Groslijstensystematiek 2019 gemeente Oude IJsselstreek

1.1. Aanleiding

Met de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet 2012 - en de daaruit voortgevloeide jurisprudentie - is een aanbestedende dienst verplicht om op objectieve wijze tot selectie van ondernemingen voor de deelname aan onderhandse aanbestedingsprocedures te komen.

De Groslijstensystematiek 2019 regelt de selectie van gegadigden voor onderhandse aanbestedingen van cultuur- en civieltechnische werken en daaraan gerelateerde diensten in de GWW en groen sector in de gemeente Oude IJsselstreek. Het gaat hierbij om gelijksoortige opdrachten waarvan er meerdere per jaar onderhands moeten worden aanbesteed.

1.2. Wat zijn Groslijsten?

Groslijsten zijn lijsten waarop per categorie van opdrachten bedrijven (aannemers, leveranciers en dienstverleners) staan vermeld die hun interesse voor deze opdrachten kenbaar hebben gemaakt. De bedrijven op een groslijst zijn gescreend en gekwalificeerd voor de betreffende opdrachtsoort en komen daardoor in aanmerking om uitgenodigd te worden om een offerte uit te brengen bij meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedures. De Groslijsten worden door het aanbestedingsteam van de gemeente vastgesteld en onderhouden. Op een Groslijst komen zowel bedrijven voor die al opdrachten voor de gemeente hebben uitgevoerd als ook bedrijven die nog geen opdrachten voor de gemeente hebben uitgevoerd.

Bedrijven die een opdracht hebben uitgevoerd voor de gemeente worden beoordeeld en krijgen een score toebedeeld. Hoe hoger de score, hoe hoger de ranking op de groslijst. Bedrijven die nog geen opdracht voor de gemeente hebben uitgevoerd zijn niet gerankt.

Indien er opdracht(en) binnen de Groslijst meervoudig onderhands worden aanbesteed, worden de drie hoogst gerankte bedrijven (Top 3 bedrijven) vaker uitgenodigd voor het doen van een aanbieding. De overige bedrijven, gerankt of niet gerankt, kunnen worden ingeloot om een aanbieding te doen. Per opdracht worden maximaal 5 bedrijven uitgenodigd.

1.3. De systematiek

De belangrijkste doelstellingen van het werken met de groslijstensystematiek zijn gelijkheid en transparantie. Daarnaast zorgt de systematiek voor een eerlijk en effectief leveranciers- en contractmanagement.

Een voordeel van het werken met deze systematiek is, dat bij onderhandse aanbestedingen bedrijven niet telkens gecontroleerd hoeven te worden op hun geschiktheid voor het uitvoeren van het werk. Het uitnodigingsbeleid en de selectiefase bij onderhandse aanbestedingen is met deze systematiek transparanter, objectiever en verloopt sneller.

De groslijstsystematiek 2019 beschrijft de manier van vaststellen van belangstelling en inschrijven op een groslijst, de geschiktheid van bedrijven en de manier van het selecteren van deze bedrijven voor onderhandse opdrachten. De systematiek gaat uit van een groslijst per specifieke opdrachtensoort en -omvang. Op deze wijze wordt voorkomen dat op één groslijst een (te) grote diversiteit aan opdrachten (naar aard en omvang) ontstaat. Er kunnen per categorie dus meerdere Groslijsten zijn. Bij het selecteren van bedrijven wordt ook rekening gehouden met de prestaties op eerder door de bedrijven uitgevoerde opdrachten binnen de gemeente.

Een aanvullend doel van de groslijstensystematiek 2019 is de kwaliteitstoename door het beoordelen van uitgevoerde opdrachten (‘past performance’). Een bedrijf zal bij de uitvoering van de opdracht het kwaliteitsniveau van zijn concurrenten moeten overtreffen om een plek in de top 3 te krijgen.

De wijze van beoordelen van uitgevoerde opdrachten staat in paragraaf 3.3 beschreven. Bij het beoordelen van het bedrijf maakt de gemeente gebruik van het “Formulier Beoordeling aannemer Oude IJsselstreek 2019”. Een toelichting op het formulier is opgenomen in bijlage 2. Het formulier zelf is opgenomen in bijlage 3.

De gemeente Oude IJsselstrek hanteert de groslijstensystematiek 2019 met ingang van 1 juni 2019. De systematiek wordt uitgevoerd door het aanbestedingsteam van de gemeente. Het aanbestedingsteam beslist in de gevallen waarin deze regeling niet voorziet.

Met deze groslijstensystematiek zorgen wij dat op een objectieve en transparante wijze de selectie en beoordeling van aannemers kan plaatsvinden en voldaan wordt aan de motiveringsplicht vanuit de aanbestedingswet.

1.4. Definities

In de groslijstensystematiek wordt verstaan onder:

Aanbestedingsteam: Team waarin de projectleider en de inkoopdeskundige zitting hebben.

Groslijsten: Lijsten van geïnteresseerde bedrijven die in aanmerking kunnen komen voor enkelvoudige prijsaanbiedingen en meervoudig onderhandse aanbestedingen voor een specifieke discipline. Een groslijst bestaat uit een lijst met topbedrijven en een lijst met overige bedrijven.

Top 3 bedrijven: Bedrijf die op de Groslijst staat met één van de hoogste 3 scores.

Toezichthouder: Dagelijks toezicht op de uitvoering van civiel technische werken. Directievoerder: Leiderschap door beheersen van tijd, geld en kwaliteit. Hij/zij

vertegenwoordigt de opdrachtgever en ‘dirigeert” een project van

start bouw naar oplevering.

De systematiek gaat uit van een groslijst per specifieke opdrachtensoort. Op deze wijze wordt voorkomen dat op één groslijst een (te) grote diversiteit aan opdrachten (naar aard) ontstaat. Er kunnen per opdrachtensoort dus meerdere Groslijsten zijn.

De systematiek richt zich op civiel- en cultuurtechnische opdrachten (geen utiliteits- en woningbouw) en overheidsopdrachten voor diensten met betrekking tot civiel- en cultuurtechnisch onderhoud.

2.1. Indeling groslijsten

De indeling van de groslijsten is als volgt:

Per groslijst krijgen de best presterende bedrijven (op basis van Past Performance; zie paragraaf 3.3) een toppositie. Bedrijven met een toppositie hebben een grotere kans om uitgenodigd te worden voor onderhandse opdrachten (zie paragraaf 3.2).

De hoeveelheid bedrijven met een toppositie is afhankelijk van het aantal bedrijven op de groslijst. De categorie topbedrijven is beperkt tot maximaal drie bedrijven, waarbij niet meer dan de helft van het aantal bedrijven op een groslijst aangemerkt kan worden als topbedrijf.

Het bedrijf dat een aanbesteding wint, wordt overeenkomstig paragraaf 3.3 van de groslijstensystematiek, op de uitvoering van de opdracht beoordeeld. Op basis van deze beoordeling wordt het bedrijf (opnieuw) gerankt op de betreffende Groslijst.

Omdat de groslijstensystematiek uit gaat van één groslijst per specifieke opdrachtensoort, zijn er dus meerdere groslijsten en is het mogelijk dat een bedrijf op meerdere groslijsten wordt toegelaten (als per groslijst aan de voorwaarden voor toelating wordt voldaan). Ook is het mogelijk dat een bedrijf voor de ene groslijst tot de topbedrijven behoort en voor een andere groslijst niet. Elke (beoordeelde) opdracht is immers aan één groslijst toebedeeld.

De procedure bestaat uit drie onderdelen, te weten:

a. Aanmelding en toelating tot de groslijst (par. 3.1)

b. Uitnodigingsbeleid (par. 3.2)

c. Beoordeling van de uitgevoerde opdracht (par. 3.3).

3.1. Aanmelding en toelating tot de groslijst

Op www.mijnemviprestatiemeting.nl/opdrachtnemers/registratie kunnen bedrijven zich aanmelden voor een of meerdere groslijsten en daarbij de vereiste verklaringen en bewijsstukken uploaden. Aanmeldingen in andere vorm (zoals bijvoorbeeld per post, e-mail, TenderNed of telefonisch) zijn ongeldig en worden niet in behandeling genomen. Door het indienen van een aanmelding verklaart het bedrijf zich akkoord met het bepaalde in de Groslijstensystematiek 2019 en alle hierbij behorende stukken.

3.1.1 Uitsluitingsgronden

Om tot de Groslijst toegelaten te worden, mogen de uitsluitingsgronden van de Uniforme Eigen Verklaring (deel III A, B en C van Uniform Europees Aanbestedingsdocument) behorende bij deze procedure, niet op het bedrijf van toepassing zijn.

De Uniforme Eigen Verklaring moet, waar toepasselijk, zijn ingevuld en rechtsgeldig zijn ondertekend. De formele bewijsstukken, genoemd in de Uniforme Eigen Verklaring, moeten gelijktijdig worden ingediend. Het betreft hier in ieder geval de Gedragsverklaring aanbesteden, een Uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel en een Verklaring betalingsgedrag (alle documenten niet ouder dan 6 maanden gerekend vanaf datum aanmelding). De in te vullen Uniforme Eigen Verklaring staat op:

www.mijnemviprestatiemeting.nl/opdrachtnemers/registratie.

3.1.2 Geschiktheidseisen

Om tot de Groslijst toegelaten te worden moet het bedrijf aan de geschiktheidseisen voldoen, welke per Groslijst zijn opgenomen. In bijlage 1 zijn per groslijst de geschiktheidseisen vermeld.

Een bedrijf geeft op basis van de kerncompetenties aan voor welke groslijsten (c.q. categorie(ën) van werken of diensten) hij zich wil aanmelden. De gemeente beoordeelt of het bedrijf zich kwalificeert en voor welke groslijsten.

Het voldoen aan de kerncompetentie ‘kennis en ervaring met het werk binnen een groslijst’, moet worden aangetoond door middel van (een) referentieopdracht(en). Bij het aantonen van ervaring c.q. opgave van de referentie, dient de aanbieder zowel de opdrachtwaarde als de datum van oplevering van elke referentie aan te geven.

De opdrachtwaarde wordt gebruikt bij het uitnodigingsbeleid om te bepalen voor welke opdrachten de ondernemer in aanmerking kan komen. In geval het door een bedrijf ingediende referentieproject een opdrachtwaarde vertegenwoordigt van minder dan 60% van de onderhavige opdracht, wordt het bedrijf niet uitgenodigd voor de betreffende opdracht en doet dit bedrijf niet mee in de betreffende selectieprocedure.

De datum van oplevering wordt gebruikt om te bepalen of deze valt in de gevraagde periode waarin het referentiewerk is gerealiseerd.

De gemeente kan de aanmelding pas in behandeling nemen als deze is voorzien van de volgende documenten:

1. Uniforme eigen verklaring (UEA): deze moet waar toepasselijk zijn ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. De formele bewijsstukken genoemd in het UEA moeten gelijktijdig worden ingeleverd (uploaden).

2. Referentieopdracht(en): De kerncompetenties, horende bij de geschiktheidseisen (zie bijlage 1) moeten worden aangetoond door middel van een referentieopdracht. Het bedrijf is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van zijn referentieopdracht(en) en kan deze zo vaak hij zelf wil opwaarderen.

3. Certificaten: waar toepasselijk; het VCA* of VCA** en/of andere gevraagde kwaliteitscertificaten .

Zowel de UAV of UAV-GC zijn van toepassing. Bij opdrachten die zich kwalificeren als ‘diensten’, zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten 2017 (AIAG 2017) van toepassing. Algemene voorwaarden van de het bedrijf zijn niet van toepassing.

Bedrijven kunnen zich doorlopend aanmelden voor één of meerdere groslijsten. Zowel aanmelding als toelating kunnen het hele jaar door.

De gemeente Oude IJsselstreek wil administratieve lasten voor zowel de overheid als de markt zo veel mogelijk beperken. Bedrijven hoeven zich daarom maar éénmalig aan te melden en hun certificaten worden in principe maar éénmalig gecontroleerd in plaats van bij iedere inschrijving op een werk. De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van onder andere juistheid en geldigheid van de gegevens ligt bij het bedrijf. Het bedrijf is te allen tijde zelf verantwoordelijk om haar documenten up-to-date te houden. Ter ondersteuning van de bedrijven wordt vanuit het systeem een herinnering gestuurd voor documenten met een beperkte geldigheid.

Twee specifieke aandachtspunten in dit verband:

1. Indien een referentie wordt gevraagd, dient de aanbieder zowel de opdrachtwaarde als de datum van oplevering aan te geven.

2. De Uniforme eigen verklaring (Uniform Europees Aanbestedingsdocument) blijft één jaar geldig, waarbij wel de eis wordt gesteld dat een onderneming de verantwoordelijkheid heeft om proactief te melden wanneer op haar een wijziging van toepassing is binnen dat jaar.

Indien het bedrijf onderdeel is van een concern en er al een onderneming van dat concern op de Groslijst is bijgeschreven, wordt dit bedrijf pas toegelaten, indien hij -op verzoek van de Gemeente- kan aantonen dat alle ondernemingen uit dit concern ieder onafhankelijk van de anderen kunnen inschrijven op opdrachten, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht nemen. Kan dit niet door het betreffende bedrijf worden aangetoond, dan wordt deze niet tot de Groslijst toegelaten.

Het vormen van een combinatie van ondernemingen om op een groslijst te kunnen komen is niet toegestaan. Het vormen van combinaties is toegestaan op het moment dat een bedrijf toegelaten is tot een groslijst en er sprake is van een concrete onderhandse aanbesteding.

Wanneer de gemeente vaststelt dat een bedrijf niet aan de vastgestelde geschiktheidseisen voldoet of er is een uitsluitingsgrond van toepassing, doet de gemeente daarvan mededeling. Een bedrijf dat niet aan de eisen voldoet, wordt niet toegelaten tot de groslijst.

3.2. Uitnodigingsbeleid

De gemeente Oude IJsselstreek selecteert met onderstaande selectiemethode, bedrijven die bij enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen worden uitgenodigd een inschrijving te doen. De selectiemethode houdt rekening met het gemiddelde van de laatste drie prestatiemetingen per groslijst bij de gemeente Oude IJsselstreek.

In geval het door een bedrijf ingediende referentieproject een opdrachtwaarde vertegenwoordigt van minder dan 60% van de onderhavige opdracht, wordt het bedrijf niet uitgenodigd voor de betreffende opdracht en doet dit bedrijf niet mee in de betreffende selectieprocedure (in het vervolg ook wel ‘de 60% eis’ genoemd).

3.2.1 Selectiesystematiek

Selectiesystematiek

Gehanteerde begrippen:

Handmatige selectie: Het Aanbestedingsteam van de gemeente selecteert op basis van expert judgement een bedrijf binnen de totale groslijst (topbedrijven en overige bedrijven).

Selectie via loting topbedrijven: Het systeem selecteert een bedrijf op basis van loting uit de categorie topbedrijven binnen de groslijst.

Selectie via loting overige bedrijven: Het systeem selecteert een bedrijf op basis van loting uit de categorie overige bedrijven binnen de groslijst.

Indien voor opdrachten zeer specialistische competenties gevraagd worden, is het Aanbestedingsteam bevoegd gemotiveerd voor een andere selectiesystematiek te kiezen.

Werken en diensten met een opdrachtwaarde onder de € 50.000,-- kunnen als enkelvoudige opdrachten (1 offerte) worden beschouwd.

Voor werken met een opdrachtwaarde tussen € 50.000 en € 250.000 en diensten met een opdrachtwaarde tussen € 50.000 en € 221.000 , worden drie bedrijven geselecteerd en uitgenodigd een inschrijving te doen.

Voor werken met een opdrachtwaarde tussen € 250.000 en € 1.500.000 worden vijf bedrijven geselecteerd en uitgenodigd een inschrijving te doen.

Werken met een opdrachtwaarde boven € 1.500.000 worden openbaar aanbesteed en vallen dus buiten de werking van deze groslijstensystematiek.

Afhankelijk van het aantal te selecteren partijen gaat de selectie als volgt:

3.2.1.1 Selectie van 1 bedrijf

Wanneer de gemeente ervoor kiest 1 bedrijf te selecteren om een offerte uit te brengen, gaat de selectie als volgt:

1. Op basis van de projectkenmerken wordt door het aanbestedingsteam de meest passende groslijst gekozen.

2. De gegadigde worden als volgt bepaald:

a. Het bedrijf wordt geselecteerd uit de totale groslijst (lijst met top-bedrijven en lijst met overige bedrijven) door middel van een handmatige selectie. De keuze voor deze selectie wordt gemotiveerd.

3.2.1.2 Selectie van 3 bedrijven

Wanneer de gemeente ervoor kiest 3 bedrijven te selecteren gaat de selectie als volgt:

1. Op basis van de projectkenmerken wordt door het aanbestedingsteam de meest passende groslijst gekozen.

2. De gemeente toetst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht . Er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Geschikt wil zeggen dat het bedrijf is toegelaten tot de betreffende groslijst en de opdrachtwaarde van het ingediende referentieproject passend is voor de onderhavige opdracht (de 60% eis).

3. De gegadigden worden als volgt bepaald :

a. Het eerste bedrijf wordt geselecteerd uit de totale groslijst (lijst met top-bedrijven en lijst met overige bedrijven) door middel van een handmatige selectie. De keuze voor deze selectie wordt gemotiveerd.

b. Het tweede bedrijf wordt door het systeem via loting geselecteerd binnen de topbedrijven (lijst met best presterende bedrijven) .

c. Het derde bedrijf wordt door het systeem via loting geselecteerd binnen de overige bedrijven (lijst met overige bedrijven).

3.2.1.3 Selectie van 5 bedrijven

Wanneer de gemeente ervoor kiest 5 bedrijven te selecteren gaat de selectie als volgt:

1. Op basis van de projectkenmerken wordt door het aanbestedingsteam de meest passende groslijst gekozen.

2. De gemeente toetst de interesse van de bedrijven voor het meedingen naar de opdracht . Er wordt alleen geselecteerd uit de bedrijven die geschikt én geïnteresseerd zijn. Geschikt wil zeggen dat het bedrijf is toegelaten tot de betreffende groslijst en de opdrachtwaarde van het ingediende referentieproject passend is voor de onderhavige opdracht (de 60% eis):

3. De gegadigden worden als volgt bepaald :

a. Het eerste bedrijf wordt geselecteerd uit de totale groslijst (lijst met top-bedrijven en lijst met overige bedrijven) door middel van een handmatige selectie. De keuze voor deze selectie wordt gemotiveerd.

b. Het tweede en derde bedrijf wordt door het systeem via loting geselecteerd binnen de topbedrijven (lijst met best presterende bedrijven) .

c. Het vierde en vijfde bedrijf wordt door het systeem via loting geselecteerd binnen de overige bedrijven (lijst met overige bedrijven).

3.3. Beoordeling van de uitgevoerde opdracht

3.3.10 Privacy en klachten