Verordening op de informatieronde en politieke ronde van de raadscyclus van de gemeente Oostzaan 2011

1. De informatieronde heeft geen vaste leden.

2. Van elke fractie mogen maximaal twee leden deel nemen aan de informatieronde.

3. Een deelnemer kan zowel raadslid als fractieassistent zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een deelnemer aan de informatieronde

1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden, bij voorkeur in de eerste vergadering van elke zittingsperiode van de raad, door de raad uit zijn midden benoemd.

2. De voorzitter is belast met:

• a.

  Het leiden van de vergadering

• b.

  het handhaven van de orde;

• c.

  het doen naleven van deze verordening;

• d.

  hetgeen de wet, deze verordening en het Reglement van Orde hem verder opdraagt.

3. De voorzitter kan de begeleiding van de inhoudelijke bespreking van de verschillende agendapunten overdragen aan de extern(e) gespreksleider.

1. De griffier is in elke informatieronde aanwezig aanwezig.

2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad daartoe aangewezen plaatsvervangend griffier.

3. De griffier kan, indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.

1. In de regel vindt de informatieronde 1x per 4 weken als eerste bijeenkomst van de raadscyclus plaats op maandagavond vanaf 19.30 uur in de raadszaal.

2. Jaarlijks wordt een vergaderschema met de data van de bijeenkomsten van de raadscyclus door het presidium vastgesteld.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

1. De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een informatieronde aan de raadsleden en fractieassistenten een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de informatieronde. De oproep bevat tevens de voorlopige agenda.

2. De voorlopige agenda en de stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden op het openbare gedeelte van de website van de gemeenteraad van Oostzaan geplaatst en digitaal via de mail aan de raadsleden en fractieassistenten gestuurd.

3. Per raadscyclus wordt één bundel stukken digitaal verstrekt.

4. Indien in overleg met presidium en voorzitter een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering digitaal aan de raadsleden en fractieassistenten gezonden.

1. De griffier stelt in overleg met de voorzitter van de informatieronde de voorlopige agenda van de informatieronde op.

2. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter van de informatieronde in overleg met het presidium na het verzenden van de schriftelijke oproep met voorlopige agenda tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3. Bij aanvang van de informatieronde wordt de agenda vastgesteld. Op voorstel van een deelnemer of de voorzitter kunnen bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd of of van de agenda worden afgevoerd.

4. Op voorstel van een deelnemer of de voorzitter kan de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

1. De agenda en de achterliggende stukken worden op de website gepubliceerd en worden voor een ieder in het gemeentehuis ter inzage gelegd.

2. Van de publicatie op de website en de ter inzage legging wordt melding gemaakt in het huis-aan-huis blad Kompas. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken worden gepubliceerd respectievelijk ter inzage gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadsleden en fractieassistenten.

3. De agenda en stukken gepubliceerd op de website zoals bedoeld in lid 1. blijven beschikbaar in het archief op de website.

4. De agenda en stukken ter inzage bij het gemeentehuis zoals bedoeld in lid 1. worden ter ter beschikking gesteld tot en met de sluiting van de vergadering. De stukken zijn daarna op verzoek in te zien.

5. Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht. Op verzoek kunnen kopieën worden verstrekt.

6. Indien omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste of tweede lid, van de Gemeente-wet geheimhouding is opgelegd, is artikel 30 van deze verordening van toepassing.

1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op de website geplaatst. Hiervan wordt een lijst opgesteld. De lijst wordt per mail aan de leden van de raad toegezonden, en op de website geplaatst. Daarnaast wordt de lijst tezamen met de ingekomen stukken ter inzage gelegd in de fractiekamer.

2. De lijst wordt op de agenda van de informatieronde geplaatst, waarbij deelnemers kunnen aangeven een ingekomen stuk te willen agenderen voor de volgende raadscyclus, onder vermelding van het doel van de bespreking.

3. Onder mededelingen vallen ook besluiten van het college die aan de informatieronde ter kennis worden gebracht. Wenst een lid over deze mededelingen te beraadslagen, dan wordt die mededeling onder vermelding van het doel van de bespreking als agendapunt voor de eerstvolgende raadscyclus aangemeld.

1. In de regel vindt de politieke ronde, als tweede bijeenkomst van de raadscyclus, 2 weken na de informatieronde plaats op maandagavond vanaf 19.30 uur in de raadszaal.

2. Jaarlijks wordt een vergaderschema met de data van de bijeenkomsten van de raadscyclus door het presidium vastgesteld.

3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

1. De voorzitter zendt na de informatieronde aan de raadsleden en fractieassistenten een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de politieke ronde. De oproep bevat tevens de voorlopige agenda.

2. In de reguliere raadscyclus waarbij de politieke ronde plaatsvindt 2 weken na de informatieronde wordt de agenda uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de politieke ronde verstuurd. Alleen stukken die als gevolg van de beraadslaging uit de onder artikel 8 genoemde bundel worden gewijzigd of toegevoegd, en de beantwoording van eventuele vragen gesteld vooraf, tijdens de informatieronde en/of uiterlijk op de dag na de informatieronde, worden bij de voorlopige agenda gevoegd.

3. Indien, bij uitzondering, de politieke ronde 1 week na de informatieronde plaatsvindt, worden de agenda en stukken uiterlijk 5 dagen voor aanvang van de bijeenkomst verstuurd.

4. De onder lid 2. genoemde stukken dienen uiterlijk op donderdag voor de politieke ronde van maandag in bezit te zijn van de raadsleden en fractieassistenten. De beantwoording van de onder lid 2. genoemde beantwoording van eventuele vragen worden uiterlijk op de vrijdag voor de Politieke Ronde beantwoord. Als wordt voorzien dat die termijn niet haalbaar is, wordt dat op de donderdag voor de politieke ronde door college aan raadsleden en fractieassistenten medegedeeld. Er zijn dan twee mogelijkheden: behandeling in de volgende raadscyclus of behandeling als zijnde schriftelijke vragen conform artikel 39 van het reglement van orde van de raad.

5. Indien in spoedeisende gevallen en in overleg met presidium en voorzitter een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de raadsleden en fractieassistenten gezonden.

1. In beginsel wordt er per agendapunt door één lid van de fractie het woord gevoerd. In bijzondere gevallen, indien inbreng van specialistische kennis gewenst is, is het toegestaan dat het tweede lid het woord voert;

2. Per agendapunt kan er gewisseld worden van deelnemers;

3. De bespreking vindt in maximaal twee ronden plaats.

4. Op verzoek van de deelnemers van de politieke ronde kan met het college in debat worden gegaan en/of kan het college worden gevraagd een toelichting op het advies te vragen bij beraadslaging over de te nemen politieke keuzes.

5. Op verzoek van de deelnemers, gespreksleider of de voorzitter kan worden besloten de beraadslaging voor een door de voorzitter of gespreksleider te bepalen tijd te schorsen teneinde de deelnemers de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslaging wordt hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

1. Na afloop van de bespreking concludeert de voorzitter per agendapunt:

• I.

  of het voorstel rijp is voor besluitvorming in de raad en het advies van de deelnemers.

• a.

  alleen indien fracties unaniem hiermee instemmen wordt het voorstel toegevoegd aan de agenda van de raad van dezelfde avond. Als dit niet het geval is volgt het voorstel de reguliere procedure en wordt gevoegd op de agenda voor de raad twee weken later.

• b.

  Indien minimaal 2 fracties duidelijk kunnen aangeven, welke politieke afwegingen onvoldoende in het politieke debat aan de orde zijn geweest; dan inventariseert de voorzitter de politieke afwegingen die onvoldoende aan de orde zijn geweest en concludeert dat het voorstel eenmalig in de eerstvolgende politieke ronde wordt geagendeerd ter bespreking hiervan.

• c.

  De volgende (tweede) keer kan hetzelfde voorstel alleen door een meerderheid opnieuw voor een volgende politieke ronde worden geagendeerd.

• II.

  welke moties / amendementen zijn ingediend/aangekondigd.

2. De voorzitter kan deze taken in voorkomende gevallen opdragen aan de externe gespreksleider.