Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan houdende regels omtrent het reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van het college

Geldend van 01-12-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan houdende regels omtrent het reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van het college

Het college van de gemeente Oostzaan;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt in zijn eerste vergadering de verdeling van zijn werkzaamheden door het vaststellen van een portefeuilleverdeling. Van de portefeuilleverdeling wordt de gemeenteraad zo spoedig mogelijk in kennis gesteld.

  • 2. Het college stelt de volgorde van de opeenvolgende loco-burgemeesterschappen vast.

  • 3. De besluitvorming als bedoeld in lid 1 en 2 wordt ter kennis van de raad gebracht.

  • 4. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van leden.

  • 5. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan, en van de (vermoedelijke) duur van de afwezigheid, zo spoedig mogelijk kennis aan de burgemeester/secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op de dinsdagmorgen en voorts wanneer de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van te voren aan de leden van het college worden aangeboden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

  • 4. Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden.

Artikel 3 Presentie en verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat een presentielijst van de vergaderingen voor het college wordt bijgehouden. Het college vergadert in principe niet zonder de gemeentesecretaris.

  • 3. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel uiterlijk vrijdag 12.00 uur, door of namens de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken, inclusief de daarvan onderdeel uitmakende bijlagen, digitaal ter beschikking gesteld.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk de dag voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3. De burgemeester kan, al dan niet op verzoek van een wethouder, onderwerpen voor een vergadering aan het college toevoegen.

  • 4. De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning en deelneming derden aan de vergadering

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college. De secretaris kan zich hierbij doen ondersteunen door een door haar aan te wijzen ambtelijk medewerker.

  • 2. Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 6 Besluitvorming

  • 1. Het college bestuurt collegiaal.

  • 2. Het college besluit op basis van een ambtelijk advies.

  • 3. De burgemeester bewaakt de rollen, de rolinvulling en de kwaliteit van de besluitvorming in het college. De burgemeester wordt hierbij ondersteund door de gemeentesecretaris.

  • 4. In de vergadering van het college kan slechts worden besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, tenzij art. 11 van toepassing is.

  • 5. Desgewenst kan een lid van het college op het voorstel laten aantekenen dat hij niet kan instemmen met het genomen besluit. Hierbij is het mogelijk om te kiezen tussen een aantekening die vermeld wordt op de openbare dan wel op de geheime besluitenlijst als bedoeld in art. 10, vijfde lid.

Artikel 7 Voorstellen en amendementen

Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen.

Artikel 8 Hamerstukken

  • 1. Indien de aard en de strekking van de stukken zich daartegen niet verzetten, kunnen stukken in de vorm van hamerstukken ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd. Over de op de hamerstukkenlijst vermelde stukken vindt in beginsel geen beraadslaging plaats.

  • 2. Indien een dergelijk stuk daartoe niettemin aanleiding geeft, wordt de behandeling aangehouden tot de volgende reguliere vergadering, waartoe het voorstel op de agenda wordt geplaatst, tenzij vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt.

  • 3. Op het (digitale) voorlegformulier bij de geagendeerde stukken wordt een ruimte gereserveerd, waarop de leden door middel van een paraaf kunnen aangeven, dat zij instemmen met plaatsing op de hamerstukkenlijst, dan wel bespreking van het desbetreffende stuk verlangen.

Artikel 9 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 10 Besluitenlijst en verslag

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een verslag van de collegevergadering.

  • 2. Het verslag bevat tenminste:

    • a.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten, zijnde de besluitenlijst. Van deze lijst maken tevens deel uit de hamerstukbesluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt conform artikel 6 lid 5.

  • 4. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. De secretaris stelt een besluitenlijst op, met dien verstande dat besluiten met het predicaat geheim worden vermeld op de zogeheten geheime besluitenlijst.

Artikel 11 Besluiten en handelingen tijdens reces

  • 1. Indien tijdens een reces onvoldoende collegeleden aanwezig zijn om het voor de vergadering vereiste quorum te behalen, wordt de aanwezige (loco)burgemeester gemandateerd namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten.

  • 2. Voor zover de aard van een onderwerp als bedoeld in het eerste lid een zwaarwegend bestuurlijk belang impliceert, dient de gemandateerde voordat deze een besluit neemt dan wel een andere handeling verricht, tenminste twee andere collegeleden te raadplegen. De resultaten van dit overleg worden vermeld op de besluitenlijst.

  • 3. De secretaris verzorgt de besluitenlijst.

  • 4. Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de in de besluitenlijst opgenomen datum.

  • 5. De besluitenlijsten van de in mandaat genomen besluiten worden voor de eerste collegevergadering na het reces geagendeerd ter kennisneming.

Artikel 12 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 13 Overige bepaling

Het college kan bijeenkomsten houden waarbinnen geen besluitvorming plaatsvindt, maar waar louter een thema wordt behandeld of informatie wordt verschaft ter voorbereiding op latere besluitvorming.

Artikel 14 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 17 oktober 2017.

De secretaris,

A. Van den Assem

De burgemeester,

R. Meerhof

Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Het modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het reglement van het college, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht, die bij de artikelsgewijze behandeling worden toegelicht.

De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet; hierin is weinig beleidsvrijheid. In het reglement zijn alle regels die voor de vergaderorde van belang zijn integraal opgenomen.

Artikel 1: Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder.

Artikel 2: Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Nu de vergaderingen over het algemeen altijd op dinsdag wordt gehouden is dit in het eerste lid opgenomen.

Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.

Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Net als in een aantal andere gemeenten is als extra lid opgenomen dat het college kan besluiten de vergadering geen doorgang te laten vinden.

Artikel 3: Presentie en Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4: Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking vindt plaats in dit reglement.

In dit artikel wordt een uiteenzetting gegeven van de wijze waarop de gemeentesecretaris (of het secretariaat namens de secretariaat) de agendering e.d. regelt. Tevens is een artikellid opgenomen betreffende de toevoeging van agendapunten door de burgemeester (al dan niet op verzoek van een wethouder).

Artikel 5: Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Het laten deelnemen van derden aan de vergadering is gebaseerd op artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet. Deze artikelen geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikelen 6 en 7: Besluitvorming en voorstellen en amendementen

In deze artikelen wordt het besluitvormingsproces en het kunnen doen van voorstellen en amendementen nog eens extra uitgelegd.

In het vijfde lid van artikel 6 is de mogelijkheid opgenomen dat een lid van het college op de openbare dan wel geheime besluitenlijst de aantekening laat plaatsen dat hij niet kan instemmen met het besluit.

Artikel 8: Hamerstukken

Als het ambtelijk en bestuurlijk overleg daartoe aanleiding geeft en als voorts uit de parafen op het (digitale) voorlegformulier bij de geagendeerde stukken door de leden reeds is aangegeven dat zij instemmen om het betreffende stuk op de hamerstukkenlijst te plaatsen, dan wordt het desbetreffende stuk niet meer in bespreking gebracht. Indien het stuk alsnog aanleiding blijkt te geven tot bespreking, wordt de behandeling aangehouden tot de volgende reguliere vergadering, tenzij vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt.

Artikel 9: Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd, indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht, zoals in het derde lid is geregeld.

Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Artikel 59 van de Gemeentewet regelt verder hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.

Artikel 10 Besluitenlijst en verslag

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Artikel 11 Besluiten en handelingen tijdens reces

Artikel 168 van de Gemeentewet biedt de mogelijkheid dat het college een of meer leden kan machtigen tot uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden. Deze machtiging wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college kan daarbij aanwijzingen geven.

Deze mandaatverlening aan één of meer leden van het college kan gebruikt worden voor spoedeisende besluiten en handelingen tijdens recesperioden. Met name de zomervakantie kan een zodanig lange periode zijn dat aan een dergelijke bevoegdheid behoefte bestaat.

Bij spoedeisende zaken kan gedacht worden aan het aantekenen van bezwaar en/of beroep; een zich plotseling voordoende kwestie die moet worden opgelost of een financieel belang dat geen uitstel vergt.

In de recesperiode krijgt de fungerend (loco)burgemeester dit mandaat. Mocht hij/zij van oordeel zijn dat er een zwaarwegend bestuurlijk belang met het besluit is gemoeid, dan dient hij tenminste twee andere collegeleden te raadplegen.

Ook hier geldt weer de eis dat er een duidelijke datum van totstandkoming en bekendmaking moet zijn. Na het eind van het reces moet een overzicht van de genomen besluiten ter kennisneming worden geagendeerd voor de eerste collegevergadering.

Artikel 12 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 12 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 13 en 14 Overige bepaling en inwerkingtreding

Deze artikelen behoeven geen nadere uitleg.