Regeling vervallen per 01-01-2021

Mandaatstatuut Pekela en Veendam juni 2011 (inclusief volmacht en machtiging)

Geldend van 01-02-2015 t/m 31-12-2020

Intitulé

Mandaatstatuut Pekela en Veendam juni 2011 (inclusief volmacht en machtiging)

Mandaatstatuut Pekela en Veendam juni 2011 (inclusief volmacht en machtiging)

De colleges van burgemeester en wethouders van Pekela en Veendam, onderscheidenlijk de burgemeesters van Pekela en Veendam, ieder voor zover het haar of zijn bevoegdheden betreft;

overwegende dat het uit een oogpunt van het bewerkstelligen van een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de wettelijke verplichtingen van de gemeenten gewenst is taken en bevoegdheden te mandateren;

gelet op onder andere de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie gemeenten Pekela en Veendam, artikel 160 en 171 van de gemeentewet, artikel 3:60 van het Burgerlijk Wetboek en de afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t e n:

taken en bevoegdheden krachtens mandaat, volmacht en machtiging te verlenen, overeenkomstig de in dit besluit vastgestelde voorschriften en beperkingen en volgens de bij dit besluit gevoegde mandaat-, volmacht- en machtigingslijsten, verder te noemen ‘mandaatlijsten’;

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit statuut wordt verstaan onder:

  • 1.

    mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

  • 2.

    mandaatgever: het bestuursorgaan dat mandaat verleent.

  • 3.

    gemandateerde: degene die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om namens hem / haar besluiten te nemen.

  • 4.

    ondermandaat: een door een gemandateerde verleend mandaat.

  • 5.

    het college: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Pekela en Veendam.

  • 6.

    de burgemeester: de burgemeesters van de gemeenten Pekela en Veendam.

  • 7.

    De Kompanjie: het Openbaar Lichaam als bedoeld in de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie gemeenten Pekela en Veendam.

  • 8.

    de Algemeen Directeur: algemeen directeur van de ‘De Kompanjie’.

  • 9.

    de Adjunct Directeur: adjunct directeur / programmamanager van ‘De Kompanjie’.

  • 10.

    afdelingshoofd: hoofd van één van de afdelingen van ‘De Kompanjie’.

  • 11.

    teamleider: leider van een team binnen een afdeling van ‘De Kompanjie’.

  • 12.

    ondertekeningmandaat: de bevoegdheid tot het in naam van een bestuursorgaan ondertekenen van besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen.

  • 13.

    volmacht: het namens een bestuursorgaan verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling.

  • 14.

    machtiging: het namens een bestuursorgaan verrichten van een handeling die noch een besluit noch een privaatrechtelijke handeling is.

Artikel 2. Algemeen

  • 1. De burgemeester, het college van burgemeester en wethouders verlenen daar waar dat in het kader van de bedrijfsvoering wenselijk of noodzakelijk wordt geacht, mandaat aan

    • a.

      de Algemeen Directeur,

    • b.

      medewerkers die een bij wet geregelde bevoegdheid uitoefenen;

    • c.

      overige, niet onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever werkzame personen.

  • 2. De heffings- en invorderingsambtenaar verleent mandaat aan gemeenteambtenaren en aan overige, niet onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever werkzame personen, daar waar dat in het kader van de bedrijfsvoering wenselijk wordt geacht.

  • 3. Verleende mandaten worden opgenomen in de bij dit besluit behorende mandaatlijsten.

  • 4. De gemandateerde is bevoegd om namens het bestuursorgaan besluiten te nemen zoals die zijn vermeld in voornoemde mandaatlijsten, met in achtneming van de daarbij vermelde voorwaarden, beperkingen en bijzonderheden.

  • 5. Mandaat aan niet-ondergeschikten dient met instemming van de gemandateerde plaats te vinden.

  • 6.

    • a.

      Bij projectmatig werken wordt bij het vaststellen van projectvoorstellen tevens een besluit genomen over mandatering van bevoegdheden aan de projectleider die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project.

    • b.

      Een in een projectopdracht verleende bevoegdheid aan de projectleider gaat in voorkomend geval voor een in de mandaatlijsten verleend mandaat.

    • c.

      De verleende mandaten vervallen automatisch bij het einde van het project.

Artikel 3 Algemeen mandaat aan de algemeen directeur

De Algemeen Directeur mandateert de aan hem verleende bevoegdheden door naar de afdelingshoofden respectievelijk de Adjunct Directeur.

Artikel 4 Ondermandaat

De Adjunct Directeur en de afdelingshoofden zijn bevoegd de aan hen gemandateerde bevoegdheden door te mandateren:

  • 1.

    binnen de hiërarchische kolom van de afdeling, tenzij dit in de mandaatlijsten anders is bepaald,

  • 2.

    aan derden onder de voorwaarde dat deze gemeld worden aan het betreffende bestuursorgaan.

Artikel 5. Vervanging gemandateerde

  • 1. Vervanging bij afwezigheid vindt in eerste instantie plaats binnen de hiërarchische kolom van de afdeling.

  • 2. De afdelingshoofden vervangen elkaar onderling overeenkomstig de door het Managementteam vast te stellen vervangingsschema (bijlage 1).

  • 3. De Adjunct Directeur en de Algemeen Directeur vervangen elkaar voor zover de aard van de bevoegdheid dit toelaat.

Artikel 6. Afstemming overige regelgeving

De gemandateerde dient zich ervan te hebben vergewist dat het in mandaat te nemen besluit overeenstemt met hetgeen daarover is geregeld in andere van toepassing zijnde (wettelijke) regelingen van rijk, provincie en de gemeente Pekela of Veendam.

Artikel 7. Budgettaire beperking

Voor de gemandateerde bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat hiervoor een toereikend bedrag in de begroting moet zijn opgenomen. De gemandateerde dient zich bij zijn handelen tevens te houden aan het bepaalde in de Budgethoudersregeling.

Artikel 8. Beperking bevoegdheid tot mandaat

Mandatering vindt niet plaats wanneer:

  • 1.

    de Algemene wet bestuursrecht (afdeling 10.1.1) de mandaatverlening verbiedt;

  • 2.

    vervallen;

  • 3.

    het aantal te nemen besluiten gering is;

  • 4.

    het situaties betreft waarvoor geen beleidslijn is geformuleerd dan wel anderszins het beleid ter discussie staat;

  • 5.

    het onderwerpen betreft die vermeld staan op de bij dit statuut behorende negatieve lijst (bijlage 2).

Artikel 9. Besluit door mandaatgever

  • 1. Onverminderd de verlening van mandaat blijft de mandaatgever bevoegd zelf de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen.

  • 2. De gemandateerde laat de mandaatgever in ieder geval zelf een besluit nemen indien:

    • a.

      de omvang van de financiële risico’s daartoe aanleiding geeft;

    • b.

      uit het nemen van een besluit belangrijke financiële, juridische, organisatorische, politieke, bestuurlijke en / of publicitaire consequenties kunnen voortvloeien;

    • c.

      het een brief of verzoek betreft waarbij het nemen van een besluit dan wel ondertekening van het besluit door het bestuursorgaan zelf, nadrukkelijk door de ontvanger gewenst lijkt en het voor de hand ligt dit te honoreren.

Artikel 10. Uitvoering

Waar in de mandaatlijsten de uitvoering van bepaalde regelingen wordt opgedragen, wordt deze opgedragen in de ruimste zin des woords voor zover niet in strijd met enig wettelijke of gemeentelijke bepaling of expliciete aanwijzing in de mandaatlijst. Onder uitvoering van een regeling wordt daarom mede verstaan:

  • a.

    het nemen van besluiten;

  • b.

    het ondertekenen van besluiten;

  • c.

    het verrichten van alle benodigde voorbereidingshandelingen;

  • d.

    het voeren van correspondentie in het kader van de uitoefening van de opgedragen bevoegdheden;

  • e.

    het verstrekken van informatie;

  • f.

    het voeren van verweer e.d. in de bezwarenprocedure.

Artikel 12. Nadere instructies

De mandaatgever heeft in alle gevallen de bevoegdheid om over het mandaat nadere instructies te geven.

Artikel 13. Vervallen van mandaat

De bevoegdheid tot het uitoefenen van mandaat vervalt door een daartoe strekkend besluit van de mandaatgever.

Artikel 14. Volmacht bij privaatrechtelijke rechtshandelingen

Met betrekking tot het geven van een volmacht tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn de regels inzake dit mandaatbesluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15. Machtiging - feitelijk handelen

Met betrekking tot het geven van een machtiging voor het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijk rechtshandeling zijn, zijn de regels inzake dit mandaatbesluit van overeenkomstige toepassing.

Artikel 16. Redactie en ondertekening

In de desbetreffende ondertekening dient de mandaatverhouding als volgt tot uiting te worden gebracht:

Namens ‘het betreffende bestuursorgaan’van Pekela of Veendam ,

(handtekening (onder) gemandateerde )

naam (onder) gemandateerde ,

functie van (onder) gemandateerde

Artikel 17. Afhandelen standaard correspondentie

  • 1. Standaard correspondentie voortvloeiende uit het takenpakket van de medewerker mag door deze medewerker zelf worden afgehandeld en ondertekend voor zover deze correspondentie geen (rechts)gevolgen heeft of kan hebben voor de gemeente.

  • 2. De (direct) leidinggevende van de desbetreffende medewerker kan deze bevoegdheid beperken.

Artikel 18. Bekendmaking, registratie en ter inzagelegging

  • 1. Het mandaatstatuut en de daarbij behorende mandaatlijsten worden na vaststelling bekendgemaakt door middel van publicatie van de zakelijke inhoud in het Elektronische Gemeenteblad van de gemeente Pekela respectievelijk van de gemeente Veendam.

  • 2. Het Mandaatstatuut en de bijbehorende mandaatlijsten worden centraal geregistreerd en liggen voor een ieder tijdens kantooruren ter inzage (op de op de website van beide gemeenten en De Kompanjie aangegeven locatie).

  • 3. Aan de medewerkers binnen het Openbaar Lichaam De Kompanjie en binnen de beide gemeenten, worden het Mandaatstatuut en de bijbehorende lijsten bekendgemaakt via het intranet.

Artikel 19. Actualiseren

Het Mandaatstatuut zelf als ook de bijbehorende mandaatlijsten worden elk jaar opnieuw beoordeeld op actualiteit, functionaliteit en efficiëntie en waar nodig aangepast. Deze jaarlijkse aanpassing zal overeenkomst het voorgaande artikel worden bekendgemaakt.

Artikel 20. Inwerkingtreding mandaatstatuut

  • 1. Dit mandaatstatuut en de daarbij behorende mandaatlijsten treden in werking voor Pekela op de dag na bekendmaking en voor Veendam op twee dagen na bekendmaking.

  • 2. Het Mandaatstatuut Pekela – Veendam 2011 en de daarbij behorende mandaatlijsten komen te vervallen per die datum.

Artikel 21. Overgangsbepaling mandaatlijsten

De in de mandaatlijsten, behorende bij het Mandaatbesluit 2005 van de gemeente Pekela en het Mandaat- en volmachtstatuut 2010 van de gemeente Veendam, verleende mandaten zijn per 1 februari 2011 vervallen met uitzondering van de daarin aan externen verleende mandaten en de mandaten voor de griffie, welke tot nader te bepalen datum blijven bestaan.

Artikel 22 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Mandaatstatuut Pekela - Veendam juni 2011.

Vastgesteld op: 28 juni 2011

Bijlage 1  bij Mandaatstatuut Pekela – Veendam juni 2011

 

Vervangingsschema Eenheidsmanagers De Kompanjie per 1 februari 2015

Eenheidsmanager van de eenheid

1e vervanger Eenheidsmanager van de eenheid

2e vervanger

Fysiek

Sociaal

Overige Eenheidsmanagers

 

 

 

Sociaal

Bestuurs- en Managementondersteuning

Overige Eenheidsmanagers

 

 

 

Dienstverlening

Fysiek

Overige Eenheidsmanagers

 

 

 

Bestuurs- en Managementondersteuning

Dienstverlening

Overige Eenheidsmanagers

Bijlage 2 bij Mandaatstatuut Pekela – Veendam juni 2011

 

Negatieve lijst, uitwerking volgens art. 8 lid 5 van het mandaatstatuut.

De colleges en de burgemeesters willen in alle gevallen beslissingen over de volgende onderwerpen aan zich houden:

  • 1.

    vervallen

  • 2.

    Het starten van onderzoeken op basis van de wet Bibob

  • 3.

    Het nemen van besluiten op WOB verzoeken

  • 4.

    Het aanvragen van Europese-, rijks- dan wel provinciale subsidies t.b.v. de gemeente of het openbaar lichaam De Kompanjie

  • 5.

    Het verrichten van privaatrechtelijke handelingen met een voorzienbaar financieel gevolg groter of gelijk aan de openbare aanbestedingsnorm voor werken, leveringen of diensten **

  • 6.

    Het aantrekken van lang geld (leningen met een looptijd langer dan 1 jaar) t.b.v. de gemeente of het openbaar lichaam De Kompanjie

  • 7.

    Het besluiten op procedures waarbij zienswijzen zijn ingediend

  • 8.

    Het vaststellen van project- en programmavoorstellen, voorlopige en definitieve ontwerpen bij actieve grondpolitiek / PPS constructies, exploitatieopzetten en kredietverzoeken aan de raad

  • 9.

    beslissen op aanvragen subsidies betrekking hebbende op vrij besteedbare budgetten (vaak kleine bedragen)

 

 

Toelichting:

Ad.1 “Het toekennen en vaststellen van subsidies aan budgetgefinancierde instellingen” kan komen te vervallen.

Budgetfinanciering aan instellingen, waarbij meerjarige verbintenissen tussen de gemeente en een uitvoerende instelling over de besteding van subsidiegelden, komen niet meer voor. Het toekennen en vaststellen van subsidies aan dergelijke instellingen vindt nu per jaar plaats en is geen budgetfinanciering meer.

Omdat de toekenning en vaststelling van deze subsidiegelden aan dergelijke instellingen beperkt is tot een zeer klein aantal instellingen, is mandaat in dit soort situaties sowieso ook al niet toegestaan op grond van het bepaalde in artikel 8-3 (= geringe aantal besluiten.)

Ad.2 Als er een informatieonderzoek op basis van de wet Bibob gevraagd wordt is er sprake van een vraag aan de gemeente die dusdanig risicovol is dat het college deze bevoegdheid niet aan een uitvoerend ambtenaar wil mandateren.

Ad.3. Een informatievraag op basis van de Wet Openbaarheid Bestuur houdt in de meeste gevallen in dat er naar politiek gevoelige informatie wordt gevraagd, waarbij het college zelf de vinger aan de pols wil houden. Routine aanvragen die duidelijk om een andere reden, b.v. procedure / leges voordelen, een WOB stempel meegekregen hebben, kunnen rustig in mandaat worden afgedaan. Daar is deze regel niet voor bedoeld, ze ontberen de politieke gevoeligheid.  

Ad.4. Aan Europese-, rijks- en provinciale subsidies hangen meestal uitgebreide uitvoerings- en verantwoordingsvoorschriften, waar bij het niet correct uitvoeren grote financiële risico’s worden gelopen. Door deze besluiten zelf te nemen wordt het college altijd tijdig geïnformeerd bij het ontstaan van het risico.

Ad.5 . Afwijken van Europese normen is nooit toegestaan, zodra de openbaarheid in het geding is moet het college altijd in staat worden gesteld om bij afwijking van de regels zelf de afwegingen te maken. ** Dit punt zal aangepast moeten worden op basis van het nog nieuw vast te stellen beleid i.v.m. nieuwe wetgeving.

Ad.6. De grenzen van de bevoegdheden van de treasurer zijn vastgelegd in het door raad/college vastgestelde treasurystatuut,, kasgeld grenzen vallen onder provinciaal toezicht. Door het invoeren van deze regel voor het herfinancieren van kort geld leningen wordt het college altijd tijdig geïnformeerd bij de wat grotere financiële acties.

Ad.7.  Hier wordt de openbaarheid geraakt, afwijken van de zienswijzen van burgers en bedrijven kan nodig zijn maar is daardoor vrijwel altijd politiek gevoelig. Routinematig ingediende, bijna ambtshalve ingediende zienswijzen kunnen in mandaat worden afgedaan.

Ad.8. Deze documenten zijn noodzakelijkerwijs college besluiten, bij b.v. toewijzing van projectmandaten ex art 2 van het mandaatstatuut en bij de actieve grondpolitiek mag het om redenen van rechtmatigheid niet anders.

Ad.9. Beslissen op aanvragen subsidies die betrekking hebben op vrij besteedbare budgetten wil het college zelf kunnen beoordelen om zicht te houden op het (totale) bedrag dat daaraan wordt uitgegeven. Het gaat meestal om kleine bedragen aan verenigingen e.d.