Organisatiebesluit gemeente Onderbanken 2006

1. Voor wijzigingen van de indelingen van de organisatie in afdelingen of de toewijzing van taken aan afdelingen betrekt het college vooraf de algemeen directeur/secretaris.

2. De algemeen directeur kan in overleg met de directeuren de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

1. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffier, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de directeuren om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid, de bedrijfsvoering en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

2. Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het middelen- beheer van de gemeente bij de gemeentecontroller. Hij treedt op als directeur middelen.

3. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur en de desbetreffende directeur berust het dagelijks beheer van een afdeling bij het afdelingshoofd.

4. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten en volmachten aan de algemeen directeur/secretaris, de directeur middelen, de directeur wonen, werken, welzijn en de afdelingshoofden. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: gemeentecontroller (directeur middelen), hoofd financiën, comptabele, treasurer, en kassier. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen, indien dit niet strijdig is met de uitgangspunten van controletechnische functiescheiding.

2. De functies van gemeentecontroller (directeur middelen), hoofd financiën en comptabele zijn onverenigbaar met die van treasurer en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functie van gemeentecontroller (directeur middelen) is onverenigbaar met die van comptabele. De functies treasurer en kassier zijn onverenigbaar met het budgethouderschap.

3. De functies hoofd financiën, comptabele, kassier en treasurer worden exclusief aan het organisatieonderdeel middelen toegewezen.

1. Het college wijst de directeur middelen (gemeentecontroller) en de directeur wonen, werken, welzijn achtereenvolgens aan als eerste loco-secretaris en tweede loco-secretaris. Bij afwezigheid van de algemeen directeur/secretaris wordt zijn functie in de vorengenoemde volgorde uitgeoefend door de andere leden van het directieteam.

2. Het college wijst het hoofd personele en algemene zaken aan als plaatsvervangend directeur middelen. Bij afwezigheid van de directeur middelen wordt zijn functie uitgeoefend door het hoofd personele en algemene zaken. Dit laatste echter met uitzondering van de gemeentecontrollerstaken. Deze worden bij afwezigheid van de directeur middelen uitgeoefend door het hoofd financiën.

3. Het college wijst het hoofd wonen aan als plaatsvervangend directeur wonen, werken, welzijn. Bij afwezigheid van de directeur wonen, werken, welzijn wordt zijn functie uitgeoefend door het hoofd wonen.

4. Bij afwezigheid van het afdelingshoofd wordt zijn functie uitgeoefend door zijn leidinggevende.

5. Bij afwezigheid van het hoofd financiën, van de beheerder financiën en van de administrateur regelt de directeur middelen (gemeentecontroller) hun vervanging.

6. De algemeen directeur/secretaris wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

7. De directeur wonen, werken, welzijn, de directeur middelen (gemeentecontroller), het hoofd financiën, de beheerder financiën, de administrateur en de afdelingshoofden worden op voordracht van de algemeen directeur/secretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

8. Aan de algemeen directeur/secretaris is, voorzover niet anders bepaald in dit besluit en andere besluiten, het mandaat verleend om gemeenteambtenaren te benoemen, te schorsen en te ontslaan.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de directeur middelen (gemeentecontroller) de zorg voor:

• a.

  het middelenbeheer en het opstellen en bewaken van de afdelingsplannen;

• b.

  het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning- en controlsysteem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planning- en controlsysteem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college voorgelegd;

• c.

  de bewaking van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;

• d.

  de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Hij neemt hierbij de kaders uit de “Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college en de burgemeester gevoerde bestuur van de gemeente Onderbanken” (verordening ex artikel 213a Gemeentewet) in acht;

• e.

  de voorbereiding en de begeleiding van de aanbesteding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole en neemt hierbij het gestelde in de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Onderbanken” (verordening ex artikel 213 Gemeentewet) in acht en ziet er op toe, dat ook de andere ambtenaren van de gemeente deze regels in acht nemen;

• f.

  de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;

• g.

  het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten;

• h.

  de integrale ontwikkeling en uitvoering van beleid binnen het organisatie-onderdeel middelen;

• i.

  de kwaliteit en de tijdigheid van de door het organisatie-onderdeel middelen te leveren producten en diensten;

• j.

  de coördinatie en afstemming van het organisatie-onderdeel middelen overstijgende zaken.

2. De directeur middelen treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg op met de algemeen directeur/secretaris en met de directeur wonen, werken, welzijn en geeft rechtstreeks leiding aan het hoofd financiën, het hoofd personele en algemene zaken, het hoofd faciliteiten, burgerzaken en archief, het directiesecretariaat middelen, de treasurer, de kassier, de comptabele financiën, voorzover het middelenbeheer, de administratieve organisatie, het planning en controlsysteem, de informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid, en de het voorbereiding en ondersteuning van de accountantscontrole betreft.

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college draagt de directeur wonen, werken, welzijn de zorg voor:

• a.

  de integrale ontwikkeling en uitvoering van beleid binnen het organisatie-onderdeel wonen, werken, welzijn;

• b.

  de kwaliteit en de tijdigheid van de door het organisatie-onderdeel wonen, werken, welzijn te leveren producten en diensten;

• c.

  de coördinatie en afstemming van organisatie-onderdeel wonen, werken, welzijn overstijgende zaken.

2. De directeur wonen, werken, welzijn treedt bij de uitoefening van zijn taken in nauw overleg met de algemeen directeur/secretaris op en geeft rechtstreeks leiding aan het hoofd wonen, het hoofd werken, het hoofd welzijn en het directiesecretariaat wonen, werken, welzijn.

1. Onder de verantwoordelijkheid van zijn directeur draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: de uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan. Een afdelingshoofd volgt daarbij de aanwijzingen van zijn directeur op.

2. Onder de verantwoordelijkheid van zijn directeur draagt een afdelingshoofd met in achtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan.

3. In het kader van het permanente project verbetering kwaliteit gemeentelijke dienstverlening is elk afdelingshoofd belast met het opstellen van een procedure, waarin wordt aangegeven op welke wijze de afdeling omgaat met vragen, suggesties en klachten van burgers en hoe zijn directeur over deze burgerreacties wordt geïnformeerd.

4. Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van zijn directeur voor het college worden voorbereid, op:

• o

  de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

• o

  de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,

alsmede voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten door zijn ambtenaren.

1. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur middelen (gemeentecontroller) draagt het hoofd financiën de zorg voor:

• a.

  het opstellen van de gemeentebegroting en de aansluiting op de daaraan ten grondslag liggende werk- en middelenplannen;

• b.

  het opstellen van de tussenrapportages, de jaarrekening en het jaarverslag;

• c.

  het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijke rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

• d.

  de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

2. Onder de verantwoordelijkheid van de directeur middelen (gemeentecontroller) draagt het hoofd financiën de zorg voor de afdrachten sociale premies, de aangiften rijksbelastingen, de declaraties BTW compensatiefonds en de kwartaalaanlevering van financiële gegevens aan het CBS.

1. De treasurer is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beheren en doen beleggen van overtollige financiële middelen en het aantrekken van financiële middelen bij een tekort. De treasurer voert de aan hem toegewezen taken uit in nauwe samenwerking met het hoofd financiën.

2. De treasurer voert zijn taken uit onder toezicht van de directeur middelen (gemeentecontroller) en binnen de kaders van de Wet Financiering decentrale overheden en de “Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Onderbanken” (verordening ex artikel 212 Gemeentewet) en het besluit “Treasurystatuut gemeente Onderbanken 2005.”

3. Het hoofd financiën is verantwoordelijk voor het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren.

4. Onder de verantwoordelijkheid van de treasurer berust de zorg voor het chartale kasbeheer inzake debiteurenbetalingen bij de kassier. De kassier is belast met alleen de inning van debiteurenbetalingen in contant geld en dient zorg te dragen voor minimaal wekelijkse afstorting van overtollige gelden aan de treasurer en een deugdelijke afrekening van de verkregen ontvangsten aan de treasurer.

1. De algemeen directeur/secretaris, de directeur middelen (gemeentecontroller) en de directeur wonen, werken, welzijn vormen het gemeentelijk directieteam.

2. De algemeen directeur/secretaris is voorzitter van het gemeentelijk directieteam.

3. Bij afwezigheid van de algemeen directeur/secretaris treedt de directeur middelen op als voorzitter van het gemeentelijk directieteam.

4. Het directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast.

5. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een vergadering van het directieteam deel te nemen.

6. Het directieteam neemt collegiaal de vereiste besluiten. De algemeen directeur/secretaris draagt de eindverantwoordelijkheid voor deze besluiten.

1. Onder overleg leidinggevenden wordt verstaan: de gezamenlijke vergadering van de directeuren met alle afdelingshoofden.

2. Het overleg leidinggevenden vindt op instigatie van de algemeen directeur/secretaris tenminste vier keer per jaar plaats.

3. Het overleg leidinggevenden wordt voorgezeten door de algemeen directeur/secretaris.

4. Het directieteam stelt de agenda voor het overleg leidinggevenden vast.

5. Bij ontstentenis of verhindering van de algemeen directeur/secretaris treedt de directeur middelen op als voorzitter van het overleg leidinggevenden.

6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan het overleg leidinggevenden deel te nemen .

1 Het periodiek bespreken van voor de gemeentelijke organisatie relevante ontwikkelingen/onderwerpen met alle afdelingshoofden.

2 Het stimuleren van de integrale beleidsvoorbereiding, beleidsadvisering en beleidsuitvoering bij de afdelingshoofden

3 Het stimuleren van integraal management bij de afdelingshoofden.

1. Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de productraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

2. Elk afdelingshoofd stelt voor zijn afdeling een afdelingsplan op. Dit afdelingsplan wordt ter goedkeuring en integrale afstemming voorgelegd aan het directieteam.

3. Een afdelingsplan dient de in te zetten middelen te omvatten. Daarnaast dient dit plan gedurende een periode van vier jaar vanaf de datum van vaststelling van dit besluit te worden doorontwikkeld door een geleidelijke toevoeging van outputgerichte aspecten zoals de beoogde doelen, taken, activiteiten en te leveren prestaties.

4. Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het college. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingshoofden, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

1. Een budgethouder informeert via zijn afdelingshoofd de directeur middelen tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

2. Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

3. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

4. De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en algemene voorwaarden van de gemeente.

1. Iedere afdeling legt door middel van de kwartaalrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan het hoofd financiën en de directeur middelen.

2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie, zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

3. Het gestelde in het tweede lid is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

1. De medewerker juridische, bestuurlijke en algemene zaken treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur/secretaris en onverminderd de verantwoordelijkheid van de directeuren en de afdelingshoofden de zorg voor:

• a.

  het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

• b.

  het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de algemeen directeur/secretaris, de directeur middelen, de directeur wonen, werken, welzijn en de afdelingen;

• c.

  het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

• d.

  het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

• e.

  het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

2. De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

3. Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de algemeen directeur/secretaris verslag van zijn bevindingen.

1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juni 2006.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Onderbanken 2006.