Regeling vervallen per 24-05-2018

Integriteitsnota "Kreukvrij" van de gemeente Pumerend

Geldend van 22-02-2001 t/m 23-05-2018

Intitulé

Integriteitsnota "Kreukvrij" van de gemeente Pumerend

De raad van de gemeente Purmerend;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 13 februari 2001, nr. 01-14;

besluit

de integriteitsnota "Kreukvrij" van de gemeente Pumerend vast te stellen.

KREUKVRIJ - Integriteitsnota gemeente Purmerend

I.Inleiding

Bestuurlijke integriteit is één van de basisvoorwaarden voor het goed functioneren van de overheid.

Wanneer de integriteit van de overheid in het geding is, zijn in wezen de geloofwaardigheid en de legitimiteit van de overheid in het geding. De integriteit is aan de orde als het optreden van de overheid niet meer als onpartijdig wordt ervaren als gevolg van (de schijn van) afhankelijkheid van of binding met maatschappelijke organisaties, bedrijven of individuen.

De integriteit van het openbaar bestuur staat de laatste jaren in het middelpunt van de belangstelling. De toegenomen aandacht van de media lijkt erop te duiden dat bestuurlijk Nederland zich op een hellend vlak bevindt. Of deze opvatting terecht is, is weliswaar de vraag, maar in de publieke opinie komt dit beeld duidelijk naar voren. De beschikbare onderzoeken echter onderbouwen de stelling - dat bestuurlijk Nederland verloedert - niet. Toch is er voldoende reden, gezien het voorgaande, het onderwerp hoog op de agenda te plaatsen.

In de Nederlandse samenleving is de laatste jaren een tendens merkbaar van de maakbare samenleving naar de terugtredende overheid.

De activiteiten worden op afstand geplaatst in het verlengde van kerntaken -discussies en verzelfstandigingen.

Toch krijgen de bestuurders en ambtenaren steeds grotere verantwoordelijkheden en opereren steeds ondernemender en daarmee per definitie risiconemender. De producten en de diensten die men aanbiedt vertegenwoordigen een steeds grotere marktwaarde en zijn daarmee interessanter voor de verschillende marktpartijen.

Daarnaast neemt de complexiteit van de regelgeving toe en dat maakt het gemakkelijker om malversaties te plegen en het is moeilijker deze op te sporen.

De mens, werkzaam in de organisatie, moet weerbaar gemaakt worden tegen deze maatschappelijke ontwikkelingen. De persoonlijke integriteit is immers de basis voor een integere organisatie. Het gemeentebestuur zal duidelijk moeten maken aan bestuurders en ambtenaren welke normen en waarden in Purmerend gelden en welke rek binnen deze normen en waarden is toegestaan.

Om te kunnen controleren of het voorgestane integriteitbeleid wordt uitgevoerd is het essentieel, dat de werkwijze binnen de ambtelijke organisatie helder en open is. Om dit te bereiken heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken op 15 februari 1996 de leidraad “Bewust Besturen” gepresenteerd als hulpmiddel om de kwetsbaarheid van de organisatie in beeld te brengen. Dit hulpmiddel zal gebruikt worden om de procedures binnen de gemeente tegen het licht te houden en de zwakke punten in de werkwijze aan te passen. Hierdoor wordt de werkwijze met betrekking tot de bedrijfsprocessen, die extra fraudegevoelig zijn, en de verantwoordelijkheid van de betrokkenen voor een ieder helder. Dit is van belang voor het integriteitbeleid.

Bij het formuleren van een samenhangend integriteitbeleid zijn twee aspecten van belang.

  • -

    Het weerbaar maken van de organisatie.

  • -

    Het weerbaar maken van de mensen, die in die organisatie werken.

Bij het eerste aspect gaat het erom adequate maatregelen te nemen tegen ongewenste beïnvloeding. Hierbij moet gedacht worden aan functiescheiding, gespreide verantwoordelijkheden, verantwoording, controleerbaarheid etc.

Bij het tweede aspect gaat het om de bedrijfscultuur. Duidelijk moet gemaakt worden welke normen en waarden centraal staan en welke “rek” wordt toegestaan binnen de vastgestelde normen.

Het gaat erom door middel van een samenhangend beleid de risico’s voor de Organisatie beheersbaar te maken of te houden. Hiertoe komen de volgende hoofdstukken aan de orde:

  • -

    persoonlijke integriteit;

  • -

    de bedrijfsprocessen;

  • -

    aanvullende randvoorwaarden.

II. Persoonlijke integriteit

Het is de taak van de Organisatie om de mensen, die in de organisatie werkzaam zijn, weerbaar te maken tegen de op hun pad komende verleidingen.

Daartoe worden in dit hoofdstuk huisregels vastgesteld waar bestuurders en ambtenaren zich aan te houden hebben.

Huisregels

Naast de wettelijke kaders is er sprake van een grijs gebied: hierin is veelal niet duidelijk wat acceptabel is en wat niet.

Met het stellen van huisregels is het de bedoeling dit grijze gebied voor een belangrijk deel in te vullen.

De huisregels dienen door een ieder gehanteerd te worden en het totaal van de huisregels geeft aan hoe de bestuurder en ambtenaar zich binnen de Purmerendse cultuur geacht wordt te gedragen. De volgende aandachtsgebieden onderscheiden wij hierbij:

  • a.

    aanvaarden van relatiegeschenken;

  • b.

    reizen en diners;

  • c.

    nevenwerkzaamheden;

  • d.

    gebruik van gemeentelijke eigendommen;

  • e.

    gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen;

  • f.

    vertrouwelijkheid/geheimhoudingsplicht.

Om er voor te zorgen dat de huisregels gedragen worden door de gehele Organisatie is het van belang een ieder in de organisatie te informeren en te betrekken bij de implementatie en de ontwikkeling van de huisregels.

ad a. Relatiegeschenken

In de discussie over fraude en corruptie zijn er weinig onderwerpen die zo zeer tot de verbeelding spreken als het onderwerp relatiegeschenken. Een balpen of een wandkalender met reclameopdruk horen tot de kantoorinventaris van menig bestuurder en ambtenaar. Tegen het accepteren van dergelijke kleine cadeaus met een beperkte waarde hoeft op zich geen bezwaar te bestaan. Anders wordt het wanneer een geschenk dat kan zijn een vergoeding, beloning, gift of belofte, in welke vorm dan ook, een bepaalde grens te boven gaat. Wie zich toegankelijk toont voor dergelijke geschenken of diensten kan zijn onafhankelijkheid als bestuurder of ambtenaar tegenover de gever verliezen. Dat mag niet gebeuren en zelfs de schijn daarvan moet worden vermeden.

Wij stellen voor de volgende spelregels voor het aannemen van geschenken of diensten vast te stellen.

  • 1.

    Het aannemen van kleine geschenken! attenties met een p.r.-karakter (pennen, agenda, kalenders e.d.) is toegestaan.

  • 2.

    Het is niet toegestaan een geschenk aan te nemen met een winkelwaarde van meer dan honderd gulden. Dit geldt ook voor geschenken die thuis worden ontvangen. (n.b. met het vaststellen van de gedragscodes in 2006 is dit achterhaald.)

  • 3.

    Geschenken die niet mogen worden geaccepteerd, worden teruggestuurd;

  • 4.

    Alle geaccepteerde geschenken worden per directie geregistreerd in een geschenkenboek.

  • 5.

    Bij het laten verrichten van privé-werkzaamheden door derden waarmee ook zakelijke contacten worden onderhouden, dient de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Elk aantoonbaar voordeel dat uit de zaak voortvloeit wordt gezien als persoonlijk gewin en is om die reden niet aanvaardbaar. Indien bestuurders en ambtenaren privé zaken doen met een zakelijke relatie van de gemeente Purmerend, verschaffen zij desgevraagd aan de gemeentesecretaris inzicht in de betreffende transacties.

ad b. Reizen en diners

Enerzijds horen diners en lunchafspraken er gewoon bij; om snel een afspraak te kunnen maken of om afsluiting van een project te vieren. Anderzijds is het van belang om uiterst zorgvuldig te zijn met het accepteren van uitnodigingen tijdens een onderhandelingsfase. Het is verstandig als regel te hanteren dat in deze fase geen uitnodigingen worden geaccepteerd. Diners bij een oplevering of afscheid van relaties behoeft op geen bezwaar te stuiten.

Voor reizen staat voorop dat ze functioneel en in het belang van de gemeente moeten zijn. Bijvoorbeeld om te zien hoe een systeem of product in de praktijk functioneert. In dat geval is het ook logisch dat de gemeente voor de reis betaalt. Andere uitnodigingen dienen eerst met de direct leidinggevende te worden besproken. Dit geldt ook voor uitnodigingen voor grote culturele of sportieve manifestaties, waarbij contacten met collega-bestuurders of vakgenoten voorop staat en het reisdoel geen relatie heeft met functie en beroep. Snoepreisjes zijn uit den boze.

Wij stellen voor:

  • 1.

    In de regel geen uitnodigingen te aanvaarden tijdens eenonderhandelingsfase;

  • 2.

    Uitnodigingen altijd eerst te bespreken in de het afdelingsoverleg c.q. bestuursvergadering of met de leidinggevende, respectievelijk de burgemeester.

ad c. Nevenwerkzaamheden

Voor ambtenaren is dit punt opgenomen in de CAR/UWO. Artikel 15:1:16 lid 1 duidt aan dat er een meldingsplicht- en registratieplicht is voor nevenwerkzaamheden van ambtenaren. De meldingsplicht is beperkt: het gaat om nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst kunnen raken, voor zover deze in verband staan met de functievervulling van de ambtenaar. De term “nevenwerkzaamheden is zo ruim gesteld, dat hier diverse werkzaamheden onder worden verstaan, zoals het zijn van commissaris, bestuurder, vennoot of aandeelhouder of lid van een vennootschap, stichting of vereniging. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen betaalde en onbetaalde werkzaamheden of nevenwerkzaamheden die binnen of buiten de normale werktijd worden verricht.

Volgens het tweede lid van bedoeld artikel wordt er een registratie gevoerd op basis van de gedane opgaven. De wijze waarop de melding en registratie plaatsvinden is niet in de CAR/UWO geregeld, doch behoort tot de bevoegdheid van het college van B&W. Wij stellen voor de opgaven van de nevenwerkzaamheden schriftelijk te laten plaatsvinden, onder vermelding van de naam van de medewerker, zijn ambtelijke functie, de aard van de werkzaamheden. het verband tussen die werkzaamheden en zijn functievervulling en de naam van de natuurlijke of rechtspersoon ten behoeve van wie de nevenwerkzaamheden worden of zullen worden verricht.

Op grond van lid 3 van bedoeld artikel zijn nevenwerkzaamheden verboden waardoor de goede vervulling van de functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. In essentie komt het er op neer dat het college van B&W toestemming moet geven voor het verrichten van gemelde nevenwerkzaamheden. De aspecten waarop wordt getoetst zijn:

onoorbare belangenverstrengeling, botsing van belangen, schade aan het aanzien van het ambt en onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. De constatering dat een bepaalde nevenactiviteit zich niet (goed) verdraagt met de functie die een medewerker vervult, hoeft niet zonder meer tot een verbod te leiden. Daarbij valt te denken aan het maken van zodanige nadere afspraken voor het verrichten van de nevenwerkzaamheid of het vervullen van de functie dat belangenverstrengeling of de mogelijkheid van een nadelig beïnvloeding anderzijds zich niet meer voordoet.

De verleende toestemming wordt opgenomen in het persoonsdossier van betreffende medewerker.

Wij stellen voor de gemelde nevenwerkzaamheden op te nemen in een algemeen register dat beheerd wordt door de gemeentesecretaris. De registraties zijn niet openbaar en genieten bescherming op grond van de Wet persoonregistraties.

De wettelijk voorgeschreven melding van nevenwerkzaamheden is voor bestuurders openbaar.

Het is ambtenaar verboden middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen of leveringen ten behoeve van de openbare dienst (artikel 15:1:8, eerste lid CAR/UWO). Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een situatie waarbij een medewerker nevenactiviteiten uitoefent op een bepaald gebied. Het is niet toegestaan dat de betreffende medewerker het product dat hij mede tot stand brengt, slijt aan de gemeente Purmerend. Vanuit zijn positie als medewerker kan hij immers te gemakkelijk invloed uitoefenen op een dergelijke transactie en zichzelf bevoordelen.

ad d. Gebruik van gemeentelijke eigendommen

Tenzij de ambtenaar daarvoor toestemming heeft gekregen van B&W is het hem verboden ten eigen bate aan de gemeente toebehorende eigendommen te gebruiken (artikel 15:1:3 CAR/UWO). Een zeer streng geformuleerd verbod dat in de praktijk nimmer naar de letter zal worden toegepast (de medewerker schrijft een privé-brief met een dienstbalpen). Duidelijk is dat er een groot grijs gebied is: wat te denken van:

  • -

    het lenen van een boek van de gemeente voor studiedoeleinden:

  • -

    het lenen van een tegelhamer voor privé-doeleinden.

Het antwoord op de vraag of een bepaalde handelwijze al dan niet geoorloofd is, is niet eenvoudig te geven. Het zal sterk afhankelijk zijn van hetgeen wij als normpatroon bij de gemeente Purmerend aanvaardbaar achten, In het algemeen geldt dat het vertrouwen van de burger in het optreden van de gemeente niet geschaad mag worden en de medewerker zeker geen misbruik mag maken van hem gegeven bevoegdheden of van eigendommen van de gemeente.

Wij stellen als norm voor dat er geen gebruik mag worden gemaakt van gemeentelijke hulpmiddelen voor eigen doeleinden. Bij hoge uitzondering kan met toestemming van de betreffende leidinggevende hiervan worden afgeweken. Deze houdt hiervan een register bij.

ad e. Gebruik van gemeentelijke communicatiemiddelen

Naast het gebruik van de telefoon is het niet toegestaan aan de gemeente toebehorende computerprogramma’s en informatiesystemen voor eigen doeleinden te gebruiken. Het integriteitrisico behelst ook het niet acceptabel gebruikmaken van internet, e-mail en andere communicatiemiddelen.

Incidenteel gebruik maken van bijvoorbeeld de telefoon en het kopieerapparaat is toegestaan; dagelijks gebruik is zeker geen incidenteel gebruik

ad f. Vertrouwelijkheid! geheimhoudingsplicht

In de CAR/UWOkomen thans geen specifieke bepalingen omtrent geheimhouding meer voor.

Een algemene bepaling omtrent geheimhouding is opgenomen in de Ambtenarenwet. Artikel 125 a, lid 3 Ambtenarenwet luidt als volgt:

“De ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.”

Deze bepaling heeft aan gewicht gewonnen door de inwerkingtreding van de Wet openbaarheid van bestuur. Deze wet en de op grond van deze wet gemaakte verordeningen en gegevens instructies (zie de gemeentelijke brochure “hoe om te gaan met vertrouwelijke en geheime stukken en mededelingen”) geven richting aan het gedrag van de bestuurder en de ambtenaar. Voor medewerkers, die werkzaam zijn in functie waarin zij met geheime stukken in aanraking komen, geldt dat specifieke geheimhoudingsbepaling van toepassing kan zijn. Aan alle leden van de Ondernemingsraad en Onderdeelcommissies kan geheimhouding worden opgelegd.

Voor het overige zal de medewerker zich in veel situaties zelf een oordeel moeten vormen over de vraag of t.a.v. gegevens waarvan hij weet of kan vermoeden dat deze uit beleidsgevoeligheid of privacy vertrouwelijk zijn, hij geheimhouding moet betrachten, derhalve of een geheimhoudingsplicht uit de aard van de zaak volgt. Uiteraard is het verstandig in de gevallen waarin de medewerker twijfelt, de veiligste weg te kiezen door te zwijgen, dan wel de kwestie voor te leggen aan de direct leidinggevende.

De gemeentesecretaris is aanspreekpunt met betrekking tot vragen en interpretatie over de vastgestelde huisregels, waar bestuurders en ambtenaren terecht kunnen.

III. De bedrijfsprocessen

Voor een goed integriteitbeleid is het noodzakelijk dat de procedures en de werkwijzen binnen de ambtelijke organisatie helder en open zijn.

Om dit te bereiken heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken de leidraad “Bewust Besturen” gepresenteerd als hulpmiddel om de kwetsbaarheid van de Organisatie in beeld te brengen.

Wij stellen voor dat dit hulpmiddel gebruikt wordt om de meest fraudegevoelige procedures tegen het licht te houden en zwakke punten in de werkwijze aan te passen.

Voorgesteld wordt na vaststelling van de integriteitnota de gemeentesecretaris, bijgestaan door de (nieuwe) concernstaf, deze exercitie te laten uitvoeren en wel in de navolgende tijdsvolgorde:

  • 1.

    Bedrijfshuisvesting

  • 2.

    Bouwvergunningen

  • 3.

    Grondbeleid

  • 4.

    Horecavergunningen

  • 5.

    Documentenuitgifte

  • 6.

    Verstrekken c.q. terugvorderen van uitkeringen

  • 7.

    Aanbesteding- en inkoopbeleid

  • 8.

    lnvordering belastingen

  • 9.

    Milieuvergunningen

  • 10.

    Financiële administratie en verslaglegging

  • 11.

    Bodemsanering

IV. Aanvullende randvoorwaarden

In dit hoofdstuk komen de volgende zaken aan de orde.

  • -

    Openheid van het integriteitbeleid.

  • -

    Sanctiebeleid.

Openheid van het integriteitbeleid

De in deze notitie vastgestelde huisregels en doorlichting van de bedrijfsprocessen zullen nooit voor 100% dekking van het risico kunnen zorgen. Daarnaast is zeer belangrijk, dat er een algemeen besef van normen en waarden in de organisatie heerst, waardoor de weerbaarheid toeneemt. Daartoe is het van belang dat er optimale openheid wordt betracht. Voorgesteld wordt om het onderwerp integriteit - mede aan de hand van deze notitie regelmatig in elk werkoverleg aan de orde te stellen.

Daarnaast wordt voorgesteld om eens per jaar aan het integriteitvraagstuk aandacht te schenken in de vorm van een verslaglegging.

De kwetsbaarheidscan met betrekking tot de bedrijfsprocessen, die fraudegevoelige elementen bevatten, worden periodiek uitgevoerd.

In de functionerings- en beoordelingsgesprekken wordt het onderwerp integriteit aan de orde gesteld.

Deze notitie wordt verder verspreid onder het gemeentebestuur en het ambtelijk apparaat.

Sanctiebeleid

Bij het vaststellen van het integriteitbeleid horen ook spelregels indien het vermoeden bestaat dat het beleid wordt overschreden.

Deze spelregels luiden als volgt:

  • 1.

    Elke medewerker van de gemeente Purmerend is verplicht een vermoeden van corruptie, fraude of andere onregelmatigheden, te melden indien dit betrekking heeft op de gemeente.

  • 2.

    Een melding dient in principe te worden gedaan bij de directeur van de directie waar men werkzaam is. Indien een melding een directeur betreft, dan wordt dit gemeld bij de gemeentesecretaris.

  • 3.

    De directeur van een directie doet altijd een doormelding aan de gemeentesecretaris wanneer wordt vermoed dat de geconstateerde onregelmatigheid niet binnen de directie kan worden afgehandeld. Indien de directeur de meldende medewerker is waarvan onder 1. sprake is, meldt de directeur dit bij de gemeentesecretaris.

  • 4.

    De directeur en de gemeentesecretaris houden de naam van de melder strikt geheim.

  • 5.

    Indien de gemeentesecretaris van oordeel is dat de melding geen aanleiding geeft tot een vervolgactie dan wordt de melder hiervan in overleg met de directeur van de dienst op de hoogte gesteld. De gemeentesecretaris doet hiervan in algemene termen mededeling aan het college.

  • 6.

    Indien de gemeentesecretaris van oordeel is dat de melding aanleiding geeft tot een vervolgactie dan wordt de melder hiervan in overleg met de directeur van de dienst op de hoogte gesteld.

    • a.

      Indien er een intern vervolgonderzoek plaatsvindt, dan wordt aan alle betrokkenen een geheimhoudingsplicht opgelegd. De gemeentesecretaris doet hiervan in algemene termen mededeling aan het college.

    • b.

      Indien de gemeentesecretaris onmiddellijk of na het vervolgonderzoek kiest voor een extern onderzoek dan doet hij hiertoe een voorstel aan het college. Dit voorstel bevat:

      * of er aangifte wordt gedaan bij de politie (in de regel gebeurt dit altijd);

      * welke persoon, personen of instanties verder worden betrokken;

      * op welke persoon of personen de vermoedens betrekking hebben en of de betrokkenen op de hoogte worden gesteld of dat er in het belang van het onderzoek redenen zijn om dat niet te doen;

      * of de betrokken persoon of personen gedurende het onderzoek worden geschorst;

      * of in dit stadium derden ingelicht moeten worden, denk aan fractievoorzitters, commissie, raad, pers etc.

  • 7.

    Aan alle bij eventuele onderzoeken betrokken ambtenaren wordt een geheimhoudingsplicht opgelegd.

  • 8.

    Na afronding van een vervolgonderzoek doet de gemeentesecretaris een voorstel aan het college wat de resultaten zijn, welke conclusies worden getrokken en welke aanbevelingen worden gedaan. Dit voorstel dient in ieder geval te omvatten:

    • a.

      dat de persoon of personen in kwestie in kennis worden gesteld van de resultaten en eventuele vervolgstappen;

    • b.

      of er eventueel alsnog aangifte moet worden gedaan;

    • c.

      of de resultaten in bredere zin bekend moeten worden gemaakt en aan wie dan;

    • d.

      of en tot welke disciplinaire maatregelen — in overleg met de betrokken directeur wordt geadviseerd.

  • 9.

    Indien een raads-/collegelid een signaal als bedoeld onder 1. over een ambtenaar ontvangt, meldt deze dit aan de gemeentesecretaris, waarna deze handelt zoals beschreven is onder 3 tot en met 8.

  • 10.

    Indien signalen als bedoeld onder 1. de gemeentesecretaris, een wethouder of een raadslid betreft, dienen deze te worden gemeld aan de burgemeester. De burgemeester handelt e.e.a. af in de geest van bovengenoemde handelwijze.

  • 11.

    Indien signalen als bedoeld onder 1. de burgemeester betreffen, dienen deze te worden gemeld bij de loco-burgemeester die, na overleg met de gemeentesecretaris, kan besluiten contact op te nemen met de Commissaris van de Koningin.

  • 12

    * Indien een melding van buiten het gemeentelijk apparaat komt over ambtenaren, wordt de melding in handen gesteld van de gemeentesecretaris, waarna deze handelt zoals beschreven is onder 3 tot en met 8.

    * Indien de melding van buiten de gemeentesecretaris, een wethouder of een raadslid betreft, is punt 10 van toepassing.

    * Indien de melding van buiten de burgemeester betreft, is punt 11 van toepassing.

  • 13

    Het gemeentebestuur zal er zorg voor dragen, dat een interne melder, die terecht melding maakt van een overtreding van het integriteitbeleid, hier geen repercussies van zal ondervinden. Indien bewust een onterechte melding wordt gedaan, met de bedoeling iemand schade toe te brengen, zal het gemeentebestuur passende maatregelen nemen ten aanzien van de melder.

Tot slot

Het blauwe boekje” met gedragsrichtlijnen vande VNG verschijnt tegen het einde van dit jaar.

Wij zullen onze beleidsnotitie “Kreukvrij” dan toetsen aan de richtlijnen van de VNG en Indien nodig aanpassingen voorstellen.

Daarna zal deze notitie worden vertaald In spelregels waaraan bestuurders en ambtenaren zich hebben te houden.

De Projectgroep Integriteit, februari 2001.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 22 februari 2001
de secretaris,
J. dekker
de burgemeester,
Th. van Dam