Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Raalte 2018

Geldend van 17-07-2018 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Raalte 2018

Het college van burgemeester en wethouders gemeente Raalte;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Raalte 2018

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3. Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Agenda en inbreng

  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken toegezonden.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3. Onderwerpen worden toegelicht en ingebracht door de portefeuillehouder.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

  • 1. De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. Bij de collegevergaderingen is de bestuurssecretaris aanwezig die met inachtneming van de aanwijzingen van het college en onder de verantwoordelijkheid van de secretaris zorg draagt voor de besluitenlijst van de vergadering en de secretaris ondersteunt bij (de voorbereiding van) de collegevergaderingen.

  • 3. Bij de start van een collegevergadering is in de regel een communicatieadviseur aanwezig die met inachtneming van de aanwijzingen van het college de publiciteit van door het college genomen besluiten verzorgt, voorzover deze besluiten niet als geheim of niet openbaar zijn aangemerkt.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7: Geheimhouding

  • 1. Met inachtneming van artikel 55 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het behandelde in een besloten vergadering en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd.

  • 2. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college voorleggen.

  • 3. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

  • 4. Voor de geheime agenda en het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8. Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 9. Verslag en besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een kort verslag en de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de vastgestelde besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10. Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11. Rondvraag

  • 1. Elke vergadering kent een rondvraag. Eventueel daarin gemaakte afspraken worden door de secretaris teruggekoppeld aan de ambtelijke organisatie.

  • 2. In de rondvraag worden geen besluiten genomen.

Artikel 12. Themabijeenkomsten

Het college kan themabijeenkomsten houden waarbinnen geen besluitvorming plaatsvindt, maar waar een thema wordt geagendeerd of informatie wordt verschaft ter voorbereiding op latere besluitvorming.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 17 juli 2018. Op dat moment vervalt het op 30 maart 2009 vastgestelde reglement.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 10 juli 2018.

De burgemeester,

M.P. Dadema

De gemeentesecretaris,

K.M. Cornelissen

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Artikel 3. Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4. Agenda en inbreng

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de voorbeeld organisatiebesluiten waarin de instructie voor de secretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Lid 3 regelt de werkwijze dat stukken aan het begin van het agendapunt door de portefeuillehouder (één van de leden van het college) worden toegelicht. Met andere woorden: stukken worden niet eerder geagendeerd voor een vergadering dan dat de portefeuillehouder van de inhoud van het stuk op de hoogte is. In de regel vindt de afstemming plaats in een portefeuillehoudersoverleg en is er sprake van goed bestuurlijk – ambtelijk samenspel. Stukken die niet zijn afgestemd worden aangehouden. Bij situaties waarbij een ambtelijk advies afwijkt van de visie van de portefeuillehouder, wordt de adviseur de mogelijkheid te geven om te komen met:

  • a.

    Een opiniërend memo bij de rondvraag

  • b.

    Een collegevoorstel met de ambtelijke kanttekeningen in het voorstel zelf

  • c.

    Een keuzenota

  • d.

    Een officieel memo ingebracht door secretaris

Artikel 5. en 6. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5, lid 1, geeft allereerst de rol van de secretaris weer. De secretaris wordt daarin ondersteunt door de bestuurssecretaris (lid 2). In veel gemeenten is het gebruik om de communicatieadviseur bij de vergadering aanwezig te laten zijn in het belang van een goede communicatie met de burger. Het is mogelijk dit te regelen is het reglement. In Raalte is dat in beginsel ook het geval (derde lid, artikel 5).

Artikel 7. Geheimhouding

In afwijking van de VNG modelverordening is volledigheidshalve een artikel opgenomen over het opleggen van geheimhouding, ook gezien de waarde die de raad hecht aan het protocol geheimhouding en openbaarheid. De inhoud verwijst naar de relevante artikelen van de Gemeentewet. Het feit dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent niet automatisch dat er ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit te worden genomen. Tegen het besluit tot opleggen van geheimhouding staat bezwaar open. Het maken van bezwaar is alleen mogelijk voor (rechts)personen die een rechtstreeks belang hebben bij het geheimhoudingsbesluit. Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, dan kan een ieder het stuk opvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Wel blijft het dan mogelijk om in het kader van de afweging van belangen, het verzoek tot openbaarmaking niet te honoreren. De rechter kan toetsen of de afweging juist is gemaakt. Het derde lid bepaalt dat ook het tijdstip wordt vastgesteld per wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. Als dit niet mogelijk is, moet het college te zijner tijd een apart besluit nemen om de geheimhouding op te heffen. Voor de geheimhoudingstermijnen bestaan geen algemene richtlijnen. Wel geldt als uitgangspunt dat de wetgever de frequentie en duur van de geheimhouding zoveel mogelijk wil beperken. Ingevolge de Archiefwet worden in beginsel alle bestuurlijke stukken na 20 jaar openbaar. De Gemeentewet legt niet automatisch geheimhouding op de geheime agenda en de verslaglegging hiervan. Hiervoor is een apart besluit van het college vereist. Het college maakt voor elk van de achterliggende onderwerpen en stukken van de geheime agenda een afzonderlijke afweging tot geheimhouding. Er kan van worden uitgegaan dat deze overwegingen ook de agendering en de verslaglegging aangaan. Om die reden is in dit reglement voorzien in een algemene bepaling waarbij op de agenda en het verslag van het geheime gedeelte standaard geheimhouding wordt opgelegd.

Artikel 8. Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 9 .Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 10. Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 11. Rondvraag

Aan het einde van de vergadering vindt er een rondvraag plaats. Ook hierbij is hoofdregel dat de rondvraag met gesloten deuren plaatsvindt. Daarin kunnen stukken opiniërend worden besproken zonder dat er besluiten vallen of mondeling zaken worden gedeeld. Bijvoorbeeld om aan de voorkant de koers van een beleidsproces door het college mee te geven of het college bij te praten over de stand van zaken op een bepaald onderwerp. Eventueel daarin gemaakte afspraken worden niet opgenomen op de besluitenlijst, maar door de secretaris teruggekoppeld aan de ambtelijke organisatie. In de regel komen dit soort opiniërende stukken alsnog later in de besluitvorming terug.

Artikel 12. Themabijeenkomsten

Het college kan op voorstel van de ambtelijke organisatie themabijeenkomsten houden waarbinnen geen besluitvorming plaatsvindt. Deze themabijeenkomsten kennen een veelal beeldvormend karakter waarbij ook toelichting op onderwerpen door externen kan worden gegeven. Themabijeenkomsten hoeven niet uit te monden in latere besluitvorming.

Artikel 13. Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.