Toetsingskader evenementen Oud-Beijerland

Doelstelling

Het Toetsingskader Evenementen uit 2008 is herschreven waardoor er een werkbaar document kan ontstaan: kader stellend waar nodig, en praktisch waar het kan.

Het Toetsingskader beoogt een leidraad zijn bij de keuzes: levendigheid versus leefbaarheid en veiligheid versus flexibiliteit.

Procedure vaststelling herziening

Het concept herziening Toetsingskader is opgesteld en begin 2012 voor advies rondgestuurd aan de verschillende instanties als Brandweer, GHOR, Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en Politie. Op basis van deze adviezen is een concept Toetsingskader opgesteld dat instemming heeft van de externe adviseurs. Daarna is het toetsingskader in de Kwaliteitskring (belanghebbenden centrum) besproken. Half april is het College akkoord gegaan met het concept herziening Toetsingskader en de te volgen procedure.

In het kader van de inspraakverordening heeft het concept herziening Toetsingskader Evenementen ter inzage gelegen van 1 mei tot en met 12 juni 2012. Hierop zijn zienswijzen ingediend. Deze zijn (indien nodig) met externe adviseurs besproken. De zienswijzen zijn daarna besproken in het veiligheidsoverleg. Het Toetsingskader is aangepast naar aanleiding van de adviezen. Het eindverslag van de inspraakprocedure is samen met het Toetsingskader en het voorstel tot besluit ter vaststelling aan de burgemeester en het college aangeboden.

Evaluatie

Het Toetsingskader Evenementen wordt twee jaarlijks geëvalueerd. Als veranderende regelgeving, voortschrijdend inzicht of ervaringen met evenementen dit vereisen, kan het Toetsingskader worden geactualiseerd. De resultaten van de evaluatie worden ter bespreking voorgelegd aan het college. Daarnaast voorziet dit Toetsingskader (nog) niet in belangrijke aspecten, zoals gemeentelijk toezicht en handhaving. In overleg met alle betrokken partijen moet dit verder worden uitgewerkt. Dit wordt meegenomen in de verdere uitwerking van het uitvoeringsprogramma handhaving en toezicht.

Oud-Beijerland, 21 januari 2013

Burgemeester en wethouders van de gemeente Oud-Beijerland,

[getekend 21 januari 2013]

J.Brouwer K. Tigelaar

secretaris burgemeester

1. Inleiding

1a | Waarom dit toetsingskader?

Binnen de gemeente Oud-Beijerland worden ieder jaar diverse evenementen en festiviteiten georganiseerd die een welkome bijdrage leveren aan het culturele en sociaal-maatschappelijke leven. Daarnaast dragen zij bij aan het toeristisch recreatief product en de economische ontwikkeling van Oud-Beijerland.

De evenementen dienen aansluiting te vinden bij het karakter van de gemeente Oud-Beijerland. Daarom vindt Oud-Beijerland het belangrijk dat evenementen:

• ·

  bijdragen aan het imago van de gemeente, zoals: gezellig, dorps en gastvrij.

• ·

  een (in)directe economische impuls geven aan de gemeente (aantrekkelijk en levendig winkelgebied).

• ·

  inpasbaar zijn in het toeristisch recreatief product Oud-Beijerland (kwalitatief hoogwaardig).

• ·

  aansluiting vinden bij horeca, winkels en cultuur van de gemeente.

Tegelijkertijd vragen evenementen om duidelijke afspraken om de veiligheid van bezoekers, deelnemers en omwonenden te garanderen en de openbare orde te handhaven. Ook de toegankelijkheid van het openbaar gebied moet gewaarborgd zijn.

1b | Doel: alles over evenementenvergunningen

In dit Toetsingskader is de informatie over vergunningen gestroomlijnd en geactualiseerd. Alle relevante procedures, voorschriften en afspraken staan hierin gebundeld en zijn inhoudelijk op elkaar afgestemd. Hiermee is een standaardprocedure ontwikkeld voor het indienen en behandelen van vergunningaanvragen. Het toetsingskader is bestemd voor organisatoren (die vergunningen aanvragen) en ook voor adviserende en uitvoerende diensten en organisaties (die vergunningaanvragen behandelen).

De organisator dient een vergunningaanvraag in. Afhankelijk van het type evenement kunnen ook andere vergunningen nodig zijn dan alleen de evenementenvergunning, zoals een vergunning om vuurwerk af te steken, een ontheffing van de drank- en horecawet voor het schenken van alcohol, een gebruiksvergunning van de brandweer, een ontheffing van de provincie om een helikopter te laten landen, om te parkeren, et cetera.

1c | Opzet: van aanvraag tot evaluatie

In de volgende hoofdstukken doorlopen we alle stappen in de vergunningaanvraag: voor welke activiteiten moet een evenementenvergunning worden aangevraagd? Bij wie en voor wanneer moet een vergunning worden aangevraagd en hoe wordt die beoordeeld? Aan welke voorwaarden moet worden voldaan en wie is verantwoordelijk voor wat? Als bijlage bij het kader zit een juridisch kader en de locatieomschrijvingen.

2. Waarvoor een vergunning aanvragen?

Niet alle activiteiten in de openbare ruimte of op publiek toegankelijke locaties (verenigingen / andere genootschappen) zijn te definiëren als evenement. Een evenement wordt in de APV Oud-Beijerland 2011 omschreven als ‘elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak’, met uitzondering van onder andere markten, kansspelen en betogingen.

2a | Categorieën evenementen

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen medium (B) en grote (C) evenementen. Dit onderscheid wordt bepaald door het bezoekersaantal, de mate van risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op het woon- en leefklimaat en de gevolgen voor verkeer. Daarnaast zijn er evenementen (A) met een dusdanig laag risicoprofiel, dat er geen vergunning hoeft te worden aangevraagd. Het bezoekersaantal bedraagt maximaal 100 mensen.

Gemeente Oud-Beijerland deelt de evenementen als volgt in:

Wie bepaalt in welke categorie een evenement valt?

Team Vergunningen beoordeelt de aanvraag en schat de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid in aan de hand van:

• ·

  Aantal en type bezoekers.

• ·

  Locatie: openbare of afgesloten ruimte, ingeschatte geluidsoverlast en de verkeersaspecten.

• ·

  Politieke gevoeligheid.

• ·

  Ervaringen van vorige edities van het evenement.

Hierbij kunnen andere externe diensten (Politie / Brandweer / geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen - GHOR) om advies gevraagd worden. Tijdens de behandeling van de aanvraag is het mogelijk om een evenement op te schalen van een B naar een C evenement, als de impact groter blijkt dan in eerste instantie ingeschat.

Toelichting A - Meldingsplicht

Voor een A evenement in de buitenruimte volstaat een melding, indien:

• ·

  het aantal bezoekers niet meer bedraagt dan 100 personen

• ·

  het evenement tussen 12.00 en 23.00 uur (op zondag tussen 13.00 en 22.00 uur) plaatsvindt;

• ·

  het evenement niet meer dan 2 straten omvat

• ·

  tijdens het evenement niet langer dan tot 22.00 uur achtergrondmuziek ten gehore wordt gebracht

• ·

  het geluidsniveau op een afstand van 5 meter van enige geluidsbron niet meer bedraagt dan 70 dB(A)

• ·

  het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, fiets-, bromfiets- of parkeergelegenheid (tenzij er voldoende parkeercapaciteit is) of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten

• ·

  de activiteiten geen extra politiecapaciteit vergt

• ·

  slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object en niet meer dan 2 objecten per straat

• ·

  er geen ander evenement in de nabijheid plaatsvindt

• ·

  het evenement niet plaatsvindt tijdens de jaarwisseling

• ·

  er geen bedrijfsmatig alcohol wordt verstrekt

• ·

  er een organisator is

• ·

  de organisator de burgemeester tenminste 7 werkdagen van tevoren in kennis stelt met een door de burgemeester vastgesteld meldingsformulier: 

• ·

  de organisator een bevestiging, van het feit dat hij een kennisgeving heeft gedaan, kan tonen.

Toelichting B – Evenement

Medium

Evenementen met weinig risico’s en beperkte gevolgen voor omgeving en verkeer met als richtlijn 100 tot 1000 bezoekers (tegelijkertijd). Onder deze categorie vallen ook de terugkerende reguliere evenementen, zoals de Jaarmarkt en Raadhuis Klassiek. Niet alleen het bezoekersaantal is een wegingsfactor, maar ook:

• ·

  Soort evenement

• ·

  Tijdstip van het evenement

• ·

  Duur van het evenement

• ·

  Muzieksoort

• ·

  Wordt er vuurwerk afgestoken (impact op omgeving)

• ·

  Uitstraling van het evenement

• ·

  Er is kans op een specifieke doelgroep

• ·

  Leeftijdscategorie doelgroep

• ·

  Er wordt drank genuttigd

• ·

  (Publieksstromen tussen) evenementlocaties of podia

• ·

  Type locatie en terrein (bereikbaarheid)

• ·

  Er zijn gevolgen voor het wegennet (bv afsluitingen) en / of het openbaar vervoer

• ·

  Historie van het evenement (positieve of negatieve evaluatie)

• ·

  Het verloop van vergelijkbare evenementen

Voor elk van deze punten moet worden ingeschat hoe groot de risico’s zijn. Het bezoekersaantal is hierbij niet doorslaggevend, maar de combinatie van factoren. In principe kan een evenement met meer dan 1000 bezoekers met een positief bezoekersprofiel, goede bereikbaarheid en weinig impact op de omgeving, een B-evenement zijn.

Geluid

De geluidsnorm in een evenementenvergunning moet aan twee basisvoorwaarden voldoen:

• ·

  De geluidsnormen moeten realistisch zijn; dat wil zeggen dat het evenement volgens de beoogde bedrijfsvoering moet kunnen plaatsvinden.

• ·

  De geluidsnormen moeten maatschappelijk acceptabel zijn; dat wil zeggen dat indien voldaan wordt aan de geluidsnormen op voorhand geen buitensporige geluidsoverlast te verwachten is.

In de evenementenvergunning wordt per evenement het maximale geluidsniveau aangegeven. Dit is maatwerk. Bij terugkerende evenementen wordt een geluidsniveau op basis van ervaringsgegevens van de voorgaande jaren vastgesteld. Bij nieuwe B-Evenementen wordt gekeken naar vergelijkbare evenementen op soortgelijke locaties.

De geluidgrenswaarden gelden op de gevel van de meest nabij gelegen woning / geluidgevoelige bestemming.

In een aantal gevallen adviseert de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid over het geluidsniveau dat in de vergunningaanvraag wordt genoemd.

De kosten voor het advies en de kosten voor de maatregelen die uit het advies voortvloeien, worden doorberekend aan de organisator van het evenement.

Daarnaast wordt in de vergunning aangegeven tot welk tijdstip muziek en ander geluid ten gehore gebracht mag worden. Zie verder voor geluid en voor tijden van evenementen Hoofdstuk 4c.

Indieningstermijn

De indieningstermijn voor een B – Evenement is 8 weken.

Van B naar C evenement

Als naar de beoordeling van Team Vergunningen de impact van één of meerdere van deze punten dusdanig groot is, wordt het een categorie C-evenement. Dit kan in sommige gevallen betekenen dat de aanvraag op grond van de indieningstermijn voor een C-evenement te laat is ingediend. Dan moet de datum van het evenement worden verschoven. Onder bijzondere omstandigheden kan Team Vergunningen besluiten de aanvraag toch in behandeling te nemen.

Ook wordt gekeken naar eerdere ervaringen met de organisator. Indien de organisator er in het verleden blijk van heeft gegeven zich goed aan de afspraken te houden, neemt daarmee de voorspelbaarheid van het verloop van een evenement toe en nemen de risico’s af.

Als een B-evenement toch overlast blijkt te veroorzaken, kan het in de toekomst worden verboden (weigeren vergunningaanvraag) of als een C-evenement worden aangemerkt. Er worden dan hogere eisen en meer randvoorwaarden gesteld om de overlast te beperken.

Toelichting C – Evenement

Groot (niet-regulier)

Evenementen die zijn gebaseerd op een aantal van 1000 of meer personen. Daarnaast is het risico, de mogelijke mate van hinder voor de omgeving en verkeer een wegingsfactor. Naast de genoemde punten bij B-evenement, kenmerkt een C-evenement zich door:

• ·

  Behoorlijke inzet hulpdiensten

• ·

  Regionale aantrekkingskracht

• ·

  Grote verkeersstromen

• ·

  Reële kans op (geluids)overlast

Het bezoekersaantal is hierbij niet doorslaggevend. Een evenement met 500 bezoekers waarbij naar verwachting overmatig drank genuttigd wordt en veel impact op de omgeving (geluid / verkeer) kan ook een C-evenement zijn.

Deze evenementen vereisen een langere voorbereidingstijd omdat er meer overleg plaatsvindt.

Geluid

Voor grote evenementen of complexe evenementsituaties maakt de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid maatwerk-geluidsvoorschriften. De kosten voor het advies en de kosten voor de maatregelen die uit het advies voortvloeien, worden doorberekend aan de organisator van het evenement.

Deadline

De indieningstermijn voor een C-evenement is 12 weken.

2b | Bijzondere activiteiten

Collectieve festiviteiten

Landelijk gelden er voorschriften voor geluid- en lichthinder. Deze regels gelden voor horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen. Gemeenten kunnen in een verordening toestaan dat deze regels in bepaalde gevallen niet gelden tijdens (aan te wijzen) collectieve festiviteiten. Denk hierbij aan Koninginnedag en Nieuwjaarsfeesten.

Wielerrondes

Voor wielerrondes is volgens artikel 10 van de Wegenverkeerswet een verklaring van geen bezwaar nodig. Als de wielerronde in meerdere gemeenten plaatsvindt (bijvoorbeeld een doorkomst) dan moet een verklaring van geen bezwaar bij de betreffende gemeenten worden aangevraagd. Daarna moeten met alle verklaringen van geen bezwaar van de gemeenten waar de wielerwedstrijd doorkomt, een vergunning worden aangevraagd bij de provincie. Voor wielerrondes die ook starten en finishen in Oud-Beijerland is ook een evenementenvergunning vereist.

Livemuziek op terrassen

Als de horecaondernemer activiteiten op het terras organiseert, zoals live muziek of een DJ, moet er een evenementenvergunning worden aangevraagd.

Kermissen

Op 13 maart 2007 heeft het college van de gemeente Oud-Beijerland een beleidsregel vastgesteld voor het organiseren van een kermis. Hiermee wordt de overlast voor de omwonenden en de horeca-ondernemers aan het Vierwiekenplein zo veel mogelijk beperkt. Er wordt jaarlijks voor maximaal 1 kermis een evenementenvergunning verleend. Deze kermis moet in samenhang met de activiteiten rond Koninginnedag in overleg met de Oranjevereniging Oud-Beijerland plaatsvinden.

Excessieve evenementen

Evenementen die een te grote invloed hebben op de (leef)omgeving/locatie of evenementen die naar aard en inhoud van het evenement in strijd zijn met de goede zeden, worden niet toegestaan in Oud-Beijerland. Ook niet op particulier terrein of inrichting. Voorbeelden zijn: erotiekbeurzen, freefight wedstrijden of een dance parade.

Monstertruck wedstrijden

Worden alleen toegestaan op particulier terrein. De kosten voor het herstellen van het terrein wordt dus geheel door de vergunninghouder gedragen.

Circussen

Er worden per jaar maximaal twee circussen toegelaten. Ze moeten zich houden aan de Richtlijn Welzijn Circusdieren. Er wordt een roulatiesysteem gehanteerd, zodat verschillende circussen de gelegenheid krijgen. De burgemeester vergunt maximaal één circus in het voorjaar of aan het begin van de zomer en maximaal één circus in de tweede helft van het jaar. Tussen beide circussen dient minimaal drie maanden te zitten. Op het moment van opstellen van dit Toetsingskader constateren we dat er in Oud-Beijerland geen geschikte locatie voor een circus op openbaar gebied is.

Beeldschermen tijdens evenementen

Het gebruik van beeldschermen is in principe toegestaan als deze beeldschermen ondersteuning bieden aan het evenement. Het gebruik van beeldschermen bij voetbalwedstrijden (zoals het WK of EK) is mogelijk als er een organisator is. Hiervoor moet een evenementenvergunning worden aangevraagd.

2c | Evenementen in gebouwen

Kerken, verenigingsgebouwen, sportcomplexen, etc.

Kerken, verenigingsgebouwen en andere organisaties die zich richten op activiteiten van recreatieve, sportieve, sociaal-culturele, educatieve, levensbeschouwelijke of godsdienstige aard hebben een Drank- en Horecawetvergunning met beperkingen (paracommercie). Dit om te voorkomen dat deze organisaties concurreren met de reguliere horeca-inrichtingen.

Het is in deze paracommerciële instelling bijvoorbeeld niet toegestaan om bijeenkomsten van persoonlijke aard, zoals bruiloften en partijen, te houden. Activiteiten die door een paracommerciële instelling wel mogen worden georganiseerd zonder evenementenvergunning en waarbij tevens alcoholhoudende dranken mogen worden verstrekt, zijn:

Sportieve instellingen / recreatieve instellingen:

• ·

  Jubilieumfeest van het bestuur

• ·

  Kampioenschap

• ·

  Afscheidsfeest van het bestuur / een bestuurslid

• ·

  Feestavond voor vrijwilligers (maximaal 1 tot 3 keer per jaar)

• ·

  Jaarfeest of afsluiting seizoen (maximaal 1 keer per jaar)

• ·

  Toernooi

• ·

  Nieuwjaarsborrel (alleen voor leden)

• ·

  Overige strikt clubgerelateerde feesten voor leden

Sociaal-culturele instellingen:

• ·

  Bijeenkomsten / vergaderingen / feesten van een voor verenigingen en stichtingen die gebruik maken van het pand (dus alleen toegankelijk voor de leden)

• ·

  Sociaal-culturele evenementen (ook voor publiek toegankelijk)

• ·

  Jaarvergaderingen

• ·

  Kerstviering

• ·

  Nieuwjaarsborrel

Instellingen van levensbeschouwelijke of godsdienstige aard:

·Alle activiteiten die te maken hebben met levensbeschouwelijke of godsdienstige zaken, zoals bijeenkomsten, cursussen, kerstviering, etc.

Educatieve instellingen:

• ·

  Lessen / cursussen

• ·

  Afstudeerbijeenkomst / diploma uitreiking

• ·

  Schoolfeesten voor leerlingen

• ·

  Ouderavond

• ·

  Laatste schooldag

• ·

  Sportdag voor leerlingen en leraren

Wel kan het nodig zijn voor inrichtingen om een ontheffing voor extra geluid (of licht) aan te vragen als niet kan worden voldaan aan het Activiteitenbesluit.

Scholen

In Oud-Beijerland zijn er geen scholen die een (paracommerciële) Drank- en Horecawetvergunning hebben. De richtlijn met betrekking tot evenementenvergunningen voor scholen wordt echter gelijk gesteld aan de regels in de Drank- en Horecawet ‘educatieve instellingen’ (zie pagina 11). Dus schoolgerelateerde activiteiten. Voorwaarden hierbij: er wordt aan de gebruiksvergunning van het pand voldaan en er is geen overlast (parkeren / geluid). Ook mogen er geen grote constructies als podia / tribunes gebouwd worden. In andere gevallen is wel een vergunning nodig. Bij twijfel moeten de activiteiten ter beoordeling aan gemeente Oud-Beijerland worden voorgelegd.

Rommelmarkten

Per jaar worden er ongeveer 20 tot 25 (rommel)markten georganiseerd in / bij kerken, scholen en andere gebouwen. Hiervan moet de gemeente Oud-Beijerland in eerste instantie (8 weken van tevoren) in kennis worden gesteld door middel van een kennisgeving ‘rommelmarkt’. Er wordt vervolgens door Team Vergunningen beoordeeld of er een evenementenvergunning nodig is of dat een kennisgeving volstaat. Voor rommelmarkten geldt in ieder geval dat het gebruik moet voldoen aan de gebruiksvergunning en er mag geen overlast (parkeren / geluid) ontstaan.

Evenementen in andere gebouwen

Voor evenementen in gebouwen (die niet onder 2c vallen) moet een vergunningaanvraag ingediend worden. Bij de beoordeling wordt gekeken onder welke evenementen categorie de activiteiten vallen. Gebouwen kunnen namelijk in of nabij een woonwijk staan, waardoor eerder overlast ervaren kan worden. Aan het aantal evenementen kan een maximum worden gesteld, zodat de activiteiten niet van invloed zijn op de reguliere exploitatie of bestemming van het pand (of omliggende panden).

Eventueel andere vergunningen (bijvoorbeeld een loterij of collecte)

Of er al dan geen evenementenvergunning aangevraagd moet worden, laat onverlet dat aan andere regelgeving moet worden voldaan. Als er een bijvoorbeeld een collecte of een loterij bij de activiteiten wordt georganiseerd, is het noodzakelijk dat hiervoor APV-vergunningen worden aangevraagd.

3. Procedure: hoe een aanvraag indienen?

De melding voor een A evenement en de vergunningen voor een B of C evenement vraagt de organisator aan bij Team Vergunningen. De organisator beschrijft zo nauwkeurig mogelijk de activiteiten in het aanvraagformulier (of meldingsformulier) en voegt de noodzakelijke bijlagen toe.

Afhankelijk van de aanvraag kan er gevraagd worden om (indieningsvereisten):

• ·

  kopie legitimatiebewijs

• ·

  draaiboek / programma

• ·

  situatietekening / plattegrond (inrichting terrein(en). Tekening bij (op schaal) met de maten van het evenemententerrein. Onderstaande punten dienen duidelijk weergegeven te zijn:

  • -

    de bereikbaarheid van de straat c.q. het terrein voor hulpverlenende diensten

  • -

    de exacte plaatsbepaling en benoeming van alle activiteiten en te plaatsen voorwerpen (bv. kramen, plaatsen en soort bak- en braadapparatuur, plaats, aantal en soort verkoopplaatsen goederen / etenswaren, plaatsen toiletten, terrassen, podia, tribunes, etc.) en de exacte afmetingen van elk te plaatsen voorwerp

  • -

    de exacte plaatsbepaling waar afzettingen van straten en / of wegen (met dranghekken) komen

• ·

  plan van aanpak schoonmaak

• ·

  huurovereenkomst/reserveringsbewijs van gehuurde locatie

• ·

  opstellingsplan binnenlocatie

• ·

  verkeersplan (aan- en afvoerroutes deelnemers, inzet verkeersregelaars)

• ·

  veiligheidsplan (calamiteitenplan, beveiligingsplan (o.a. naam beveiligingsbedrijf (ND nummer) / verwachte inzet aantal beveiligers (inzetschema)

• ·

  constructiegegevens

3a | Risico inschatting

Voor elk van de genoemde aspecten moet worden ingeschat hoe groot de kans op calamiteiten is. Belangrijke criteria zijn onder andere:

• ·

  Het type bezoeker speelt een belangrijke rol bij de risicobepaling. Op welke bevolkingscategorieën richt het evenement zich? Wat weten we van deze categorieën bezoekers? Is het aannemelijk, voorspelbaar of bekend dat bepaalde specifieke – bij politie en justitie bekende – groepen een evenement zullen bezoeken?

• ·

  In principe dient ieder evenemententerrein duidelijk (herkenbaar) gescheiden te zijn van de openbare ruimte, vooral bij het schenken van alcohol. Bij statische evenementen zijn die grenzen duidelijk te definiëren. Bij mobiele evenementen zoals een optocht is de grens tussen evenemententerrein en publiek minder duidelijk. Bij zulke evenementen is er dan ook eerder sprake van een moeilijk beheersbare locatie. Bij afgesloten (particuliere) ruimten is het weer gemakkelijker. Gerelateerd aan de locatie is de bereikbaarheid van het evenement. Daarbij gaat om de bereikbaarheid voor de hulpdiensten, maar ook om de bereikbaarheid voor bezoekers.

• ·

  Iedere activiteit brengt specifieke risico’s met zich mee. Indien een evenement samenvalt met andere evenementen, manifestaties, vieringen of gebeurtenissen kunnen eerder ordeverstoringen optreden. Hierbij wordt ook gekeken naar de tijdsduur en het tijdstip van het evenement. Als een evenement na zonsondergang start of eindigt, kan dit het politieoptreden bij eventuele ordeverstoringen bemoeilijken.

3b | Behandeling aanvragen

A-evenementen (melding)

Na ontvangst van het volledig ingevulde meldingsformulier kijkt Team Vergunningen of de gegevens voldoen aan de regels voor een A-evenement. Als de melding voldoet, dan verstuurt Team Vergunningen een ontvangstbevestiging met een afschrift naar Politie Oud-Beijerland, Team Infra, Team Buitenruimte en de Brandweer Oud-Beijerland.

B-evenementen (medium)

De aanvraag wordt beoordeeld op beschikbaarheid van locatie en datum. Belangrijke voorwaarde voor het in behandeling nemen van de aanvraag is dat de aanvraag volledig is, inclusief benodigde plannen (zie aanvraagformulier). Team Vergunningen stuurt de aanvraag ter beoordeling en advisering door aan diverse gemeentelijke instanties en hulpdiensten: Politie Oud-Beijerland, Team Infra, Team Buitenruimte, Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid (GHOR), Brandweer Oud-Beijerland, GGD, Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid en eventueel openbaar vervoersdiensten.

Welke instanties om advies gevraagd worden is afhankelijk van de inhoud van de vergunningaanvraag. Zij adviseren ieder vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en expertise. Deze diensten kunnen nog verzoeken aanvullende gegevens aan te leveren of een overleg te organiseren.

Deze instanties hebben een adviseringstermijn van twee weken. Vervolgens neemt de burgemeester na afweging van de adviezen een positief of negatief besluit.

C-evenementen (groot)

Voor C-evenementen geldt in grote lijnen hetzelfde als voor B-evenementen: betrokken diensten en organisaties beoordelen en adviseren aan Team Vergunningen, en de burgemeester besluit uiteindelijk formeel. Alleen heeft een C-evenement meer impact op Oud-Beijerland, ze vereist meer afstemming tussen de verschillende partijen.

Zijn er kosten aan verbonden?

Voor het in behandeling nemen van een vergunningaanvraag brengt de gemeente kosten (leges) in rekening. Het bedrag van de leges staat opgenomen in de Legesverordening, in te zien via www.oud-beijerland.nl.

Besluit, bezwaar en beroep

De burgemeester besluit tot het verlenen of weigeren van de vergunning. Bij een positief besluit ontvangt de aanvrager een vergunning per post. Hieraan kan de burgemeester voorschriften verbinden om het evenement te reguleren. Bij een negatief besluit ontvangt de aanvrager een weigeringsbesluit, ook per post. Binnen zes weken na verzending van het besluit kunnen belanghebbenden een bezwaarschrift indienen bij de burgemeester. Verleende vergunningen worden gepubliceerd in de gemeentelijke rubriek van de huis-aan-huiskrant het Kompas en op de website van de gemeente Oud-Beijerland.

Onvoorziene omstandigheden

Organisatoren die hun evenement hebben aangevraagd, mogen er niet zonder meer van uitgaan dat hun evenement ook daadwerkelijk kan doorgaan. Hiervoor moet het volledige vergunningentraject doorlopen worden. Er kan normaal gesproken geen sprake van zijn dat op het allerlaatste moment extra voorschriften worden opgelegd. Organisatoren kunnen ook niet op het allerlaatste moment met bijgestelde plannen komen of extra activiteiten aan het evenement toevoegen.

De burgemeester heeft uiteraard altijd het recht om – als daartoe voldoende aanleiding bestaat – de vergunning alsnog niet te verlenen of, als deze al verleend is, in te trekken of te voorzien van beperkingen of extra vergunningvoorschriften (artikel 1:6 APV). Het spreekt voor zich dat dit slechts kan, als sprake is van gewijzigde omstandigheden die vooraf niet te voorzien waren. Zoals (dreiging van) rellen, stakingen, noodweer of bijvoorbeeld nationale rouw. Nadat de organisator de aanvraag heeft ingediend, is deze vervolgens verplicht om nieuwe feiten of omstandigheden die niet bij de aanvraag zijn opgegeven, te melden aan de burgemeester. Indien wordt afgeweken van de verstrekte gegevens of in strijd wordt gehandeld met de gestelde voorschriften, kan de burgemeester het evenement verbieden.

Overige regelgeving

Daarnaast dient een aanvraag voor een evenementenvergunning te worden getoetst aan andere wetten, uitvoeringsbesluiten, gemeentelijke verordeningen en notities. Afhankelijk van de specifieke activiteiten bij een concreet evenement moet nagegaan worden welke van toepassing zijn: zie bijlage juridisch kader.

Algemene inherente afwijkingsbevoegdheid

De burgemeester of het college van de gemeente Oud-Beijerland handelen volgens het Toetsingskader Evenementen en de daarbij behorende regels en uitgangspunten. Indien blijkt dat de regels uit het Toetsingskader voor een of meer belanghebbenden, dit kunnen zowel organisatoren als omwonenden zijn, gevolgen hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding met de uitgangspunten van het Toetsingskader, kan de burgemeester of het college gemotiveerd afwijken van deze regels (4:84 Awb). Daarnaast kan de burgemeester gemotiveerd besluiten dat wegens zeer bijzondere omstandigheden en in ieder geval in het belang van de gemeente Oud-Beijerland, een evenement toch kan plaatsvinden. Ook al wordt niet voldaan aan het Toetsingskader of biedt het Toetsingskader geen mogelijkheid om het evenement plaats te laten vinden.

3c | Kalender, spreiding en overleg

Evenementenkalender

Voor een goede communicatie wordt, zowel binnen de verschillende afdelingen van de gemeente Oud-Beijerland als naar de organisator en de bewoners toe, gebruik gemaakt van een evenementenkalender. Deze kalender geeft voor een kalenderjaar aan welke evenementen er in de gemeente Oud-Beijerland zouden kunnen plaatsvinden. De evenementenkalender is een overzicht van de data van alle B- en C-evenementen. Voor de Veiligheidsregio (GHOR) en de politie Zuid-Holland Zuid is de kalender belangrijk, omdat zij daarmee inzicht kunnen krijgen in de regionale activiteiten. Hierop wordt de inzet van de hulpdiensten en politie afgestemd. Als de inzet niet gegarandeerd kan worden kan de vergunning zelfs worden geweigerd of ingetrokken.

Team Vergunningen probeert de evenementen voor het komende kalenderjaar vroegtijdig in kaart te brengen. Eventueel kunnen organisatoren worden opgeroepen om de data door te geven door een publicatie in het Kompas. Een vermelding op de evenementenkalender biedt op geen enkele wijze garanties tot het verkrijgen van een vergunning.

Spreiding evenementen

Bij de spreiding van evenementen gelden in ieder geval de volgende voorwaarden: 

• ·

  Tijdens de jaarwisseling zijn (buurt)feesten, ook de meldingplichtige, uitgesloten. In het kader van de openbare orde en veiligheid, evenals het toezicht erop, wordt één groot dorpsfeest in samenwerking met de gemeente georganiseerd.

• ·

  Tussen twee evenementen op dezelfde locatie dienen minimaal drie werkdagen te zitten, tenzij er weinig tot geen impact is op de omgeving (geluid / parkeren). Voor onverharde terreinen is deze termijn ter beoordeling aan Team Buitenruimte.

• ·

  In het centrum kan op eenzelfde datum maximaal één evenementenlocatie, waarbij parkeergelegenheid verloren gaat, in gebruik worden genomen voor een evenement.

• ·

  Als er een C-evenement staat gepland, kunnen op hetzelfde tijdstip geen andere evenementen plaatsvinden.

• ·

  Staat er een B-evenement gepland, dan wordt per evenement bekeken of er op hetzelfde tijdstip ruimte bestaat voor andere evenementen, met uitzondering van C-evenementen. Om dit te kunnen beoordelen wordt advies ingewonnen bij adviserende diensten.

• ·

  Bij aanvragen voor dezelfde datum en voor dezelfde locatie gaan lokale organisatoren voor.

• ·

  Bij aanvragen voor hetzelfde evenement gaan lokale organisatoren voor.

• ·

  Jaarlijks terugkerende (traditionele) evenementen gaan voor op een aanvraag voor een nieuw evenement op dezelfde datum en locatie.

• ·

  Evenementen die (tijdig) op de evenementenkalender zijn geplaatst, gaan voor op evenementen die later op de kalender willen worden geplaatst.

Evenementenoverleg

Team Vergunningen is verantwoordelijk voor het evenementenoverleg, zij roepen de betrokken diensten en eventueel de organisator bijeen, zit de overleggen voor en zorgt voor de verslaglegging. Het evenementenoverleg vindt normaliter plaats op de eerste dinsdag van de maand. Hierin worden de evenementen die hebben plaatsgevonden kort geëvalueerd en de komende evenementen besproken. Ook komen wegwerkzaamheden en andere evenement overstijgende zaken aan de orde. Bij B- of C-evenementen is het mogelijk dat de organisator van het evenement wordt uitgenodigd om toelichting te geven.

4. Aan welke voorschriften voldoen?

Omdat geen evenement hetzelfde is, wordt bij de vergunningverlening per evenement beoordeeld welke vergunningvoorwaarden worden opgenomen.

4a | Bereikbaarheid

Evenementen kunnen belangrijke consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving. Voor een evenement kunnen (delen van) wegen worden afgesloten en kan verkeer worden omgeleid.

Ook kan het grote aantal bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. De organisator moet maatregelen nemen om de bereikbaarheid voor bezoekers (OV en auto) en voor hulpdiensten te waarborgen. Ook de bereikbaarheid van omliggende woningen en bedrijven moet gewaarborgd blijven.

Gevolgen voor verkeer beperken

Organisatoren van evenementen zijn er primair verantwoordelijk voor om de consequenties van het evenement voor de verkeersorde te beperken. Afhankelijk van aard en omvang van het evenement betekent dit dat zij moeten zorgen voor de inzet van verkeersregelaars en uitvoering van een verkeersplan. Team Buitenruimte kan ervoor zorgen dat de juiste borden en afzettingen worden geplaatst. De kosten die hiervoor worden gemaakt, kunnen worden doorberekend aan de organisator. Voor busomleidingen wordt door Team Infra contact opgenomen met vervoersmaatschappij Arriva.

Parkeren

Indien het primaire gebruik van een evenementenlocatie parkeergebied met betaald parkeren en/of vergunning parkeren is, worden de misgelopen parkeerkosten in rekening gebracht bij de organisator van het evenement. Onder parkeerkosten wordt verstaan: de daginkomsten voor de in gebruik te nemen parkeerplaatsen. Bij de berekening wordt uitgegaan van een vooraf vastgestelde bezettingsgraad. Voor evenementen met een non-profit doelstelling èn georganiseerd door een non-profit instelling worden de gederfde parkeerkosten niet doorberekend.

Voor bewoners met een parkeervergunning voor het betreffende gebied moet in alternatieve parkeergelegenheid worden voorzien.

Verkeersregelaars

In de vergunning kan het aanstellen van verkeersregelaars verplicht gesteld worden. Verkeersregelaars worden op grond van de Regeling Verkeersregelaars aangesteld.

Verkeersregelaars moeten minimaal 18 jaar oud zijn en dienen duidelijk herkenbaar te zijn als verkeersregelaar door middel van zichtbare, fluoriserende kleding. Daarnaast dient de organisator een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering en een verzekering tegen persoons- en zaakschade te hebben. Bij de aanvraag om evenementenvergunning dient het nummer van de verzekeringspolis te worden vermeld. Eventueel kan een kopie van de polis gevraagd worden.

4b | Openbare orde en veiligheid

Alcohol

Bij evenementen wordt regelmatig alcohol geschonken. Dit gebeurt door horecaondernemers of organisatoren. In alle gevallen houdt gemeente Oud-Beijerland rekening met de adviesnotitie 'Het beperken van alcoholgebruik bij evenementen' van de werkgroep 'Verzuip jij je toekomst?'. De genoemde maatregelen in de adviesnotitie worden als voorwaarden opgenomen bij de evenementenvergunning, voor zover deze toepasbaar en handhaafbaar zijn.

Op de openbare wegVoor het schenken van alcoholhoudende drank op de openbare weg moet een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet worden aangevraagd. Een ontheffing geldt alleen voor het verstrekken van zwak-alcoholhoudende drank, zoals bier en wijn, en kan alleen worden verleend voor bijzondere gebeurtenissen van zeer tijdelijke aard (maximaal 12 aaneengesloten dagen). Een aanvraag om een dergelijke ontheffing dient samen met de aanvraag evenementenvergunning te worden ingediend. Het verstrekken van dranken op de evenementenlocatie is alleen toegestaan in plastic bekers.

Een ontheffing voor het schenken van alcohol kan worden aangevraagd voor meldingen (A-evenementen), medium (B) evenementen en grote (C) evenementen. De personen die leiding geven aan de alcoholverstrekking bij B of C evenementen moeten over een Verklaring Sociale Hygiëne beschikken. Als een tappunt door de evenementenorganisator wordt aangevraagd en als deze op de evenementenlocatie is gelegen, wordt in principe ontheffing verleend als aan alle voorwaarden wordt voldaan. Als er wordt verwacht dat het plaatsen van het tappunt een negatief effect zal hebben op het te organiseren evenement dan wordt er geen vergunning en/of ontheffing verleend.

In principe wordt een ontheffing van artikel 35 van de Drank- en Horecawet alleen in combinatie met een evenementenvergunning afgegeven. Ten slotte is een evenement een ‘bijzondere gebeurtenis van tijdelijke aard’. Het plaatsen van een uitgiftepunt van drank door een persoon (niet zijnde de organisator) is op zich zelf staand geen evenement.

Als een evenement met name overdag plaatsvindt en het evenement gekwalificeerd kan worden als braderie of (snuffel)markt of is gericht op een jong publiek (kinderevenement), kan besloten worden geen ontheffing of een ontheffing met voorschriften te verlenen van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Hiermee wordt beoogd overlast door alcoholgebruik te voorkomen.

O p terras horeca-inrichtingEen terras maakt onderdeel uit van een horeca-inrichting. Als voor die inrichting een Exploitatie- en een Drank- en Horecawetvergunning is verleend, dan is het toegestaan om (sterk) alcoholhoudende drank te verstrekken op het terras (alleen voor gebruik ter plaatse). De alcohol mag niet aan voorbijgangers worden verkocht, maar alleen aan de bezoekers op het terras.

In overleg met de horeca-ondernemer kan worden besloten dat het in het belang van openbare orde en veiligheid gewenst is om geen sterke drank te schenken op het terras ten tijde van een evenement in de nabijheid.

Brandveiligheid

Diverse typen evenementen kunnen leiden tot brand of brandgerelateerde gevolgen, zoals ontploffing. Om ongevallen zoveel mogelijk te beperken / voorkomen, moet bij de beoordeling van een evenement in het kader van de brandveiligheid aan een aantal punten aandacht worden besteed (ter advies van de Brandweer):  

• ·

  de plaatsing van voorwerpen ten opzichte van de omliggende bebouwing en beplanting

• ·

  het vrijhouden van aanrijroutes voor brandweer- en hulpverleningsvoertuigen in de omgeving van het evenement

• ·

  het bereikbaar houden van bluswatervoorzieningen voor de brandweer

• ·

  het soort materiaal waaruit tijdelijke bouwwerken worden opgetrokken

• ·

  het gebruik van bak- en braadapparatuur en verwarmingsapparatuur

• ·

  het gebruik maken van gecertificeerde brandwachten

• ·

  het aantal bezoekers/deelnemers en de aard van het evenement om te bepalen of er personeel en voorzieningen van de brandweer op het terrein aanwezig moeten zijn

• ·

  het aanbrengen van brandpreventieve voorzieningen, zoals blusapparatuur, noodverlichting, nooduitgangen e.d. in tijdelijke bouwwerken

Voor ieder gebouw en voor elke tent waar meer dan 50 personen aanwezig zullen zijn én voor een afgesloten terrein moet een gebruiksmelding worden gedaan. De brandweer beoordeelt de aanvraag bijvoorbeeld op de aanwezigheid van (nood)uitgangen en het functioneren van diverse brandveiligheidsvoorzieningen, zoals blusmiddelen en het vrijhouden van uitgangen. Naar aanleiding daarvan wordt het maximum aantal toegestane aanwezigen vastgesteld.

Beveiliging

Bij bepaalde evenementen is het vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid wenselijk dat er beveiligingswerkzaamheden worden uitgevoerd. Per evenement wordt bekeken of, en hoeveel beveiliging verplicht wordt gesteld. Beveiligingswerkzaamheden worden uitgevoerd volgens de voorschriften van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. De kosten van deze beveiligingswerkzaamheden zijn voor rekening van de organisator.

4c | Milieu: geluid, afval en luchtkwaliteit

Geluidshinder beperken

Het geluidsniveau is één van de factoren die in hoge mate de overlast van evenementen bepalen. Grofweg is de geluidsnormering drie categorieën in te delen (van het aantal decibellen gemeten bij geluidsgevoelige bestemmingen):

• ·

  Niveau 1: niet of nauwelijks geluid conform de standaard geluidsgrenswaarden uit het Activiteitenbesluit.

• ·

  Niveau 2: 70 db(A) op de gevel van geluidsgevoelige gebouwen (zonder strafcorrectie van muziekgeluid).

• ·

  Niveau 3: vaststelling tussen 70 en 90 db(A) op de gevel van geluidsgevoelige gebouwen (zonder strafcorrectie van muziekgeluid).

De metingen, berekeningen en beoordeling van de geluidniveaus dienen plaats te vinden volgens de "Handleiding meten en rekenen industrielawaai" (HRMI). Voor de beoordeling van het geluidniveau is, in afwijking van de genoemde handleiding, géén strafcorrectie voor muziekgeluid van toepassing.

Tijden

Voor evenementen op maandag tot en met zaterdag zijn de begintijden later en de eindtijden vroeger dan de tijden voor de reguliere horeca om overlast te voorkomen / beperken. De begin- en eindtijden op zondag worden beperkt door de Zondagswet: minder ruime tijden waarbinnen evenementen georganiseerd kunnen worden. Na de eindtijden van het evenement mogen er op de evenementenlocatie geen bezoekers van het evenement meer aanwezig zijn. Als bij een evenement een tap / bar buiten een reguliere horeca-inrichting wordt geëxploiteerd, moet deze op elke dag van de week een half uur voor het eind van het evenement gesloten zijn. Ook het geluid / de muziek moet een half uur voor het einde van het evenement worden gestopt. In onderstaand schema zijn de tijden weergegeven. A-evenementen vallen hier niet onder. Voor deze meldingen geldt dat zij op alle dagen van de week, behalve zondag, tussen 12.00 en 23.00 uur (op zondag: van 13.00 tot 22.00 uur) mogen plaatsvinden. Achtergrondmuziek mag niet later dan 22.00 uur ten gehore worden gebracht.

Bij het op- en afbouwen van de evenementenlocatie dient ook rekening gehouden te worden met eventuele geluidsoverlast. Na 23.00 uur ’s avonds en voor 7.00 uur ’s ochtends mogen geen overlastgevende op- en afbouw activiteiten plaatsvinden.

Bijzondere festiviteiten

Er zijn bijzondere evenementen, zoals de jaarwisseling en bijvoorbeeld Koninginnedag, die om maatwerk vragen. Voor deze evenementen wordt jaarlijks bekeken welke verzoeken om evenementenvergunningen zijn ingediend en in hoeverre de eindtijden van dit Toetsingskader Evenementen realistisch zijn op deze bijzondere festiviteiten. In overleg met politie worden spelregels opgesteld.

Zondags- en nachtrust respecteren

Er gelden beperkingen als gevolg van de Zondagswet. Het is op zondagen niet toegestaan vóór 13.00 uur geluid te produceren dat op een afstand van meer dan 200 meter van de geluidsbron hoorbaar is. Na 13.00 uur is dit wel toegestaan als de burgemeester hiervoor ontheffing verleend. Ongeacht mogelijke ontheffingen is het conform de Zondagswet verboden om op zondag in de nabijheid van kerken of andere gebouwen voor de openbare eredienst in gebruik, zonder strikte noodzaak lawaai te maken, waardoor de godsdienstbeoefening gehinderd wordt. In de vergunningvoorwaarden wordt dit expliciet vastgelegd.

Milieuschade door afval voorkomen

De organisator van een evenement is er verantwoordelijk voor milieutechnische schade te voorkomen. Van organisatoren wordt verwacht dat zij:

• ·

  de grond- (en water)oppervlakten na het evenement ontruimd en gezuiverd van afval opleveren

• ·

  voldoende afvalbakken aanbrengen op het evenemententerrein en deze regelmatig legen

• ·

  flyers of ander drukwerk uitgereikt aan het publiek verwijderen

• ·

  stroomaggregaten gebruiken die weinig geluid en weinig stank produceren, energiezuinig zijn en geen olie op de grond kunnen lekken

• ·

  zorgen voor (brand)veilige afvalopslag

• ·

  zorgen voor voldoende sanitaire voorzieningen in overleg met GGD en politie

Vuurwerk

Om vuurwerk te mogen afsteken is (afhankelijk van de omvang) een aparte vergunning vereist of kan worden volstaan met een melding. Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland hebben de beslissingsbevoegdheid hierover gemandateerd aan de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Die toetst of de afsteeklocatie voldoet en of degenen die het vuurwerk afsteken daartoe bevoegd zijn. Er is geen vergunning nodig om consumentenvuurwerk af te steken tijdens de jaarwisseling (de periode staat in het Vuurwerkbesluit 2002). Buiten die periode hebben particulieren en bedrijven een vergunning of meldingstoestemming nodig, bijvoorbeeld bij een huwelijk of bedrijfsfeest (zie www.ozhz.nl).

4d | Communicatie

Communicatie rondom evenementen is van groot belang. De maatschappelijke acceptatie van activiteiten blijkt uit ervaring groter te zijn op het moment dat de belanghebbenden (o.a. bewoners, bedrijven maar ook bezoekers) zijn geïnformeerd. De vergunninghouder heeft hier een grote rol in. We vragen de vergunninghouder informatie op websites en / of affiches op te nemen over:

• ·

  De bereikbaarheid van het evenement met het openbaar vervoer en de auto (ook informatie over werkzaamheden / omleidingen).

• ·

  Parkeren in de buurt van het evenement.

• ·

  Fietsparkeervoorzieningen in de buurt van het evenement.

Daarnaast vragen we de vergunninghouder de bewoners en bedrijven van nabij gelegen woningen en bedrijven een week van tevoren te informeren door middel van een brief. Waar deze brief moet worden verspreid wordt in overleg met gemeente Oud-Beijerland bepaald. Deze brief bevat onderstaande informatie (indien van toepassing):

• ·

  Data en tijd(en) evenement.

• ·

  Data en tijd(en) op- en afbouw.

• ·

  Verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen).

• ·

  Parkeerbeperkingen (locaties en tijden).

• ·

  Regeling voor bewoners met parkeervergunningen.

• ·

  Consequenties voor het openbaar vervoer.

• ·

  Bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer.

• ·

  Internetsite waar extra informatie te vinden is: website van de vergunninghouder.

• ·

  Telefoonnummer van de organisatie waarop informatie verkrijgbaar is (ook op de dag zelf).

• ·

  Telefoonnummer (078-7708599) van de Wachtdienst van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (24 uur per dag bereikbaar) waar contact mee kan worden gezocht bij geluidsoverlast.

• ·

  Overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen (b.v. helikopters).

• ·

  Regeling voor bewoners met parkeervergunningen.

De vergunninghouder levert een kopie van de brief (inclusief de locaties waar deze brief is verspreid) aan Team Vergunningen (Postbus 2003, 3260 EA Oud-Beijerland) en de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (t.a.v. de Wachtdienst, Postbus 550, 3300 AN Dordrecht).

4e | Gemeentelijke voorzieningen

Podiumelementen Gemeente Oud-Beijerland heeft zelf podiumelementen in eigendom. Deze worden tegen vergoeding ter beschikking gesteld aan de organisator. Op 21 oktober 2003 heeft het college besloten twee uitzonderingen te maken op het betalen van podiumelementen. Podiumelementen worden gratis beschikbaar gesteld als het evenement voldoet aan (alle) onderstaande voorwaarden:

• ·

  Het evenement vindt plaats in de gemeente Oud-Beijerland

• ·

  Het evenement is van niet-commerciële aard en wordt georganiseerd door een non-profit organisatie 

• ·

  Het evenement is voor het publiek kosteloos toegankelijk

• ·

  Het evenement is van bovenlokale betekenis (regionale uitstraling)

• ·

  Het podium vormt een essentieel onderdeel van de hoofdactiviteit(en)

Podiumelementen worden ook gratis beschikbaar gesteld voor de activiteiten die ter viering en/of herdenking (30 april, 4-5 mei) worden georganiseerd.

Dranghekken

Op het aanvraagformulier om evenementenvergunning kan de organisator aangeven of hij / zijdranghekken wil gebruiken als (kleinschalige) afzetting. Gemeente Oud-Beijerland heeft een beperkt aantal dranghekken in eigendom. Over de levering worden uiterlijk 1 week van tevoren afspraken gemaakt met team Buitenruimte. Als het evenement niet aan de voorwaarden voldoet (zie podiumelementen) wordt huur van de dranghekken doorberekend aan de organisator.

Voor B- of C-evenementen kan de verplichting gelden, dat de evenementenlocatie nauwkeurig moet worden afgebakend.

Voor de kosten van dranghekken is geen beleidsregel opgesteld. Gezien de overeenkomsten in de inzet van de materialen is de richtlijn van de podiumelementen ook van toepassing op dranghekken.

Energie

De organisator kan op het aanvraagformulier aangeven van welke voorzieningen hij / zij gebruik wil maken. Hierover worden met Team Buitenruimte afspraken gemaakt. De kosten van het verbruik van de nutsvoorzieningen en de administratiekosten (bestaande uit de personele kosten voor het opnemen van de meterstanden) worden doorberekend aan de organisator van het evenement.

Gemeentelijke evenementenborden

De gemeente Oud-Beijerland beschikt over drie vaste informatiedisplays voor het aankondigen van evenementen. De borden staan langs de drie invalswegen van de gemeente Oud-Beijerland.

Evenementen kunnen een vermelding krijgen voor een periode van gemiddeld twee weken. Er is ruimte voor drie regels van maximaal veertien karakters per regel. Dit is exclusief datumvermelding. De datumvermelding wordt ingevuld door de gemeente. Opname van een logo is niet mogelijk. De eindredactie valt onder de verantwoordelijkheid van Team Communicatie van gemeente Oud-Beijerland. 

Een evenement dient, in volgorde van belangrijkheid, aan onderstaande voorwaarden te voldoen, namelijk:

• ·

  Vindt plaats in de gemeente Oud-Beijerland

• ·

  Vindt plaats met goedkeuring van de gemeente (er is een evenementenvergunning verleend voor desbetreffend evenement of daar is uitzicht op)

• ·

  Levert een positieve bijdrage aan het imago van Oud-Beijerland

• ·

  Is voor iedereen toegankelijk (al dan niet tegen betaling)

• ·

  Is niet hoofdzakelijk gericht op de commerciële verkoop van waren c.q. goederen

• ·

  Heeft geen partijpolitiek of levensbeschouwelijk karakter. 

De gemeente toetst alle aanvragen aan bovenstaande criteria.

Informatie en aanmelding

Via www.oud-beijerland.nl kan een verzoek gedaan worden tot vermelding van een evenement op de gemeentelijke informatiedisplays. Alleen via die weg en met een volledig ingevuld formulier kan een aanvraag in behandeling worden genomen. Voor meer informatie kan de organisator contact opnemen met Team Communicatie van de gemeente via (0186) 64 61 55 of teamcommunicatie@oud-beijerland.nl.  De kosten voor plaatsing van een evenement bedragen € 35,50 per plaatsing (op de drie displays). Dit bedrag geldt dus voor een plaatsing van gemiddeld twee weken.

4f | Aansprakelijkheid

Zorgplicht

De wettelijke aansprakelijkheid van de gemeente is vaak gekoppeld aan het criterium ‘zorgplicht’. De gemeente Oud-Beijerland heeft de zorgplicht voor de openbare weg en de vrije ruimte. Ondanks vergunningverlening, dus toestemming voor een evenement, blijft de gemeente een zorgplicht ten aanzien van de veiligheid op de openbare weg houden.

Als de vergunningverlening op een deugdelijke wijze gebeurt, bestaat geen verplichting tot het houden van algemeen toezicht. Het nalaten van dat toezicht leidt niet snel tot aansprakelijkheid.

Als op voorhand te verwachten is dat een kleine overtreding van een vergunningvoorwaarde zeer ernstige schade kan veroorzaken, is er wel toezicht door de gemeente nodig. Denk bijvoorbeeld aan een schouw, waarbij afspraken worden gemaakt. Tijdens het evenement kan dit door aanwezigheid van een toezichthouder of op basis van oproep.

Verzekering

Ondanks deze zorgplicht kan de vergunninghouder primair aansprakelijk worden gesteld voor veroorzaakte schade. Heeft de organisatie geen aansprakelijkheidsverzekering afgesloten, dan bestaat de kans dat de schade niet vergoed kan worden. Gelet hierop is het noodzakelijk aan de organisator, indien de kans op schade aannemelijk is, de verplichting op te leggen een eigen aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Waarborgsom

Op advies van de afdeling Openbaar Gebied kan in incidentele gevallen, waarbij op grond van gegronde redenen vrees bestaat voor schade aan eigendommen van de gemeente, worden besloten tot het vragen van een waarborgsom. Om dit te regelen, zal een overeenkomst (dit is niet de evenementenvergunning) met de organisator moeten worden afgesloten. In de overeenkomst wordt onder andere geregeld dat na afloop van het evenement de organisator het terrein opgeruimd en schadevrij dient op te leveren. Als de organisator hiervoor zorgt, dan wordt de waarborgsom teruggestort. Wanneer de gemeente het terrein echter moet opruimen of herstellen, dan worden de hiervoor gemaakte kosten verrekend met de gestorte waarborgsom.

5. Evenementenlocaties

5a | Welke locaties

In Oud-Beijerland zijn er een aantal locaties geschikt om evenementen te organiseren. Welke evenementen waar kunnen plaatsvinden is afhankelijk van het soort evenement, het geluid en de opzet en inrichting van het evenemententerrein.

Evenementen concentreren zich voornamelijk in het centrum. Om de leefbaarheid in het centrum van Oud-Beijerland te waarborgen kunnen aan locaties beperkingen gesteld worden met betrekking tot het aantal evenementen. Op de volgende pagina staan voorbeelden van terreinen waar evenementen georganiseerd kunnen worden. Op andere locaties kunnen mogelijk ook evenementen worden georganiseerd. Dit is ter beoordeling aan de gemeente Oud-Beijerland.

Aantallen in deze tabel betreffen voornamelijk evenementen waarbij geluid wordt geproduceerd en er impact op bereikbaarheid is.

Algemene richtlijnen

• ·

  Voor alle locaties geldt dat er minimaal 3 meter vrije doorgang moet zijn voor de hulpdiensten.

• ·

  Afhankelijk van soort en locatie van het evenement kan de organisator gevraagd worden een fietsenstalling in te richten.

• ·

  Veel van de (mogelijke) locaties zijn regulier in gebruik als parkeergelegenheid. Op het moment dat op een of meerdere van deze locaties een evenement plaatsvindt, betekent dit het wegvallen van een (groot) aantal parkeerplaatsen. Dit kan in en rond het centrumgebied voor overlast en ergernis zorgen.

• ·

  Locaties met een zachte ondergrond (gras) kunnen bij nat weer kwetsbaar zijn. Gebruik van deze locaties is enkel toegestaan als de organisator na het evenement er zorg voor draagt dat het terrein in dezelfde staat verkeert als voor het evenement.

• ·

  Vanaf de brug bij het Oude Raadhuis moet richting het Marktplein, de West-Voorstraat in, minimaal 8 meter vrijblijven.

• ·

  Voor de Ooststraat geldt dat vanaf de hoek Oost-Voorstraat minimaal 8 meter vrij moet blijven.

• ·

  Vanuit de Oost-Voorstraat richting Marktplein moet minimaal 8 meter vrij blijven.

• ·

  Voor de hoek Beneden Molendijk geldt dat vanaf de hoek West-Voorstraat minimaal 8 meter vrij moet blijven.

Visie op het gebruik van de evenementenlocaties De belevingswaarde van een locatie is belangrijk voor veel evenementen. Het gaat daarbij om aspecten als aantrekkelijkheid van de bebouwing, aanwezigheid van groen en water in de omgeving, levendigheid van het straatbeeld en uitstraling van het gebied als geheel. Daarnaast stijgt de verblijfsduur van een bezoeker als het evenement, de horecavoorzieningen en het winkelaanbod samen een totaalproduct vormen. De aantrekkingskracht van de gemeente Oud-Beijerland ligt vooral in het cultuur historische centrum. De gemeente Oud-Beijerland heeft een centrum waar alles op loopafstand te bereiken is. Het is dan ook wenselijk dat de dorpspromotionele evenementen in het centrum van de gemeente Oud-Beijerland plaatsvinden. Dit vanwege de decorfunctie die het centrum heeft (imagoversterkend) en het spin-off effect op de omgeving en de lokale middenstand.

6. Wie is verantwoordelijk voor wat?

6a | Verantwoordelijke organisaties

Organisator

Degene voor wiens rekening en risico een evenement plaatsvindt. Deze persoon is primair verantwoordelijk voor een beheersbaar, ordelijk en veilig verloop van een evenement. De organisator is verantwoordelijk voor de naleving van de vergunningvoorschriften om het evenement beheersbaar, veilig en ordelijk te laten verlopen en moet de bereikbaarheid kunnen garanderen.

Team Vergunningen, gemeente Oud-Beijerland

Is verantwoordelijk voorde coördinatie van de vergunningverlening. Bereidt de vergunningverlening door de burgemeester voor. Adviseert over en controleert het plaatsen van tijdelijke bouwwerken zoals podia, tenten, kramen, et cetera. De vergunningverlener is doorgaans de verantwoordelijke voor de handhaving. In geval van dreiging of crisis worden specifieke afspraken van kracht.

Brandweer Oud-Beijerland

Adviseert over brandveiligheid, technische aspecten en bereikbaarheid van hulpdiensten bij evenementen.

Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid

Samenwerking van organisaties als brandweer en GHOR (geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen).

Politie Zuid-Holland Zuid

Is vanuit wettelijke taakstelling verantwoordelijk voor ordehandhaving in het publieke domein en strafrechtelijke handhaving. Het politiedistrict adviseert namens de korpschef over openbare orde- en veiligheidsaspecten van evenementen. Politie is ook verantwoordelijk voor de verkeershandhaving rond evenementen.

Openbaar Ministerie

Eindverantwoordelijk voor de handhaving van het strafrecht.

GGD

Adviseert over gezondheidszorg- en hygiëneaspecten van evenementen, in samenspraak met de GHOR.

Team Buitenruimte, gemeente Oud-Beijerland

Adviseert over afvalverzameling, dranghekken, podiumdelen en het schoon opleveren van evenemententerreinen.

Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid

Adviseert over onderdelen van evenementen, zoals over het geluidsniveau dat in de vergunningaanvraag wordt genoemd, of over vuurwerk. Ook regelt de Omgevingsdienst muziekinstallatie in en voert geluidsmetingen uit.

Parkeerservice bureau

Voert de parkeerhandhaving rond evenementen uit.

Openbaar vervoersdiensten

De openbaar vervoersdiensten kunnen worden gevraagd om op evenementen of onderdelen ervan te adviseren. De (openbaar)vervoermaatschappijen die in de regio Zuid-Holland Zuid actief zijn, moeten bij C-evenementen voldoende materieel beschikbaar hebben om de verwachte bezoekersstroom te vervoeren.

Team Infra, gemeente Oud-Beijerland

Adviseert over de beschikbaarheid van parkeerlocaties, de gewenste verkeersmaatregelen en bereikbaarheid van het openbaar gebied rond evenementen.

6b | andere belanghebbenden

Inwoners

Zij kunnen een bepaald evenement waarderen, omdat het bijdraagt aan de gezelligheid en het amusementsaanbod van de gemeente en hebben in die zin een direct belang bij het evenement. Daarnaast kunnen inwoners ook overlast van het evenement ondervinden als zij dicht wonen en/of werken bij de plek waar overlast (vaak geluid, geen/minder parkeerplaatsen) zou kunnen ontstaan.

Inwoners, direct of indirect, hebben te maken met het te organiseren evenement. Zij dienen op de hoogte te worden gesteld van de vergunningverlening.

Bezoekers

Zij komen naar de gemeente om een bepaald evenement te bezoeken en willen een goede bereikbaarheid van het evenement met voldoende parkeergelegenheid. In die zin hebben zij een direct belang bij het evenement. Daarnaast hebben zij een indirect belang: via vergunningverlening en handhaving dient een goed geregeld en veilig evenement plaats te vinden.

Ondernemers

Zij willen gedurende het evenement een goede bereikbaarheid van de winkels, zodat klanten hen naar behoren kunnen bereiken en hebben in die zin een direct belang bij het evenement. Daarnaast hebben ondernemers een commercieel belang, want extra bezoekers (potentiële klanten) komen naar het winkelgebied.

Bijlage 1: JURIDISCH KADER

Relevante artikelen uit de APV over evenementen:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen