Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeente Oostzaan 2008

1. De griffier is belast met:

• a.

  de dagelijkse leiding van de griffie;

• b.

  het beheer van de financiële middelen van de raad;

• c.

  de ondersteuning van de raad, zijn commissies en zijn organen;

• d.

  het secretariaat van de raad, de raadscommissies en het presidium;

• e.

  hetgeen de Gemeentewet, dit Reglement, de Verordening op de raadscommissies of de Instructie voor de griffier hem verder opdraagt.

2. De griffier is in elke vergadering van de raad aanwezig.

3. De griffier is verantwoordelijk voor verslaglegging van de vergadering.

4. De griffier houdt van elke vergadering bij welke beslissingen er zijn genomen.

5. De stukken die van de raad uitgaan worden door de griffier mede ondertekend.

6. De griffier kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

7. De raad wijst een plaatsvervangend griffier aan. Bij ontstentenis van de griffier treedt de plaatsvervangend griffier in alle taken, rechten en plichten van de griffier. Daar waar in deze regeling de griffier wordt genoemd, wordt tevens diens plaatsvervanger daaronder begrepen.

8. De raad kan voor de raadscommissies een commissiegriffier benoemen.

1. De raad heeft een huishoudelijk orgaan, genaamd presidium.

2. Het presidium heeft de volgende samenstelling:

• a.

  de voorzitter van de raad is voorzitter van het presidium;

• b.

  de plaatsvervangend voorzitter van de raad is lid van het presidium en plaatsvervangend voorzitter van het presidium;

• c.

  de voorzitters van de raadsfracties zijn leden van het presidium. Bij ontstentenis wordt hun plaats ingenomen door de plaatsvervangend voorzitters van die respectievelijke fracties.

3. De griffier is adviseur en secretaris van het presidium. Hij heeft het recht aan de beraad-slaging deel te nemen, maar heeft geen stemrecht. Artikel 3 leden 2 t/m 4 van dit Reglement zijn van overeenkomstige toepassing.

4. De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar. Het presidium en zijn voorzitter kunnen anderen uitnodigen aan de beraadslagingen deel te nemen of te adviseren. Deze hebben echter geen stemrecht.

5. Het presidium beslist bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter van het presidium de doorslag.

6. Indien een vergadering van het presidium niet kan worden afgewacht, beslist de voor-zitter van het presidium. Hij stelt hiervan de andere leden van het presidium in kennis.

7. Nadat een beslissing in het presidium is genomen, ondertekent de voorzitter van het presidium namens het presidium de betreffende stukken, of voert hij de beslissing namens het presidium uit, tenzij anders is afgesproken. Het presidium kan de griffier machtigen dit namens het presidium te doen.

8. Tenzij de raad anders instrueert kan het presidium zijn taken en werkzaamheden opdragen aan een of meer van zijn leden. Het lid of de leden voeren deze taken en werkzaamheden uit namens het presidium. Het presidium draagt hiervoor in zijn geheel verantwoording.

1. Het presidium vervult namens de raad de rol van werkgever voor de griffier. Deze rol wordt in het algemeen uitgevoerd door de voorzitter van het presidium. Deze voert zijn rol uit conform de instructie van de raad, en zo nodig in overleg met het presidium.

2. De griffier vervult namens de raad de rol van werkgever voor de medewerkers van de griffie.

3. Het presidium adviseert de raad over de benoeming en het ontslag van de griffier en zijn plaatsvervanger. De overige medewerkers van de griffie worden door de griffier benoemd en ontslagen.

4. Het presidium adviseert de raad over de Instructie van de griffier en eventuele nadere regels over de organisatie van de griffie, inclusief de rechtspositionele regeling.

5. Het presidium adviseert de raad over de arbeidsrechtelijke aspecten van de griffier, de plaatsvervangend griffier en de medewerkers van de griffie, zoals het toepassen van de CAR-UWO en gemeentelijke regelingen. Besluiten over arbeidsrechtelijke aspecten blijven aan de raad.

6. Het presidium houdt elk jaar minimaal een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek met de griffier, en – indien deze de rol van griffier actief heeft uitgeoefend – met de plaatsvervangend griffier. De griffier houdt elk jaar minimaal een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek met de overige medewerkers van de griffie. Een afschrift van het verslag van deze gesprekken wordt aan het presidium overhandigd. Van deze gesprekken wordt in algemene bewoordingen kennis gegeven aan de raad.

7. Het presidium maakt met de griffier afspraken over de prioriteiten in uitvoering en ondersteuning. Uitgangspunt is, dat het vastgestelde aantal uren niet overschreden wordt. Indien het aantal uren tijdelijk onvoldoende is, dan geeft het presidium aan op welke wijze de extra uren kunnen worden gecompenseerd. Indien de urenoverschrijding structureel is, doet het presidium een voordracht aan de raad voor uitbreiding van de uren.

1. Het presidium draagt zorg voor de raadsorganisatie.

2. Het presidium ziet buiten de vergaderingen van de raad en de commissies toe op een juiste toepassing van het Reglement van Orde, de Verordening op de raadscommissies, de Instructie voor de griffier en eventuele andere regelingen en besluiten die de raad, zijn commissies en organen betreffen.

3. Het presidium draagt zorg voor de huishouding van de raad. Het doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden van de raad en zijn commissies en organen. Het bereidt het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies voor, alsook eventuele andere regelingen en besluiten die de raad, zijn commissies en organen betreffen. Deze worden door de raad vastgesteld. Het presidium stelt de vergaderschema’s van de raad, zijn commissies en organen op.

4.

• a.

  Het presidium stelt voor de budgetten van de raad zelf de conceptbegroting en conceptjaarrekening op en biedt die – via het college - ter vaststelling aan de raad aan.

• b.

  Het presidium stelt de door de griffier opgestelde concept- griffierapportage vast en biedt die ter verantwoording aan de raad aan.

5. Het presidium is budgethouder van de budgetten van de raad. Deze taak wordt uitgeoefend door de voorzitter van het presidium. De griffier is budgetbeheerder.

6. Het presidium bereidt de afhandeling voor van aanbiedingen, kennisgevingen, verzoekschriften, aanvragen, zienswijzen, bedenkingen, bezwaren, beroepen en klachten die gericht zijn aan de raad.

7. Het presidium bereidt de voordrachten, verzoekschriften, aanvragen, zienswijzen, bedenkingen, bezwaren en beroepen voor die door de raad aan andere bestuursorganen of rechterlijke instanties worden gericht.

1. Het presidium vormt de agendacommissie. De agendacommissie draagt zijn taken wat betreft de raadsagenda op aan de voorzitter van de raad. De voorzitter is gemandateerd door het presidium en voert deze taken uit namens de agendacommissie. Deze taken zijn:

• a.

  controleren of de aan het college gevraagde beleidsvoorbereiding wordt aangeleverd en die vervolgens op de voorlopige agenda van de raad of een commissie plaatsen;

• b.

  controleren of het raadsformat goed is ingevuld;

• c.

  controleren of alle relevante stukken en adviezen zijn bijgevoegd;

• d.

  het geven van een advies over de manier van behandeling van een onderwerp op de agenda (C-stuk=hamerstuk, B-stuk=max. bespreking 20 min en 1 termijn, A-stuk=discussiestuk).

2 De beslissing een gevraagd besluit of overlegpunt niet op de agenda te plaatsen of een aangeleverd document niet aan de raadsleden aan te bieden, wordt door de voorzitter, met redenen omkleed, gemeld aan het presidium. Het presidium neemt hierover een besluit.

1. Van iedere vergadering van het presidium worden door de griffier een verslag en een lijst van beslissingen gemaakt.

2. Het verslag is niet openbaar. Het wordt vertrouwelijk aan de raadsleden en fractieassistenten toegezonden. Artikel 25 lid 2 t/m 4 Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

3. Voor zover het geen vertrouwelijke zaken betreft, is de lijst van beslissingen openbaar en wordt toegezonden hij aan de raadsleden en fractieassistenten.

4. Het presidium legt middels een jaarverslag elk jaar verantwoording af aan de raad over de uitgeoefende werkgeversrol en andere opgedragen taken.

5. De raad kan, al dan niet op voordracht van het presidium, nadere regels stellen of aanwijzingen geven met betrekking tot de taken, bevoegdheden, werkwijzen en verantwoording van het presidium.

1. Bij elke benoeming van nieuwe leden van de raad stelt de raad een commissie in bestaande uit drie leden van de raad. De commissie onderzoekt de geloofsbrieven, de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde leden en het proces-verbaal van het (hoofd) stembureau.

2. De commissie brengt na haar onderzoek van de geloofsbrieven mondeling of schriftelijk verslag uit aan de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit. In het verslag wordt ook melding gemaakt van een minderheidsstandpunt.

3. Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten leden van de raad op om in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

4. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter een nieuw benoemd lid van de raad op voor de vergadering van de raad waarin over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.

5. Bij de benoeming van een wethouder wordt overeenkomstig het eerste lid een commissie ingesteld welke onderzoekt of een kandidaat voldoet aan de eisen van de Gemeentewet. De werkwijze van de commissie is overeenkomstig het tweede lid.

1. De leden van de raad, die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zitting als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd.

2. Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de raad aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad wil voeren.

3. De namen van degenen die als voorzitter van de fractie en als diens plaatsvervanger optreden worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.

• a

  Indien:

  • 1e. één of meer leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden; of

  • 2e. twee of meer fracties als één fractie gaan optreden; of

  • 3e. één of meer leden van een fractie zich aansluiten bij een andere fractie;

    wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.

• b

  Met de onder a beschreven veranderde situatie wordt rekening gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering van de raad na de mededeling daarvan.

1. Ieder lid van de raad kan tot het sluiten van de beraadslagingen amendementen indienen.

2. Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in één of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijke besluitvorming zal plaatsvinden. Alleen beraadslaagd kan worden over amendementen die ingediend zijn door leden van de raad, die de presentielijst getekend hebben en in de vergadering aanwezig zijn.

3. Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd op het amendement dat door een lid is ingediend, een wijziging voor te stellen (subamendement).

4. Elk (sub)amendement en elk voorstel moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. Indien de raad hiertoe een format vaststelt, dient een schriftelijk amendement, om in behandeling genomen te kunnen worden, aan het format te voldoen. De voorzitter kan - met het oog op het eenvoudige karakter van het voorgestelde -oordelen, dat met een mondelinge indiening kan worden volstaan.

5. Intrekking, door de indiener(s), van het (sub)amendement is mogelijk, totdat de besluit-vorming door de raad heeft plaatsgevonden.

1. Ieder lid van de raad kan ter vergadering een motie indienen.

2. Een motie moet om in behandeling genomen te kunnen worden schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. Indien de raad hiertoe een format vaststelt, dient een motie, om in behandeling genomen te kunnen worden, aan het format te voldoen.

3. De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats.

4. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende onderwerpen zijn behandeld.

5. De motie kan door de indiener(s) worden ingetrokken totdat de besluitvorming door de raad heeft plaatsgevonden.

1. De voorzitter en ieder lid van de raad kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht.

2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen.

3. Over een voorstel van orde beslist de raad terstond.

1. Een initiatiefvoorstel moet, om in behandeling genomen te kunnen worden, schriftelijk bij de griffier worden ingediend. Indien de raad hiertoe een format vaststelt, dient een initiatiefvoorstel, om in behandeling genomen te kunnen worden, aan het format te voldoen.

2. De griffier zorgt voor bekendmaking aan de andere raadsleden en fractie-assistenten en verzoekt het college om een zienswijze en zo nodig uitvoering van de inspraak. De griffier en het college spreken hiervoor een redelijke termijn af.

3. Het college biedt zijn zienswijze en eventueel het resultaat van de inspraak aan de griffier aan.

4. De griffier biedt het initiatiefvoorstel, met het eventuele resultaat van de inspraak en de zienswijze van het college, aan de agendacommissie aan ter behandeling in de eerst-volgende commissie en raad. Het initiatiefvoorstel wordt verder als gewoon agendapunt behandeld.

5. De raad besluit bij de behandeling van de agenda over de behandeling van het initiatief-voorstel. Een voorstel voor een verordening wordt altijd behandeld.

6. De raad kan voorwaarden stellen aan de indiening en behandeling van een initiatief-voorstel, niet zijnde een voorstel voor een verordening.

7. Op een spoedeisend initiatiefvoorstel, inhoudende ontslag van een wethouder, zijn de bepalingen in dit artikel niet van toepassing. Een dergelijk voorstel kan na instemming van de raad terstond aan de agenda toegevoegd worden.

1. Een voorstel van het college aan de raad, dat vermeld staat op de agenda van de raadsvergadering, kan niet worden ingetrokken zonder toestemming van de raad.

2. Indien de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug aan het college moet worden gezonden, bepaalt de raad, na overleg met de verantwoordelijk portefeuillehouder, in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.

1. Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste twee werkdagen voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen. Indien de raad hiertoe een format vaststelt, dient een interpellatie, om in behandeling genomen te kunnen worden, aan het format te voldoen.

2. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad, de fractie-assisitenten en het college. Het verzoek wordt op de eerstvolgende vergadering, bij de vaststelling van de agenda, in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie zal worden gehouden.

3. De interpellant voert niet meer dan tweemaal het woord, de overige leden van de raad, en de leden van het college niet meer dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft.

1. Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. Bij de vragen wordt aangegeven, of schriftelijke of monde-linge beantwoording wordt verlangd. Vragen die hier naar het oordeel van de griffier niet voldoen aan het hiervoor gestelde worden per omgaande aan de indiener teruggestuurd. Indien de raad hiertoe een format vaststelt, dient een schriftelijke vraag, om in behande-ling genomen te kunnen worden, aan het format te voldoen.

2. Alle vragen worden schriftelijk bij de griffier ingediend. Deze draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk bekend worden gemaakt aan de voorzitter en de overige leden van de raad, de fractie-assistenten en het college.

3. Beantwoording vindt plaats door of namens het bevoegde bestuursorgaan.

4. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Schriftelijke antwoorden worden via de griffier aan de leden van de raad en de fractie-assistenten medegedeeld.

5. Mondelinge beantwoording vindt plaats in de eerstvolgende raadsvergadering.

6. Indien beantwoording niet binnen deze termijnen kan plaatsvinden, stelt het bestuurs-orgaan de vragensteller hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.

7. Vragen en antwoorden worden door de griffier zo spoedig mogelijk aan de leden van de raad en de fractie-assistenten toegezonden.

8. De vragensteller kan, bij schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raads-vergadering, of bij mondelinge beantwoording in diezelfde raadsvergadering, na de behandeling van de op de agenda voorkomende onderwerpen nadere inlichtingen vragen omtrent het door het bestuursorgaan gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist.

1. Indien een lid van de raad over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe schriftelijk, via de griffier, ingediend bij het college of de burgemeester.

2. De griffier draagt er zorg voor dat de andere leden van de raad en de fractie-assistenten een afschrift van het verzoek krijgen.

3. De verlangde inlichtingen worden mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende vergadering gegeven.

4. De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven.

1. Een lid van de raad, een wethouder, de burgemeester of de secretaris, kan door de gemeenteraad worden aangewezen tot lid van

• • a.

    het algemeen bestuur of dagelijks bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen; of van

  • b.

    het algemeen bestuur, dagelijks bestuur of de raad van commissarissen van een vennootschap, vereniging of stichting die belangen van de gemeente behartigt, werkzaamheden voor of namens de gemeente uitvoert, of beleidsdoelstellingen van de gemeente realiseert; of van

  • c.

    een besturend, controlerend of adviserend orgaan van een ander bestuursorgaan.

2. Een persoon als bedoeld in het eerste lid kan in de raadscommissie Algemene Zaken verslag doen over zaken die in het orgaan waarin hij zitting heeft, of bij de rechtspersoon of het bestuursorgaan waartoe dat orgaan behoort, aan de orde zijn.

3. Ieder lid van de raad kan aan een persoon als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen, vastgesteld in artikel 39, zijn van overeenkomstige toepassing.

4. Wanneer een lid van de raad een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 41, zijn van overeenkomstige toepassing.

1. De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

3. De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

1. Degenen die in de vergaderzaal tijdens de raadsvergadering geluid- dan wel beeld-registraties willen maken, vragen hiervoor vooraf toestemming aan de voorzitter.

2. Degenen aan wie het is toegestaan tijdens de raadsvergadering geluid- dan wel beeldregistraties te maken, gedragen zich naar de aanwijzingen van de voorzitter. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.

1. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

2. In gevallen waarin de eerstvolgende raadsvergadering niet kan worden afgewacht, beslist de voorzitter. Hij stelt hiervan zo spoedig mogelijk de raad op de hoogte.

1. Het reglement van orde 2008 treed in gewijzigde vorm in werking op 18 april 2008.

2. Op dat tijdstip vervalt het reglement van orde van 28 juni 2006, alsmede alle daarna genomen besluiten die dezelfde onderwerpen regelen.