Instructie voor de raadsgriffier van de gemeente Oss 2011

1. De raadsgriffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters, de agendacommissie, het fractievoorzittersoverleg en bij inspraak- en beïnvloedingsinstrumenten zoals bijvoorbeeld podiumbijeenkomsten en werkbezoeken,.

2. De raadsgriffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

3. De raadsgriffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad.

4. De raadsgriffier stuurt processen aan en geeft leiding.

1. De raadsgriffier heeft periodiek overleg met de raadsvoorzitter en de fractievoorzitters in het fractievoorzittersoverleg over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie.

2. De raadsgriffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3. De raadsgriffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

4. De raadsgriffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5. De raadsgriffier heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden periodiek overleg met medewerkers van de griffie.

6. De raadsgriffier vertegenwoordigt zonodig de gemeenteraad in externe overlegsituaties.

1. De raadsgriffier ondersteunt de agendacommissie bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad, de raadscommissies, podiumbijeenkomsten en werkbezoeken.

2. De raadsgriffier adviseert de agendacommissie bij het opstellen van de termijnagenda.

3. De raadsgriffier adviseert de agendacommissie of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de gemeenteraad of de raadscommissie(s) en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzakelijke elementen bevatten.

1. De raadsgriffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2. De raadsgriffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3. De raadsgriffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

4. De raadsgriffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

5. De raadsgriffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college in raadscommissies.

1. De raadsgriffier is desgevraagd verantwoordelijk voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 81o Gemeentewet.

2. De raadsgriffier is desgevraagd verantwoordelijk voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet.

3. De raadsgriffier is desgevraagd verantwoordelijk voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

1. De raadsgriffier is verantwoordelijk voor advisering van de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de gemeenteraad.

2. De raadsgriffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

3. De raadsgriffier is verantwoordelijk voor voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

4. De raadsgriffier draagt, op verzoek van de gemeenteraad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Awb.

1. De raadsgriffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

2. De raadsgriffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

3. De raadsgriffier is verantwoordelijk voor het functioneel leiding geven aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren.

4. De raadsgriffier rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

5. De raadsgriffier beheert de budgetten met betrekking tot de huishouding van de gemeenteraad en van de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de gemeenteraad over de wijze van omgaan hiermee.