Financiële verordening RUD Zuid-Limburg

Artikel 1 Begrippenkader

In deze verordening wordt verstaan onder:

• A.

  Gemeenschappelijke regeling: gemeenschappelijke regeling tot instandhouding en beheer van de RUD Zuid-Limburg.

• B.

  Algemeen Bestuur: het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

• C.

  Dagelijks Bestuur: het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

• D.

  Directeur: de directeur van de RUD Zuid-Limburg.

• E.

  Participant: deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling.

• F.

  Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de RUD Zuid-Limburg en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• G.

  Administratieve organisatie en interne controle: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• H.

  Afdeling: organisatorische eenheid binnen de RUD Zuid-Limburg die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft.

• I.

  Doelmatigheid: het realiseren van gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van Middelen.

• J.

  Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder tevens begrepen verordeningen, besluiten van het algemeen bestuur en besluiten van het dagelijks bestuur.

• K.

  Doeltreffendheid: mate waarin de Uitvoeringsdienst erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen van het beleid te bereiken.

• L.

  Financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de RUD Zuid-Limburg.

• M.

  Financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de RUD Zuid-Limburg, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel economische positie;

  • -

    het financiële beheer;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • -

    evenals tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• N.

  Investering: een investering is een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

• O.

  Investeringen met een economisch nut. Investeringen met een economisch nut zijn alle investeringen die bijdragen aan de mogelijkheid middelen te verwerven en/of die in het economisch verkeer verhandelbaar zijn.

• P.

  Investeringen met een maatschappelijk nut: alle investeringen die niet aangemerkt worden als investeringen met een economisch nut.

• Q.

  Weerstandscapaciteit: de middelen en mogelijkheden waarover de RUD Zuid-Limburg beschikt of kan beschikken om niet voorziene tegenvallers te bekostigen.

Artikel 4 Ontwerpbegroting

Het Dagelijks bestuur biedt uiterlijk voor 15 april van het lopende begrotingsjaar een ontwerpbegroting aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren aan de raden en de provinciale staten.

Artikel 8 Jaarstukken

Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting.

In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

• a.

  welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt en welke niet en waar deze substantieel afwijken;

• b.

  welke goederen en diensten zijn geleverd en wat de relatie was tot de beschikbaar gestelde budgetten;

• c.

  welke kosten zijn gemaakt en wat de afwijkingen zijn ten opzichte van de begroting.

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2.

  De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

  • a.

    40 jaar: kantoren en gebouwen;

  • b.

    20 jaar: uitbreidingen c.q. verbouwingen aan bestaande panden;

  • c.

    10 jaar: technische installaties en apparatuur in bedrijfsgebouwen;

  • d.

    10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair;

  • e.

    5 jaar: transportmiddelen, aanhangwagens en personenauto’s;

  • f.

    3 jaar: software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties.

  Afschrijving start op jaarbasis in het jaar nadat de investering gereed komt of wordt verworven en activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 behoeven niet afzonderlijk te worden geactiveerd.

• 3.

  Investeringen met maatschappelijk nut worden niet geactiveerd en direct als last in de exploitatie verantwoord.

Artikel 12 Financieringsfunctie

Het te voeren beleid op het gebied van de treasury is vastgelegd in een door het Algemeen Bestuur vastgesteld ‘Treasurystatuut’.

Artikel 13 Weerstandsvermogen en risicomanagement

In de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en de jaarstukken, geeft het Dagelijks Bestuur inzicht in de ontwikkeling van risicomanagement en weerstandsvermogen bestaande uit:

• a.

  een overzicht van de risico’s van materieel belang, met een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Waar mogelijk worden deze risico’s gekwantificeerd en er wordt ingegaan op de vraag hoe de risico’s zijn afgedekt door verzekeringen, voorzieningen of eigen vermogen;

• b.

  de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 14 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij de RUD Zuid-Limburg;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van balansposten;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie evenals voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de taakuitvoering in relatie tot de gestelde doelen.

Artikel 15 Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk en andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de RUD Zuid-Limburg.

Artikel 16 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt de zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie van de RUD Zuid-Limburg en een eenduidige toewijzing van de taken van de RUD Zuid-Limburg aan de directeur en de onderscheiden afdelingen.

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten respectievelijk het verkrijgen van rechten ten gunste van toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 17 Aanbesteding en inkoop

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 18 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014.

Artikel 19 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening RUD Zuid-Limburg”.