Besluit informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012

1. Deze beheersregel verstaat onder:

• a.

  archiefbescheiden:de in de wet in artikel 1, onder c,

  bedoelde archiefbescheiden;

• b.

  archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

• c.

  archiefruimte: de in de wet in artikel 1, onder e bedoelde ruimte;

• d.

  archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet 1995 benoemde gemeentearchivaris;

• e.

  archiefverordening: Archiefverordening gemeente Peel en Maas 2010;

• f.

  document: een archiefstuk dat onderdeel is van een binnen een proces voorkomende zaak;

• g.

  DSP: documentair structuurplan: een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt;

• h.

  informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;

• i.

  Archiefregeling: Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen;

• j.

  vervanging: reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan;

• k.

  wet: Archiefwet 1995;

• l.

  werkproces: een geordende set activiteiten met een specifiek doel. De stappen, actoren, verantwoordelijkheden en (tussen) producten worden aangeduid;

• m.

  zaak: een uitvoering van een werkproces ofwel een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteiten doorlooptijd bewaakt moeten worden.

2. Deze beheersregel is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in deze beheersregel anders is bepaald.

1. De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder op het adres Wilhelminaplein 1 te 5981 AS Panningen.

2. Ten behoeve van de bewaring van digitale archiefbescheiden kan het college van burgemeester en wethouders nadere regels stellen.

1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens en afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dit verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

1. De gemeentesecretaris is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en met het beheer van de documenten van de gemeente Peel en Maas, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. De gemeentesecretaris kan de uitvoering van de bepalingen in dit Besluit mandateren aan het hoofd van het team informatisering en Automatisering.

1. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat uit ieder document, of de bijbehorende informatie blijkt wanneer het stuk is ontvangen, opgemaakt of verzonden, wie de afzender, opsteller of geadresseerde is en op welke zaak het betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

1. De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

2. In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

4. Tenminste eenmaal per jaar verricht team informatisering & automatisering een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

5. Team informatisering & automatisering doet, zodra nodig, opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

6. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in zesde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

• a.

  de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van deze beheersregel waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

• b.

  de onderdelen als bedoeld in artikel 8 van deze beheersregel waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden;

• c.

  team informatisering & automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

7. Team informatisering & automatisering verleent technische ondersteuning bij de in zesde lid bedoelde conversie en migratie.

1. Inzage en uitlening en van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige en volledige terugbezorging ervan.

2. Dossiers mogen uitsluitend in het gebouw van de beheerseenheid worden geraadpleegd, tenzij het dossiers betreft die voor de uitoefening van de taken van de gemeente buiten het gebouw nodig zijn.

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

3. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 11 van deze beheersregel de uitvoering van deze beheersregel is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.

1. De gemeentesecretaris zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 20 van deze beheersregel bedoelde inventaris.

1. De gemeentesecretaris neemt in het informatie beveiligingsplan bepalingen op om de archiefbescheiden in het geval van calamiteiten of incidenten in veiligheid te brengen.

2. Zodra de omstandigheden het toelaten worden de feiten gemeld aan de Provinciale Archiefinspectie.

1. Deze beheersregel wordt aangehaald als het Besluit Informatiebeheer gemeente Peel en Maas 2012.

2. De beheersregel treedt in werking per de eerste dag na publicatie ervan.

3. Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Peel en Maas 2010 wordt gelijktijdig ingetrokken.