Archief- en documentatieverordening 1996

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  de wet

  De Archiefwet 1995.

• 2.

  een gemeentelijk orgaan

  een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiek recht is ingesteld of een ander persoon of college met openbaar gezag bekleed.

• 3.

  archiefbescheiden:

  • a)

    bescheiden, ongeacht hun vorm, door gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;

  • b)

    bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen wier rechten of functies op enig gemeentelijk orgaan zijn overgegaan;

  • c)

    bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;

  • d)

    reprodukties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder a, b of c bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd.

• 4.

  documentatie

  alle andere documtenten dan archiefbescheiden.

• 5.

  archiefbewaarplaats

  een, ingevolge artikel 31 van de wet, voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden en documentatie aangewezen bewaarplaats.

• 6.

  archiefruimte

  een ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden en documentatie in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de wet.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor:

• 1.

  de archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen;

• 2.

  het inrichten en instandhouden van de archiefbewaarplaats, alsmede van de archiefruimten overeenkomstig de daaraan bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de procedures, methodes, systemen en instrumenten voor het beheer van de archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen zoveel mogelijk gelijkvormig, danwel op elkaar aansluitend zijn.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van degenen die belast zijn met het beheer van archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen voor zover deze bescheiden nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanstellen van een voldoende aantal gekwalificeerde ambtenaren voor het beheer van zowel de archiefbewaarplaats als van de archiefruimten van de gemeentelijke organen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders stellen, met inachtneming van hetgeen daaromtrent bij of krachtens de wet is bepaald, voorschriften vast voor het beheer van:

• 1.

  de archiefbescheiden en documentatie van gemeentelijke organen, welke nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht (het Besluit documentaire informatievoorziening);

• 2.

  de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentatie (het Besluit gemeentelijke archiefbewaarplaats).

Artikel 7

Burgemeester en wethouders dragen zorg dat in de begroting van de gemeente de uitgaven worden opgenomen voor de uitoefening van de in artikel 30, eerste lid van de wet bedoelde zorg.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders dragen zorg dat in het besluit, waarbij een gemeentelijk orgaan wordt ingesteld, de archiefbewaarplaats wordt aangewezen, waarheen de archiefbescheiden en documentatie van dat gemeentelijk orgaan bij de opheffing worden overgebracht.

Artikel 9

Als archiefbewaarplaats worden aangewezen de archiefruimte in het Gemeentehuis, gelegen aan de Markt 22, alsmede het Gemeentearchief Dordrecht, gelegen aan het Stek 13 te Dordrecht.

Artikel 10

De archiefbewaarplaatsen worden, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32, eerste lid van de wet, beheerd door de gemeentearchivaris.

Artikel 11

De gemeentearchivaris ziet toe op het beheer van de archiefbescheiden en documentatie van de gemeentelijke organen, overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 12

De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen of te doen bijstaan.

Artikel 13

De gemeentearchivaris en degenen die hem vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefruimten.

Artikel 14

De gemeentearchivaris of zijn vervanger doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan degene die door het college van burgemeester en wethouders is belast met het beheer van de archiefbescheiden en documentatie en aan het college van burgemeester en wethouders.