Privacyreglement telefoon-, e-mail- en internetgebruik voor de gemeente Purmerend

1. Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door het college opgedragen taken.

2. Incidenteel privégebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan, mits dit gebruik in overeenstemming is met dit reglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door het college opgedragen taken.

3. Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van telefoonfaciliteiten 0906-lijnen, lijnen van prostitutiebedrijven, escortservices e.d. te bellen dan wel zonder voorafgaande toestemming van hun direct leidinggevende buitenlandse lijnen te bellen.

4. Het is betrokkenen niet toegestaan:

• a.

  met behulp van de e-mail faciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken;

• b.

  met behulp van de e-mail faciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze omvangrijk zijn;

• c.

  e-mails te openen waarvan zij redelijkerwijs kunnen aannemen dat deze de goede werking van de e-mail faciliteiten en/of de gegevenssystemen kunnen belemmeren.

5. Het is betrokkenen niet toegestaan:

• a.

  met behulp van de internet faciliteiten bewust internetsites die pornografisch dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze omvangrijk zijn;

• b.

  internetsites te bezoeken dan wel software te downloaden waarvan zij redelijkerwijs kunnen aannemen dat deze de goede werking van de internet faciliteiten en/of de gegevenssystemen kunnen belemmeren.

6. Zonder voorafgaande toestemming van de afdelingsmanager Communicatie is het betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen.

7. Indien betrokkenen met gebruik van de internet faciliteiten handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn het vierde en zesde lid van overeenkomstige toepassing.

8. Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

1. Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt door de door de gemeente ingezette software.

2. De vastlegging beperkt zich tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3:

• a.

  voor het verkrijgen van inzicht in de telefonische bereikbaarheid van betrokkenen worden alleen de in artikel 7, eerste lid bedoelde gegevens vastgelegd;

• b.

  voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen worden alleen stroom- en soortgegevens, als bedoeld in artikel 7, tweede lid vastgelegd;

• c.

  voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;

• d.

  voor het beschermen van de elektronische communicatiemiddelen en de gegevenssystemen tegen ongewenste invloeden hierop van buitenaf, worden alleen de in artikel 7, vierde lid bedoelde gegevens vastgelegd.

3. In afwijking van het eerste en tweede lid zijn telefoongesprekken en e-mailberichten van OR-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie uitgesloten van vastlegging van persoonsgegevens overeenkomstig het tweede lid, onder c.

1. Ten behoeve van het in artikel 3, onder a genoemde doel worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

• a.

  telefoonnummer, naam, voornaam of voorletter(s) van de betrokkene;

• b.

  naam en/of codering van de afdeling en, voor zover van toepassing, het team waaronder de betrokkene valt;

• c.

  gegevens betreffende datum en tijdstip waarop de telefonische bereikbaarheid van de betrokkene getoetst is alsmede gegevens betreffende de mate waarin de betrokkene op het toetsingsmoment telefonisch bereikbaar was.

2. Ten behoeve van het in artikel 3, onder b genoemde doel worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

• a.

  gebruikersidentificatie, telefoonnummer, naam, voornaam of voorletter(s) van de betrokkene;

• b.

  naam en/of codering van de afdeling en, voor zover van toepassing het team waaronder de betrokkene valt;

• c.

  gegevens over de toegang tot internet die door het college is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam en Internet Protocol-adres;

• d.

  gegevens betreffende datum, tijdstip en duur van de telefoongesprekken van betrokkene, gegevens betreffende datum en tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende datum en tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de betrokkene.

3. Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om in aanvulling op het tweede lid de volgende persoonsgegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen, bedoeld in artikel 9:

• a.

  de telefoonnummers waarnaar gebeld is alsmede gegevens betreffende de inhoud van de gevoerde telefoongesprekken;

• b.

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (Internet Protocol-adressen en (de onderdelen van) de webpagina's);

• c.

  de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen e-mailberichten.

4. Ten behoeve van het in artikel 3, onder d genoemde doel worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

• a.

  gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletter(s) van de betrokkene;

• b.

  naam en/of codering van de afdeling en, voor zover van toepassing het team waaronder de betrokkene valt;

• c.

  gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochte internetsites (Internet Protocol-adressen en (de onderdelen van) de webpagina's);

• d.

  de inhoud van de door de betrokkene ontvangen e-mailberichten alsmede de persoon/instantie van wie het e-mailbericht afkomstig is.

1. De in artikel 7 genoemde persoonsgegevens worden maximaal één jaar bewaard;

2. Persoonsgegevens die ouder zijn dan één jaar worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens uit dat jaar bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene, worden de gegevens verwijderd.

3. Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in het eerste lid niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

1. De vastgelegde persoonsgegevens worden verstrekt aan:

• a.

  de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft dan alle in artikel 7 genoemde gegevens;

• b.

  de afdelingsmanager(s) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan een onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft dan alle in artikel 7 genoemde gegevens.

2. Aan de betreffende teammanager, en voor zover een afdeling geen teammanagers heeft: de betreffende afdelingsmanager, wordt uit de bestanden gegevens in geaggregeerde, niet tot de persoon herleidbare vorm verstrekt om inzicht te verkrijgen in de telefonische bereikbaarheid van betrokkenen alsmede in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen.

3.

• a.

  Aan de betreffende teammanager, en voor zover een afdeling geen teammanager heeft: de betreffende afdelingsmanager, kunnen, met inachtneming van het onder b gestelde, maandelijks de in artikel 7, tweede lid genoemde persoonsgegevens worden verstrekt voor zover deze betrekking hebben op persoonlijke elektronische communicatiemiddelen.

• b.

  Verstrekking als bedoeld onder a vindt plaats wanneer het gebruik van de persoonlijke elektronische communicatiemiddelen door betrokkene gecontroleerd is middels een streekproef.

1. Overtreding van dit reglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in Hoofdstuk 16 van de CAR/UWO.

2. Overtreding van de reglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in dienstverband, resulteren in:

• a.

  maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen;

• b.

  Beëindiging van de relatie met deze personen.

1. Dit reglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan al degenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

2. Dit reglement wordt jaarlijks geëvalueerd door het college en de ondernemingsraad.