Regeling vervallen per 06-01-2014

reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas

Geldend van 04-04-2013 t/m 05-01-2014

Intitulé

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Peel en Maas;

gelet op:

- de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

- de wet bescherming persoonsgegevens;

- de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas

besluit vast te stellen het:

Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 - Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a)

    de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA, Stb. 1994, nr. 494, zoals nadien gewijzigd);

  • b)

    besluit GBA: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • c)

    autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

  • d)

    verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • e)

    beheerregeling GBA: de beheerregeling als bedoeld in artikel 14 van de Wet;

  • f)

    basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Peel en Maas als bedoeld in artikel 2 van de Wet

  • g)

    GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit GBA;

  • h)

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • i)

    beheerder: degene die op grond van de Beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder van de basisadministratie;

  • j)

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet, in de GBA van de gemeente is opgenomen;

  • k)

    afnemer: een bestuursorgaan;

  • l)

    binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente waarvan het college van burgemeester en wethouders de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie

  • m)

    derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

Artikel 2 - Het doel van de basisadministratie

De basisadministratie heeft tot doel:

  • 1.

    de krachtens een besluit van de beheerder aangewezen binnengemeentelijke afnemers te voorzien van gegevens ter vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers kunnen voldoen aan de verplichtingen als bedoeld in artikel 3b en 62 van de Wet;

  • 2.

    de door de verantwoordelijke aangewezen derden te voorzien van gegevens;

  • 3.

    een ingeschrevene van hem betreffende gegevens te voorzien;

  • 4.

    gegevens te leveren ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek.

Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de basisadministratie van Peel en Maas, de basisadministraties van andere gemeenten en de GBA-V

Artikel 3 - Beheer basisadministratie en autorisatiebesluit

De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan de verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers overeenkomstig de wijze van verstrekking als bedoeld in artikel 4 en onder de in dat artikel bepaalde voorwaarden.

Artikel 4 - Wijze van gegevensverstrekking en voorwaarden

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben

    • a.

      de beheerder;

    • b.

      de door de beheerder GBA aangewezen medewerkers werkzaam bij het team KCC, cluster Burgerzaken.

  • 2. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet kan verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers plaatsvinden door middel van

    • a.

      rechtstreekse raadpleging van de basisadministratie of de GBA-V (ad hoc verstrekkingen);

    • b.

      spontane verstrekking gebaseerd op afnemersindicaties geplaatst bij de daarvoor in aanmerking komende persoonslijsten in de basisadministratie en in de basisadministraties van andere gemeenten.

  • 3. Een binnengemeentelijk afnemer mag de op grond van het tweede lid ontvangen gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 4. Een binnengemeentelijke afnemer is slechts bevoegd tot rechtstreekse raadpleging van de GBA-V voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit.

  • 5. Een binnengemeentelijk afnemer dient de richtlijnen van de beheerder GBA met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 - Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de bijlage 1 bij dit reglement aan te geven vrije derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 6 - Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie personen, de basisadministratie persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan mededeling aan de beheerder.

  • 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit.

  • 4. De beheerder wijst de binnengemeentelijke afnemers aan die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Hoofdstuk 3 - Overige bepalingen

Artikel 7 - Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het jaarlijks vast te stellen GBA-Handboek.

Artikel 8 - Slotbepalingen

  • 1.

    Het reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas van 15 februari 2011 wordt ingetrokken.

  • 2.

    Dit reglement wordt aangehaald als Reglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas.

  • 3.

    Dit reglement treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking

  • 4.

    Het reglement ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Ondertekening

Aldus vastgesteld te Peel en Maas op 26 maart 2013.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
de gemeentesecretaris/directeur, de burgemeester,
drs. H.Mensink W.J. Delissen-van Tongerlo

Bijlage 1 Tabel vrije derden als bedoeld in artikel 5

Tabel vrije derden

Toelichting

op het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas

Dit reglement vloeit voort uit de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. De verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatievoorziening vanuit de basisadministratie met ingang van 1 januari 2010. De raad heeft hierin de nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisadministratie. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.

Artikel 1. Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt.

Het reglement betreft primair de basisadministratie, waarin de gegevens zijn geregistreerd van personen die in gemeente Peel en Maas woonachtig zijn. Daarnaast geeft het reglement voorschriften voor de verwerking van persoonsgegevens van niet-inwoners, waarvan de gegevens afkomstig zijn uit de GBA van andere gemeenten. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken nodig, het in dit artikel genoemde autorisatiebesluit.

Het informatiebeheer is in de Beheerregeling GBA belegd bij de coördinator van het Cluster Burgerzaken. Deze zorgt voor de feitelijke invulling aan de wijze van distribueren van persoonsgegevens aan de binnengemeentelijke afnemers, binnen de randvoorwaarden die daarvoor worden gesteld in artikel 4. De beheerder moet dit overigens zodanig invullen, dat de afnemers in ieder geval voorzien worden van de authentieke gegevens die zij verplicht zijn te gebruiken op grond van artikel 3b van de Wet GBA.

Artikel 2. Doel van de basisregistratie personen

In het doel van de basisadministratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen.

Artikel 3. Bevoegdheden beheerder

De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de verwerking van gegevens uit de GBA, ligt bij de verantwoordelijke, het college van burgemeester en wethouders. Uit praktische overwegingen is het raadzaam om de feitelijke invulling van de persoonsinformatievoorziening in handen te leggen van de beheerder. De beheerder dient zich te houden aan de het GBA-regime voor wat betreft de mogelijkheden tot verstrekking van persoonsinformatie. Daarnaast dienen de ontvangers van persoonsgegevens zich te houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 4. Toegang tot de basisadministraties, verstrekkingwijzen en voorwaarden

Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "on-line verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder GBA en de medewerkers bij het cluster Burgerzaken die uitvoering geven aan de Wet GBA.

De verstrekking van persoonsgegevens aan binnengemeentelijke afnemers kan plaatsvinden door middel van rechtstreekse raadpleging, de verstrekking van mutatieberichten en door selecties gebaseerd op specifieke vragen van afnemers. Om mutatieberichten te kunnen ontvangen, plaatst een afnemer een indicatie bij de GBA-gegevens van de persoon die binnen de doelgroep van de afnemer valt.

Artikel 5. Overige verstrekkingen

Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden.

Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.

Gegevensverstrekking op basis van artikel 100 wet GBA is alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel niet op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.

Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking aan commerciële instellingen en bedrijven uitgesloten. Zo hebben instellingen als incassobureaus en postorderbedrijven geen recht op gegevens uit de GBA voor hun buitengerechtelijke incassowerkzaamheden.

Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.

Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 110).

Artikel 6. - Terugmeldplicht

Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen, om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens, terug te melden aan de informatiebeheerder van de GBA. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.

Op grond van artikel 62, vierde lid, van de Wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om:

  • ·

    nadere regels te stellen omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de basisadministratie;

  • ·

    nadere regels te stellen omtrent de kennisgeving door het college aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding;

  • ·

    binnengemeentelijke afnemers aan te wijzen die een terugmelding doen op andere dan de authentieke gegevens, waarbij is aangegeven welke gegevens dit betreft.

De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Peel en Maas als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.

Artikel 7. Beveiliging

De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:

Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

In gemeente Peel en Maas zijn de maatregelen opgenomen in het door de verantwoordelijke vastgestelde beveiligingsplan, zijnde het GBA-Handboek. Dit wordt jaarlijks geactualiseerd.

Artikel 10. Slotbepaling

Gegeven de substantiële wijzigingen stellen wij voor om het privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Peel en Maas 2011 in zijn geheel te vervangen door het onderhavig Reglement basisadministratie personen.