Verordening klachtenregeling gemeente Oosterhout 2005

Artikel 1 Begripsbepalingen

De verordening verstaat onder:

• a)

  De wet: De Algemene wet bestuursrecht.

• b)

  Klacht: Een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen van een klager over de wijze waarop een bestuursorgaan, een lid daarvan of een ambtenaar zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem heeft gedragen. Nadrukkelijk wordt hieronder niet verstaan een bezwaar of beroep tegen een inhoudelijk besluit.

• c)

  Klager: Natuurlijke persoon of rechtspersoon die een klacht heeft ingediend.

• d)

  Beklaagde: Het bestuursorgaan of de ambtenaar om wiens gedraging het gaat.

• e)

  Klaagschrift: Het schriftelijke stuk waarin een klacht is neergelegd.

• f)

  Gedraging: Het in een concreet geval jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door een bestuursorgaan, de voorzitter of een lid daarvan of een ambtenaar. Een gedraging door een ambtenaar kan tevens worden aangemerkt als een gedraging van het voor die gedraging verantwoordelijk orgaan. Onder gedraging wordt niet begrepen die jegens een (andere) ambtenaar.

• g)

  Bestuursorgaan: De bestuursorganen als bedoeld in artikel 1:1 van de wet.

• h)

  Ambtenaar: Een ieder die krachtens aanstelling of een met hem/haar aangegane arbeidsverhouding in dienst van de gemeente Oosterhout werkzaam is, met uitzondering van onderwijzend personeel.

• i)

  Klachtencoördinator: De aangewezen ambtenaar als bedoeld in artikel 3.

• j)

  Klachtenaccountant: De aangewezen ambtenaar als bedoeld in artikel 4.

• k)

  Commissie Ombudsman: De commissie als bedoeld in artikel 15.

• l)

  Afdeling/Eenheid: Onderdelen van de gemeentelijke organisatie.

• m)

  Directeur / manager: Verantwoordelijken voor het functioneren van onderdelen van de gemeentelijke organisatie.

Artikel 2 De behandeling van klaagschriften

1. De behandeling van klaagschriften vindt plaats volgens afdeling 9.2 van de wet.

Artikel 3 De klachtencoördinator

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst een ambtenaar als klachtencoördinator aan en regelt de plaatsvervanging.

• 2.

  Het college stelt de commissie Ombudsman in de gelegenheid daarover advies uit te brengen.

• 3.

  De klachtencoördinator is:

  • A.

    bij binnenkomst van de klacht het eerste aanspreekpunt voor een klager;

  • B.

    belast met het uitzetten van de klachten in de gemeentelijk organisatie;

  • C.

    belast met het geven van informatie over en het adviseren over de toepassing van de gemeentelijke klachtregeling en -procedure;

  • D.

    belast met het bewaken van de procedure en formuleert daartoe zo nodig voorstellen;

  • E.

    belast met het desgevraagd te woord staan en informatie verstrekken aan een klager;

  • F.

    belast met het registreren van alle ontvangen schriftelijke klaagschriften en de wijze van afdoening daarvan.

Artikel 4 De klachtenaccount

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst voor elke afdeling/eenheid een klachtenaccountant aan en regelt de plaatsvervanging.

• 2.

  De klachtenaccount ondersteunt de afdelingsmanager bij het behandelen van de klacht.

• 3.

  De klachtenaccount is belast met:

  • A.

    het uitvoeren van de klachtenprocedure voor de betreffende afdeling/eenheid;

  • B.

    het bewaken van de klachtenprocedure voor de betreffende afdeling/eenheid;

  • C.

    het desgevraagd te woord staan en informatie verstrekken aan een klager;

  • D.

    het op verzoek van de klager of op eigen initiatief volledig betrokken zijn bij de behandeling van een klacht;

  • E.

    het op snelle wijze nagaan bij de afdeling/eenheid of er mogelijkheden zijn om snel aan de klacht tegemoet te komen;

  • F.

    het op eigen initiatief of op verzoek van degene die beslist op de klacht een zelfstandig advies uitbrengen alvorens een besluit op een klacht wordt genomen.

Artikel 5 Behandeling van een klaagschrift

• 1.

  Een klaagschrift wordt behandeld door de hiërarchisch verantwoordelijke van de beklaagde.

• 2.

  Indien een klaagschrift betrekking heeft op het college van burgemeester en wethouders of een lid van het college van burgemeester en wethouders, wordt het klaagschrift behandeld door de voorzitter van het college.

• 3.

  Indien een klaagschrift betrekking heeft op de gemeentesecretaris respectievelijk de griffier behandelt de burgemeester respectievelijk de voorzitter van de raad de klacht.

• 4.

  Indien een klaagschrift betrekking heeft op de raad, wordt het klaagschrift door de voorzitter van de raad behandeld.

• 5.

  Indien er bij de behandeling volgens lid 1 of 2 sprake is van betrokkenheid bij de gedraging waarop het klaagschrift betrekking heeft, wijst het bevoegde bestuursorgaan iemand aan, die het klaagschrift behandelt en die niet bij de beklaagde gedraging betrokken is geweest.

Artikel 6 Jaarverslag

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst een functionaris aan die gezamenlijk een jaarverslag met de commissie Ombudsman ten aanzien van het aantal behandelde klachten, de aard daarvan en het resultaat van de behandeling opstelt.

• 2.

  Het in het eerste lid genoemde jaarverslag wordt aangeboden aan de gemeenteraad.

Artikel 7 Indiening van een klaagschrift

• 1.

  Om in aanmerking te komen voor een behandeling volgens deze verordening dient een klacht schriftelijk te worden ingediend bij het betrokken bestuursorgaan.

• 2.

  Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste:

  • A.

    de naam en het adres van de indiener;

  • B.

    de dagtekening;

  • C.

    een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht.

• 3.

  Anonieme klaagschriften worden niet in behandeling genomen.

• 4.

  Indien de klager dat wenst, wordt hem medewerking verleend bij het op schrift stellen van de klacht.

Artikel 8 Ontvangst en verspreiding van het klaagschrift

• 1.

  De ontvangst van het klaagschrift wordt binnen één week schriftelijk bevestigd.

• 2.

  Bij binnenkomst wordt het klaagschrift onmiddellijk ter kennis gebracht van:

  • A.

    De beklaagde;

  • B.

    De klachtencoördinator;

  • C.

    Het lid van het college op wiens portefeuille de klacht betrekking heeft;

  • D.

    De afdelingsmanager van de afdeling/eenheid waarop de klacht betrekking heeft;

  • E.

    De directeur.

• 3.

  Indien de klacht betrekking heeft om een medewerker van de griffie of de griffier wordt het klaagschrift onmiddellijk ter kennis gebracht van de griffier en de voorzitter van de raad.

Artikel 9 Het niet in behandeling nemen van een klaagschrift

• 1.

  Indien artikel 9:8 van de wet van toepassing is hoeft het klaagschrift niet in behandeling te worden genomen.

• 2.

  De klager wordt naar de commissie ombudsman verwezen indien de klager in kennis wordt gesteld van het niet in behandeling nemen van de klacht.

Artikel 10 Horen

• 1.

  Diegene die het klaagschrift behandelt stelt de klager in de gelegenheid te worden gehoord volgens het bepaalde in artikel 9:10 van de wet.

• 2.

  Diegene die het klaagschrift behandelt licht de klager, beklaagde en klachtencoördinator in over de wijze waarop het klaagschrift wordt onderzocht.

• 3.

  Diegene die het klaagschrift behandelt, stelt tevens de beklaagde in de gelegenheid om te worden gehoord.

• 4.

  Diegene die het klaagschrift behandelt onderzoekt de mogelijkheid om met instemming van betrokkenen tot een voor hen bevredigende oplossing te komen, waardoor de klacht verder buiten behandeling kan blijven. Indien zo'n oplossing wordt bereikt wordt deze schriftelijk vastgelegd.

• 5.

  Afhankelijk van de aard en de omstandigheden van de klacht kan diegene die het klaagschrift behandelt klager en beklaagde tezamen uitnodigen voor een gesprek, waarin hij als bemiddelende partij kan optreden. De klachtenaccount is daarbij aanwezig.

• 6.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt.

Artikel 11 Rapportage en advies

• 1.

  Diegene die het klaagschrift behandelt stelt een schriftelijk rapport op inzake het onderzoek naar de behandeling van het klaagschrift.

• 2.

  Het rapport gaat vergezeld van het verslag van het horen, een advies over het te nemen besluit inzake de gegrondheid van de klacht en een conceptbrief aan de klager en de beklaagde.

• 3.

  Alvorens het rapport wordt uitgebracht aan de persoon of het orgaan dat op het klaagschrift besluit wordt de klachtencoördinator in de gelegenheid gesteld op het rapport te reageren en eventueel zelfstandig een advies op te stellen.

• 4.

  Het rapport wordt binnen vijf weken na ontvangst van de klacht uitgebracht aan de persoon of het orgaan dat op het klaagschrift besluit. Conform het bepaalde in artikel 9:11 lid 2 van de wet kan deze termijn voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.

Artikel 12 Besluitvorming en mededeling

• 1.

  Op basis van het rapport en de adviezen van diegene die het klaagschrift heeft behandeld en de klachtencoördinator neemt de persoon of het orgaan dat besluit een beslissing over de ontvankelijkheid en gegrondheid van de klacht.

• 2.

  De klager en de beklaagde worden schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, het oordeel daarover alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt gesteld.

• 3.

  De overige in artikel 5 en 8 lid 2 en genoemde personen en instanties krijgen hiervan een volledig afschrift.

Artikel 13 Delegatie en mandaat ten aanzien van besluiten over een klacht

• 1.

  Het college besluit over klachten ten aanzien van het management van de organisatie en over klachten ten aanzien van de bestuursorganen of de individuele leden daarvan.

• 2.

  Burgemeester en wethouders kunnen afdelingsmanagers en de gemeentesecretaris mandateren om namens hen te besluiten over klachten.

Artikel 14 Vervolgprocedure

De schriftelijke mededeling van de beslissing aan de klager bevat tevens de mededeling dat vervolgens de klacht kan worden ingediend bij de commissie Ombudsman, alsmede de termijn waarin dit moet worden ingediend.

Artikel 15 Instelling, samenstelling, zittingsduur

• 1.

  Er is een gemeentelijke commissie Ombudsman. De commissie bestaat uit een voorzitter en twee leden, die op voorstel van burgemeester en wethouders worden benoemd door de raad.

• 2.

  De benoeming geschiedt voor de periode van zes jaar. Herbenoeming is steeds mogelijk. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 3.

  Alvorens de functie te kunnen uitoefenen, leggen leden van de commissie ombudsman in de vergadering van de raad, in handen van de voorzitter, een eed af zoals genoemd in artikel 81 s van de Gemeentewet.

• 4.

  Tot voorzitter of lid van de commissie zijn niet benoembaar:

  • A.

    de burgemeester en leden van een bestuursorgaan;

  • B.

    ambtenaren van de gemeente;

  • C.

    leden van het dagelijks of het algemeen bestuur van of personen in dienst van een publiekrechtelijk samenwerkingsverband waaraan de gemeente deelneemt.

• 5.

  Bij de vaststelling van de gemeentebegroting wordt de vergoeding voor de leden van de commissie bepaald.

Artikel 16 Ontslag

• 1.

  De raad ontslaat de voorzitter of een lid van de commissie:

  • A.

    op zijn verzoek;

  • B.

    wanneer hij uit hoofde van ziekte of gebrek blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen;

  • C.

    bij de aanvaarding van een ambt of betrekking die ingevolge artikel 12, derde lid onverenigbaar is met het voorzitterschap of het lidmaatschap van de commissie;

  • D.

    wanneer hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft;

  • E.

    wanneer hij ingevolge een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld of wegens schulden is gegijzeld;

  • F.

    wanneer hij naar het oordeel van de raad door handelen of nalaten nadeel toebrengt aan het aanzien van de commissie.

• 2.

  De voorzitter of leden blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

Artikel 17 Ondersteuning van de commissie

• 1.

  De commissie kent geen permanente ondersteuning.

• 2.

  Bij de behandeling van een specifiek klaagschrift verkrijgt de commissie op haar verzoek en op haar voordracht voldoende materiële en personele ondersteuning.

Artikel 18 Onafhankelijkheid en onpartijdigheid

• 1.

  De commissie is in de uitoefening van haar taak niet ondergeschikt aan enig gemeentelijk orgaan.

• 2.

  De commissie vervult haar taak zonder vooringenomenheid.

• 3.

  De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan het onderzoek indien de klacht betrekking heeft op een gedraging waarbij zij op enigerlei wijze direct of indirect zijn betrokken of betrokken zijn geweest.

Artikel 19 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De commissie onderzoekt klaagschriften over gedragingen en oordeelt over de ontvankelijkheid en de gegrondheid van een klacht en over de behoorlijkheid van de beklaagde gedraging.

• 2.

  De commissie vergewist zich er van dat de procedure volgens Hoofdstuk 2 is doorlopen.

• 3.

  Naast een doorzending op grond van artikel 2:3 van de wet, verwijst de commissie klager zo nodig naar een andere daarvoor in aanmerking komende instantie.

• 4.

  De commissie kan gedurende het onderzoek aan de klager, het gemeentelijk orgaan en de beklaagde voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen.

• 5.

  Indien het onderzoek naar het oordeel van de commissie onvoldoende zekerheid verschaft over de feitelijke toedracht van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, wordt geen oordeel uitgesproken.

• 6.

  De commissie kan het bevoegde gemeentelijke orgaan aanbevelingen doen om maatregelen te nemen. Het betreffende orgaan deelt aan de commissie mede of en op welke wijze aan een aanbeveling gevolg wordt gegeven. Afwijking van een aanbeveling wordt door het orgaan gemotiveerd.

• 7.

  De commissie kan ook uit eigen beweging een onderzoek instellen naar gedragingen van een gemeentelijk orgaan of een specifiek persoon indien zij een vermoeden heeft dat deze gedragingen niet behoorlijk zijn.

Artikel 20 Indienen van een klacht

• 1.

  Een ieder heeft het recht een klacht in te dienen bij de commissie.

• 2.

  Alvorens een klacht bij de commissie kan worden ingediend, dient de klacht eerst te zijn behandeld en een besluit daarop te zijn genomen volgens de bepalingen van Hoofdstuk 2 van deze verordening.

• 3.

  Een klacht dient schriftelijk bij de commissie te worden ingediend.

• 4.

  Op de indiening van een klacht zijn artikel 7, lid 3 en 4, artikel 8 van deze verordening en artikel 9:4 lid 2 van de wet van toepassing.

Artikel 21 Het niet in behandeling nemen van een klaagschrift

• 1.

  De commissie is niet bevoegd een klacht te behandelen indien artikel 9:22 van de wet van toepassing is.

• 2.

  De commissie behandelt een klacht niet indien niet voldaan is aan het bepaalde in artikel 20.

• 3.

  De commissie is niet verplicht een klacht te behandelen indien artikel 9:23 of 9:24 van de wet van toepassing is.

• 4.

  Indien de commissie een klacht niet (verder) behandelt, doet zij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan de klager en aan de het artikel 8 lid 2 genoemde personen met vermelding van de redenen.

Artikel 22 Horen

• 1.

  De commissie stelt het bestuursorgaan, de beklaagde en de klager in de gelegenheid schriftelijk of mondeling, al dan niet in eikaars tegenwoordigheid, al dan niet openbaar hun standpunt nader toe te lichten. De wijze waarop is ter beoordeling aan de commissie.

• 2.

  Voor het horen is vereist dat minstens de voorzitter, dan wel zijn plaatsvervanger, aanwezig is.

• 3.

  Indien de commissie dat noodzakelijk acht, kan zij ook derden in de gelegenheid stellen van een klacht kennis te nemen en hen verzoeken daaromtrent mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen.

• 4.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt dat wordt vastgesteld in een vergadering van de commissie, waarna het wordt getekend door de voorzitter of zijn plaatsvervanger. In het verslag wordt opgenomen op welke wijze door de commissie is gehoord en de redenen daarvoor.

Artikel 23 Onderzoeksbevoegdheden

• 1.

  De commissie is in het kader van het onderzoek van een klacht bevoegd bij het betrokken orgaan c.q. betrokken personen alle inlichtingen dan wel bescheiden op te vragen die zij daartoe nodig acht. Het betrokken orgaan c.q. betrokken personen zijn verplicht aan de commissie die inlichtingen en bescheiden te verstrekken, behoudens het gestelde in lid 2 en 3.

• 2.

  Bescheiden die op grond van enige wettelijke bepaling niet openbaar kunnen worden gemaakt en bescheiden die een zodanig geheim karakter dragen, dat openbaarmaking daarvan naar het oordeel van het betrokken bestuursorgaan het gemeentelijk belang ernstig zou kunnen schaden, kunnen worden verstrekt onder de voorwaarde dat het geheime karakter daarvan door de commissie wordt gewaarborgd.

• Van ernstige schade aan het gemeentelijk belang is in elk geval geen sprake indien ingevolge de Wet openbaarheid bestuur de verplichting bestaat een verzoek om informatie, vervat in deze bescheiden, in te willigen.

• 3.

  Ambtenaren kunnen, naar aanleiding van een aan hen gericht verzoek om inlichtingen, uitsluitend een beroep doen op het verschoningsrecht voorzover het verstrekken van de verlangde inlichtingen in strijd is met enig wettelijke bepaling.

• 4.

  De commissie is bevoegd ten dienste van het onderzoek werkzaamheden aan deskundigen op te dragen.

• 5.

  De commissie kan, voor zover dit naar haar oordeel ten behoeve van het onderzoek is vereist, zonder toestemming alle plaatsen, met uitzondering van woningen, betreden waar het bestuursorgaan wiens gedraging wordt onderzocht zijn taak verricht. Voor het betreden van woningen is toestemming van de bewoner vereist.

Artikel 24 Rapportage en oordeelsvorming commissie

• 1.

  De commissie deelt alvorens haar onderzoek te beëindigen, haar bevindingen schriftelijk mee aan het betrokken orgaan, het lid daarvan, de beklaagde en de klager, alsmede de overige in artikel 8 lid 2 genoemde personen en instanties. Zij worden daarbij in de gelegenheid gesteld binnen een door de commissie vastgestelde termijn schriftelijk op die bevindingen te reageren.

• 2.

  De commissie beraadslaagt en besluit in een besloten zitting over het door haar uit te brengen eindrapport. In die vergadering zijn minstens twee leden, de voorzitter of zijn plaatsvervanger inbegrepen, aanwezig.

• 3.

  Het rapport bevat een weergave van de bevindingen van de commissie en haar oordeel over de ontvankelijkheid, de gegrondheid van een klacht en of het betrokken orgaan c.q. voorzitter of lid daarvan c.q. ambtenaar zich in de onderzochte aangelegenheid al dan niet behoorlijk heeft gedragen. Het rapport wordt ondertekend door de voorzitter of zijn plaatsvervanger.

• 4.

  Het rapport wordt gezonden aan het betrokken orgaan c.q. voorzitter of lid daarvan, de beklaagde en de klager, alsmede de overige in artikel 8 lid 2 genoemde personen en instanties. Met het oog op deze verzending wordt acht geslagen op artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.

• 5.

  Het rapport wordt uiterlijk drie maanden na het indienen van de klacht verzonden.

Artikel 25 Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks aan de gemeenteraad schriftelijk verslag uit van de door haar verrichte werkzaamheden. Artikel 6 van deze verordening is daarop van toepassing.

Artikel 26 Nadere uitvoeringsregels

Onverminderd het bepaalde in deze verordening kan het college van burgemeester en wethouders nadere uitvoeringsregels vaststellen.

Artikel 27

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2006.

• 2.

  Zij kan worden aangehaald als de Klachtenverordening Oosterhout 2005.

• 3.

  Deze verordening zal worden bekendgemaakt door het plaatsen van het besluit tot vaststelling van de verordening in het Oosterhoutse weekblad