Verordening voor de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden van de provincie

1. Onder ambtenaar bedoeld in artikel 2, lid 1 van deze verordening wordt verstaan iedere ambtenaar binnen de provinciale organisatie die belast is met het voeren van een administratie dan/wel daarvoor verantwoordelijkheid draagt en/of belast is met, dan/wel verantwoordelijkheid draagt voor het verrichten van beheersdaden.

2. Onder directie wordt verstaan de directie van de provincie Overijssel deze is verantwoordelijk voor de administratie en het beheer van de vermogenswaarden van de organisatie als geheel.

3. In deze verordening wordt verstaan onder:

Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; 

Rechtmatigheid:

• a

  de deugdelijkheid van de financiële verantwoording;

• b

  de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de ontvangsten;

• c

  het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen, voorzover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële consequenties heeft;

• d

  het ordelijk en controleerbaar financieel beheer;

Doelmatigheid: binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de Staten handelt het college zodanig dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van Provinciale Staten. 

Bij het handelen is het rationeel toepassen van economische principes leidend. Het gaat hierbij om: 

• a

  het economisch verantwoord verwerven van de benodigde middelen, dat wil zeggen verwerving tegen de laagst mogelijke kosten gegeven een gewenst kwaliteitsniveau;

• b

  de keuze van effectieve methoden en technieken voor de uitvoering van de activiteiten;

• c

  het optimaal aanwenden van middelen bij de uitvoering van activiteiten;

Organisatie-eenheid: iedere eenheid binnen de provinciale organisatie die als zodanig in de Verordening op de organisatie van het ambtelijk apparaat (Organisatieverordening) is aangewezen;

Beheer van vermogenswaarden: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de provinciale middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term ‘beheer’.

1. De controle van de administraties en van het beheer door ambtenaren en door het College van Gedeputeerde Staten, wordt opgedragen aan een accountant.

2. In de controle worden betrokken de jaarrekening alsmede alle daaraan ten grondslag liggende verantwoordingen van provinciale organisatie-eenheden.

3. De controle is gericht op de toetsing van de rechtmatigheid en op de beoordeling van de opzet en de werking van het systeem dat de doelmatigheid moet waarborgen.

4. Object van controle is ook de beoordeling van de betrouwbaarheid en van de toereikendheid van de in het kader van lid 1 en 2 van dit artikel aan het College van Gedeputeerde Staten en Provinciale Staten te verstrekken informatie.

5. De controle omvat mede de controle op het geldelijk beheer.

1. De accountant bepaalt de wijze waarop de controle van administraties en beheer wordt ingericht alsmede aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Gedeputeerde Staten kunnen aan de accountant aanvullende controles opdragen.

2. De periodiciteit van de uit te voeren controles bepaalt de accountant, na overleg met het College van Gedeputeerde Staten, met dien verstande dat de controle bedoeld in lid 1 tenminste eenmaal per jaar plaatsvindt. Bovendien wordt een controle verricht zo dikwijls Gedeputeerde Staten daartoe opdracht geven en in ieder geval bij schorsing, ontslag of overlijden van de betrokken ambtenaar.

3. De accountant belast met de controle is bevoegd tot het opnemen van alle kassen en voorraden en het inzien van alle boeken, registers, notulen, brieven en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de vervulling van zijn controlefunctie nodig oordeelt. De accountant heeft daartoe toegang tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen en terreinen van de provincie.

4. De accountant houdt geheim al hetgeen hem bij de uitvoering van zijn opdracht als geheim of vertrouwelijk ter kennis is gekomen. De accountant maakt van vertrouwelijke gegevens alleen gebruik voorzover de vervulling van zijn opdracht dat vereist.

5. De in dit artikel bedoelde controlewerkzaamheden kunnen zonder voorafgaande kennisgeving plaatsvinden.

6. De accountant heeft de bevoegdheid om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben.

7. De directie en alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie – gevraagd en ongevraagd – te verstrekken, opdat deze zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatigheid en de doelmatigheid van de gevoerde administraties en van het beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

1. De accountant rapporteert schriftelijk aan Provinciale Staten door tussenkomst van het College van Gedeputeerde Staten over de uitkomst(en) van zijn onderzoek.

2. Zijn verslag over de controle van de jaarrekening bevat, naast de verklaring bij die rekening, bevindingen ten aanzien van de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.

3. Het College van Gedeputeerde Staten en de accountant maken afspraken over de termijn waarbinnen en de wijze waarop rapportering door laatstgenoemde zal plaatsvinden. Tevens maken zij afspraken over de procedure voor de bespreking van het (concept)verslag. Hierbij wordt rekening gehouden met de wettelijke bepalingen inzake de termijn waarop de rekening vergezeld van het door het college opgemaakt verslag ter verantwoording van het financieel beheer en van het verslag van bevindingen van de accountant, aan Provinciale Staten dient te worden aangeboden. Onverminderd het bepaalde in het voorgaande lid brengt de accountant zo dikwijls verslag uit als door hem wenselijk wordt geacht.

1. Het verslag van iedere controle als bedoeld in artikel 4 van deze verordening wordt door de accountant aan Provinciale Staten door tussenkomst van het College van Gedeputeerde Staten in een door hen te bepalen aantal toegezonden.

2. Het college draagt zorg voor de doorzending aan de directie, van wie het geldelijk beheer, de administratie en/of de beheersdaden zijn gecontroleerd, ten behoeve van zijn mede-ondertekening en eventueel van de toevoeging van een verklaring.

3. De directie zendt terstond de door hem ontvangen exemplaren (verminderd met één, dat hij voor zijn archief behoudt), na plaatsing van zijn handtekening voor gezien en eventueel voorzien van een toelichting aan het College van Gedeputeerde Staten terug.

4. Indien de directie aan zijn ondertekening een verklaring heeft toegevoegd, deelt het College van Gedeputeerde Staten deze in afschrift mede aan de accountant.

5. Aanbieding door het College van Gedeputeerde Staten van de rekening en van het verslag over het gevoerde beheer aan Provinciale Staten, impliceert de decharge van de directie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.

6. Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het College van Gedeputeerde Staten, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan Provinciale Staten, de directie, schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de jaarrekening en/of het jaarverslag.

1. Deze verordening treedt in werking acht dagen nadat zij bekend is gemaakt in het provinciaal blad.

2. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam ‘Verordening accountant’.