Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013

3.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• a.

  Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• b.

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• c.

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• d.

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• a.

  Aanbestedingsreglement Werken 2012 (‘ARW 2012’);

• b.

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten;

• c.

  Gids Proportionaliteit;

• d.

  Modellen Eigen Verklaringen;

• e.

  Algemene Bepalingen bij de Verstrekking van Opdrachten van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Concrete uitwerking voor toepassing van de uniforme documenten vindt plaats in het Inkoop- en aanbestedingsreglement.

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

• De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeen komsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • 1.

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • 2.

    Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • 3.

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • 4.

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • 5.

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoefte van de gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

• De gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht plaatst de gemeente op haar website en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatbesluit van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

• Bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.

• De gemeente doet enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk.

4.2 Duurzaam Inkopen

• a.

  Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht.

• De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • 1.

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • 2.

    De aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en de te sluiten overeenkomst bevatten duurzaamheidscriteria.

  • 3.

    De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

  • 4.

    De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.

• In de ‘Deelnameverklaring Duurzaam Inkopen’ van 19 december 2009 is de ambitie om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen richting het toenmalige ministerie VROM bevestigd. In het door de gemeente met de organisatie FSC-Nederland aangegane FSC-convenant van 29 mei 2013 is de duurzaam inkopen ambitie over FSC-gecertificeerde hout en houtproducten vastgelegd.

• Met betrekking tot een aantal ‘product- groepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. In op te stellen bestekken zal waar mogelijk de door de CROW opgestelde duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector worden toegepast.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

• De gemeente streeft er naar bij iedere inkoop- en aanbestedingsprocedure zo veel als mogelijk maatschappelijke waarde toe te voegen.

• Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3 Innovatie

Het inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit aan op het economisch beleid van de gemeente.

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen zoekt de gemeente naar een innovatieve oplossing of laat ruimte aan de ondernemer een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop van nog niet eerder door de gemeente ingekochte Werken, Leveringen of Diensten vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij de waarde of de aard van de opdracht dit niet rechtvaardigen.

De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.

• De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

• Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

• a.

  De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

• In gevallen waar geldende wet- en regelgeving een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag toestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b.

  De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

• Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende Diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Raming en financiële haalbaarheid

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.6 Bepalen van de inkoopprocedure

• a.

  De door de gemeente toe te passen inkoopprocedures zijn opgenomen in het bij dit besluit horende uitvoeringsreglement. Het uitvoeringsreglement is gebaseerd op de Richtsnoeren, waaronder de Gids Proportionaliteit.

• b.

  De gemeente volgt de beschreven procedures tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

• c.

  De gemeente stelt per inkoop een Inkoopkaart op; de Inkoopkaart bevat de strategie die zij hanteert.

• De uitvoering van de op de Inkoopkaart vastgelegde inkoopstrategie gebeurt door de gemandateerde volgens de bepalingen van de Mandaatregeling. Deze gemandateerde legt ook het gunnen of niet gunnen schriftelijk vast in een gunningsbesluit.

• Het verstrekken van de opdracht tot uitvoering aan de meest gerede ondernemer gebeurt daarna eveneens op basis van de Mandaatregeling.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

6.2 Inkoop in de organisatie

Inkoop is in de Gemeente een volgens de Mandaatregeling decentraal uit te voeren bevoegdheid met de toevoeging van een onafhankelijke inkoopcoördinator.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat volgens de Mandaatregeling. De betreffende portefeuillehouder is verantwoordelijk voor de Inkoop in zijn portefeuille. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.4 In werking treden

Dit besluit treedt in werking de eerste dag na publicatie en vervangt daarmee het Inkoop en aanbestedingsbesluit van 11 april 2006.