Archiefverordening gemeente Purmerend 2013

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  wet: de Archiefwet 1995;

• b.

  gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c.

  archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen

• d.

  archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde directeur-archivaris van het Waterlands Archief te Purmerend;

• e.

  beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• f.

  beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

• g.

  informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

• h.

  de gemeenschappelijke regeling: ISW / Waterlands Archief

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voor het beheer van de eigen archiefruimte nadere regels vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen ten minste één maal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 10

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a.

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b.

  bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c.

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d.

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e.

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Artikel 15

De Archiefverordening Purmerend 1998 wordt ingetrokken.

Artikel 16

Deze verordening treedt in werking op de eerstvolgende werkdag na datum van publicatie in het Gemeenteblad waarin zij is bekend gemaakt.

Artikel 17

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Purmerend 2013.