Besluit Informatiebeheer Oostzaan 2014

1. Dit besluit verstaat onder:

• a.

  archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van Oostzaan van 11 november 2013;

• b.

  documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• c.

  beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• d.

  informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

• e.

  informatievoorziening: het beheren, bewaren, ontsluiten en verstrekken van in de documenten en documentatie van de organisatie vastgelegde gegevens, kennis en informatie.

• f.

  Inventaris: Systematisch ingedeelde toegang op een archief of in de tijd begrensd deel ervan (archiefblok), uitgaande van de ordening toegepast door de archiefvormer, voorzien van een inleiding die tenminste omvat een overzicht van de geschiedenis van de archiefvormer over de periode dat er archiefbescheiden aanwezig zijn, van taken en bevoegdheden in relatie tot andere archiefvormers, van de archiefvorming, van de ordening, van de archiefbewerkingen en van de omvang.

2. Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die op grond van de voor de organisatie geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats van het Gemeentearchief Zaanstad die zich bevindt in het stadhuis van Zaanstad, Stadhuisplein 100, 1506 MZ Zaandam.

2. In deze archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte documenten, ook geplaatste documenten met een afwijkend openbaarheidregime bevinden.

1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, kan de archivaris desgevraagd onderzoek verrichten in de door hem beheerde documenten en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De archivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

3. De kosten voor het in het voorgaande lid 1 en 2 beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Zaanstad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

4. De archivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

1. Het hoofd van de beheereenheid is belast met de informatievoorziening binnen de organisatie betreffende de door de organisatie uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de organisatie, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Op grond van artikel 16 van de Archiefregeling zorgt het hoofd van de beheereenheid voor een kwaliteitssysteem voor alle archiefbescheiden (zowel vernietigbare als permanent te bewaren).

3. Het hoofd van de beheereenheid is verantwoordelijk voor de gescheiden vorming en ordening van de archieven van de gemeenten Wormerland en Oostzaan en de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten.

1. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt:

• -

  wanneer het document is ontvangen of opgemaakt

• -

  wie de afzender of vervaardiger is

• -

  op welke taak het document betrekking heeft

• -

  wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document zijn

• -

  wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3. Het vorige lid is niet van toepassing op documenten die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

1. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

2. Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat conversie, migratie of emulatie als bedoeld in artikel 25 van de Archiefregeling plaatsvindt.

3. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het tweede lid bedoelde conversie en migratie zijn:

• a.

  de beheereenheid als bedoeld in artikel 7 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

• b.

  de beheereenheid als bedoeld in artikel 7 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overgedragen digitale documenten of informatiebestanden;

• c.

  vakafdeling ICT van de afdeling Bedrijfsvoering, indien er geen verantwoordelijk onderdeel is als bedoeld onder a en b van dit artikel.

• d.

  vakafdeling ICT van de afdeling Bedrijfsvoering verleent technische ondersteuning bij de in het tweede lid bedoelde conversie en migratie.

1. Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden

overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en

bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband

kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

2. De omschrijving van een zaak /werkproces, zowel in digitale als papieren vorm, geschiedt volgens de geldende, archivistische beschrijvingsregels waarin de volgende elementen zijn opgenomen: object/subject, handeling (gezien vanuit het doel van het werkproces), gezichtspunt (gezien vanuit de archiefvormer), plaats en tijd.

3. In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd:

- een beschrijving van het bestand,

- een beschrijving van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt of ontvangen,

- het betreffende werkproces,

- begin- en einddatum en

- indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking

komende bestanden.

4. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

1. Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

1. Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 16 van dit besluit bedoelde inventaris.

1. Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

2. De zorgdrager dient volgens art.12 van de Archiefwet 1995 archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats.

Zaken / dossiers, binnen het over te dragen archiefblok, waarop nog geen besluit is genomen, behoren in het nieuw te vormen archiefblok te worden opgenomen.

Zaken / dossiers waarop een besluit is genomen, binnen het over te dragen archiefblok, dienen in dat archiefblok overgedragen te worden. Dit betreft ook regelgeving die nog van kracht is maar binnen het over te dragen archiefblok is vastgesteld.