Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de  vaststelling van de Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (Financiële verordening Omgevingsdienst ZHZ)

Besluit van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid houdende de vaststelling van de Financiële Verordening Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (Financiële verordening Omgevingsdienst ZHZ)

Het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid,

Gezien

- het voorstel van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 14 november 2012 tot wijziging van de Financiële Verordening Omgevingsdienst ZHZ;

- de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, eerste wijziging;

Gelet op

- artikel 216 van de Provinciewet;

- het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente;

- artikel 57 van de Wet op de Gemeenschappelijke regelingen;

- artikel 35 van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

Besluit

de Financiële Verordening Zuid-Holland Zuid

Als volgt vast te stellen.

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. additionele wettelijke taken: de taken die de Omgevingdienst, overeenkomstig een daartoe strekkend mandaat uitvoert ten behoeve van de deelnemers en die niet uitdrukkelijk worden genoemd in, maar wel mogelijk gemaakt worden door artikel 4, tweede en derde lid van de regeling;

b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de van de Omgevingsdienst, of onderdelen ervan, ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

c. administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding en ter verankering van de interne controle;

d. adviesdiensten: het geven van advies door de Omgevingsdienst aan de deelnemers, overeenkomstig artikel 4, eerste lid van de regeling;

e. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst;

f. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst;

g. directeur: de directeur van de Omgevingsdienst, bedoeld in artikel 30 van de regeling;

h. financiële administratie: administratie ten behoeve van een goed inzicht in:

- de financieel-economische positie;

- het financiële beheer;

- de uitvoering van de begroting;

- het afwikkelen van vorderingen en schulden, alsmede

- het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

i. financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen;

j. Omgevingsdienst: de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, bedoeld in artikel 2 van de regeling;

k. programmataken: de programma’s en projecten op het gebied van milieu en ruimte, bedoeld in artikel 4, eerste lid, van de regeling;

l. producten: concrete activiteiten die de Omgevingsdienst verricht op grond van de wettelijke taken, additionele wettelijke taken, adviesdiensten en programmataken;

m. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid;

n. wettelijke taken: de taken die de Omgevingsdienst, overeenkomstig een daartoe strekkend mandaat uitvoert ten behoeve van de deelnemers die uitdrukkelijk zijn genoemd in artikel 4, tweede en derde lid van de regeling.

Hoofdstuk 1. Begroting en verantwoording

Artikel 2: Kaders begroting

1. Het dagelijks bestuur biedt uiterlijk op 1 februari van het begrotingsjaar aan het algemeen bestuur een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie daaropvolgende begrotingsjaren. De kaders betreffen een meerjarenraming op hoofdlijnen van de belangrijkste baten en lasten, voorzien van een toelichtende beschouwing. Bij de baten en lasten wordt onderscheid gemaakt tussen incidentele en structurele baten en lasten. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering, bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken, bedoeld in artikel 8.

2. Het algemeen bestuur stelt de nota, bedoeld in het eerste lid, uiterlijk 1 maart van elk begrotingsjaar vast.

3. De door het algemeen bestuur vastgestelde nota dient als uitgangspunt voor de opstelling van de begroting voor het volgende begrotingsjaar.

Artikel 3: Indeling begroting

1. Het algemeen bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe zittingsperiode een indeling van de begroting, conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, vast.

2. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het begrotingsjaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient.

3. Het algemeen bestuur kan gedurende het begrotingsjaar begrotingswijzigingen vaststellen.

4. Het algemeen bestuur stelt van de begroting als bedoeld in het eerste lid, in ieder geval het volgende vast:

a. de te leveren producten, en

b. de baten en lasten.

5. Het dagelijks bestuur stelt aan het algemeen bestuur per product de indicatoren voor de beoordeling van de geleverde prestaties voor.

6. Het algemeen bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.

7. Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de producten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, kunnen worden getoetst.

Artikel 4: Producten

1. Bij iedere begroting en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten naar respectievelijk:

a. wettelijke taken,

b. additionele wettelijke taken,

c. adviesdiensten,

d. programmataken.

2. De onderverdeling van de producten, bedoeld in het eerste lid, staat voor de zittingsperiode van het algemeen bestuur vast, tenzij het algemeen bestuur besluit dat er dringende redenen zijn tot wijziging. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 5: Uitvoering begroting

1. Het dagelijks bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het dagelijks bestuur maakt jaarlijks een begroting, waarin in ieder geval wordt opgenomen dat:

a. de lasten en baten, door middel van kostentoerekening en tarieven, eenduidig zijn toegewezen aan de producten;

b. de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie, en

c. de lasten van een product niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

3. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de, al dan niet gewijzigde, begroting niet worden overschreden.

Artikel 6: Interne controle

1. Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van een getrouw beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.

2. Het dagelijks bestuur biedt ten minste eens per vier kalenderjaren een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de Omgevingsdienst.

3. Het algemeen bestuur stelt de nota, bedoeld in het vorige lid. vast binnen zes maanden nadat deze is aangeboden.

4. Het dagelijks bestuur draagt elk kalenderjaar zorg voor de interne toetsing van een aantal bedrijfsprocessen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik binnen de Omgevingsdienst. Alle bedrijfsprocessen worden binnen een periode van vier kalenderjaren getoetst.

5. Ter aanvulling op de interne controle stelt het dagelijks bestuur een intern controleplan vast. Het interne controleplan wordt voor 31 december van elk begrotingsjaarvan het jaar voorafgaand aan het controle jaar vastgesteld.

6. Het dagelijks bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets, bedoeld in het vierde lid, indien nodig, voor een plan van verbetering. Het dagelijks bestuur neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

7. De resultaten van de toets, bedoeld in het vierde lid, en het plan van verbetering, bedoeld in het zesde lid, worden ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden.

Artikel 7: Tussentijdse rapportage en informatie

1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de Omgevingsdienst over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar. De deelnemers worden eveneens over dezelfde perioden gerapporteerd over de gerealiseerde diensten met daarbij een prognose van de nog te realiseren diensten en de effecten daarvan op de uitputting van de budgetten. De gemeenten en de provincie worden maandelijks voorzien van een financiële rapportage.

2. De tussenrapportages worden aan het algemeen bestuur aangeboden op de volgende tijdstippen:

a. de viermaands rapportage vóór 31 juli van het lopende begrotingsjaar, en

b. de achtmaands rapportage vóór 30 november van het lopende begrotingsjaar.

3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de indeling van de begroting.

4. De rapportages aan het algemeen bestuur behandelen afwijkingen groter dan 10% of afwijkingen groter dan € 50.000,-- ten opzichte van de begroting, zowel financieel kwantitatief, als niet financieel kwantitatief. In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan afwijkingen op:

a. de ontwikkelingen van de gerealiseerde lasten en baten ten opzichte van de begrote lasten en baten;

b. de realisatie op de begrote subsidieverwachtingen, en

c. het verloop van de investeringskredieten.

Artikel 8: Jaarstukken

1. Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In de verantwoording geeft het dagelijks bestuur aan:

a. wat is bereikt;

b. welke diensten zijn geleverd;

c. wat de kosten zijn, en

d. hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

2. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de begroting of de doelen voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

3. Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening, vast in het begrotingsjaar volgend op het begrotingsjaar waarop deze betrekking heeft.

Hoofdstuk 2. Financiële positie

Artikel 9: Financiële positie

1. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de besluiten van het algemeen bestuur, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen zijn opgenomen.

2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

3. Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10: Waardering en afschrijving vaste activa

1. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden, als deze kosten voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 60 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, lineair in vier jaar afgeschreven. Als deze kosten niet aan de genoemde voorwaarden voldoen worden deze direct ten laste van de exploitatie gebracht.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen, niet zijnde rentekosten, worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3. De materiële vaste activa met economisch nut, bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven.

4. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,-- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd.

5. Restwaarden van de activa, niet zijnde kantoren en gebouwen, die geheel zijn afgeschreven worden bij verkoop via de resultaatbestemming toegevoegd aan de algemene reserve van de Omgevingsdienst.

6. Voor het bepalen van de afschrijvingsduur wordt de economische levensduur bepaald. De economische levensduur is beëindigd op het moment dat de aan het actief toe te rekenen jaarlasten hoger zijn dan de aan het actief toe te rekenen jaaropbrengsten.

Artikel 11: Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 12: Reserves en voorzieningen

1. Het dagelijks bestuur biedt tenminste eens per vier jaar de nota reserves en voorzieningen aan.

2. De nota behandelt:

a. de vorming en besteding van reserves;

b. de vorming en besteding voorzieningen, en

c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

3. Het algemeen bestuur stelt deze nota uiterlijk bij de begroting vast.

Artikel 13: Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de kostprijs van producten van de Omgevingsdienst wordt een systeem van kostentoerekening, als bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder a, gehanteerd.

2. Het systeem van kostentoerekening wordt elke vier jaar vastgesteld door het algemeen bestuur.

3. De begroting voorziet in:

a. de berekening van de kostprijs voor de producten en

b. de bepaling van de renteomslag en de wijze van rentetoerekening als onderdeel van de kapitaallasten.

4. Bij de indirecte kosten worden de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa betrokken.

Artikel 14: Financieringsfunctie

1. De directeur zorgt voor de kaders en inrichting van de financieringsfunctie en draagt zorg voor

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van de tijdelijke middelen binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders;

b. een liquiditeitenplanning van de uitgaven en inkomsten per maand, en

c. het voldoen aan de eisen door de uitvoeringsorganisatie die worden gesteld aan deze functie vanuit wetgeving en regelgeving.

2. Het dagelijks bestuur stelt regels op ter uitvoering van het gestelde, bedoeld in het eerste lid, en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Het dagelijks bestuur zendt het treasurystatuut ter vaststelling aan het algemeen bestuur.

Artikel 15: Registratie bezittingen, activa en vermogen

1. Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de Omgevingsdienst systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de vorderingen van debiteuren, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de schulden aan crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

3. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

Hoofdstuk 3. Paragrafen van de begroting en jaarrekening

Artikel 16: Weerstandsvermogen en risicomanagement

1. Het dagelijks bestuur biedt tenminste eenmaal in de vier jaar aan het algemeen bestuur een nota of bijgestelde nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens de gewenste weerstandscapaciteit bepaald. Het algemeen bestuur stelt de nota vast binnen zes maanden nadat de nota is aangeboden.

2. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s aan van materieel belang en geeft een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het dagelijks bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota, bedoeld in het eerste lid.

3. Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en geeft aan in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 17: Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken doet het dagelijks bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

a. de kasgeldlimiet;

b. de renterisico norm;

c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

d. de rentevisie, en

e. de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 18: Bedrijfsvoering

1. Het dagelijks bestuur stelt tenminste eenmaal in de vier jaar een beheersplan vast. Het beheersplan wordt ter kennisgeving aan het algemeen bestuur gezonden.

2. In de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan:

a. het aantal personeelsleden in dienst;

b de instroom, uitstroom en het percentage ziekteverzuim van personeel;

c. de personeelskosten;

d. de kosten inleenkrachten;

e. de kosten van ingehuurde externen;

f. de huisvestingskosten;

g. de automatiseringskosten, en

h. vernieuwing, uitbreiding, herstructurering, reorganisatie en inkrimping van de ambtelijke organisatie.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 19: Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, en vergelijkbare ontwikkelingen;

c. het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wetgeving en regelgeving;

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wetgeving en regelgeving;

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 20: Financiële administratie

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving, en

b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten of gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 21: Financiële organisatie

Het algemeen bestuur draagt de zorg voor en besluit tot:

a. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleidsorganen en beheersorganen is gewaarborgd;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten, en

d. de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer.

Artikel 22: Aanbesteding en inkoop

Het algemeen bestuur draagt zorg voor en besluit tot interne regels vastgelegd in een protocol voor de inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de terzake geldende wetgeving en regelgeving.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 23: Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening Omgevingsdienst ZHZ.

Artikel 24: Bekendmaking en inwerkingtreding

1. De Financiële Verordening Omgevingsdienst ZHZ van 25 november 2011 wordt ingetrokken met ingang van de dag waarop dit besluit in werking treedt.

2. Deze verordening wordt bekendgemaakt in het Provinciaal Blad van de provincie Zuid-Holland.

3. Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking.

Artikel 25: Werkingsduur

De werkingsduur van deze verordening is voor onbepaalde tijd. Ten minste eenmaal in de vier jaar wordt deze verordening geëvalueerd.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid van 5 december 2012.

TOELICHTING

Op 4 oktober 2012 is de eerste wijziging van de Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst ZHZ in werking getreden. Met deze wijziging zijn veranderingen aangebracht in het deelnemerschap, de  bestuurssamenstelling en de stemverhoudingen binnen de gemeenschappelijke regeling. Alle colleges van de regiogemeenten in Zuid-Holland Zuid zijn toegetreden, en het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Publieke Gezondheid en Jeugd ZHZ, als opvolger van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Zuid-Holland Zuid, is uit de regeling getreden.

In de nota van toelichting bij de eerste wijziging van de gemeenschappelijke regeling is geconstateerd dat met deze eerste wijziging de gemeenschappelijke regeling als zogenoemde collegeregeling in stand blijft, terwijl de eerder gemaakte afspraken over de financiering en het functioneren van de dienst inhoudelijk integraal blijven gelden. Deze eerste wijziging had daarom met name ten doel een direct deelnemerschap en bijbehorende zeggenschap van de regiogemeenten als eigenaren te realiseren ter vervanging van de indirecte relatie die er was. De herstructurering was er alleen op gericht om de gemeenten te laten toetreden en de RZHZ te laten uittreden. Inhoudelijk is het geheel van regelingen niet aangepast. Naast de wijziging van de gemeenschappelijke regeling diende ook een aantal verordeningen en mandaatbesluiten te worden aangepast. De voorliggende gewijzigde Financiële verordening heeft geen inhoudelijke wijzigingen ondergaan. Het besluit is enkel aangepast naar aanleiding van de toetreding van de gemeenten, waardoor zij thans kunnen worden aangeduid met de term deelnemer. Daarnaast is in artikel 18 van de verordening verduidelijkt dat genoemd artikel betrekking heeft op het reeds bestaande Beheersplan.