden. Het zelf nadenken en suggesties doen over de eigen wensen en behoeften met betrekking tot het werk is een belangrijk startpunt. Dit al dan niet met ondersteuning van een loopbaancoach of een ander instrument dat door de afdeling P&O/Mobiliteit&Ontwikkeling ter beschikking wordt gesteld. Het inzetten van het Individueel loopbaanbudget en het volgen van een opleiding kan hierbij helpen. Het lopen van stages of inwinnen van informatie bij collega’s over functies die de medewerker aantrekkelijk lijken is een manier om zich in de praktijk te oriënteren op de eventuele mogelijkheden. Hoe dan ook en proactieve houding en de regie zelf in handen nemen is belangrijk. De aanstelling in algemene dienst beoogt deze houding te stimuleren. Een tijdig en open overleg (personeelsgesprekken) en vrijwilligheid vormen de basis van de afspraken over de verandering van functie/taken. Een medewerker die enthousiast is over ander werk binnen de eigen of een andere organisatie en die zich positief uitgedaagd voelt om de verandering aan te gaan zal eerder succesvol zijn in zijn/haar nieuwe functie dan iemand die zich gedwongen voelt. Vanuit deze wetenschap is het van belang om zowel door de werkgever als door de medewerker een goede en eerlijke afweging te maken. Uiteindelijk is het de bedoeling om een medewerker in de positie te brengen om boventalligheid of uitval te voorkomen. Als de medewerker daar stelselmatig niet voor kiest, dan ontstaat het gevaar dat Regionaal Sociaal Plan Fase II Van Werk Naar Werk in beeld komt. Daarom is het belangrijk dat én de werkgever én de medewerker met enige regelmaat zich de vraag stellen of er sprake is van “de juiste medewerker, op de juiste plaats en op het juiste moment”. Het jaarlijkse personeelsgesprek is hiervoor het geschikte moment. Maar uiteraard als de situatie er om vraagt kan dit op het initiatief van de medewerker of de werkgever ook buiten de gesprekkencyclus worden aangekaart. In dit gesprek worden de mogelijkheden en wensen besproken en onder welke voorwaarden dit gerealiseerd kan worden. Het is belangrijk om de afspraken hierover schriftelijk vast te leggen.

Er zijn verschillende manieren om ingezet te worden op andere werkzaamheden:

- Detachering naar een andere afdeling/sector/dochter binnen de eigen organisatie of naar een andere organisatie in het netwerk: hierbij is het van belang om goede afspraken te maken over het doel van de detachering. Is het een aanloop naar een mogelijke nieuwe functie en dient de detacheringperiode te worden gezien als proeftijd? Of is er sprake van een tijdelijke inzet voor een langere of kortere tijd op een ander takenpakket of in een project? In die situaties is het handig om een “doorkijk” te hebben naar de volgende stap voor na de detacheringperiode.

- Inzet in projecten of andere werkzaamheden voor een deel van de eigen betrekking, al dan niet op basis van een detachering. Ook hierbij dienen goede en heldere afspraken te worden gemaakt.

- Overplaatsing: hierbij is er sprake van de verandering van functie en wellicht van een overgang naar een andere afdeling/sector/dochter/dienst binnen de eigen organisatie. Deze verandering gaat gepaard met een formeel overplaatsingsbesluit.

- Nieuwe aanstelling: hierbij is er sprake van de overgang naar een andere organisatie in het netwerk. Dit gaat gepaard met een formeel ontslag en een nieuw aanstellingsbesluit.

- Er zijn situaties denkbaar waarbij de beste oplossing gelegen is buiten de eigen organisatie en buiten het netwerk. Hierover dienen heldere afspraken te worden gemaakt zodat alle partijen weten wat van hen wordt verwacht en waar ze aan toe zijn.

Termijnen

Per 1 januari 2013 is de aanstelling van alle medewerkers in het netwerk van rechtswege omgezet in een aanstelling in algemene dienst. Voor de medewerkers van de gemeente Dordrecht is deze omzetting per 1 januari 2012 ingegaan. In het Sociaal beleidskader is met de vakbonden een nadere invulling gegeven aan de aanstelling in algemene dienst: de afspraak is gemaakt dat deze aanstelling in principe geldt voor een termijn van 3 jaar. Vervolgens is deze afspraak verder uitgewerkt in de nu voorliggende regeling. Hierin is een aantal “spelregels” in opgenomen waarmee en uniforme toepassing van de algemene dienst binnen het netwerk wordt beoogd. De termijn van 3 jaar gaat in per ingangsdatum van deze regeling: 1 april 2014. Voor de nieuwe medewerkers gaat deze termijn in per datum indiensttreding. Na 3 jaar moet het wel duidelijk zijn of de medewerker in zijn/haar eigen functie blijft of dat hij/zij naar een andere functie wilt overstappen. Uiterlijk 12 maanden voordat de termijn van 3 jaar afloopt moet dit zijn besproken met de leidinggevende. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Dus als de leidinggevende dit onderwerp om wat voor redenen dan ook niet aankaart is het evenwel de verantwoordelijkheid van de medewerker om dit bespreekbaar te maken. De termijn kan verlengd worden met maximaal 3 jaar. Het aantal keren dat de termijn wordt verlengd is niet bepaald. Echter na afloop van elke periode dient een bewuste keuze te worden gemaakt die ook wordt vastgelegd in het verslag van het personeelsgesprek. Als er na een periode van 3 jaar desondanks geen keuze wordt gemaakt wordt de termijn automatisch met één jaar verlengd. De termijn van 3 jaar betekent in ieder gaval niet dat na deze termijn de aanstelling wordt beëindigd of dat er geen werk meer is voor de medewerker.

Planning en gesprekken

Een belangrijk onderdeel van de personeelsgesprekken is de (duurzame) inzetbaarheid van de medewerker. Hierbij wordt gekeken naar de ontwikkeling, prestaties, tevredenheid en wensen van de medewerker en naar de ontwikkelingen binnen de organisatie/functie/takenpakket. Dit is tevens de input voor de strategische personeelsplanning: de medewerker wordt ingedeeld in een van de zgn. SPP categorieën. Er is een duidelijke relatie tussen de SPP categorieën en de aanstelling in algemene dienst. Beide hebben tot doel de aandacht te vragen voor de juiste match tussen de medewerker en zijn/haar takenpakket en het bevorderen van mobiliteit/duurzame inzetbaarheid als middel om boventalligheid of uitval te voorkomen. Bij het maken van de afspraken over ontwikkeling, opleiding of het doorstromen naar een andere functie/takenpakket houdt de leidinggevende rekening met de persoonlijke situatie zoals bijvoorbeeld de leeftijd, gezondheid, gezinssituatie e.d. Ook faciliteert de leidinggevende de medewerker in het uitvoeren van de afspraken over opleiding en ontwikkeling en houdt hij/zij hierbij rekening met de regels hierover (hoofdstuk 17 CAR/UWO).

De medewerker kan niet worden verplicht een aan hem/haar aangeboden passende functie te accepteren. Echter de medewerker moet zijn/haar weigering wel motiveren. Indien het hier om een situatie gaat waarbij er sprake is van pre-boventalligheid (C3) dan kan de weigering van een passende functie uiteindelijk leiden tot boventalligheid. In dat geval is het Regionaal Sociaal Plan aan de orde waarbij, volgens de spelregels van het plan, herplaatsing naar een andere functie wel afgedwongen kan worden. Ten slotte: het doel van deze regeling is om de inzetbaarheid en mobiliteit te stimuleren en hiermee een win-win situatie te bereiken voor de medewerkers en de organisaties in het netwerk. Dit levert een wezenlijke bijdrage aan het werkplezier en de kwaliteit van het werk en van de dienstverlening.