Regeling vervallen per 05-12-2012

Organisatieregeling provincie Overijssel 2008

Geldend van 09-07-2008 t/m 04-12-2012

Intitulé

Organisatieregeling provincie Overijssel 2008

Hoofdstuk 1. De structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 1. Indeling in organisatorische eenheden

  • 1. Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie van de provincie Overijssel staat de directie. De ambtelijke organisatie bestaat voorts uit eenheden; eenheden staan onder leiding van een hoofd eenheid. Naast de ambtelijke organisatie (be)staat de griffie van de provincie Overijssel. 1

  • 2. Gedeputeerde Staten stellen aanpassingen met betrekking tot het aantal, de naamgeving en de taken van de eenheden vast. 2

  • 3. De directie stelt de nadere indeling van de eenheden vast. 3

  • 4. De directie besluit, naar aanleiding van een door Gedeputeerde Staten vastgesteld project- of programmavoorstel, tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen of naast eenheden ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid dat meerdere eenheden aangaat. Het beheer van zo'n verband kan worden opgedragen aan een project- of programmaleider.

  • 5. Het hoofd eenheid besluit, naar aanleiding van een door de directie vastgesteld project, tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden binnen de eenheid of tussen eenheden ter uitvoering van projecten en programma's ressorterende onder zijn/haar eenheid. Het beheer van zo'n verband wordt opgedragen aan een project- of programmaleider.

Artikel 2. Functioneren van de organisatie

  • 1. Gedeputeerde Staten zijn verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

  • 2. De secretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. De secretaris is tevens voorzitter van de directie. 4

  • 3. Gedeputeerde Staten kunnen nadere regels vaststellen voor taken en werkwijze van de directie. 5

  • 4. De directie stelt nadere regels vast voor taken en werkwijze van de hoofden eenheden en project- en programmaleiders, als bedoeld in artikel 1, lid 4.

  • 5. De hoofden eenheden stellen nadere regels vast voor verdeling van taken en werkwijze binnen hun eenheid.

Artikel 3. Aanstelling, schorsing en ontslag

  • 1. De secretaris en directeuren worden aangesteld, geschorst en ontslagen door Gedeputeerde Staten.  6

  • 2. Hoofden eenheden, project- en programmaleiders als bedoeld in artikel 1 lid 4 van deze regeling  worden aangesteld, geschorst en ontslagen door de directie, binnen het daartoe door Gedeputeerde Staten toegekende mandaat.

  • 3. Medewerkers en leidinggevenden ressorterende onder de eenheden worden aangesteld, geschorst en ontslagen door het hoofd van de betreffende eenheid, binnen het daartoe door Gedeputeerde Staten en directie toegekende mandaat.

Artikel 4. Vervanging

  • 1. De secretaris, directeuren, hoofden eenheden en project- en programmaleiders, als bedoeld in artikel 1 lid 4 van deze regeling, worden bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door een plaatsvervanger.

  • 2. Gedeputeerde Staten regelen de vervanging van de secretaris.  7

  • 3. De directie regelt, onder goedkeuring van Gedeputeerde Staten, onderling haar vervanging.

  • 4. De directie regelt de vervanging van hoofden eenheden en project- en programmaleiders als bedoeld in artikel 1 lid 4 van deze regeling

  • 5. De hoofden eenheden regelen de vervanging binnen hun eenheid.

Artikel 5. Mandaat

8

Gedeputeerde Staten kunnen nadere regels vaststellen ten aanzien van mandatering van bevoegdheden.

Hoofdstuk 2. De ambtelijke organisatie

Artikel 6. Instructie secretaris van de provincie

  • 9

  • 1. Waar hierna gesproken wordt over de secretaris wordt tevens zijn plaatsvervanger bedoeld.

  • 2. Gedeputeerde Staten geven in een instructie nadere richtlijnen voor het functioneren van de secretaris als eerste adviseur van de bestuursorganen en als eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie, in zijn hoedanigheid van voorzitter van de directie.

  • 3. De secretaris is belast met de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie.

  • 4. De secretaris wordt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangemerkt.

  • 5. De secretaris draagt zorg voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie.

  • 6. In buitengewone omstandigheden neemt de secretaris, zo mogelijk in overleg met Gedeputeerde Staten, de geëigende maatregelen:

    • a.

      ter verzekering van een zo goed mogelijke voortgang van de werkzaamheden in de ambtelijke organisatie;

    • b.

      voor de beveiliging van de zich in het provinciehuis bevindende personen, provinciale ambtenaren die zich elders bevinden, bescheiden en voorwerpen.

Artikel 7. Verantwoordelijkheid directie

  • 1. Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van Gedeputeerde Staten en de secretaris heeft de directie de verantwoordelijkheid voor: 10

    • a.

      het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie;

    • b.

      kwaliteit (tijdigheid en compleetheid) van ambtelijke adviezen en voorstellen;

    • c.

      de doelmatigheid en doeltreffendheid in het functioneren van de ambtelijke organisatie;

    • d.

      het signaleren van alle ontwikkelingen in het bestuur en beleid, die een bestuurlijke interventie vragen en het tot stand komen en actueel houden van een strategische visie;

    • e.

      een correcte uitvoering van het middelenbeleid en de inzet van ter beschikking gestelde middelen.

  • 2. De leden van de directie voeren, op basis van een onderlinge taakverdeling binnen de directie, de directie over de onder hen ressorterende organisatieonderdelen, aandachtsvelden, programma's en projecten.

Artikel 8. Verantwoordelijkheid hoofden eenheden

Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de secretaris en de directie heeft het hoofd eenheid de verantwoordelijkheid voor:

  • a

    de leiding en het functioneren van de eenheid;

  • b

    de kwaliteit en tijdigheid van de producten, diensten en prestaties van de eenheid;

  • c

    de integratie en coördinatie van de activiteiten van de eigen eenheid met de andere onderdelen van de organisatie;

  • d

    het signaleren van alle ontwikkelingen in het bestuur en beleid die een bestuurlijke interventie vragen in het licht van de strategische visie;

  • e

    een correcte uitvoering van het middelenbeleid en de inzet van de ter beschikking gestelde middelen in de eenheid.

Artikel 9. Verantwoordingenrapportage

  • 1. De directie legt periodiek verantwoording af aan Gedeputeerde Staten door het uitbrengen van rapportages.

  • 2. Gedeputeerde Staten kunnen nadere regels stellen omtrent de inrichting van de rapportages als bedoeld in lid 1 van dit artikel.

  • 3. De hoofden eenheid en de project- en programmaleiders, als bedoeld in artikel 1 lid 4 van deze regeling, leggen periodiek verantwoording af aan de directie door het uitbrengen van rapportages.

  • 4. De directie kan nadere regels stellen omtrent de inrichting van de rapportages als bedoeld in lid 3 van dit artikel.

Artikel 10. Slotbepaling

Deze regeling wordt aangehaald als “Organisatieregeling provincie Overijssel 2008”.

Artikel 11. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het besluit van Gedeputeerde Staten is geplaatst.


Noot
1

[Toelichting: GS stellen hier de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie vast: aan het hoofd staat de directie en voorts bestaat de organisatie uit eenheden die onder leiding van een hoofd eenheid staan. Ook de verder in deze regeling op hoofdlijnen uiteengezette toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden vallen onder dit begrip. Gelet op de dualiseringsoperatie (be)staat de griffie naast de ambtelijke organisatie. ]

Noot
2

[Toelichting: Gedeputeerde Staten stellen aanpassingen met betrekking tot het aantal, de naamgeving en de taken van de eenheden vast. Het betreft hier derhalve aanpassingen van de hoofdstructuur. Aanpassingen met betrekking tot het aantal en de naamgeving van de eenheden worden in te allen tijde voorafgegaan van een advies van de directie. Waar wordt verwezen naar ‘de taken’ wordt gedoeld op het takenpakket van de provincie in totaliteit. Het toedelen van taken valt onder de werkingssfeer van artikel 1 lid 3 van deze regeling.]

Noot
3

[Toelichting: De directie stelt de nadere indeling van de eenheden vast. Gedoeld wordt op de wijze waarop een eenheid is ingericht naar subeenheden (bijvoorbeeld teams) waar onder het aantal, de naamgeving en de taken van de subeenheden. Inbegrepen is ook welke coördinatiemechanismen worden aangewend om afstemming tussen processen te waarborgen.]

Noot
4

[Toelichting: De secretaris is ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. De secretaris is tevens voorzitter van de directie. In de regel besluit de directie op basis van unanimiteit; ingeval van verschil van inzicht wordt uiteindelijk het principe van éénhoofdige leiding gehanteerd hetgeen inhoudt dat de secretaris de beslissende stem heeft.]

Noot
5

[Toelichting: Gedeputeerde Staten kunnen nadere regels vaststellen voor taken en werkwijze van de directie. Deze nadere regels vormen alsdan een aanvulling op het hetgeen is bepaald in artikel 7 van deze regeling.]

Noot
6

[Toelichting: Ontslag van een directeur, niet zijnde de secretaris, op grond van eigen aanvraag, wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd of met het oog op een FPU-uitkering, wordt verleend door de secretaris. Gedeputeerde Staten worden hierover nader geïnformeerd.]

Noot
7

[Toelichting: De directie doet een voorstel voor vervanging van de secretaris aan Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten nemen hierover vervolgens een besluit.]

Noot
8

[Toelichting: Nadere regels kunnen worden gesteld voor zover de wet in formele zin (veelal de Provinciewet) zich daartegen niet verzet.]

Noot
9

[Toelichting: De secretaris is de eerste adviseur van de bestuursorganen. Gedoeld wordt op Gedeputeerde Staten en de Commissaris van de Koningin. Voor Provinciale Staten is dat de griffier

(zie de dualiseringsoperatie). De secretaris is belast met de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie. Gelet op art. 1 lid 1 sub c WOR is de secretaris derhalve ook als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden aangemerkt. In het licht van de maatschappelijke en politiek-bestuurlijke belang dat wordt gehecht aan de integriteit van het openbaar bestuur is dat de secretaris zorgdraagt voor de bewaking van de integriteit binnen de ambtelijke organisatie. Ten slotte is er een voorziening getroffen voor buitengewone omstandigheden. Buitengewone omstandigheden zijn veelal niet voorzien en de geëigende maatregelen vergen urgentie. De secretaris doet dit "... zo mogelijk in overleg met GS ...": lees of de Commissaris van de Koningin of een of meer gedeputeerden, afhankelijk van het feit wie er op dat moment beschikbaar en bereikbaar is. ]

Noot
10

[Toelichting: De directie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van (beleids)adviezen en het tempo van de beleidsvoorbereiding van de ambtelijke organisatie. De directie zal echter slechts in een beperkt aantal gevallen een expliciete positie in de stukkenstroom innemen. Om haar verantwoordelijkheid ten aanzien van kwaliteit en tempo van (beleids)adviezen en beleidsvoorbereiding te kunnen waarborgen, zal de directie:

- er anticiperend voor zorgen dat er een beleidsinhoudelijke "bedding" is, waarin de ambtenaar zijn referentiekader vindt om zijn werk te doen;

- op een nader in te vullen manier actief zicht houden op het verkeer tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur en zo nodig initiatieven nemen om de kwaliteit van de ambtelijke advisering te garanderen;

- een werkproces ontwikkelen zodat de directie geïnformeerd is over de aard en inhoud van stukken die aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd;

- het geëigende initiatief nemen, als er strategische aspecten aan de orde zijn.]