Regeling vervallen per 10-01-2018

Organisatiebesluit gemeente Oss 2014

Geldend van 04-09-2014 t/m 09-01-2018

Intitulé

Organisatiebesluit gemeente Oss 2014

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oss;

gelet op artikel 160, eerste lid, aanhef onder c van de Gemeentewet die het College van Burgemeester en wethouders de bevoegdheid geeft om regels te stellen voor de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;

gelet op artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet waarbij het College wordt opgedragen nadere regels te stellen over de taken en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris;

gelet op de Financiële verordening ex-artikel 212 Gemeentewet waarbij de gemeenteraad uitgangspunten heeft vastgesteld voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Oss;

overweegt het volgende:

binnen de gemeente Oss werken we volgens een model waarbij de bevoegdheden en organisatiestructuur afgestemd zijn op sturen op hoofdlijnen en integraal management. Het management is integraal verantwoordelijk voor het realiseren van de gemeentebeleidskeuzes (producten) en de bedrijfsvoering.

Het werkterrein van bedrijfsvoering omvat de volgende taakvelden: Personeel, Informatievoorziening, Juridisch, Communicatie, Organisatie, Financiën, Administratie en Huisvesting (PIJCOFAH). De bedrijfsvoering afdelingen ondersteunen hierbij de leidinggevenden;

besluit vast te stellen het Organisatiebesluit gemeente Oss 2014.

I.Algemeen

Artikel 1 Begripsbepaling

In dit besluit hanteren wij de volgende definities:

  • 1.

    Gemeentelijke organisatie: de ambtelijke organisatie waarvoor de gemeentesecretaris/algemeen directeur eindverantwoordelijkheid is. Die heeft een verantwoordingsplicht aan het college van burgemeesters en wethouders.

  • 2.

    Dienst: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft.

  • 3.

    Afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen een dienst die een eigen verantwoordelijkheid aan de directeur van de desbetreffende dienst heeft.

  • 4.

    Team: iedere organisatie-eenheid binnen een afdeling die een eigen verantwoordelijkheid aan het afdelingshoofd van de desbetreffende afdeling heeft.

  • 5.

    Portefeuillehouder: lid van het college van burgemeester en wethouders aan wie nader omschreven beleidsvelden zijn toegewezen. Hiervoor is hij politiek-bestuurlijk verantwoordelijk.

  • 6.

    Juridische rechtmatigheid: beheershandelingen en het vastleggen daarvan conform gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving.

  • 7.

    Financiële rechtmatigheid: beheerhandelingen en het vastleggen daarvan aan conform gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving.

  • 8.

    Organogram: schematisch overzicht van de organisatiestructuur.

  • 9.

    Bevoegdhedenregister: een overzicht van bevoegdheden van de gemeente Oss toegekend aan aangewezen functionarissen binnen de ambtelijke organisatie om namens het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester:

    • a.

      besluiten te nemen en/of te ondertekenen;

    • b.

      andere handelingen te verrichten namens het college en/of de burgemeester.

  • 10.

    Programma: complex vraagstuk waarbinnen meerdere projecten en eventueel andere activiteiten worden uitgevoerd onder leiding van een programmamanager, dwars door de organisatie.

  • 11.

    Project: een samenhangende en organisatieonderdeel overstijgende groep van activiteiten onder leiding van een projectleider.

Artikel 2 Kaders

  • 1. Bij de uitoefening van taken en verantwoordelijkheden is het integraal management leidend.

  • 2. Voorschriften en richtlijnen over de inrichting van de organisatie en de bedrijfsvoering binnen de organisatie c.q. onderdelen daarvan bestaan uit en zijn vastgelegd in:

    • a.

      het organogram;

    • b.

      de jaarlijks door de gemeenteraad vast te stellen Budget- en Beheercyclus, voor de organisatie nader uitgewerkt in de Voorjaarsnota/Programmabegroting en Jaarverslag/Jaarrekening.

  • 3. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van het organogram, de Budget- en Beheercyclus en het bevoegdhedenregister.

    • II.

      Organisatie

Artikel 3 Organisatie-eenheden

De ambtelijke organisatie van de gemeente Oss is als volgt ingedeeld:

  • a.

    gemeentesecretaris/algemeen directeur;

  • b.

    dienst Stadsbeleid;

  • c.

    dienst Publiekzaken;

  • d.

    dienst Gemeentebedrijven;

  • e.

    afdeling Bestuurszaken. Valt rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 4 Hoofdtaken van de dienst Stadsbeleid

De dienst Stadsbeleid werkt in opdracht van en samen met het bestuur aan het strategisch positioneren van de gemeente. De dienst Stadsbeleid doet dit door beleids- en planontwikkeling.

Artikel 5 Hoofdtaken van de dienst Publiekszaken

De dienst Publiekszaken levert informatie, advies en producten en diensten aan burgers en de ondernemers.

Artikel 6 Hoofdtaken van de dienst Gemeentebedrijven

De dienst Gemeentebedrijven levert informatie, advies, producten en diensten aan inwoners van de gemeente, instellingen en gemeentelijke diensten. De dienst faciliteert ook de interne bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 7 Hoofdtaken afdeling Bestuurszaken

De afdeling Bestuurszaken adviseert en ondersteunt de (individuele) leden van het college van burgemeester en wethouders de gemeentesecretaris/algemeen directeur over bestuurlijk-organisatorische zaken.

Artikel 8 Structuur diensten

  • 1. Op basis van de hoofdtaken zijn de diensten ingedeeld in afdelingen en teams.

  • 2. De verantwoordelijke dienstdirecteur maakt een voorstel voor gemeentesecretaris/algemeen directeur als het gaat over:

    • a.

      indeling van de organisatie in afdelingen en teams;

    • b.

      toewijzing van taken aan diensten, voor zover deze gevolgen hebben voor het productenpakket en de omvang van de formatie.

  • 3. Een dienstdirecteur is bevoegd om binnen vastgestelde kaders, zoals genoemd in het tweede lid, afdelingen binnen een dienst op te delen in teams en hierin wijzigingen aan te brengen.

  • 4. De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan diensten, afdelingen en teams vast, in overleg met het CMT.

Artikel 9 Leiding organisatie

  • 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur leidt de ambtelijke organisatie.

  • 2. De dienstdirecteur leidt de dienst.

  • 3. Het afdelingshoofd leidt de afdeling.

  • 4. De teamleider leidt het team.

  • 5. De programmamanager leidt het programma.

Artikel 10 Vervanging

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders wijst de dienstdirecteuren aan als 1ste, 2e en 3e locogemeentesecretaris. Wanneer de gemeentesecretaris/algemeen directeur afwezig is, wordt de functie waargenomen door de locogemeentesecretaris.

  • 2. Binnen elke dienst wijst de dienstdirecteur een afdelingshoofd aan die bij zijn afwezigheid waarnemer is.

  • 3. Binnen elke afdeling wijst het afdelingshoofd een teamleider aan die bij zijn afwezigheid waarnemer is.

  • 4. Binnen elk team wijst de teamleider een medewerker aan die bij zijn afwezigheid waarnemer is.

  • III. Gemeentesecretaris/Algemeen directeur

Artikel 11 Ondersteuning college van burgemeester en wethouders

De gemeentesecretaris/algemeen directeur

  • 1.

    Zorgt voor een goede voorbereiding en afwerking van de vergadering van het college van burgemeester en wethouders. Dit onder verantwoordelijkheid van de burgemeester.

  • 2.

    Zorgt ervoor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders alle informatie krijgen die zij nodig hebben om hun functie uit te kunnen oefenen.

  • 3.

    Zorgt voor een tijdige en goede advisering aan het college van burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert hij het college van burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

  • 4.

    Zorgt voor het bijhouden van een presentielijst, het vastleggen van besluiten van het college van burgemeester en wethouders in een besluitenlijst en het openbaar maken van de besluitenlijst.

  • 5.

    Is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 12 Algemeen directeur

De gemeentesecretaris/algemeen directeur

  • 1.

    Is hoofd van de ambtelijke organisatie.

  • 2.

    Is verantwoordelijk voor de organisatie brede strategische beleidsontwikkeling en kaderstelling voor de organisatie waaronder:

  • a.

    het signaleren en analyseren van in- externe ontwikkelingen en de vertaling hiervan in beleidsinitiatieven en instrumenten;

  • b.

    het ontwikkelen, toetsen en bewaken van kaders en richtlijnen op strategische beleidsterreinen.

  • 3.

    Is verantwoordelijk voor goede interne informatiestromen tussen bestuur en ambtelijke organisatie. Treft hiervoor na overleg met de burgemeester (en wethouders) en de dienstdirecteuren de nodige maatregelen.

  • 4.

    Is voorzitter van het CMT.

  • 5.

    Is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

  • 6.

    Legt voor de verantwoording van zijn taken verantwoording af aan burgemeester en wethouders.

Artikel 13 Plaatsvervanging secretaris/algemeen directeur

De plaatsvervanger van de secretaris/algemeen directeur wordt aangewezen door het college op voordracht van de secretaris/algemeen directeur.

Artikel 14 Aansturing dienstdirecteuren

De gemeentesecretaris/algemeen directeur bevordert de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden. De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan aanwijzingen geven aan de dienstdirecteuren om die samenwerking en samenhang te verbeteren.

IV.Concernmanagementteam (CMT)

Artikel 15 CMT

  • 1. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de dienstdirecteuren vormen het CMT. Als vaste adviseur is de concerncontroller lid van het CMT.

  • 2. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het CMT.

  • 3. Wanneer de gemeentesecretaris/algemeen directeur afwezig is, is de locogemeentesecretaris voorzitter van het CMT.

  • 4. De voorzitter van het CMT stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het CMT vast. Ieder lid van het CMT kan zaken indienen bij de voorzitter om te plaatsten op de agenda. Ook kan een lid in bijzondere omstandigheden de voorzitter vragen een extra vergadering bijeen te roepen.

  • 5. De voorzitter kan andere personen dan de dienstdirecteuren en de concerncontroller uitnodigen om aan een vergadering van het CMT deel te nemen.

  • 6. De voorzitter neemt de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming. Dit na meningsvorming binnen het CMT.

Artikel 16 Taken CMT

Het doel van het CMT is dat de ambtelijke organisatie goed functioneert. Dit bevordert ze door:

  • a.

    integraal strategisch advies te geven aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur;

  • b.

    het vaststellen van dienst overstijgende adviezen;

  • c.

    coördinatie van activiteiten tussen diensten onderling en in relatie tot de totale organisatie en het bestuur;

  • d.

    coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording.

  • V.

    Concerncontroller

Artikel 17 Taken Concerncontroller

  • 1. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de concerncontrolfunctie en de strategische bedrijfsvoeringsadvisering voor de ambtelijke organisatie. Onder control verstaan we: 'kaders stellen, uitdragen en toepassingen controleren'.

  • 2. De concerncontroller kan zich rechtstreeks richten tot het college van burgemeester en wethouders, zonder tussenkomst van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

  • VI. Dienst

Artikel 18 Taken directeur

  • 1. De dienstdirecteur zorgt voor de aan de dienst toegewezen taken.

  • 2. Een dienstdirecteur zorgt dat de voorstellen die bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend, voldoen aan:

  • - tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatie;

  • - wettelijke, juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en ook op het aanwijzen van ambtenaren, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Artikel 19 Taken afdelingshoofd

  • 1. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de taken die aan de afdeling toegewezen zijn.

  • 2. Een afdelingshoofd zorgt dat de voorstellen die via de dienstdirecteur bij het college van burgemeester en wethouders worden ingediend voldoen aan:

  • - tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie;

  • - wettelijke, juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 20 Taken teamleider

  • 1. De teamleider is verantwoordelijk voor de taken die aan het team toegewezen zijn.

  • 2. Een teamleider zorgt dat de voorstellen die hij via het afdelingshoofd aanlevert bij de dienstdirecteur voldoen aan:

  • - tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gegeven informatie.

  • - wettelijke, juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

  • VII. Programmasturing

Artikel 21 Programma’s en projecten

  • 1. Het college, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directeuren kunnen (tijdelijke) programmastructuren inrichten.

  • 2. De bestuurlijke opdrachtgever van een programma is het college of een door het college aangewezen collegelid.

  • 3. De ambtelijke opdrachtgever is de gemeentesecretaris/algemeen directeur of een directeur.

  • 4. Het college, de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directeuren kunnen een stuurgroep instellen die optreedt als bestuurlijk respectievelijk ambtelijk opdrachtgever.

  • 5. De gemeentesecretaris/algemeen directeur of directeur stelt een programmamanager aan die verantwoordelijk is voor het programma.

  • 6. De programmamanager rapporteert aan de bestuurlijke opdrachtgever na afstemming met de ambtelijke opdrachtgever.

  • 7. De projectleiders van de binnen het programma vallende projecten rapporteren aan de programmamanager.

  • 8. Voor ieder programma en project wordt een opdracht en een plan van aanpak opgesteld. Deze documenten worden geaccordeerd en vastgesteld door de ambtelijk opdrachtgever na instemming van de bestuurlijke opdrachtgever.

  • 9. De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd nadere regels vast te stellen over programmasturing en projectmatig werken.

  • VIII. Medezeggenschap

Artikel 22 Medezeggenschap

  • 1.

    Voor onderwerpen die de ambtelijke organisatie aangaan, is een Ondernemingsraad ingesteld.

  • 2.

    De rechten, bevoegdheden, werkwijzen en onderlinge samenwerking van deze Ondernemingsraad zijn vastgelegd in een Convenant Ondernemingsraad gemeente Oss. In de vergadering van 10 maart 2010 heeft het CMT met dit convenant ingestemd.

  • 3.

    Op grond van artikel 12 van de CAR/UWO is een Commissie voor Georganiseerd Overleg ingesteld. Binnen deze commissie wordt onderhandeld over rechtspositionele onderwerpen die niet in de CAR/UWO vastliggen.

  • 4.

    Het Georganiseerd Overleg en Ondernemingsraad maken in onderling overleg nadere afspraken over de onderlinge samenwerking en overdracht van bevoegdheden.

  • 5.

    De medezeggenschap is binnen de ambtelijke organisatie georganiseerd via een Ondernemingsraad op concernniveau, themagroepen en contactgroepen op dienstniveau en afdelingsoverleggen;

  • 6.

    De gemeentesecretaris is bestuurder in de relatie tot de Ondernemingsraad. Het gaat hier om het begrip 'bestuurder' in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

Vaststelling en ingangsdatum

Artikel 23

Slotbepalingen

  • 1.

    De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor dit organisatiebesluit.

  • 2.

    Dit besluit treedt inwerking met ingang van 4 september 2014

  • 3.

    Wanneer dit besluit in werking treedt, komt het "Organisatiebesluit" zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 7 augustus 2007, per gelijke datum te vervallen.

  • 4.

    Dit besluit wordt genoemd "Organisatiebesluit gemeente Oss 2014".

Dit besluit is vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeesters en wethouders van 8 juli 2014.

De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.J.H. van Schaijk Drs. W.J.L. Buijs-Glaudemans