Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

wet:

• de Wet Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

bevroren bevolkingsregister:

• de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;

de verordening:

• de Privacyverordening voor de gemeentelijke basisadministratie op basis van artikel 100 van de Wet GBA;

de verantwoordelijke:

• het college van burgemeester en wethouders is aangewezen als verantwoordelijke voor de GBA;

de beheerder:

• de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;

informatiebeheer:

• het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

gegevensbeheer:

• het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

applicatiebeheer:

• het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA-toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

systeembeheer:

• het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening;

privacybeheer:

• het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening;

beveiligingsbeheer:

• het geheel van activiteiten gericht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het beveiligingshandboek GBA;

gegevensverwerking:

• het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

toepassingssysteem:

• de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden;

kwaliteitssteekproef:

• een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

foutverslag:

• het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

brondocumenten:

• documenten waaraan overeenkomstig de Wet GBA gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname op een daarvoor in aanmerking komende persoonslijst in de GBA;

persoonslijst:

• het geheel van gegevens (als bedoeld in artikel 34, eerste lid van de Wet GBA) over één persoon in de GBA;

autorisatie:

• het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;

periodieke gegevens verstrekking:

• de verstrekking op basis van een besluit van de Minister, waarmee op bepaalde momenten over een in het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA-netwerk of via een daartoe door de Minister aangewezen alternatief medium persoonsgegevens worden verstrekt;

netwerkverkeer:

• de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties onderling en de afnemer, via de daartoe aangewezen lijnverbindingen.

Artikel 3 Beheersfuncties

De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

• -

  het gegevensbeheer en kwaliteitsbeheer;

• -

  privacybeheer;

• -

  het applicatiebeheer;

• -

  de gegevensverwerking;

• -

  het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

Het Hoofd van de afdeling Bestuur, Personeel, Organisatie en Burgerzaken wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer.

Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De informatiebeheerder voorziet in:

• 1.

  een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten;

• 2.

  een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij 1. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• 3.

  een jaarlijkse rapportage aan het management over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• 4.

  administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• 5.

  periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie- en de systeembeheerder;

• 6.

  richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 5 Advisering

De informatiebeheerder adviseert het gemeentebestuur over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens te weten:

• -

  persoonsinformatievoorziening;

• -

  beveiliging;

• -

  privacy;

• -

  gegevenskwaliteit;

• -

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6 Beslisbevoegdheid

De informatiebeheerder beslist:

• 1.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

• 2.

  op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;

• 3.

  op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 4.

  over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7 Toezicht

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• -

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• -

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• -

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• -

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder, op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• -

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Beveiligingshandboek GBA worden nageleefd.

Artikel 8 Buitengemeentelijk overleg

De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 2.

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 3.

  de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking;

• 4.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 5.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens.

De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

Artikel 10 Aanwijzingen

De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 11 Kwaliteitssteekproef

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef op het gehele bestand van persoonslijsten van ingezetenen en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen.

Artikel 12 Overleg

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4 onder 5 genoemde overleg.

Artikel 13 Verantwoordelijkheid

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem (zie tevens de maatregelen genoemd in het handboek beveiliging GBA).

Artikel 14 Taken

De systeembeheerder voorziet in:

• 1.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• 2.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;

• 3.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• 4.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 15 Bevoegdheden

De systeembeheerder is bevoegd:

• -

  direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• -

  aanwijzingen te geven over het beheer van toepassingssystemen, het beheer van de bestanden en over reconstructiemaatregelen.

Artikel 16 Overleg

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder 5 genoemde overleg.

Artikel 17 Taken

De applicatiebeheerder voorziet in:

• 1.

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;

• 2.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• 3.

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• 4.

  de toekenning van de autorisatieniveaus van actualiseringen aan de gegevensverwerkers na overleg met de informatiebeheerder;

• 5.

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig dit artikel zijn toegekend;

• 6.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• 7.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• 8.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde voor een oplossing te zorgen;

• 9.

  de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• 10.

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• 11.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

• 12.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• 13.

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassings-systeem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 18 Verantwoordelijkheden

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• -

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• -

  het tijdig opschonen van de database van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;

• -

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een besluit van het gemeentebestuur;

• -

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• -

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 19 Bevoegdheden

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• -

  de gegevenverwerkers en het personeel van externe afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het toepassingssysteem;

• -

  om na overleg met de informatiebeheerder over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

Artikel 20 Uitwijk

De applicatiebeheerder beslist, na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder, over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure Uitwijk, opgenomen in het beveiligingshandboek GBA.

Artikel 21 Beveiligingshandboek

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Beveiligingshandboek GBA worden nageleefd.

Artikel 22 Overleg

De applicatiebeheerder neemt deel aan het overleg genoemd in artikel 4, onder 5 en aan het externe gebruikersoverleg.

Artikel 23 Verantwoordelijkheden

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• 1.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van een besluit van het gemeentebestuur;

• 2.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA, de privacyverordening gemeente Putten en de Wet bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot de afdeling Burgerzaken.

Artikel 24 Afhandeling verzoeken

De privacybeheerder voorziet in:

• -

  de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet;

• -

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102, lid 2;

• -

  afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

Artikel 25 Bevoegdheden

De privacybeheerder is bevoegd:

• -

  alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• -

  (ongevraagd) advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 26 Bezwaarschriften

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en de daarbij behorende regelingen, voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 27 Toezicht

De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 28 Taken

De gegevensverwerkers voorzien in:

• 1.

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• 2.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• 3.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• 4.

  de behandeling van mutaties;

• 5.

  de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

• 6.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• 7.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en zien erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen gegevens mogen worden ontleend;

• 8.

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• 9.

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking:

  • a.

    wijziging van het naamgebruik;

  • b.

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 10.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • a.

    eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 29 Beslisbevoegdheid

De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 30 Verantwoordelijkheid

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van het Beveiligingshandboek GBA en het Beveiligingshandboek Waardedocumenten.

Artikel 31 Bevoegdheid

De beveiligingsbeheerder is bevoegd medewerkers van de afdeling Burgerzaken aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Beveiligingshandboek GBA en het Beveiligingshandboek Waardedocumenten.

Artikel 32 Toezicht

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

Beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het Beveiligingshandboek GBA en het Beveiligingshandboek Waardedocumenten worden nageleefd;

De in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 33 Advies

De beveiligingsbeheerder adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, het Beveiligingshandboek GBA en het Beveiligingshandboek Waardedocumenten voortvloeien.

Artikel 34

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

Artikel 35 Werkingssfeer

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming persoonsgegevens vallen.

Artikel 36

De beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Putten, vastgesteld op 1 december 2009, wordt ingetrokken;

Deze regeling wordt aangehaald als "Beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Putten".

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2013.