Procedurebesluit Provinciale Staten bezwaar en klachten Overijssel 2004

Noot

[Toelichting: Indien bekend, wordt al bij de ontvangstbevestiging aan belanghebbenden en/of hun gemachtigden meegedeeld op welke datum zij in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord. In de ontvangstbevestiging wordt ook aangegeven door wie zal worden gehoord, nl. de Hoor- en Adviescommissie. De uitnodiging voor de hoorzitting, waarin ook de plaats en het tijdstip van de hoorzitting zijn opgenomen, zal hun uiterlijk een week voor de zittingsdatum worden toegezonden. Er wordt in deze bepaling geen vaste termijn genoemd, omdat vrijwel steeds van verdaging sprake zal zijn, gelet op de beslissingstermijn die de Algemene wet bestuursrecht biedt. De secretaris verricht de werkzaamheden in relatie tot het vooronderzoek onder verantwoordelijkheid van de Hoor- en Adviescommissie. Naast de secretaris is bij elke hoorzitting ook een ambtenaar aanwezig belast met de verslaglegging ervan.]

Noot

[Toelichting: Voor de behandeling van bezwaarschriften kan bijvoorbeeld een teamleider of de betrokken auteur de eenheid vertegenwoordigen en daarin reageren op hetgeen door de bezwaarmaker en/of andere belanghebbenden naar voren wordt gebracht. Ook kunnen de hoorcommissies vragen stellen aan de vertegenwoordiger van de eenheid. Doel is een goed zicht op feiten en belangen te verkrijgen en de hoorzitting mede het karakter van een wederzijds gesprek te laten hebben. Bij de behandeling van klachten spelen naast informatieverstrekking over de gedraging ook andere elementen een rol. Hierbij staan personen en gedragingen centraal; het kan ook indirect betrekking hebben op de wijze van administratieve organisatie of op cultuuraspecten. Daarom kan het zinvol zijn om naast degene over wiens gedraging geklaagd wordt, indien van toepassing, bijvoorbeeld zijn of haar direct leidinggevende of collega uit te nodigen. De secretaris zal dat in overleg met de voorzitter doen. ]

Noot

[Toelichting: In dit procedurebesluit is voor het oplossen van geschillen door bemiddeling een belangrijke plaats ingeruimd. Daarmee wordt beoogd het geschil daadwerkelijk op te lossen en mede daarmee juridisering tegen te gaan. Die bemiddeling kan ook door externen plaatsvinden (in geval van mediation). De keuze om wel of niet een bemiddelingstraject in te gaan is aan het betreffende bestuursorgaan. De secretaris zal daartoe overleg plegen met een vertegenwoordiger daarvan. Kiest het bestuursorgaan voor een bemiddelingstraject, dan bepaalt het tevens de grens van de onderhandelingsruimte. In een bemiddelingstraject is voor de secretaris een initiërende en vrij zelfstandig begeleidende rol weggelegd, omdat het bij het niet-slagen van een bemiddelingspoging van belang is dat de hoorcommissie nog steeds onbevangen kan horen. Een dergelijke bemiddelingspoging staat naast de actieve inzet van de Hoor- en Adviescommissie om ook op de hoorzitting te zoeken naar de mogelijkheden voor een minnelijke oplossing. Uiteindelijk beslist het betrokken bestuursorgaan over een voorstel tot minnelijke oplossing. De bemiddelingspoging kan gedurende de gehele heroverwegings- of klachtenprocedure plaatsvinden. De secretaris handelt ook op dit punt onder verantwoordelijkheid van de Hoor- en Adviescommissie.]

Noot

[Toelichting: Partijen en belanghebbenden kunnen schriftelijk en/of mondeling, waaronder ook telefonisch, laten weten dat hij of zij afziet van het recht om te worden gehoord. Ingeval een bezwaarschrift of een klacht kennelijk niet-ontvankelijk, ongegrond of gegrond is, kan het bestuursorgaan van het horen af zien. Indien belanghebbenden na kennisneming ervan reageren op het verslag van de hoorzitting, worden deze reacties mee overwogen bij de uiteindelijke besluitvorming. Het verslag zelf wordt, behoudens kennelijke verschrijvingen, niet meer gewijzigd. ]

Noot

[Toelichting: Op grond van de samenstelling van de Hoor- en Adviescommissie voor bezwaarschriften tegen besluiten van Provinciale Staten valt de commissie onder de reikwijdte van artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. Dat betekent dat voor die bezwaarschriften op grond van de Algemene wet bestuursrecht een langere beslistermijn geldt dan voor een artikel 7:5-commissie, namelijk tien weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken. De wetgever heeft dat mogelijk geacht omdat in dit geval schriftelijk advies wordt uitgebracht. Met instemming van de bezwaarmaker kan ook deze verdagingstermijn worden verlengd.

De Hoor- en Adviescommissie is tevens belast met de behandeling van schriftelijke klachten met betrekking tot statenleden en medewerkers van de griffie. De commissie heeft tot taak de klacht over een statenlid of een medewerker van de griffie te onderzoeken (waarvan ook onderdeel uitmaakt het horen van de klager en degene over wiens gedraging wordt geklaagd) en te rapporteren aan het bestuursorgaan aan wie de gedraging kan worden toegerekend. Dit rapport bevat een advies met bevindingen, het verslag van het horen en eventuele aanbevelingen. Afwijken van het advies door het betreffende bestuursorgaan is mogelijk, maar moet in dat geval wel voldoende gemotiveerd zijn. Deze klachtprocedure heeft een intern karakter. De commissie, als bedoeld in afdeling 9.3 van de Algemene wet bestuursrecht, adviseert aan het bestuursorgaan dat vervolgens zelf aan de klager bericht tot welke conclusies het is gekomen naar aanleiding van de klacht. Uiteraard geldt ook hier de eis, dat de advisering niet mag geschieden door degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft (vergelijk artikel 7:5 Algemene wet bestuursrecht). Deze commissie kan op grond van artikel 9:15 van de Algemene wet bestuursrecht het horen opdragen aan de voorzitter of een lid van de commissie. De klacht behoort binnen 10 weken behandeld te zijn. Na deze klachtprocedure kan klager desgewenst naar de Nationale Ombudsman om hem zijn klacht voor te leggen. ]