Regeling vervallen per 01-06-2015

Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf 2012

Geldend van 14-03-2012 t/m 31-05-2015

Intitulé

Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf 2012

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf,

gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en Hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht.

Gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 19 januari 2012

besluit:vast te stellen het Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf 2012

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit statuut wordt verstaan onder:

  • a.

    organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Ooststellingwerf, met uitzondering van de griffie;

  • b.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ooststellingwerf;

  • c.

    afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie;

  • d.

    team: een groep medewerkers binnen een afdeling met een gelijksoortig resultaatgebied en/of werkproces;

  • e.

    directeur: de ambtenaar die eindverantwoordelijk is voor de organisatie en belast met de wettelijke taken behorende bij de functie van gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet;

  • f.

    loco-secretaris: de ambtenaar die de directeur vervangt bij diens afwezigheid;

  • g.

    manager: de ambtenaar die verantwoordelijk is voor de integrale leiding van een afdeling;

  • h.

    teamleider: de ambtenaar die belast is met en mede verantwoordelijk is voor de hiërarchische leiding van een team, onder eindverantwoordelijkheid van de manager;

  • i.

    bedrijfsleider buitendienst: de ambtenaar benoemd door het college die verantwoordelijk is gesteld voor de dagelijkse leiding voor de buitendienst. De bedrijfsleider buitendienst heeft hiërarchisch leidinggevende bevoegdheden en legt verantwoording af aan de directeur;

  • j.

    CMT (Concern Management Team): het overleg tussen directeur en managers;

  • k.

    ambtenaar: persoon die is aangesteld in dienst van de gemeente Ooststellingwerf, alsmede degene die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is binnen de gemeentelijke organisatie;

  • l.

    medewerker: alle ambtenaren en iedereen die in een hiërarchische relatie werkzaam is ten behoeve van de organisatie zoals stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers etc.;

  • m.

    bestuursorganen: de raad, het college, de burgemeester en de ambtenaren die bij attributie(*) zijn aangewezen als bestuursorgaan;

  • n.

    project: geheel van samenhangende activiteiten in opdracht van het bestuur of de directie, uitgevoerd ten behoeve van een vooraf gedefinieerd resultaat met een begin- en eindtijdstip, gebruik makend van begrensde hulpmiddelen,veelal eenmalig van aard;

  • o.

    projectleider: de leider van een project met verantwoordelijkheid voor de projectmiddelen: tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie;

  • p.

    ondernemingsraad: een vertegenwoordiging van medewerkers, zoals bedoeld in de Wet op de Ondernemingsraden.

(*) Attributie: een bevoegdheid tot het nemen van besluiten bij wettelijk voorschrift, toegedeeld aan een persoon of college werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan (bijv. heffingsambtenaar of leerplichtambtenaar); attributie levert een echte bevoegdheid op, die alleen door de wettelijke regeling ongedaan kan worden gemaakt, niet door het bestuursorgaan onder wiens verantwoordelijkheid de attributaris werkt).

Hoofdstuk 2 Structuur en taakgebieden

Artikel 2 Organisatorische eenheden

  • 1. De organisatie is ingedeeld in de volgende afdelingen:

    • a.

      de Afdeling Publiekscentrum;

    • b.

      de Afdeling Ruimte;

    • c.

      de Afdeling Samenleving

    • d.

      de Afdeling Concernzaken

    • e.

      de Buitendienst

  • 2. De directeur kan besluiten de structuur van elke afdeling nader onder te verdelen. Over een dergelijk voornemen wordt de betrokken manager gehoord.

  • 3. De directeur kan besluiten tot (tijdelijke) toewijzing van onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken managers gehoord.

  • 4. De directeur kan besluiten tijdelijke organisatorische verbanden tussen afdelingen in te stellen, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid, dat meerdere afdelingen betreft. Het beheer van een dergelijk verband wordt opgedragen aan een projectleider. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken managers gehoord.

Artikel 3 Benoeming leidinggevende functionarissen

  • 1. Het college benoemt de directeur- nadat een vertegenwoordiging van de managers zijn gehoord en de ondernemingsraad advies heeft uitgebracht.

  • 2. De directeur benoemt de manager, nadat een afvaardiging van de afdeling is gehoord.

  • 3. De directeur benoemt de bedrijfsleider buitendienst nadat een afvaardiging van de buitendienst is gehoord.

  • 4 De manager benoemt de teamleider, nadat een afvaardiging van het team is gehoord.

Artikel 4 Leiding en verantwoordelijkheid

  • 1. De directeur is eindverantwoordelijk voor de strategische en operationele aansturing van de organisatie, het inhoud geven aan de dienstverlening en het realiseren van de doelen van de organisatie.

  • 2. De manager geeft leiding aan een afdeling en is als integraal manager verantwoordelijk voor het eindresultaat en de juiste inzet van mensen en middelen.

  • 3. De bedrijfsleider buitendienst geeft hiërarchisch leiding aan de buitendienst en is verantwoordelijk voor het eindresultaat en de juiste inzet van mensen en middelen.

  • 4. De teamleider geeft leiding aan een van de teams van een afdeling.

Artikel 5 Projectorganisatie

  • 1. Het college en de directeur kunnen besluiten een projectleider aan te stellen. De directeur, managers, bedrijfsleider buitendienst, teamleiders en andere medewerkers kunnen binnen een projectteam functionele bevoegdheden worden gegeven.

  • 2. Het college en/of de directeur kunnen nadere regels vaststellen, die bij het uitoefenen van de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden in acht worden genomen.

Hoofdstuk 3 De directeur in relatie tot het college

Artikel 6 Het college van burgemeester en wethouders

  • 1. De directeur draagt, met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • 2. De directeur draagt zorg voor een gedegen, tijdige, en integrale advisering aan het college.

  • 3. De directeur draagt zorg voor de vastlegging van de besluiten van het college.

  • 4. De directeur draagt er zorg voor dat de besluiten van het college worden uitgevoerd.

  • 5. De directeur draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college, met inachtneming van eventuele nadere richtlijnen van het college.

  • 6. De directeur draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over de informatie kunnen beschikken die zij nodig hebben. Hij neemt daarbij eventuele nadere richtlijnen van het college in acht.

Artikel 7 De burgemeester

Artikel 6 is van overeenkomstige toepassing in relatie tot de burgemeester, voor zover het betreft de op hem rustende taken.

Artikel 8 Brugfunctie directeur -secretaris

  • 1. De directeur staat het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

  • 2. De directeur bevordert, met inachtneming van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Ooststellingwerf en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de griffier, dat de ambtelijke organisatie op doelmatige wijze de bestuursorganen en raadscommissies terzijde staat.

Artikel 9 Vervanging secretaris.

  • 1 Het college wijst een manager aan als loco-secretaris.

  • 2 Tenzij anders is bepaald, vervangt de loco-secretaris de directeur in al zijn rechten en bevoegdheden.

Artikel 10 De directeur

  • 1 De directeur is eindverantwoordelijk voor het leiden van de organisatie, de strategiebepaling en beleidsintegratie.

  • 2 De directeur stuurt de managers en de bedrijfsleider buitendienst direct aan en de afdelingen en buitendienst indirect aan via de manager en de bedrijfsleider buitendienst.

  • 3 De dagelijkse leiding van de organisatie berust bij de directeur, onder verantwoordelijkheid van het college.

  • 4 De directeur kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan managers en bedrijfsleider buitendienst om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang ervan te verzekeren.

  • 5 De directeur bevordert als manager van de ambtelijke organisatie, de samenhang en een doelmatige samenwerking en coördinatie van de verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie.

  • 6 De directeur draagt zorg voor de procedurele coördinatie van het ambtelijk apparaat en geeft zo nodig aanwijzingen.

  • 7 De directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Hij ziet er op toe dat zaken voor advies of voor instemming aan de ondernemingsraad worden voorgelegd.

Artikel 11 Inlichtingen

De directeur heeft het recht bij de managers van afdelingen en de bedrijfsleider buitendienst alle inlichtingen in te winnen en informatie te vragen die voor de uitvoering van zijn taken noodzakelijk zijn.

Artikel 12 Procedures

De directeur kan in overleg met de managers van afdelingen en de bedrijfsleider buitendienst procedures vaststellen voor de behandeling van alle zaken, die aan het ambtelijk apparaat ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

Artikel 13 Overleg

De directeur overlegt periodiek met de managers van afdelingen over de voortgang van dewerkzaamheden, zowel bilateraal als multilateraal in het CMT.De directeur overlegt –bilateraal- met de bedrijfsleider buitendienst over de voortgang van de werkzaamheden. 

Hoofdstuk 4 Het management

Artikel 14 Manager

Onder eindverantwoordelijkheid van de directeur draagt een manager met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor:

  • 1.

    De uitvoering van het afdelingsplan- mede in het verlengde van de organisatie-doelstellingen; de bewaking van de juridische en financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan; de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten; het opvolgen van de aanwijzingen van de directeur; het middelenbeheer van de afdeling; de uitvoering van de administratieve organisatie; het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie.

  • 2.

    De manager is integraal verantwoordelijk voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de directeur voor het college worden voorbereid op:a. kwaliteit, tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatieb. juridisch en financiële rechtmatigheid, c. resultaatgerichtheid en doelmatigheid

  • 3.

    In het CMT worden nadere afspraken gemaakt over horizontale vervanging van de managers.

Artikel 15 Bedrijfsleider buitendienst

  • 1 De bedrijfsleider buitendienst is onder eindverantwoordelijkheid van de directeur verantwoordelijk voor het functioneren van de buitendienst, waaronder begrepen het management, de bedrijfsvoering, de coördinatie en integratie van taken en werkzaamheden. Jaarlijks formuleert de bedrijfsleider buitendienst hiervoor een plan, waarin wordt aangegeven welke resultaten zullen worden bereikt met de beschikbare middelen.

  • 2 De bedrijfsleider buitendienst voert het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek met de medewerkers van de buitendienst.

  • 3 De bedrijfsleider buitendienst dient in overleg met de directeur de coördinatie van ambtelijk handelen af te stemmen op het geldende beleid.

  • 4 De vervanger van de bedrijfsleider buitendienst wordt door de directeur aangewezen.

Artikel 16 Teamleider

  • 1 De teamleider realiseert de aan het team opgedragen doelstellingen en is verantwoordelijk voor de kwaliteit en kwantiteit van het geleverde werk, de leiding aan het team en de uitvoering van de bedrijfsvoering.

  • 2 De teamleider functioneert onder verantwoordelijkheid van de manager.

  • 3 De teamleider voert het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek met de medewerkers van zijn afdeling.

  • 4 De teamleider ondersteunt de manager bij de afstemming van de coördinatie van ambtelijk handelen op het geldende beleid.

  • 5 Bij afwezigheid van de teamleider voorziet de manager in waarneming of vervanging.

Artikel 17 Overleg Directeur en Managers (CMT)

  • 1 Het overleg tussen directeur en managers in het CMT vindt 1 x per week plaats. Het doel hiervan is het bevorderen van de integrale bedrijfsvoering en strategische beleidsontwikkeling.

  • 2 De directeur neemt de directiebesluiten tijdens de CMT vergadering. Bij gebrek aan consensus in het CMT besluit de directeur.

  • 3 De directeur is voorzitter van het CMT. Alle CMT leden kunnen bespreekpunten agenderen. De directeur fiatteert vooraf de verspreiding van de agenda. De directiebesluiten worden gepubliceerd op STELLA.

  • 4 In het CMT wordt in ieder geval het volgende besproken:a. terugkoppeling van bestuurlijke zaken;b. integrale bedrijfsvoering en strategische onderwerpen;c. de voortgang van de (belangrijkste) werkzaamheden, waaronder de werkzaamheden met een specifiek of organisatiebelang.

  • 5 De managers dragen zorg voor overdracht van informatie naar de afdelingen.

  • 6 De directeur kan ook anderen, zoals adviseurs, uitnodigen aan de besprekingen in de vergadering deel te nemen.

Artikel 18 Overleg

  • 1 De manager van een afdeling/ de bedrijfsleider buitendienst zorgt voor regelmatig overleg met de medewerkers binnen zijn afdeling/ de buitendienst. Dit overleg vindt minimaal 4 x per jaar plaats, met een voorafgestelde agenda en achteraf opgemaakte afsprakenlijst.

  • 2 De manager van een afdeling / de bedrijfsleider buitendienst zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden van zijn taakgebied.

  • 3 De teamleider is het eerste aanspreekpunt voor de portefeuillehouder voor operationele zaken.

  • 4 De teamleider zorgt voor regelmatig overleg met de medewerkers van zijn team. Dit overleg vindt minimaal 12 x per jaar plaats.

  • 5 Van het portefeuillehouderoverleg wordt een afspraken- of activiteitenlijst bijgehouden. Essentiële of relevante punten uit dat overleg worden door de manager in het CMT aan de orde gesteld.

Hoofdstuk 5 Procedures

Artikel 19 Advisering

  • 1 Elke zaak wordt voorbereid door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak primair behoort.

  • 2 Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een afdeling uitstrekt, wordt in eerste instantie overleg gevoerd met collega-managers. Indien daarbij onduidelijkheid blijft bestaan, wordt dit besproken in het CMT. De directeur bepaalt welke afdeling primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of uitvoering alsmede de tijdsplanning en de bewaking van de uitvoering.

  • 3 De primair met de advisering belaste afdeling is verantwoordelijk voor integrale advisering. Andere betrokken afdelingen zetten hun medeparaaf.

  • 4 De adviezen van de afdelingen gericht op concernbrede bedrijfsvoering en kaderstelling worden altijd voorgelegd aan de directeur en het CMT.

  • 5 De directeur is bevoegd een manager van een afdeling op te dragen een advies uit te brengen en daarvoor een redelijke termijn vast te stellen, voor zover de manager niet uit eigen beweging tijdig een advies uitbrengt. De manager draagt zorg voor integrale advisering van zijn afdeling en de juridische en financiële rechtmatigheid ervan.

Artikel 20 Managers en bedrijfsleider buitendienst

  • 1 De managers en bedrijfsleider buitendienst zijn, onverminderd de bevoegdheden van de directeur, verantwoordelijk voor de voortgang in de behandeling en de juiste afdoening van zaken binnen hun afdeling.

  • 2 De managers en de bedrijfsleider buitendienst doen aan de directeur verslag van de voortgang van de werkzaamheden.

Hoofdstuk 6 Mandatering en delegatie

Artikel 21 Mandatering en delegatie

  • 1 Bestuursorganen kunnen, voor door hen aan te wijzen aangelegenheden de directeur, een manager, de bedrijfsleider buitendienst of andere door hen aan te wijzen ambtenaren de bevoegdheid geven namens hen of in hun plaats beslissingen te nemen en/of stukken te ondertekenen. Zij stellen daartoe een mandaat- en delegatiestatuut vast.

  • 2 De directeur of een door hem aan te wijzen ambtenaar adviseert, gehoord de managers in het CMT, over het actueel houden van het mandaat- en delegatiestatuut.

Hoofdstuk 7 Slotbepalingen

Artikel 22 Slotbepalingen

  • 1 In gevallen waarin dit organisatiestatuut niet voorziet, beslist de directeur namens het college.

  • 2 Dit statuut treedt in werking op 14 maart 2012.

  • 3 Het College – als rechtsopvolger van de raad in deze- trekt de Organisatieverordening van de gemeente Ooststellingwerf, vastgesteld bij raadsbesluit van 1 januari 2004, op de in het tweede lid genoemde datum in.

  • 4 Dit statuut wordt aangehaald als: Organisatiestatuut gemeente Ooststellingwerf 2012.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 13 maart 2012.
De voorzitter,
 De secretaris,
 

Toelichting 1

ProcedureOp grond van artikel 160 Gemeentewet is het stellen van regels over de ambtelijke organisatie een bevoegdheid van het college.

Het horen van de ondernemingsraad is verplicht. De Ondernemingsraad heeft adviesrecht.Hoofdstuksgewijze toelichting

Hoofdstuk 1In het Organisatiestatuut is de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Ooststellingwerf neergelegd. Dit laatste met uitzondering van de griffie, hetgeen een verantwoordelijkheid is van de raad. Het college is vrij om zelf de structuur van de ambtelijke organisatie te bepalen. Het Organisatiestatuut is een juridische weergave van de organisatieontwikkeling, zoals geïnitieerd in het rapport “aanpassen structuur organisatie september 2002” en daarna vervolgd in diverse doorontwikkel rapportages, laatstelijk in het document “samenwerking in aansturing” (2011). Het organisatiestatuut zal periodiek worden aangepast aan de voortschrijdende organisatie ontwikkeling.Artikel 2 geeft aan dat de ambtelijke organisatie is ingericht volgens het directiemodel. Dit betekent dat de organisatie onder centrale leiding van een directeur staat en verder bestaat uit een aantal afdelingen.Deze afdelingen worden integraal aangestuurd door managers. De buitendienst wordt aangestuurd door een bedrijfsleider buitendienst.

Attributie: een bevoegdheid tot het nemen van besluiten bij wettelijk voorschrift, toegedeeld aan een persoon of college werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan (bijv. heffingsambtenaar of leerplichtambtenaar). Hoofdstuk 3De instructie voor de gemeentesecretaris (als bedoeld in artikel 103, tweede lid, Gemeentewet) is neergelegd in dit hoofdstuk. In artikel 9 wordt de vervanging van de gemeentesecretaris geregeld. Hiermee is voldaan aan artikel 106 Gemeentewet.

Hoofdstuk 6Ingevolge artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht kan de mandaatgever de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven inzake de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.De algemene kaders voor mandaat, machtiging en volmacht worden in dit hoofdstuk niet genoemd. Wel wordt in dit artikel nadrukkelijk verwezen naar de door het college vastgestelde mandaat- en delegatiestatuut.

Hoofdstuk 7Als gevolg van de Wet dualisering gemeentebestuur is het college bevoegd om dit statuut vast te stellen en te wijzigen.