Instructie voor de griffier Opsterland 2015

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1.

  Deze instructie verstaan onder:

• 2.

  Ter wille van de leesbaarheid van deze instructie is de mannelijke persoonsvorm gebruikt. Hiermee wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld.

Artikel 2 Algemene taken van de griffier

• 1.

  De griffier staat de raad, de door de raad ingestelde commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissiebij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 2.

  De griffier is in elke vergadering van de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidium en de agendacommissieaanwezig.

• 3.

  De griffier adviseert en ondersteunt de raad, de commissies, raadswerkgroepen, het presidiumen de agendacommissie over gemeenterechtelijke en andere wettelijke regelingen m.b.t. procedurele zaken.

• 4.

  De griffier draagt zorg voor een goede procesgang van te bespreken agendapunten.

• 5.

  De griffier draagt zorg voor het opmaken van planningen en afsprakenlijsten en bewaakt de nakoming daarvan.

• 6.

  De griffier draagt zorg voor het opmaken van de jaarlijkse vergaderschema’s van de raad, het presidium, raadswerkgroepen, agendacommissieen de fracties.

• 7.

  De griffier staat de voorzitters van de raad, de commissies, het presidium en de agendacommissieter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en handhaving van de orde van de vergaderingen.

• 8.

  De griffier adviseert, organiseert en ondersteunt de raad bij zijn representatieve en controlerende taken.

• 9.

  De griffier draagt zorg voor de uitvoering van rechtspositionele zaken de raad betreffende.

Artikel 3 De taken m.b.t. de raadvergadering, e.a.

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de publicatie van de oproep, de voorlopige agenda en alle daarbij behorende stukken.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de raadsvergaderingen.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor de verslaglegging (digitaal) van de vergaderingen van de raad, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad ter zake.

• 4.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen en vaststellen van de besluitenlijsten van de raadsvergaderingen

• 5.

  De griffier ondersteunt de raad en de leden van de raad bij het gebruik maken van de hen toekomende rechten. Deze ondersteuning wordt verleend in de vorm van informatie en redactionele vormgeving van initiatiefvoorstellen, ontwerpbesluiten, (sub) amendementen, moties, interpellaties, schriftelijke vragen en het vragen van inlichtingen.

• 6.

  De griffier draagt zorg voor de procedure van behandeling van aan de raad of aan leden van de raad gerichte stukken, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de raad ter zake.

• 7.

  De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van uitgaande correspondentie van de raad.

• 8.

  De griffier draagt zorg voor de uitvoering van referenda over raadsbesluiten.

• 9.

  De griffier draagt zorg voor de voorlichting over onderwerpen en zaken die de raad van belang acht.

Artikel 4 De taken m.b.t. de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen van het presidium en de agendacommissie.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van het presidium en de agendacommissie.

Artikel 5 De taken m.b.t. een onderzoekscommissie

Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.

Artikel 6 Ambtelijke bijstand

De griffier draagt zorg voor een goede uitvoering van de bepalingen in het Reglement op de ambtelijke bijstand aan de raad, aan leden van de raad en aan de in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

Artikel 7 Het driehoeksoverleg

• 1.

  Het driehoeksoverleg vervult waar nodig een coördinerende rol met betrekking tot de bestuurlijke overdracht van onderwerpen, bestuursopdrachten van de raad aan het college, alsmede de planning en de inzet van personeel en middelen.

• 2.

  Bij verschil van mening over de kwaliteitseisen draagt het driehoeksoverleg zorg voor de oplossing daarvan.

Artikel 8 Afwezigheid griffier

• 1.

  De griffier neemt verlof op volgens het reguliere verlofsysteem van de gemeentelijke organisatie.

• 2.

  De griffier doet van zijn afwezigheid tijdig mededeling aan de raad.

• 3.

  De griffier wordt bij afwezigheid vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervangend griffier.

Artikel 9 Vervanging van de griffier

Deze instructie is van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.

Artikel 10 Slotbepaling

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Deze instructie treedt op 16 maart 2015.

Tegelijkertijd vervalt de Instructie voor de griffier 2012, vastgesteld bij raadsbesluit van 5 maart 2012.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Opsterland van 2 maart 2015.

De griffier, De voorzitter,

Ieke Zwart Ellen van Selm