Financiële verordening gemeente Oosterhout artikel 212 Gemeentewet

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie:

• het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Oosterhout en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financiële administratie:

• het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Oosterhout, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het beheren van de vermogenswaarden;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  administratieve organisatie:

• het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• d.

  financieel beheer :

• het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Oosterhout.

• e.

  rechtmatigheid

• het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• f.

  doelmatigheid

• de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of de mate waarin met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• g.

  doeltreffendheid

• de mate waarin de gemeente erin slaagt de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk te bereiken.

• h.

  planning en control

• ontwikkelen, invoeren en beheren van beleids- en beheersinstrumenten met betrekking tot het (strategisch) beleid alsmede het financieel-, personeels-, organisatie-, en financieringsbeleid.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de programmabegroting aangeboden aan de Gemeenteraad op basis van een meerjarenbeleidsplan (MJBP) / perspectiefnota welke eveneens eerder in het jaar door de raad ter vaststelling wordt aangeboden.

• 2.

  De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 3.

  De programmabegroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander waar mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 4.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke prestaties en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 2.a Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de perspectiefnota / meerjarenbeleidsplan en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De onderverdeling van de programma’s staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per beleidsveld het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het totaal van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven rekening houdend met de actuele raming van de uitputting.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 3a. Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt eens in de vier jaar een meerjarenbeleidsprogramma (MJBP) aan, waarin de prioriteiten uit het politiek akkoord geconcretiseerd en aangevuld worden. Het MJBP zal zo spoedig mogelijk na de vaststelling van het politiek akkoord worden aangeboden aan de raad.

• 2.

  Het college biedt uiterlijk vijf weken vóór vaststelling door de Raad een perspectiefnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. De perspectiefnota is de jaarlijkse herijking van het MJBP. In deze nota worden de bevindingen getrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 5 en de jaarstukken bedoeld in artikel 3b. De raad stelt deze nota uiterlijk half juni van het lopende begrotingsjaar vast.

Artikel 3b. Jaarstukken

• 1.

  Jaarlijks worden door het college de jaarstukken bestaande uit jaarverslag en -rekening uiterlijk vijf weken voor de vaststelling aangeboden aan de raad.

• 2.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording vanuit de afdelingen naar de programmaverantwoording.

• 3.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    wat er voor gedaan is;

  • c.

    wat de kosten zijn.

• 4.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Na vaststelling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij vaststelling van het delegatiebesluit geautoriseerd.

• 3.

  Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien (rekening houdend met de daarbij behorende spelregels).

• 4.

  Bij de behandeling van de concernrapportages in de raad doet het college voorstellen voor wijzigingen naar aanleiding van prijscompensatie en administratieve wijzigingen.

• 5.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5. Tussentijdse (concern)rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad in elk geval voor de behandeling van het Meerjarenbeleidsplan respectievelijk de perspectiefnota en voor de behandeling van de begroting door de raad door middel van concernrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente.

• 2.

  De rapportages gaan in op afwijkingen op hoofdlijnen, ten minste wat betreft de lasten en baten. In principe wordt een grensbedrag gehanteerd van € 50.000.

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college biedt eens in de vier jaar een nota investerings- en afschrijvingsbeleid aan aan de raad.

• 2.

  In de nota worden de relevante aspecten met betrekking tot de waardering en afschrijving van vaste activa behandeld.

Artikel 6a. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

• 2.

  Bij de bepaling van de voorziening wordt rekening gehouden met de economische situatie en de informatie welke van derden wordt ontvangen met betrekking tot mogelijke problemen inzake het innen van vorderingen.

Artikel 6b. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college geeft jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van de reserves en voorzieningen.

• 2.

  Eens in de vier jaar wordt een nota ‘reserves en voorzieningen’ opgesteld. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a)

    de vorming en besteding van reserves;

  • b)

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c)

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

• 3.

  De nota wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan de raad ter vaststelling aangeboden.

• 4.

  Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsprogramma binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 7. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Oosterhout wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken. De indirecte kosten worden via een opslag boven op de directe kosten verdeeld naar de producten.

• 2.

  Bij de berekening van de kosten worden ook betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt jaarlijks bij de begroting en jaarrekening vastgesteld.

Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolheffing afvalstoffenheffing en overige leges.

• 2.

  De bevoegdheid omtrent de vaststelling van de grondprijzen wordt geregeld in de nota grondbeleid.

• 3.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 9. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college legt de richtlijnen voor de uitoefening van de financieringsfunctie vast in een treaurystatuut.

• 2.

  Het college zendt eens in de vier jaar het besluit treasurystatuut ter vaststelling aan de raad.

Artikel 9a. Lokale heffingen

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat er een actueel overzicht is van de tarieven, heffingen en prijzen per verstrekte dienst bij de aanvang van het begrotingsjaar;

• 2.

  Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van de opbrengsten per lokale heffing; het bedrag van kwijtscheldingen en de ontwikkeling van de lokale lastendruk voor huishoudens.

Artikel 9b. Weerstandsvermogen

• 1.

  Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en het jaarverslag de risico’s van materieel belang aan, de eventuele impact en een beschrijving van eventuele maatregelen die het risico reduceren.

• 2.

  Het college geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en het jaarverslag de ontwikkeling van de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 9c. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  De raad stelt een Kwaliteitsvisie Openbare Ruimte vast. Hierin wordt het volledige areaal aan openbare ruimte benoemd, de budgetten bepaald en het kwaliteitsniveau in beeld gebracht. Op grond hiervan kan de raad voor de verschillende onderdelen van de stad ( centrum, woonwijken en bedrijventerreinen) de gewenste kwaliteitsniveaus kiezen met daarbij behorend financieel overzicht.

• 2.

  De Kwaliteitsvisie Openbare Ruimte dient als uitgangspunt voor de diverse documenten die worden opgesteld voor het beheer van de openbare ruimte zoals beeldkwaliteitsbestekken, beheerprogramma’s, jaarplan openbare ruimte en meerjarenplan openbare ruimte. Deze intern gehanteerde documenten worden gekoppeld aan de reguliere planning- en controlproducten (begroting, tussentijdse rapportage en jaarrekening). Sturing en beheersing van de kwaliteit van de openbare ruimte vindt door de raad middels deze planning- en controlproducten plaats.

• 3.

  Het college biedt conform de wettelijke vereisten een ‘ verbreed gemeentelijk rioleringsplan’ (VGRP) ter vaststelling aan aan de raad. Het betreft een beleidsplan voor vuilwater, afvloeiend hemelwater als ook maatregelen voor het grondwater. Het plan geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van het rioolstelsel. Tevens wordt in het plan ingegaan op de waarborging van de kwaliteit en het meerjarig budgettair beslag. Het verbreed rioleringsplan geeft een doorkijk naar de komende 40 jaar.

Artikel 9d. Treasury

Bij de begroting en het jaarverslag doet het college in de treasuryparagraaf verslag van de stand van zaken over de uitvoering van het treasurystatuut.

Artikel 9e. Bedrijfsvoering

In het onderdeel bedrijfsvoering van de begroting gaat het college in op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in het onderdeel bedrijfsvoering bij het jaarverslag rapporteert het college over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 9f. Verbonden partijen

• 1.

  Het college biedt één keer per vier jaar de raad een nota verbonden partijen aan ter vaststelling.

• 2.

  De nota bevat de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties, met name de condities waaronder het publiek belang is gediend met behartiging door verbonden partijen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen en de financiële voorwaarden.

• 3.

  In de begroting en het jaarverslag wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op het doel, betrokkenheid, financieel belang, publiek belang, uittredingsbepalingen en ontwikkelingen binnen en van de verbonden partijen.

Artikel 9g. Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt onder andere aandacht besteed aan de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente.

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en het jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies / winstverwachtingen, de verwerving van gronden e.d. en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Tevens doet het college in de betreffende paragraaf verslag van de plannen die in ontwikkeling zijn of reeds in uitvoering en geraamde investeringen mede in relatie met de ‘reserve bovenwijkse voorzieningen’.

Artikel 9h. Emu-saldo

Het emu-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. In het verdrag van Maastricht is afgespoken dat het Emu-tekort van een land maximaal 3% BBP mag zijn. Daarnaast is in het Groei- en Stabiliteitspact afgesproken dat op lange termijn naar een tekort dicht bij 0% of een overschot moet worden gestreefd. Hebben gemeenten onverwachts hogere tekorten op hun begroting dan is dat van invloed op de hoogte van het Emu-saldo. Daarom is afgesproken dat gemeenten het Emu-saldo opnemen in de begroting en jaarrekening.

Artikel 9i. Subsidies

In de paragraaf subsidies bij de begroting en jaarrekening geeft het college in ieder geval een overzicht van de subsidies per beleidsterrein en outputcontracten.

Artikel 10. Administratie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor dat:de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

• 2.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a)

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b)

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c)

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties en nacalculaties;

  • d)

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke prestaties en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

  • e)

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f)

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 11. Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking (juistheid, volledigheid en tijdigheid), en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Het door het college vastgestelde overkoepelende controleplan is gebaseerd op een gemeentebrede risicoanalyse en wordt jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 13. Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen zoals vastgelegd wordt in een organisatieregeling;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de afdelingen van de gemeente;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de afdelingen;

• g.

  een actuele regeling budgethouderschap, waarin wordt beschreven hoe binnen de gemeente Oosterhout wordt omgegaan met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van de budgetten.

Artikel 13a. Inkoop en aanbesteding

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• 2.

  Het college zendt deze nota ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 14. Inwerkingtreding en geldigheidsduur

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking in weekblad Oosterhout met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2013 voldoen. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening. De verordening zal minimaal één maal per vier jaar worden vervangen door een door de raad vastgestelde geactualiseerde verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de `Financiële verordening gemeente Oosterhout` vastgesteld door de raad op 19 februari 2008.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Oosterhout”.