Regeling vervallen per 09-04-2019

Archiefverordening gemeente Oosterhout

Geldend van 02-08-2016 t/m 08-04-2019 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2016

Intitulé

Archiefverordening Gemeente Oosterhout

De raad van de gemeente Oosterhout,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders 17-05-2016;

gelet op artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet 1995;

besluit vast te stellen de:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van archiefbescheiden van niet-overgebrachte archieven en het beheer van de overgebrachte archieven.

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet:

    de Archiefwet 1995

  • b.

    informatie:

    de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente;

  • c.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

  • d.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet benoemde gemeentearchivaris;

  • e.

    beheerder: degene die is belast met het beheer van de informatie;

  • f.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e, van de Archiefwet aangewezen archiefruimte;

  • g.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot.

  • h.

    e-depot: het e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van digitale informatie mogelijk maakt.

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in standhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, hierbij tevens begrepen een e-depot. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten en voor een veilige digitale beheeromgeving waarin de digitale archiefbescheiden duurzaam worden bewaard.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden op strategisch, tactisch en operationeel niveau ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.

Hoofdstuk III De taken van de gemeentearchivaris

Artikel 8

Burgemeester en wethouders benoemen de archivaris en wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris. De reikwijdte van de archivaris beperkt zich tot de gemeente en voert geen taken uit binnen de gemeenschappelijke regelingen met betrekking tot archiefzorg.

Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 9

Burgemeester en wethouders brengen tweejaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 10

  • 1. De Archiefverordening Oosterhout 2006 wordt ingetrokken per de in het tweede lid vermelde datum.

  • 2. Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot en met 1 januari 2016.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Oosterhout.

Ondertekening

Vastgesteld in de vergadering van de raad van 19 juli 2016

, burgemeester
, griffier