Instructie griffier

Geldend van 25-06-2003 t/m heden

Intitulé

Instructie griffier

Instructie voor de griffierDe raad van de gemeente Ooststellingwerf;nr. B.2gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;b e s l u i t :vast te stellen de volgende instructie voor de griffier van de gemeente Ooststellingwerf:

Artikel 1 Algemene ondersteuning

De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, de individuele leden van de raad en de agendacommissie.

Artikel 2 Agendering

De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter

  • 1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

  • 2. De griffier kan de voorzitter van de raadscommissie ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.

Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissies.

  • 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden.

Artikel 5 Ondersteuning agendacommissie

  • 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de agendacommissie en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

  • 2. Indien de agendacommissie aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.

Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 7 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand.

Artikel 8 Verhindering

Indien de griffier (meer dan 5 dagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de agendacommissie.

Artikel 9 Slotbepaling

  • 1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.

  • 2. Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.

Ondertekening

Besloten in de openbare vergadering van 24 juni 2003.
                    , griffier                       , voorzitter 

Toelichting 1 Toelichting op de ontwerpinstructie voor de griffier

Toelichting op de ontwerpinstructie voor de griffierArtikel 1De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.Artikel 2De raadsagenda’s wordt vastgesteld door de raad en kunnen voorbereid worden door de agendacommissie. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De griffier biedt ondersteuning bij het opstellen van de lange termijn agenda.Artikelen 3 en 4De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt het verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.Artikel 5Voor de agendacommissie, het presidium als belangrijk instituut van de raad, geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen. Deze commissie wordt ondersteund door de griffier en zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen. De agendacommissie bestaat uit alle fractievoorzitters, de burgemeester, de voorzitter van de raadscommissie, de gemeente-secretaris en de griffier. In de commissie worden vooral procedurele aangelegenheden aan de orde gesteld.Artikel 6Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.Artikel 7De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Hij voert daartoe zonodig overleg met de gemeentesecretaris. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen.Artikel 8Dit artikel behoeft geen toelichting.