Privacyreglement voor het datadistributiesysteem DDS

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• a.

  de Wet:

• de Wet Bescherming Persoonsgegevens;

• b.

  verantwoordelijke:

• het overheidsorgaan, dat zeggenschap heeft over het datadistributiesysteem, zijnde het College van Pijnacker-Nootdorp;

• c.

  beheerder:

• de functionaris belast met de dagelijkse zorg voor het systeem, zijnde het Hoofd van de afdeling Backoffice Publiekszaken;

• d.

  DDS;

• Het in Pijnacker-Nootdorp in gebruik zijnde datadistributiesysteem (DDS)

• e.

  geregistreerde

• de natuurlijke personen ten aanzien van wie persoonsgegevens in het DDS zijn opgenomen

• f.

  object:

• een pand, perceel of adres, waarvan (geometrische) gegevens in het DDS zijn opgenomen;

• g.

  niet-natuurlijke personen:

• een stichting, vereniging of bedrijf waarvan gegevens in het DDS zijn opgenomen;

• h.

  gebruiker:

• de beheerder van de op de DDS aangesloten applicatie die de benodigde gegevens uit het DDS onttrekt;

• i.

  derde:

• elke andere persoon of instelling dan een geregistreerde of gebruiker;

• j.

  basisregistratie:

• een geautomatiseerde verzameling van gegevens over één bepaald onderwerp, bijvoorbeeld personen, adressen, gebouwen, WOZ-objecten, bedrijven, etc. waarin de gegevens eenmalig en eenduidig worden opgeslagen en waarvan het gebruik bij de uitvoering van wettelijke taken verplicht is.

• k.

  afnemersindicatie:

• een aanduiding van een gebruiker bij de gegevens van een bepaald persoon waaruit blijkt, dat de betreffende gebruiker belangstelling heeft voor (de gegevens van) deze persoon;

• l.

  gerelateerde:

• de gegevens van een aan de geregistreerde gerelateerd persoon (ouders, partner, kinderen);

Artikel 2 Beheer van het DDS

• 1.

  Het inhoudelijk beheer van de DDS alsmede het functioneel applicatiebeheer ligt bij het taakveld gegevensbeheer van de afdeling Backoffice Publiekszaken;

• 2.

  Het technisch beheer van de DDS ligt bij de de afdeling Documentaire Informatievoorziening en Automatisering (DIA).

Artikel 3 Doelstellingen met betrekking tot het DDS

Het DDS heeft tot doel:

binnengemeentelijk- en vanuit de verschillende basisregistraties te voorzien in distributie van actuele- juiste- en betrouwbare (persoons)informatie ten behoeve van het verlenen van diensten aan de burger en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde publiekrechtelijke taken.

Artikel 4 Categorieën van personen, instellingen en bedrijven

In het DDS worden uitsluitend gegevens opgenomen van personen, instellingen en bedrijven waarmee de gemeente Pijnacker-Nootdorp een relatie heeft.

Artikel 5 Soorten van gegevens

In het DDS zijn de navolgende soorten van gegevens opgenomen:

• a.

  gegevens van personen en hun gerelateerden;

• b.

  gegevens van niet-natuurlijke personen;

• c.

  adressen en postcodes;

• d.

  verblijfsobjecten;

• e.

  pandgegevens;

• f.

  gemeentelijke tabellen, ondermeer: gegevens over buurten, wijken, straten en landen;

• g.

  landelijke tabellen, ondermeer gegevens over identiteitsbewijzen, woonplaatsen, gemeenten, nationaliteiten.

Artikel 6 Gevoelige gegevens

Tenzij noodzakelijk voor de uitvoering van de wettelijk aan de gemeente opgedragen taken worden in het DDS geen gegevens opgenomen met betrekking tot:

• a.

  godsdienst of levensovertuiging;

• b.

  ras;

• c.

  politieke gezindheid;

• d.

  gezondheid;

• e.

  seksuele leven;

• f.

  lidmaatschap van een vakvereniging;

• g.

  justitiële gegevens.

Artikel 7 Wijze van verkrijging van gegevens

De gegevens in het DDS worden verkregen door:

• a.

  een koppeling met de basisregistratie personen (Key2Burgerzaken);

• b.

  een koppeling met de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG);

• c.

  een koppeling met het basisregistratiesysteem BRS en de Civision applicaties Belastingen;

• d.

  een koppeling met het postregistratieysteem (CORSA);

• e.

  een koppeling met het financiële systeem (Key2financiën);

• f.

  een koppeling met bouwen- en wonen (Wabo);

• g.

  een koppeling met onderwijs (Proleb);

• h.

  een koppeling met maatschappelijke zaken SZWW en SZWZ (Planconsult Bijstand en WMO)

• i.

  een koppeling met BOR (meldingensysteem Accres);

• j.

  een koppeling met Wijkbeheer (evenementenmodule)

• k.

  een koppeling met KCC (Webnext Inter-Acces);

• l.

  een koppeling met Key2VOA tbv het volgen van buitengemeentelijke personen.

Artikel 8 Basisgegevens

• 1.

  De in het DDS op te nemen basisgegevens worden betrokken uit de in artikel 7 onder a t/m c genoemde basisregistraties;

• 2.

  De overige in artikel 7 genoemde applicaties ontvangen de gegevens door middel van het plaatsen van een afnemersindicatie bij de gegevens van de desbetreffende persoon.

Artikel 9 Verwijderen van opgenomen gegevens

• 1.

  Gegevens van geregistreerden en/of (maatschappelijke) objecten, die geen relatie met de gemeente Pijnacker-Nootdorp meer hebben worden één jaar bewaard, waarna zij worden verwijderd;

• 2.

  Verwijdering vindt niet plaats als deze gegevens statistisch, historisch of wetenschappelijk van belang zijn.

Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot het DDS

Rechtstreekse toegang tot het DDS hebben:

• 1.

  de inhoudelijk beheerder;

• 2.

  diens aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 11 verstrekking en uitwisseling van gegevens

Door koppeling van bestanden worden (systematisch) gegevens verstrekt aan- en uitgewisseld met:

• a.

  het team gegevensbeheer van de afdeling Backoffice Publiekszaken ten behoeve van de bijhouding van de basisregistratie Personen (BRP), Adressen en Gebouwen (BAG) en de WOZ en het heffen van gemeentelijke belastingen;

• b.

  de afdeling Financiën ten behoeve van facturering;

• c.

  de afdelingen Frontoffice Publiekszaken, Backoffice Publiekszaken en KCC ten behoeve van het behandelen van aanvragen verzoeken en aangiften op het gebied van ondermeer de Wabo, WMO, bijstand, burgerzaken, onderwijs en de inrichting en werking van de verschillende Webnext-modules van leverancier Inter-Acces;

• d.

  de afdeling Dienstverlening Informatievoorziening en Automatisering ten behoeve van de (digitale) bijhouding van het postregistratiesysteem Corsa en het genereren van bewonersaantallen middels het programma Stroomlijn ten behoeve de informatievoorziening tijdens rampen en calamiteiten, het vervaardigen van (omvangrijke) mailings, etc.

• e.

  de afdeling Wijkbeheer ten behoeve van de bijhouding van de evenementenmodule;

• f.

  de afdeling Beheer Openbare Ruimten ten behoeve van de bijhouding van het meldingensysteem Accres.

Artikel 12 Incidentele verstrekking en uitwisseling van gegevens

• 1.

  Aan gebruikers kunnen (op verzoek) slechts die gegevens worden verstrekt die noodzakelijk zijn ter vervulling van hun wettelijke taken;

• 2.

  de gebruiker dient zonodig en desgevraagd aan de inhoudelijk beheerder aan te tonen, dat de gevraagde gegevens nodig zijn ter vervulling van de wettelijke taken;

• 3.

  in gevallen de inhoudelijk beheerder niet bij machte is te beoordelen, beslist de verantwoordelijke.

Artikel 13 Verstrekkingen aan derden

Gebruikers verstrekken geen gegevens aan derden, tenzij wettelijke regelingen daartoe verplichten.

Artikel 14 Omgang met verstrekte en/of beschikbaar gestelde gegevens

• 1.

  de verstrekte of beschikbaar gestelde gegevens mogen niet voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze zijn verkregen;

• 2.

  de verstrekte of beschikbaar gestelde gegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor het uitvoeren van de aan de afdeling of functionaris opgedragen wettelijke taken;

• 3.

  de verstrekte of beschikbaar gestelde gegevens mogen uitsluitend voor binnengemeentelijk gebruik worden aangewend;

• 4.

  de verstrekte of beschikbaar gestelde gegevens worden in overeenstemming met de wet op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt;

• 5.

  de in de basisregistraties opgeslagen gegevens zijn authentiek, dat wil zeggen: juist totdat het tegendeel bewezen is. De gegevens zijn dan ook leidend, uitsluitend de uit de basisregistraties verstrekte- of beschikbaar gestelde gegevens mogen dan ook worden gebruikt;

• 6.

  Op hetgeen de gebruiker bij het vergaren van de benodigde gegevens hoort, ziet of verwerkt rust een strikte geheimhoudingplicht.

Artikel 15 Terugmeldplicht

• 1.

  De gebruiker doet aan de beheerder van de desbetreffende basisregistratie onverwijld mededeling van geconstateerde afwijkingen in authentieke gegevens in het geval de gebruiker gerede twijfel heeft over de juistheid ervan;

• 2.

  Op door de gebruiker gemotiveerde gronden is het in bijzondere gevallen toegestaan of te wijken van de via de basisregistraties verkregen gegevens;

• 3.

  Terugmelding van geconstateerde afwijkingen vindt plaats via de link “terugmelding basisregistraties” als vermeldt op de interne gemeentelijke website Knooppunt;

• 4.

  De beheerder van de desbetreffende basisregistratie is verplicht na ontvangst van de terugmelding onderzoek in te stellen naar de juistheid van de teruggemelde gegevens;

• 5.

  De beheerder van de desbetreffende basisregistratie is verplicht het resultaat van het onderzoek aan de melder mede te delen.

Artikel 16 Beveiliging

• 1.

  De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische- en organisatorische beveiliging van het DDS en de in het DDS opgenomen gegevens;

• 2.

  De in het “Informatiebeveiligingsplan BRP gemeente Pijnacker-Nootdorp” opgenomen bepalingen en procedures op het gebied van beveiliging, privacybescherming en kwaliteitsbewaking zijn voor zover mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 17 Transparantie

• 1.

  Tenzij de te registreren gegevens worden verkregen van betrokkene zelf, informeert de verantwoordelijke betrokkenen in voorkomend geval, dat de gegevens zijn verkregen door koppeling van bestanden;

• 2.

  Aan deze informatieplicht kan worden voldaan door plaatsing van een bericht in de plaatselijke courant of op de gemeentelijke website als het gaat om informatieverstrekking aan groepen van personen;

• 3.

  Betreft het de gegevens van individuele personen, dan vindt persoonlijke mededeling plaats;

• 4.

  Deze informatieplicht is niet van toepassing als betrokkene rederlijkerwijze op de hoogte van gegevensvergaring moet worden geacht.

Artikel 18 Slotbepaling

• 1.

  Dit reglement kan worden aangehaald als “Privacyreglement voor het datadistributiesysteem DDS”;

• 2.

  De regeling treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.