Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Geldend van 10-02-2018 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opmeer;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, artikel 52;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de leden van het college.

  • 3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, informeert hierover zo spoedig mogelijk de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdagochtend en voorts zo vaak als de voorzitter of een wethouder dit nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij, onder opgave van redenen, de voorzitter deze bijeen te roepen. Na overleg met de voorzitter zorgt de secretaris voor een uitnodiging voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die, zo mogelijk, uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden. Bij tijdsdruk is verzending per e-mail of SMS toegestaan.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden of in het Oude Raadhuis te Spanbroek.

Artikel 3. Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, informeert hij de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, informeert hij de voorzitter en degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Vergader- en besluitquorum

  • 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste twee leden van het college vertegenwoordigd zijn.

  • 2. Indien het vereiste aantal leden niet vertegenwoordigd is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel en naar het bepaalde in de Gemeentewet, artikel 56, opnieuw een vergadering.

  • 3. Op de vergadering zoals hierboven bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste twee leden tegenwoordig zijn.

Artikel 5. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering zendt de secretaris aan de leden van het college een agenda met conceptbesluiten. Deze agenda en de hieraan ten grondslag liggende ambtelijke adviezen, zo nodig met bijlagen, liggen vanaf donderdag 12:00 uur voorafgaand aan de vergadering van dinsdagochtend, voor de leden ter inzage op de kamer van het Bestuurssecretariaat.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning en deelneming derden aan de vergadering

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. Het college kan besluiten ambtelijke medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7. Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd;

    • b.

      Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 4.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van en besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8. Parafenbesluiten

  • 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop binnen een circulatietijd van vijf werkdagen door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is en waarop binnen die circulatietermijn door ten minste drie leden van het college voor akkoord is geparafeerd.

  • 2. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

  • 3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

  • 4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van de parafenbesluiten.

Artikel 9. Besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst de dag van vaststelling openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10. Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 15 september 2009. Op dat moment vervalt het op 1 juli 2005 vastgestelde reglement.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 15 september 2009.

De secretaris,

F.G. de Jong

De burgemeester,

G.J.A.M. Nijpels 

Toelichting

op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Algemeen

Ingevolge de Gemeentewet, artikel 52, stelt het college een reglement van orde vast voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder werkzaamheden wordt volgens de memorie van toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Het reglement van orde uit 2005 is op onderdelen aangepast en uitgebreid met een artikel over het vergader- en besluitquorum en een artikel over parafenbesluiten.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Het college als geheel blijft verantwoordelijkheid voor de uitgeoefende taken, ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die de Gemeentewet, artikel 168, biedt.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het minimum aantal wethouders van twee (Gemeentewet, artikel 36), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het tweede lid wordt ook voldaan aan het gestelde in de Gemeentewet, artikel 77, dat gaat over de tijdelijke waarneming van de burgemeester. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het derde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in Gemeentewet, artikel 53, lid 1. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (Gemeentewet, artikel 34), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3. Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (Gemeentewet, artikel 56). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4. Vergader- en besluitquorum

Dit artikel regelt en maakt het mogelijk dat te allen tijde vergaderingen mogelijk zijn waarop het college rechtsgeldige besluiten kan nemen.

Artikel 5. Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

De Gemeentewet geeft in artikel 55, lid 1 en artikel 57 indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. De onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding geldt voor allen bij de vergadering aanwezig.

Artikel 7. Stemmingen

Hier moet worden op de Gemeentewet, artikel 56, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het opgenomen artikel komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 8. Parafenbesluiten

De afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft erkend dat het college door middel van parafenbesluiten buiten de reguliere vergadering besluiten kan nemen. De Afdeling stelt wel als voorwaarde dat dit transparant gebeurt. Het werken met parafenbesluiten moet dus bekend zijn gemaakt door regeling in het Reglement van Orde of in bekend gemaakt beleid. Hierbij moet expliciet zijn aangegeven dat het altijd mogelijk is om behandeling in een vergadering van het college te vragen. Tot slot moet altijd duidelijk zijn wanneer het besluit is genomen. Wij leggen het zo uit dat als iedereen parafeert het besluit is genomen en kan worden bekendgemaakt door bijvoorbeeld toezending aan de aanvrager (Algemene wet bestuursrecht, artikel 3:41).

Parafeert niet iedereen of heeft een lid van het college om bespreking gevraagd, dan is het besluit niet genomen en verschijnt het voorstel op de eerstvolgende vergadering als agendapunt. Dan komt het op de besluitenlijst en is het pas dan genomen. In alle gevallen is het van belang dat duidelijk wordt vastgelegd hoe en wanneer het besluit is genomen en hoe en wanneer het bekendgemaakt is.

Artikel 9. Presentielijst en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop besluiten worden vastgesteld. Als op grond van de Gemeentewet, artikel 55, door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Op grond van de Gemeentewet, artikel 60, kan de raad regelen van welke beslissingen van het college hij op de hoogte gesteld wil worden.

De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente Opmeer gebruikelijke wijze, dat wil zeggen: op de dag van vaststelling gebeurt dit via de website en via de e-mail naar de raad.

Artikel 10. Openbare vergadering

De Gemeentewet bepaalt in artikel 54 dat de hoofdregel is dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 van het RVO wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is bepaalt de Gemeentewet, artikel 53, lid 2 dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.